基层纪检监察档案管理工作存在的问题及对策研究
摘 要：纪检监察工作在开展时，基层纪检监察档案工作是重要的组成部分，既可以还原办案人员工作的整个流程，也能够对执行这项工作的具体内容进行记录，是纪检执行办案工作的重要凭证。本篇文章对基层纪检监察档案管理工作存在的问题进行了分析和研究，制定了具有针对性的解决措施，希望可以推动基层纪检监察档案工作稳定可持续地开展。
关键词：基层;纪检监察;案件;档案管理
纪检监察档案管理工作的开展，在一定程度上可以有效提高办案的质量，对整个办案流程起到监督管理的作用。通过对案件办理的过程进行全方位的资料记录，也能有效规范工作的具体程序和行为，保障纪检工作人员在处理案件时具有充足的证据。
一、纪检监察档案的作用
纪检监察机关在开展职能活动时，有关档案管理的内容是重要的组成部分，纪检监察档案资料具有一定的保存价值，可以对日常机关所举行的会议、案件审理、案件管理工作、信访记录进行充分的信息汇总。基层纪检监察档案管理工作包含的范围非常广泛，其中会涉及到监管类、人事类、文书类、审查类的信息，通过进行信息的汇总以及记录，可以有效提高工作的效率和质量。档案的全面性和谨慎性可以帮助工作人员办理案件，有效提高工作人员的工作效率和质量，在短时间内为案件的办理找出法律依据，提高了工作的精准度，充分发挥了纪检监察档案的重要性。纪检监察档案管理工作在开展时，其中最重要的内容是宣传材料，纪检档案的内容非常丰富，积累了许多案件办理的经验，工作人员通过后期的浏览以及学习可以从中吸取教训，纪检档案资料能起到警钟长鸣的作用，还能加强相关的防范措施，以免在后期办案时重蹈覆辙。
二、基层纪检监察档案管理中存在的问题
1.人力资源有限
基层工作人员有限，并且人员流动性较大，缺乏專业性的人才。基层纪检档案管理工作在开展时，自身的知识结构和技术方式都比较落后，无法满足当下社会的工作需求，纪检部门也没有组织相应的学习培训。在新的发展形势下，纪检监察档案管理对工作人员提出了越来越多的要求。现阶段，在纪检监察部门中，经常存在工作人员一岗多职的现象，兼职的工作人员流动性较大，在工作交接上容易出现问题，使得部分文件经常没有进行及时归档。纪检监察档案管理人员能力有限，专业水平和综合素养都需要进一步提高。除此之外，纪检监察档案管理仍然应用的是传统管理模式，针对于音像和图片等电子档案的保存工作力度有所欠缺，部分科室只是对已经查结的案件进行资料保存。人员的配备存在明显的不足，许多基层纪检监察档案管理工作人员只配备了两名，并且这两名工作人员还身兼其他的职务。工作人员短缺，档案文件量却急速增长，这就造成许多工作人员没有足够的精力放在档案的管理上，无法推动档案管理工作向信息化和现代化的方向发展。
2.资金投入不足
部门单位的办公条件达不到要求，财政经费的来源比较少，资金投入力度不足，这些因素都限制了纪检监察系统档案管理工作的开展。由于投入的现代化设备不足，以至于没有专门的档案室对档案资料进行存储，再加上对方的方式不当，档案经常会出现遗失或者是查找困难的问题。档案室的配套设施并不能达到上级部门的要求，工作人员的综合水平较差，不能对现代化设备进行熟练的操作，影响了纪检监察档案管理工作现代化发展。
3.档案资料收集困难
现阶段，部门对于档案材料的收集制度还存在一定的问题，各个科室的职责内容出现重叠，不能较好的协同完成档案资料管理工作。由于档案资料的需求不同，以至于档案资料分散在各个科室以及个别工作人员手中，这就导致档案资料处于分散的状态，不利于对档案资料进行管理。部门的管理负责人对文件归档制度没有全面的了解，为了方便自己工作，经常将大量的档案资料堆积在自己手中，以至于不能发挥档案资料正常的作用。档案资料管理的保密制度没有得到贯彻落实，部分科室针对于一些特定范围的档案资料拒绝归档，影响到了档案资料的全面性。
4.档案信息化水平较低
