突发公共卫生事件的档案收集与管理策略研究
摘 要：我们每处置一次突发公共卫生事件都会产生大量的专项材料，如何进行有效收集与管理这一宝贵资料，为今后工作提供参考依据。本文以青海省第三人民医院新冠疫情防控为例，对如何做好突发公共卫生事件工作档案资料的收集及管理，更好地服务医院中心工作进行分析研究，提出管理措施。
关键词：突发公共卫生事件;档案;管理
近年来，突发公共卫生事件频发，非典、人禽流感、手足口病、甲型H1N1流感等重大传染性疾病来势凶猛，特别是2019年末新冠肺炎疫情更是始料未及，全国上下众志成城、共克难关，各级医疗卫生机构更是全力以赴将主要精力投入到新冠疫情防控阻击战前线。青海省第三人民医院作为青海省唯一一所三级甲等精神病专科医院和全省心理咨询中心，发挥学科龙头作用，积极主动应对，在全力做好新冠疫情防控工作的同时，以人为本，高度重视心理防“疫”工作。档案管理部门更是充分认识做好突发公共卫生事件档案资料的重要性，切实履行职责，主动积极作为，认真组织开展档案资料收集与管理工作，取得良好成效。现就结合新冠疫情防控工作谈谈个人对突发公共卫生事件档案收集与管理的一些浅显认识。
一、做好突发公共卫生事件工作档案管理的重要性
俗话说“空口无凭，立字为证”，或说“口为空，字为宗”。这个“字”往往就是指文书，是档案。档案具有其特质性，概括起来主要有两方面作用：一是历史的真实凭证;二是第一手参考材料。
2019年底新型冠状病毒感染的肺炎疫情的发展及影响，远远超出了之前所有突发公共卫生事件，防控形勢十分严峻，受到国际社会广泛关注。新冠肺炎防控工作档案资料，是在防控疫情工作过程中形成的有价值的各种类型与载体的文件资料和数据。这些档案资料是新时代我国首次应对特别重大社会公共卫生事件采取联防联控和群防群治的重要实践，是重要的历史记录、珍贵记忆和经验教训。因此，做好此次新冠疫情防控工作档案管理十分重要，一方面它是党中央领导全国人民众志成城抗击新冠肺炎疫情的重要历史记录，为我们今后突发公共卫生事件与科研提供第一手参考材料;另一方面对我国完善医疗救治与综合保障体系、建立健全突发公共卫生事件的监控与联防机制、推进应急管理体系、优化疫情舆论引导、深化疫情防治国际合作、推进国家治理体系和治理能力现代化等方面有着重要现实意义。
二、突发公共卫生事件中档案工作的特点
由于突发公共卫生事件发生的时间、地点、规模、形态、破坏程度难以预测，传播演变速度又十分迅速，且广受社会关注。因此，档案收集和管理工作就显得十分重要，呈现不同工作特点。
1.档案资料骤然增加，产生途径多种多样
当突发公共卫生事件发生后，多方面工作接踵而来，就会产生大量的各种门类与载体的事件处置文件和数据。有上级文件、内部文件、应急预案、各类基础建设、规划设计、患者救治、接收捐赠、人物事迹、物资保障等等方面的资料，更有很多通过电视、报纸、微信、微博、抖音、快手等媒体宣传手段形成的照片、声像等数据材料，档案收集与管理压力骤增。
2.打破常规工作流程，收集管理难度增加
突发公共卫生事件具有复杂性和难以预测性，往往很难准确预测事件发生的规模和危害程度，正常工作极易受到影响，加之人手紧张，档案收集和管理就更难以实施。同时，以往档案管理中的收集、整理、保管和利用等常规流程已不能完全适应形势需要，档案工作面临新任务、新环境和新要求。
3.档案新情况凸显，档案员面临新考验
突发公共卫生事件因事态发展而动态变化，档案资料形成随之也有很多新情况、新特点，所形成的专项档案又具有很强的专业性，对档案员提出了新的考验和挑战，这就需要档案员掌握一定的突发公共卫生事件专业知识，同时运用档案管理技能，对资料进行收集鉴别和分类整理，才能切实做好突发公共卫生事件档案管理，为今后工作提供有效参考利用。
三、收集途径实践
1.提前谋划，将文件材料收集归档工作纳入突发公共卫生事件应急处置预案和流程
医院档案管理部门要在平时的建章立制中提前谋划，将突发公共卫生事件档案管理纳入常态化管理。要结合工作实际制订突发公共卫生事件档案收集与管理工作应急预案，成立工作组，明确工作组人员职责。明确突发公共卫生事件文件材料归档范围和归档要求，指导各部门开展纸质文件和电子文件归档整理工作，并将此次突发公共卫生事件档案工作纳入部门绩效考核中。同时，规范突发公共卫生事件档案处置方法，为科学防范和控制突发公共卫生事件提供科学依据。
