信息化时代高职院校电子档案的归档管理研究
摘 要：随着信息化时代的到来，高职院校对校内电子档案管理工作提出了较高的要求，加强信息化档案归档管理，成为相关管理人员的首要工作。学校应加强对当前电子档案管理工作信息技术的了解，并在相关建设中秉承严谨态度，引导工作高效有序地完成。本文简单叙述了高职院校电子档案信息化建设的发展现状，提出几项高职院校电子档案归档管理的优化策略，从而为关注这一话题的人们提供参考。
关键词：信息化时代;高职院校;电子档案;归档管理
信息技术的普及引领信息化时代的来临，高职院校的电子档案管理中存在对当前多项信息技术的应用，相关管理人员应迎合时代发展需求，开拓眼界，提升创新意识，优先展开对当前发展现状进行分析，进而形成相关概念，加强归档工作力度的强化，最终实现高职院校电子档案高效管理的目标。因此，本文对信息化时代高职院校电子档案的归档管理进行研究，具有重要的意义。
一、高职院校电子档案信息化建设的发展现状
当前我国高职院校电子档案信息化建设初期已实现多项网络设备及数字化转化设备的投入，但当前的整体发展中，仍存在诸多值得注意的要点，其具体表现在以下几点：
第一，当前基础设备数量不足，部分管理手段有待更新。尽管已实行了信息化建设，但当前多数高职院校的档案仍以纸质存储为主。其中部分高职院校引进设备较少，且仅在信息化建设初期对管理系统进行了应用，后期仅仅将此类设备停放在原位。经长期搁置，设施及其内部应用软件已相对老旧，难以或无法支持当前的管理中的信息检索和录入。在此种境况下，多数借阅和编存工作仍由人工完成，此种管理手段涉及工作繁重，且大量消耗人力物力，这种结果体现了部分高职院校信息化档案管理建设工作未彻底落实的困境。
第二，当前信息技术人员不足。信息技术往往具有极大的先驱性，其内容构成较新，在档案管理建设工作中，往往会在计划初期选用最新的设备，并保持其中應用系统的不断更新。此类景况导致档案管理工作人员不仅要具备较高的档案管理技术，还要对信息技术拥有一定的掌握，复合型技术人才本身难以获取，且当前高职院校的档案管理中，或存在兼职人员进行管理工作的现象，这些现状均限制了高职电子档案建设发展的步伐。
第三，思想观念陈旧，缺乏管理制度。当前部分高职院校领导及档案管理人员或仍秉承较为落后的思想观念，缺乏对信息化方案必要的认知，进而导致此类建设工作未曾“走心”。其行事方式或照搬他校，或交予设备技术人员全权处理。另外，其建设目的是更新当前电子档案的管理及应用模式，在投入使用时，因各方人员均缺乏相关意识，缺乏管理制度的约束，进而导致其工作执行相对随意，为后期电子档案数据的应用埋下各种隐患。
第四，电子档案管理模式的特点。文件有一定的概率是不可读的，由于电子管理模式，使用计算机技术，这些技术将受到环境的影响，从而导致文件不可读现象出现，并可能导致某些数据丢失并影响文件的整体管理。而且，在重视程度的问题上，管理者很少关注电子化的模式，而是将其视为数据和文档的副本，并且他们仍然更加关注纸质文档。在这种意识的指导下，管理人员没有进行电子文件的打印和复制，导致一些重要文件的丢失，影响整体管理。还有便是安全相关问题，在人们逐渐强化电脑操作技术的今天，黑客的人数也成几何数量增长，那么电子档案中的一些重要文件就会面临被复制或者被盗用的风险。对于这样的行为，中国也采取了强有力的措施来控制它，但这种现象仍然存在，所以电子档案归档依然有着一定的安全问题。
二、现代社会发展下高校档案管理需求
1.学生档案数据需求
高校在学生档案管理过程中，可以为其他部门提供必要的管理资料。然而，在学生个人信息和学生数量快速增长的过程中，学生档案的数量也有一定程度的增加。以往档案统计过程中采用的局部抽样和静态抽样已难以满足现代工作的需要，高校学生管理所需的数据对动态性和综合性有了更高的要求。这类数据通常类型繁多，数量庞大，同时具有较强的有效性和可预测性。基于此，相关人员在数据统计过程中需要保证其全面性和动态性，必须在全校范围内进行数据分析系统的合理建设，确保信息用户的需求能够得到最大程度的满足。高校管理人员对学生的现状有了更清晰的了解，在制定管理策略的过程中也有了更好的了解，为全面的数据参考提供了依据。
2.档案信息处理需求
为了进一步保障档案信息的安全，信息使用者在获取档案信息的过程中需要花费很长的时间，相关程序也非常复杂。在信息技术飞速发展的今天，信息用户在应用相关信息时对信息的有效性提出了更高的要求，同时也需要进一步简化获取信息库的过程。虽然高校档案管理人员在具体工作中逐步开始实现档案数字化，但在系统化的信息管理过程中还存在一些不足。信息用户在获取相关文件信息时，对处理速度提出了更高的要求。高校档案管理人员需要进行合理的改进，使之最大限度地满足高校工作的需要，进而通过博弈促进高校建设。