纪检监察系统当中的工作人员比较少，工作的立卷形式仍然以手工立卷为主，浪费了大量的工作时间，许多工作人员一岗多职，并没有时间充分利用档案信息资源，以至于档案管理工作一直停滞不前。工作人员应用传统的立卷方式，在开展检索文件以及后期开发利用时效率较低，程序也比较繁琐。纪检监察系统在开展工作时，不仅应用计算机、打印机等相关的硬件设施，还需要积极引进信息化技术，以便于可以对档案管理工作进行高效全面地开展。纪检监察档案管理行为一直没有得到有效的规范，以至于档案资料即使是输入到电脑中，工作人员也不进行备份和存档，当电脑出现故障或者是网络问题时，档案资料很容易出现丢失或者损毁。
5.纪检监察案件档案规范化管理水平较低
纪检监察部门的基层工作人员大多数没有经过系统性的培训，在办理案件时缺乏对管理工作深入的了解。故此，纪检监察工作人员对案件的档案资料进行收集时，也存在着许多不规范的地方。工作人员在整理相关文件资料时，并没有按照时间进行分类、保管相应档案资料，也没有按照相关的法律法规进行，在转移或者是递交档案资料时没有进行记录。纪检监察工作人员对于档案管理的重要性没有足够的认识，经常会忽视案件在查办过程中对资料进行收集和整理，部分工作人员认为，只要提交纪检监察报告和相应的检查意见之后，就可以对纪检监察行为进行实施。
三、加强纪检监察档案管理的对策与建议
1.加强对档案管理人员的培训
在选择工作人员的过程中，需要选择具有较强责任心、综合素养较高的工作人员，与此同时，工作人员还要具有较高的专业水平和技术能力。除此之外，部门要加强对工作人员的业务技能水平，不断提高纪检监察工作人员的管理水平，从而提高档案管理工作的质量。纪检监察部门要加强工作人员的业务知识能力培训，使得工作人员能够快速掌握档案资料迅速查找、综合应用计算机、检索信息、研究判断等多方面综合技能。再通过系统性和专业化的培训之后，工作人员可以熟练的应用计算机对档案数据进行录入，进一步提高数据库的保密性和安全性。强化工作人员的责任感，提高理论专业水平，在进行系统化的培训之后，工作人员的知识体系得到了优化和调整，视野也得到了进一步地拓展。
2.加大资金投入
纪检监察机关需要加强对档案管理工作的重视程度，统筹部门的财力，增加对于档案室建设的资金投入。根据档案部门的发展需求和实际的发展现状，展开资金方面的支持，确保档案室在建设的过程中可以得到资金的支持，贯彻落实各项现代化设备的引进政策，确保项目可以得到稳定落实。纪检监察档案工作室现代化设备引进的过程中，需要将现代科技充分地应用在档案工作管理中，加快速度推动档案信息管理工作向数字化、智能化、现代化的方向发展。无论是人才培养还是数据库管理，都需要积极引进信息化技术，以便于对工作行为进行规范，持续推动档案管理工作向现代化和全面化发展。纪检监察档案管理工作在发展的过程中，不能停留于传统的工作模式，应该紧跟时代的发展步伐，逐渐将手工记录转向为计算机记录。加大力度投入硬件设备和软件，对档案管理工作进行统一的规范，设定清晰的职责范围和规章制度，为纪检监察档案管理工作的发展奠定良好的基础。
3.加强档案业务管理建設
对档案管理工作行为进行规范，强化工作的规范性，明确档案资料归档的具体需求，要细致到装订、封面设计、填写规格、标题格式等等。加强纪检监察档案管理工作的组织建设，对相关规章制度进行完善，规范工作人员的行为，提高工作队伍的专业水平和综合素养。部门领导应该对档案管理工作进行统一的管理，强化资料收集、资料管理、资料应用、环节制度，定期对档案资料进行收集，加大力度对档案的具体内容进行研究和分析。对工作的观念进行及时更新，创新基层纪检监察等工作的管理模式，工作人员要针对现阶段档案管理工作的内容和形式进行研究和分析，发现档案管理工作存在的特点和规律，实现观念和思维上的创新。通过对纪检监察档案管理制度进行优化和调整，可以为纪检监察工作未来的发展奠定良好的基础，通过设立健全的管理制度，可以进一步提高系统工作的管理水平和管理质量。贯彻落实纪检监察管理制度，确定档案资料归档的范围、保管时间、归档流程、整理形式、归档需求等相关内容。