民生档案利用典型事例视角下的我校民生档案建设
摘 要：本文从我校民生档案利用典型事例的视角，阐述了加强民生档案工作的重要性，并详细介绍了我校在民生档案建设方面的经验与做法。
关键词：民生档案;利用;典型事例;建设
“些小吾曹州县吏，一枝一叶总关情。”党和国家一直非常重视民生问题和民生档案建设，多次在各种重大会议上做出加强民生档案建设的庄严承诺。高校民生档案作为民生档案的一个重要组成部分，它不是一种特定的专门档案，而是指高校在办学过程中产生的与教师和学生以及社会大众切身利益密切相关的各类专门档案的集合。随着我国改革开放的不断深入，民生档案的利用率越来越高，服务民生已经成为我校档案工作的一项重要内容。在这个过程中，涌现出了许多感人的典型事例。
一、我校民生档案利用典型事例
1.历尽千帆归来仍是少年——一位老校友的寻亲故事。“历尽千帆归来仍是少年”，寥寥数语，凝结着一位九旬老人对母校的拳拳深情，蕴含着一个毕业66年的学子寻找母校的曲折故事。
1950年，青春年少的周文哉考入华东工业部同济高级工业学校机械科。1951年，学校从上海迁到南京中山路。1953年，学校又迁到南京童家山，并由机械科单独组建为中央第一机械工业部南京机器制造学校。三年学校生活，学校搬了两次家还更改了校名。1953年，周文哉和同学们毕业了，他们响应祖国的号召“我是祖国的一块砖，哪里需要哪里搬，到最艰苦的地方去，到祖国最需要的地方去。”就这样被分配到全国各地。周文哉分配到天津自行车厂，后调到浙江嘉兴自行车厂。时值解放初期，百废待兴，信息、交通不便，在当时的历史环境下，毕业时不搞同学通讯录，离校之后同学之间失去联系，周文哉与母校的联系也断了，更不知母校的发展和变迁。
“落其实者思其树，饮其流者怀其源”，周文哉一直深深思念母校，随着年纪的增长，他的母校情结日益浓烈，几度查寻却没有结果。2019年9月，九十岁的周老先生更加难以抑制母校情怀，试探性地写信给南京工业大学校长，信件转到档案馆，认真负责的档案人发现周老先生找错了家门，并没有一推了之，而是联系到南京工程学院档案馆，将周文哉的信息转到我的手中，我一刻没有停留，立即组织档案馆的同事，一起加入了查寻的行列。
六十六载悠悠岁月，当年的南京机器制造学校，几经变迁，已经成为今天的南京工程学院。1983年，南京机器制造学校升格为南京机械专科学校，1993年更名为南京机械高等专科学校，2000年与原南京电力高等专科学校合并组建为南京工程学院，2001年，原南京工业学校并入。文革期间的一场大火，把很多珍贵的档案付之一炬，其中包含建国初期的学籍档案。通过大家的努力，在幸存的档案中找到了当年的毕业生分配表，确认周文哉是我校1953年机乙三班的毕业生。同时，我联系学校人事处调阅当年留校学生的相关信息，走访还健在的老师，找到了周文哉当年留校的校友，并将校友的联系方式及时告知周老先生。周老先生收到我的电话回复后，激动不已。电话中我还简单介绍了学校的现状，热情欢迎周老先生回母校看看。
历尽千帆終于找到了根，那份喜悦之情难以言表。为感激母校培育之恩，周老先生亲笔写下了“历尽千帆归来仍是少年”的书法竖帖赠与母校，并将珍藏的参加纪念中国人民抗日战争暨世界反法西斯战争胜利70周年的礼品——“中华人民共和国中央人民政府之印” 限量仿制藏品捐献给母校留念。
周文哉老先生与我校史金飞校长互通书信。周老先生在信中表达了对档案馆工作人员的感激之情，史校长也在回信中高度赞扬了档案馆对工作的认真负责。“有像您一样的25万余名校友的鼎力支持，有像莫显初、薛云起、曹国梁、刘天一、王调江等2000余名教职员工的努力奉献，有2.5万在校大学生的勤奋学习、创新创业，我对南京工程学院的未来发展充满信心，对能担任南京工程学院院长一职倍感荣幸！”为党管档，为校守史，为民解难，我们的工作得到了广大校友、学校和社会的肯定。
2.档案为凭，证明房产承租关系。“谢谢你，王老师，听到这个好消息他们不知道该有多高兴呢！”人事处的方老师一遍又一遍地跟我说着谢谢。
方老师口中的“他们”是居住在我校东校区家属区的一对兄妹。由于特殊的历史原因，我校东校区家属区有一批一居室的房子一直没有房改，只提供给学校教职工租住。2019年，这一片因为旧城改造被列入拆迁改造范围，拆迁工作小组在调查统计的过程中发现兄妹俩全家都不是我校教职工，也未曾与我校签订过公房承租合同。这样的话，按照规定，他们只能象征性地取得很少的房屋拆迁补偿款。如果他们是房屋承租人的话，将取得房屋拆迁补偿的80%，也就是200多万元。兄妹俩说他们的父亲潘志烈是我校原南京机械高等专科学校的教职工，这套房子就是当年学校分给潘老先生的承租房，1980年潘老先生病故后，房子就一直由他们兄妹打理。拆迁工作小组听了兄妹俩的解释后，认为如果他们能提供潘老先生是我校教职工的证明材料就可以按照房屋承租人的标准给与补偿。
