新时期医院档案管理的现状及优化路径
魏建鹏 何敏红
[摘 要] 随着近几年我国社会经济的稳步发展和人民生活质量的提升，很多医院正在进行转型发展，就医人数则与日俱增，给医院档案管理部门的工作带来了很大的压力，为了有效提高医院运行效率和档案管理质量，医院管理部门需要大力优化档案管理工作。文章分析了新时期医院档案管理的现状及优化路径，为相关研究者提供参考。
[关键词] 医院档案管理；问题；措施
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-1722（2021）01-0060-03
当前，医院档案管理部门不仅需要对医院发展的相关档案进行管理，同时还要管理患者档案，以通过合理有效的管理方式推动医院长久稳定发展。那么在实际工作中应如何解决出现的问题，在管理过程中又如何有效提高管理质量，这就要相关工作人员不断总结工作经验，并结合当前时代背景对工作进行优化，进而有效提高医院档案管理质量与效率。本文就新时期背景下，医院档案管理的现状及优化路径进行总结，并提出一些建设性意见，希望可以为工作人员提供有效帮助。
一、医院档案管理工作的意义
（一）有效提高医院总体建设与发展效率
医院长久稳定运行不仅需要高超的医疗技术和先进的医疗器械，还需要做好档案管理工作。因为在日常运行管理过程中，医院档案管理部门不仅要对病患的基本资料进行存档，还需要保存医院的发展规划档案，在档案中则包含了大量的医院学术研究资料，这些档案资料若是出现问题，就会降低医院运行效率，影响医院的工作质量，所以在发展过程中应努力提高档案管理工作质量。[1]
例如，不同的患者病情各不相同，医务人员要为患者建立相应的档案，进而在患者下次就医时方便医务人员快速了解治疗进展，同时制定相应的治疗方案。如果患者档案丢失或是破损，就会导致医务人员无法对患者病情进行快速判断，为了避免出现问题还要让患者重复检查，严重影响患者的就医体验[2]。
（二）可以为医院长久稳定发展提供依据
医院档案管理工作不仅可以实现对文件合理的保存，同时有利于提高医院管理效率，推动医院长久稳定。例如某医院正在对办公大楼进行维修，但是大楼维修需要一定的时间进行规划同时还要对相关改建情况进行总结，这就导致施工进度受到影响，同时医院的运行效率也会随之下降。此外在维修期间影响了很多病患的治疗工作，甚至一些病患会因为大楼维修不得不选择转院。那么提升维修效率的方式就是将以往维修计划与工程建设档案调取出来，并根据相关档案进行快速优化，进而有效提高工程建设效率与质量，彰显医院档案管理部门的重要价值。
二、医院档案管理工作中存在的问题分析
（一）档案缺失现象严重
医院档案管理中偶尔会出现档案缺失的问题，这就导致医院正常运行会受到影响。究其根本原因就是档案管理人员的工作态度与专业能力存在问题，部分档案管理人员在工作中经常会出现管理空档，即在管理过程中忽视某一管理环节，这样就会导致档案在录入时就存在遗失隐患，最后在调度与调整过程中被遗漏，当需要使用档案时才发现档案已经遗失[3]。
（二）医院档案管理制度的不健全
医院档案管理中存在严重的制度缺失问题，医院档案管理部门的管理制度是多年以前制定出来的，随着医疗事业发展部分管理制度已经无法应用到实际工作中，并且一些常见问题在管理制度中也没有相应的处罚与解决办法[4]。这就导致在档案管理部门工作时经常会出现问题，长此以往的发展下去就会影响到工作质量与效率，有时还会因为管理制度匮乏使得医院经济效益受到影响。
（三）医院档案管理范围不明确
虽然说医院档案管理部门需要对医院内部所有资料进行管理，因为每一个资料都有其存在的意义，甚至一些学术与管理资料会对医院未来发展带来影响。但是在实际管理过程中经常会出现档案管理范围不明确的问题，即在管理过程中一味地对患者档案进行管理，完全没有将其他类型档案管理问题重视起来，长此以往就会影响到医院正常运行，例如在管理过程中需要对学术资料进行查阅，管理人员在文档调取过程中就会出现因为档案归类问题无法有效获取文件的情况，甚至在调阅时还会发现档案已经遗失，最终严重影响医院稳定运行[5]。
（四）医院档案管理部门的分散
当前医院管理工作中还存在着管理部门分散的问题，因为在医院内部存在很多不同的档案管理部门，这些部门分别管理着不同科室的档案资料，这就导致在管理过程中严重缺乏统一性，有时一些患者由于病情发展需要转移科室，然而另一科室却并没有患者的相关档案资料，这就要求在患者进入科室后重新为其填写档案，这种档案管理方式不利于医生及时为患者确定治疗方案。
（五）档案管理人员水平有限
医院档案管理部门已经在医院中存在了很多年，可以说自医院开办以来就有了档案管理部门，由此可见档案管理工作的重要性。虽然说檔案管理部门存在的时间很长，但是其工作中还是存在很多问题，其中最为明显的就是档案管理人员的工作水平有限的问题，在档案管理过程中只有工作人员的专业水平与素养过硬，才能有效提高工作质量，但是档案管理人员因受传统工作理念影响，经常在管理过程中利用传统方式开展工作，导致档案管理质量下降，甚至一些医院内部的档案管理工作已经无法支撑医院长久稳定运行。所以在发展过程中各医院就要将以上问题重视起来，进而有效提高档案管理质量与效率，并推动医院长久稳定发展[6]。
三、优化医院档案管理的相关措施
（一）正确看待医院档案管理工作，加大资金投入力度