2.积极主动与各部门档案员对接，开展建档指导
档案管理部门党员干部要带头站在突发公共卫生事件工作最前沿，充分发挥职能作用，下沉一线开展突发公共卫生事件建档指导，协助一线档案人员开展文件资料收集工作。并充分利用信息技术手段，建立突发公共卫生事件档案工作微信群，向各部门推送突发公共卫生事件档案工作信息，并根据事件变化和阶段性任务，从加强材料收集、档案管理方式、突发公共卫生事件大事记编写等方面及时梳理发布业务要求。
3.确定重点，收集突发公共卫生事件基础资料
此次新冠疫情防控工作中，确诊和疑似新冠肺炎患者病历是新冠肺炎诊疗防控过程中十分难得的珍贵资料，这些病历既是诊疗救治、疫情防控的重要依据、患者随访的档案，又是探索传染病防治规律的基础性资料，对我们今后重大疫情和突发事件的防控与研究具有重要参考借鉴价值。虽然目前青海省第三人民医院未收治新冠肺炎确诊患者，但医院高度重视，根据实际确定重点，从疑似患者排查就诊病历、防疫物资的消耗、物资的储备等方面建立基础档案，加强收集和安全管理。
4.梳理每日综合信息分析报告，为领导提供疫情决策参考
医院档案管理部门跟进新冠肺炎疫情防控工作实际，积极履职担当作为，每日收集梳理疫情综合信息并分析报告，包含发热门诊数据信息、决策文件、抗疫生动照片、抗疫流程图、大事记、来文督办、来人督查、外派医疗队情况、防疫物资使用情况、防控工作中遇到的实际问题的解决方案、员工身体健康状况等，重点突出，内容翔实，有力发挥了档案的资政作用。
5.跟随拍摄，记录动态档案
疫情发生后，青海省第三人民医院职能管理部门工作人员主动放弃休息，到岗到位投入抗疫工作，并选派档案人员跟随拍摄领导调研、防疫一线、疫情防控重要会议实况等，主动记录和保存珍贵声像资料。
6.征集突发公共卫生事件档案，留存三院抗疫珍贵记忆
为更加全面地保存医院此次疫情防控工作中形成的原始档案资料，留存完整的历史记录，医院通过微信公众号等手段广泛征集与疫情防控工作有关的文字、图表、录音、录像、照片、电子、实物等各类载体档案资料，主要包括：反映党员及职工积极奉献爱心、捐款捐物相关资料;反映疫情防控工作、讴歌一线“参战者”的日记、请战书、典型事迹材料、宣传片、摄影、书画、音乐、文学作品及手稿;各类媒体形成的纪实资料和宣传资料;各类普及、宣传、解读疫情防控及心理干预调节知识的资料、手册、宣传片、视频等;慰问信、告患者书、出入证、宣传条幅、防护用品等实物;其他能够反映疫情防控工作、具有永久保存价值或重大教育意义的文字、图表、照片、音像、视频、实物等档案资料。
7.深入挖掘先进典型，分享人物活档案
先进典型是一面旗帜，更是一种力量。医院在订阅号上开设了“支部是堡垒、党员做先锋”专栏，深入挖掘和及时宣传一批全院基层党组织和广大党员、一线职工抗疫典型事迹，并在“三八”国际妇女节、七一节、国庆节等重大节日期间评选表彰“抗疫最美家庭”“抗疫最美天使”“抗疫先进集体和个人”。同时在医院“共享笔记”中开设了疫情期间“战疫情—天使日记”专栏，让每名党员用自己的语言讲出最真实的故事，记录工作中的日常，分享“抗疫”最前线的点滴感动，展示三院风采、传播三院声音。
8.发挥专业优势，建立心理健康档案
医院充分发挥精神及心理学科龙头作用，第一时间设立疫情心理干预门诊和心理治疗援助室，成立心理救援医疗队，针对不同人群制作防控短视频，提供心理测评量表，录制心理危机干预视频讲座、心理治疗音频。并利用“纳里医生”APP，点对点线上答疑解惑;迅速增加疫情心理援助热线服务专门座席，向社会招募心理援助热线志愿者，成立心理援助热线队，保持热线24小时畅通。建立援鄂医疗队心理守护群，采用集体疏导结合个别干预的方式，开展心理健康小讲座、互动答疑、树洞回音、推送减压助眠音频等，及时发现和干预心理应急问题，建立队员心理健康档案，并及时反馈给医疗队健康管理组，提出关注和解决的建议。
9.心理专家撰写科普文章，丰富防控心理支持档案
为缓解民众恐惧、焦虑、失眠、抑郁等情绪，青海省第三人民医院心理专家积极撰写心理健康知识科普文章、指导手册、在新闻媒体上的宣传报告等，并形成常态，为全省人民提供疫情防控心理支持，也丰富了三院抗疫档案内容。