建立更加严谨的安全保密制度，明确工作人员的职责，确保档案资料不会出现丢失和损毁的问题，即使出现也能够追责到具体的工作人员。设置档案管理登记工作表，其中要记录纪检监察档案转移的次数，借阅登记的信息，确保可以对纪检监察档案进行全方位的管理。当然在进行存档、借阅、移交的时候，管理员需要对案卷资料信息的完整度进行考察和审核，根据审核的结果填写登记记录表。除此之外，还需要做好防虫蛀、防火、防盗、防潮等相关工作。工作人员在开展档案信息管理时，需要遵守每一个环节的规章制度，确保责任落实到个人，有效加强档案信息资料管理力度，避免案卷资料出现损毁或者遗失。
4.提高档案管理的信息化水平
基层纪检监察档案管理工作在开展时，需要积极引进现代化的办公软件，以便于可以通过信息系统对档案文件资料进行管理。为了推进纪检监察档案管理工作向现代化发展，需要将纸质档案逐渐转变成数字信息档案，将档案信息的各方面内容录入到信息管理系统中。工作人员需要定期对档案信息进行整理，加大力度建立数据库，充分发挥数据库中信息资源的作用。档案信息管理每一个环节都要制定统一的规范和标准，提高纪检监察档案管理工作的建设力度，实现纪检监察档案管理工作向现代化、科学化、智能化的方向发展。纪检监察档案信息资料中会涉及到一些涉密的内容，因此需要加强管理工作的安全性和保密性，明确信息资料的使用范围，严格按照规章制度展开保管工作，按照规定的时间对信息资料进行销毁，确保资料不会出现外泄。在未来档案信息管理工作中，电子档案和纸质档案并存已经成为了主要的发展趋势，电子档案具有较强的稳定性、安全性、便捷性，可以实现长期的保存，对于档案信息管理工作来说具有深远的推动意义。档案管理工作在进行电子化发展，通过对归档的方式进行转变，有效提高了工作的效率。社会在快速向前发展，现代社会对档案管理工作提出了更多的要求，传统的文字资料已经不能满足工作人员的发展需求，需要交纸质版的资料转变成电子信息资料。电子档案在具体应用时应该设定清晰的使用范围，根据档案信息的内容设定密级层次，工作人员针对不同的保密级别需要展开特殊的管理。纪检监察档案信息电子化发展，并不是完全开放的发展，不能通过拷贝的方式进行使用，在应用电子化档案时，需要在全程有效监控之下进行。信息档案资料要用网络的方式进行浏览，需要对特定的档案进行加密处理，定期或者是不定期修改密钥，避免错误的操作给档案信息管理库带来损失。强化工作人员对于档案信息的重视程度，确保可以有效履行自身职责，充分发挥电子档案信息的最大化效用，保障纪检监察档案信息的安全。
四、纪检监察系统档案规范化管理的成效
纪检监察档案管理工作开展时，传统的工作方式会涉及大量的信息，人工操作容易出现错误，工作人员对庞大的信息进行处理时会消耗大量的时间。通过引进现代信息技术，可以实现信息档案工作向标准化和信息化的方向发展，采取统一的标准和规范对档案信息资料进行管理，以便可以充分发挥信息的作用，提高档案资料的服务水平。纪检监察部门在开展工作时，可以通过互联网对档案信息进行收集和汇总，也可以展开交流和分享。传统纸质版的档案资料容易受损，占据空间较大，当工作人员出现岗位调离的情况时，工作在进行交接时容易出现问题，会造成档案信息的遗漏和不足。通过开展现代信息化档案工作管理，可以有效提高纪检监察档案管理工作的效率和质量。
五、结束语
纪检监察档案管理工作在发展的过程中，不能停留于传统的工作模式，应该紧跟时代的发展步伐，通过对归档的方式进行转变，有效提高了工作的效率。在未来档案信息管理工作中，电子档案和纸质档案并存已经成为了主要的发展趋势，通过提高纪检监察档案管理工作的建设力度，实现纪检监察档案管理工作向现代化、科学化、智能化的方向发展。
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（作者单位：沈阳市纪委监委）
作者简介：李月惠（1974-），女，汉族，黑龙江鸡西人，本科，中级职称，研究方向：档案。