虽然在近几年发展过程中各医院的医疗设备开始更新换代，设备越来越先进，同时医务人员的医术也愈发精湛，但是若是不优化档案管理工作，则会影响医院长久稳定发展。所以在发展过程中相关工作人员就要将档案管理工作重视起来，进而有效提高医院运行管理效率。例如应加大对档案管理工作的资金投入力度，因为多年来档案室内部结构从未发生过变化，变化的只有不断增加的档案数量[7]。
因此在管理优化过程中相关工作人员要对档案室进行整理，同时还要优化档案室内的防潮、防虫、防光等防护措施，注意相关配套设施的购入问题，例如在发展过程中需要适当购入电子设备，通过电子设备提高档案管理质量与效率，提升医院档案管理的系统性。
（二）集中档案管理工作，减少档案的分散性
在发展过程中很多医院的档案管理部门过于分散无法达到统一管理，影响医院的现代化改革建设。因此，医院档案管理工作若要真正发挥出其应有价值，就应该通过统一管理来提升其应用效率，在实际工作中各医院管理层应取消一些零散的档案管理部门，并将各科室的档案管理部门权限收回，交由医院指定的档案管理顶级部门，通过专门负责档案管理的部门来调动各科室档案管理工作，有效提高医院档案管理工作的统一性[8]。
（三）加强档案追踪工作，避免档案遗失
目前各医院档案管理工作常见的问题就是遗失问题，档案文件的保存工作是为了更好地保留原始文件，但是在管理过程中却经常会因为各种原因导致文件遗失，长此以往，医院日常运行工作就会受到影响，同时还会对医院的发展造成阻碍。究其根本原因就是档案追踪工作存在问题，一些档案只要被调走就可能遗失，所以为了有效提高医院档案管理工作效率，在优化过程中一定要提高档案追踪工作质量，以保证档案自建档后就处在实时追踪状态。
工作人员可以利用实时记录、有效问责的方式开展管理工作，当有人需要调取档案时，工作人员先要让调取人员填写个人信息，并明确归还时间，若是在管理过程中发现有档案出现未按时间归还的问题，档案管理人员就要及时与借阅人取得联系，同时要求其立刻归还档案或办理续阅，进而有效降低档案遗失问题出现的几率[9]。
（四）开发档案资源，实现档案的现代化管理。
档案管理工作的目的就是对档案资源进行有效的开发利用，但是当前大多数医院的资源管理工作却并没有重视这一问题，在管理过程中仍旧一味地利用传统模式开展工作。那么在管理优化过程中相关工作人员要对档案资源进行合理开发利用，进而有效提高工作效率与质量，并创建出良好的运营氛围。
首先在管理过程中相关工作人员要加强档案室的安保力度，避免出现任何人员都可以随意出入档案室的问题。与此同时，医院还要加强信息化建设，并加大信息化管理的投入力度，进而通过现代化管理方式有效提高档案管理工作效率，并将医院日常运行管理工作推向现代化发展进程中[10]。
（五）提高档案管理人员管理现代化水平
随着我国各医疗单位现代化改革建设工作不断深化，在发展过程中应加强对医院档案管理部门的关注力度，不仅要将现代化管理方式应用起来，还要提升档案管理部门工作人员的专业能力，进而有效提高医院档案管理部门工作效率。首先，在管理过程中一定要为相关工作人员创造发展空间，例如在管理过程中安排工作人员进行外出学习，还要定期为档案管理部门安排专业能力考评，并根据考评结果对工作人员进行奖励与处罚。
其次，要激励工作人员进行学习，例如引导工作人员在业余时间进行专业知识学习，来提高自身档案管理能力，同时提高自身业务水平。最后，应对相关工作人员进行信息化教育，保证工作人员能够合理应用现代化管理设备，进而提高医院档案管理质量，推动医院档案管理工作现代化发展。
四、结语
随着我国社会经济的稳步发展和人民生活质量的提升，很多医院正在进行转型发展。在当前社会快速发展背景下，医院档案管理工作存在很多问题，例如档案缺失现象严重、医院档案管理制度的不健全、醫院档案管理范围不明确、医院档案管理部门分散、档案管理人员水平有限等。各医院应通过加强档案追踪工作，提高档案管理人员管理现代化水平，增强信息化建设力度等方式避免档案遗失，实现档案的现代化管理等，不断提高档案管理工作质量，同时结合实际情况制定相应的优化策略，更好地提高医院档案管理效率，有效推动医院长久稳定发展。
参考文献：
[1]王维，夏令国.医院档案网络化管理及其优化路径[J].档案天地，2018，No.288（4）：42-43.
[2]董婉婷.”互联网+”背景下医院档案管理路径优化分析[J].档案时空，2019，（4）：26-27.
[3]刘延宁.互联网视域下优化医院档案管理的路径[J].卷宗，2019，9（1）：32-32.
[4]陈艳秋.浅谈如何管理医院档案网络化及其优化路径[J].神州（上旬刊），2018，（30）：294-294.
[5]商良.医院办公室档案管理工作的优化路径[J].办公室业务，2020，No.337（8）：121-122.
[6]周涛.新时期医院人力资源档案管理工作的创新路径[J].卷宗，2019，9（9）：41-41.
[7]张宁，翟亚梅.新时期医院档案宣传工作现状分析[J].企业科技与发展，2020，（4）：162-163.
[8]张艳.探讨医院后勤档案管理的重要性及工作优化路径[J].兰台内外，2019，No.265（28）：18-19.
[9]王钦.新时期医院档案管理的重要性及创新思路[J].环球市场，2018，（22）：249-249.
[10]韦香玲.新时期医院档案管理工作现状与创新分析[J].办公室业务，2018，（3）：135-135.