于是潘氏兄妹俩找到了学校人事处，申请查询潘老先生的人事档案。人事处档案室的老师查阅了所有的人事档案也没有找到潘老先生的任何资料，咨询原南京机械高等专科学校的老教工们，由于年代久远，学校变迁，也没有人认识潘老先生。但潘氏兄妹坚称潘老先生是我校教职工，一再来人事处查询，事情陷入了停滞。
无奈之下，方老师打电话向我求助，看看档案馆保存的综合档案中有没有潘老先生的相关记载。原南京机械高等专科学校文书类档案我们已经全部数字化，我根据方老师提供的潘老先生的名字进入档案管理软件搜索，没有搜到任何关于潘老先生的信息。于是我直接到库房按照全引目录从1970年到1980年一本一本地查，还是一无所获。再往前推10年，依然毫无进展。再往前推5年到1955年，还是外甥打灯笼——照旧。历时近30年的档案中都没有任何的记载，看来潘老先生真的不是我们学校的教职工。这个时候，我真的想放弃了，但一想到潘氏兄妹期盼的目光，又劝说自己耐心地把剩下的2年看查完吧，虽然结果一样，但至少让大家心安。突然，我在一份1953年10月的南京机器制造学校《全校教职工花名册》中看到了三个字——“潘志烈”！这真是“山穷水复疑无路，柳暗花明又一村”啊！我顾不上收拾摊开的全引目录和档案，赶紧把这个好消息告诉了方老师，于是有了故事开头的这感人一幕。
二、民生档案就在我们身边
长期以来，人们对民生档案的认识和重视程度远远不够。我校民生档案利用的两个典型事例告诉我们，民生档案其实就在我们身边，和我们的日常生活息息相关，只是我们平时没有意识到，“档到用时方觉少”，需要用的时候才想起那些泛黄变脆的纸张原来对自己是那么的重要，甚至在我们百年之后还能造福于子孙后代。利用工资发放清单帮助曾经在校工作过的临时工办理养老保险;利用教职工住宅楼图纸等对房屋进行修缮;毕业生毕业后补办毕业证明书、学位证明书和个人档案，需要回母校查阅在校期间的新生录取名册、毕业生验印登记表、发放学位证书的清册、学习成绩单等材料;毕业生出国留学或落户需要核实其在校期间的学籍档案;校庆活动和校友活动时需要查询毕业生名单，查阅毕业生的家庭住址、联系电话及毕业合影等。
1.与教职工切身利益相关的民生档案
（1）人事相关档案：学历学位、人事任免、职称评审和聘用、转正定级、教师资格认定、培训进修、挂职锻炼、奖惩及考核考评情况等;
（2）教学相关档案：教学计划、方案，教学量工作完成情况，教学参考书目、考试题，教学实习材料，教学奖惩情况等;
（3）科研相关档案：科研课题立项及完成情况、科研成果转化情况、科研专利、科研论文、科技发明、指导学生在科技竞赛中获奖情况等;
（4）民主政治相关档案：政治面貌、组织关系、政治评价、政治作为、来信来访、民主选举、工龄党龄、奖惩情况等;
（5）基建相关档案：涉及个人的征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书、教职工住宅楼图纸等;
（6）社会保障相关档案：工资福利、医疗保险、养老保险、生育保险和津贴、失业保险、住房公积金和住房补贴、婚姻状况、户籍等;
（7）其他相关档案。
2.与学生切身利益相关的民生档案
（1）个人基本情况相关档案：姓名、性别、民族、家庭成员及主要社会关系、学习经历、体检表等;
（2）学籍相关档案：高考成绩、普通高等学校录取新生名册、学籍及学籍变更材料、学历学位信息等;
（3）政治相关档案：政治面貌、党团组织材料等;
（4）成绩相关档案：学习成绩单、外语等级考试成绩、计算机等级考试成绩、普通话等级考试成绩、各类从业资格证书成绩等;
（5）毕业生相关档案：实习及就业情况、档案及党团关系转接情况等;
（6）声像相关档案：入学照片、毕业照及一些重大活动照片;
（7）其他相关档案。
三、以人为本做好我校民生档案建设
“群众利益无小事，民生问题大于天。”我校高度重视民生档案建设工作，注重群众利用民生档案的需求，不断创新工作模式，为建设和谐校园、构建和谐社会做出应有的贡献。
1.大力宣传民生档案的相关知识，提高民生档案意识，严格按照《高等学校归档范围和保管期限》，加强民生档案的收集、整理、归档，建立覆盖民生、覆盖广大师生的档案资源体系。