四、存在的主要问题和管理措施
在突发公共卫生事件工作档案资料管理过程中，由于公共衛生事件的突发性和发展的不确定性，防控档案资料的形成随机性较强，且防控工作涉及部门多，档案资料来源分散、类型繁多、载体丰富、数量庞大，加上突发公共卫生事件中重大疾病传染风险强、一线人员工作繁重，档案资料收集整理难度就相对较大。
1.建立档案应急管理机制，构建有效的收集归档体系
突发公共卫生事件发生后，应立即启动突发公共卫生事件应急处置预案，应急管理工作组紧急投入事件处置中，除设立突发公共卫生事件防控小组、医疗救治小组、物资保障小组、信息宣传小组等等以外，特别要设立档案收集管理小组，抽调人员充实队伍，设立点对点联系人机制，明确职责、分工协作，做到统分有序、相互配合，随时保持沟通，及时掌握档案收集第一手信息。落实定期检查制度，成立专门检查督导小组，查看检查档案收集各项工作机制是否建立并有效运转，各项工作措施是否落实到位，各相关部门是否各司其职，加强督导，落实责任，确保档案收集常态化。
2.开展档案人员专项培训，确保突发公共卫生事件档案安全
由于突发公共卫生事件具有很强的不确定性，各种突发情况会随时出现，对档案室工作人员以及密切接触人员具有较大危害或风险。因此，要将档案借阅归还等安全放在首位，要完善突发公共卫生事件期间安全管理各项制度，制订切实有效的工作方案，建立健全档案资料安全应急防范机制，明确规定档案隔离或安全保管措施;强化档案管理人员“安全第一”意识，加强人员学习培训和宣传，增强档案收集意识，同时由于档案的特殊性，在收集时要注意保密，夯实安全防控基础;档案人员要全程参与和指导，对工作中形成的文件、照片、影像、实物等进行全程跟踪，务必保证专项事件材料的完整，从而保证这事件的可查性和参考性。
3.完善突发公共卫生事件工作档案资料收集管理保障措施
要进一步明确突发公共卫生事件工作档案资料收集管理的范围、内容、标准、管理方式方法，加大财力投入，提供突发公共卫生事件工作档案资料收集管理必备的软硬件设施，成立相应的保障领导小组，制订收集管理保障应急预案，重点从患者就诊病历、防疫物资的消耗、物资的储备等方面，加强部门沟通协商，及时跟进收集，防止相关档案资料的流失，努力做到资料收集管理及时、全面、高效。要按照应急处置方案，针对档案不同载体，采取不同的处理方法。特别是面对重大传染性疾病档案时要严格遵守消毒程序，避免紫外线灯直接照射档案、避免消毒液对着空气进行喷洒，或把消毒液加到加湿器、净化器，甚至集中式空调中进行消毒。同时，档案工作人员在对外提供利用服务时，按规定戴上手套并做好手套消毒。
4.采取多种收集方式
可采取归档与现场收集、随时收集与集中收集相结合的方式收集。特别是档案人员应主动深入到各个小组进行现场收集，随时发现遗漏，认真复查，及时补救。对每天发生的情况要进行小结，随时发现问题，随时收集，尤其对突发公共卫生事件过程中形成的实物档案要随时收集，确保档案的完整和系统。
5.进一步加强网络数据信息的收集与管理
当前，网络成为发布疫情信息和讨论疫情进展的主阵地，人们通过网站、微博、微信等新媒体表达自己对疫情的观点、看法，产生的大量社交媒体档案和网页信息，如经历体会、心路历程、应对态度、感人事迹等，都是通过文字、图片、视频、录音等方式呈现的，反映了抗疫的真实情况，这些也都是抗击疫情历史的重要内容和组成部分。我们必须提高档案资料收集、鉴定的能力，并充分利用网络的便利和优势，熟练、快速地收集档案信息资源，并有效管理，确保珍贵记忆得以留存。
6.编撰文献资料做好服务利用
要千方百计创造条件，组织力量整理突发公共卫生事件档案资料，摘编防控专题材料，对突发公共卫生事件工作中有相关文件资料、政策法规、规章规定、组织协调、社会参与、工作措施、效果评价、成功经验、失败教训，以及突发公共卫生事件的相关数据、文献等，进行分析评价，并及时整理编撰，建立资料数据库，为今后开展类似突发公共卫生事件工作提供参考利用。
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（作者单位：青海省第三人民医院）
作者简介：姚兰兰（1983—），女，汉族，甘肃秦安人，馆员，研究方向：档案管理，