（1）党群类：DQ12? ?党员处分、复查资料;群众来信来访及处理意见等;DQ13? 落实政策的有关材料;副处级以上干部任免、调动和离休报告、决定、批复、通知等（包括上级批准的，要附任免呈报表）;副处级以上干部名册;党员名册;表彰先进党员材料等;DQ15? ?本校各级人大代表、政协委员名单（册）及审批材料;各民主党派成员和负责人名册及有关材料等;DQ16? 表彰工会先进集体个人的材料、名单;处分会员的有关材料;基层工会干部名册等;DQ17? 表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料;处分团员的材料及复查材料;团员名册等。
（2）行政类：XZ12? 人事处权限内的干部任免文件及名册;表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料;处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料;教师进修计划、安排、总结;教师工作量的规定及执行情况;教师业务考核的材料;教职工名册;教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复;教职工工资调整材料、名册;教职工退职、离职和出国的有关材料;教职工福利工作等;XZ13? 处级以上干部离任经济责任审计材料等;XZ14? 本校师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、判决书;本校师生员工案件的平反、复查处理结论及上级的批复;复员、转业、退伍军人、军烈属名册和登记表（卡）等。
（3）教学类：JX11? 教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料;非学历教育的培训班、进修班材料等;JX13? 新生录取材料及新生名单;委培、代培、自费生计划、合同及名单等;JX14? 新生入学登记表;学生学籍卡片;学生成绩总册;在校学生名册;学生学籍变更材料; 学生奖励材料;学生处分材料等;JX15? 教学实习、生产实习计划、总结及有关材料;社会调查、社会实践计划、总结及有关材料等;JX16? 学位委员会授予各层次学位清册等;JX17? 毕业生正式分配方案及调配派遣名册;毕业证、派遣证存根领取签收册等。
（4）科研类：课题开题报告、调研论证材料、结题报告;申报科学基金及有关批复;科研成果奖励申报与审批材料;科研成果获奖材料（奖状、奖章、证书）原件或影印件;专利证书;转让合同、协议书等;
（5）基建类：教职工住宅楼图纸;涉及个人的征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书等;
（6）财会类：工资发放名册、卡片;工资转移、证明、通知存根;各种奖金、奖学金、贷学金、助学金、名册、卡片等;
（7）声像类：入学照、毕业照及一些重大活动照片等;
（8）其他与民生有关的档案。
2.加强民生档案方面的编研，将利用率高的民生档案摘录出来，编制各类档案专题汇编，以便更好地满足教师和学生对民生档案的利用要求。我校档案馆编制了《南京工程学院校友名录》《南京工程学院历届毕业生统计（分专业统计）》《南京工程学院历史沿革和大事记》《南京工程学院干部任免文件汇编》《南京工程学院就业情况统计分析》《南京工程学院师资情况统计分析》《南京工程学院科研情况统计分析》《南京工程学院档案利用效果事例汇编》《南京工程学院档案工作规章制度汇编》等专题汇编，深受广大师生的好评。
3.加快民生档案的数字化，提高利用效率。我校档案馆将师生员工利用率高的民生档案优先进行数字化，如将新生录取名册、毕业生成绩单、学籍卡、毕业生验印名册、学位授予名册、教职工任免职文件、职称评审的文件、科研项目立项、结题材料等纸质檔案进行全文扫描并录入数据库，挂接到综合档案管理软件中，实现了民生档案的全文检索利用。
4.开拓创新，充分发挥民生档案的服务功能，建立服务民生、服务广大师生的档案利用体系。新冠肺炎疫情发生以来，我校档案馆不断创新民生档案工作方式，努力克服疫情期间校园封闭带来的影响，积极启动“居家办公、线上服务”模式，通过电话、传真、电子邮件、门户网站、微信公众号等非接触式业务受理方式远程查档，妥善处理教育部学位与研究生教育发展中心认证处、省高校招生就业指导服务中心等单位及学生在就业应聘、出国留学、考研深造、晋升补档等档案需求方面的查档和信息咨询工作，确保防疫、工作两不误，线上查档不打烊，为战疫出力，做到疫情当前，服务有情。
参考文献：
[1]国家档案局.关于印发《关于加强民生档案工作的意见》的通知（档发〔2007〕12 号）
[2]南京工程学院档案馆http：//dag.njit.edu.cn
（作者单位：南京工程学院档案馆）
作者简介：王调江（1973-），男，汉族，湖南隆回人，助理研究员，文学士，主要从事档案管理和年鉴编纂工作。