三、电子档案管理中存在的问题
电子档案管理工作在档案管理的应用中越来越多，对于档案管理有极大的推动作用，在长时间的运用过程中也发现了电子档案管理存在一些问题，对于档案管理工作也产生了不好的影响，主要是体现在四个方面：
1.电子档案管理数据不足
电子档案管理依托大数据平台，能够将档案信息进行存储和综合分析，在安全状态下的电子档案能够做到永久存储不会受到自然环境的影响，数据的增加和完善有利于相关行业对档案数据进行综合分析从而得到更加准确的数据结果。但是当前的数据档案管理随着硬件和互联网的发展，硬件丢失的情况屡见不鲜，互联网病毒和黑客盗取数据带来的安全问题也非常严峻，这对于档案管理最重要的存储功能来说是非常不利的，因为数据都是电子的，一旦丢失或损坏可能就无法找回，并且电子档案的丢失和损坏一定是范围巨大的，这对于数据平台的建设需要更加高水平的要求。
2.电子档案管理人员的综合能力有待加强
在现阶段的电子档案管理中，一些管理者受传统档案管理模式的影响，信息化档案管理能力和计算机设备操作能力不足，致使现阶段电子档案管理工作的效率和质量难以发挥，给档案管理现代化带来了不利影响。
3.电子档案管理中的安全保护机制有待完善
电子档案管理作为依托现代电子信息技术的新型档案管理模式，极大地提高了档案管理的效率和质量，使档案管理功能更加完善，但同时也面临着互联网信息安全问题的威胁，因此，实施安全保护机制具有重要意义。目前，在电子档案的管理中，安全保护机制的建设仍有待完善，这使得电子数据文件面临信息泄露的威胁，为行业的发展埋下了隐患。
四、高职院校电子档案归档管理的优化策略
1.执行信息化档案归档管理体系的建设
高职院校优化电子方案管理信息化的首要任务，即为加强相关体系的建设。电子档案管理作为依托于现代电子信息技术的新型档案管理模式，虽然大幅提升了档案管理工作的效率和质量，使档案管理功能更加完善，但与此同时，也面临互联网信息安全问题的威胁，因此落实安全防护机制有着重要意义。而现阶段的电子档案管理中，安全防护机制的建设还有待完善，使电子数据档案面临着信息泄漏的威胁，给行业发展埋下了安全隐患。
在硬件设备的引进和应用方面，应从网络、通讯和基础计算机三个角度进行考量，时下最新的云存储和无网络文件传输亦可应用在电子档案管理工作中。多项信息技术的应用均为有效管理和信息共享所服务，管理人员应做好其中各项应用的调配，进以实现信息化归档管理的高效应用。
在管理信息数据化方面，应引导管理人员对现有纸质档案进行汇总整理，通过扫描和图文转换技术将纸质档案内容快捷高效地录入管理系统中，并在文件编码的制定上加以重视，应使管理者及借阅者一目了然。
在管理实行方面，管理人员应启用指纹登录系统，避免管理人员以外的人通过各种方式任意登入管理系统，对数据进行修改或破坏。档案管理小组应自行挑选工作监察人员，在每日固定时间对数据录入内容进行审核，如发现录入错误，应及时联系管理人员进行纠正。后期逐步形成信息化档案管理规律后，管理人员在接收电子档案上交的过程中，应勒令各方人员按时进行上交工作，文件内容可包含图片、文字、视频，但需保证文件格式统一。
此类建设工作需要较长的周期运行，档案管理人员应秉承持之以恒的态度，在信息化建设推进的过程中，实现相关工作中第一道及最后一道优质执行的模范带头作用。
采用科学管理电子模式。电子模式可能会导致文件因系统升级或环境变化而无法读取。为了解决这个问题，有必要科学地管理电子档案运作模式。首先，在电子模式中，鼓励著录存储文件的方式，以确保文件的可读性;其次，管理人员需要注意这样一个事实，即如果计算机系统升级，则需要打印、复制和其他相关文件、数据等，这么做是防止重要数据的损坏或者丢失对以后的工作产生不利影响。高校同时还需要找软件企业合作，利用更好的软件，保障防火墙的有效性和防御力，提高电子档案的安全性。相关管理人员也应该自己开展工作，统一管理电子信息，避免信息混乱。此外还需要重视电子档案的安全性，从技术上彻底提高安全等级，消除以上可能出现的问题。最后，高校需要建立并且完善电子档案归档的各种操作规范和制度，各部门还应相互协调和监督。与此同时，高校还应实施相应的奖惩制度，并通过奖惩来增加员工对档案的重视程度。
2.加强信息化档案管理人才的培养
档案管理中新式信息技术的应用提高了对管理人员技术水平要求，同样将管理人员从传统的“keeper”身份有效提升至“administrator”。因此，管理人员应加强相关技术的培养。当前档案信息的图文转换应用较为普及，管理人员应在培训过程中加强对此类技术的掌控。图文转换应用中，可通过扫描和拍摄两种方式进行纸质档案的图片录入，在文字识别系统中，现拥有多项企业的相关应用技术，但大多数需联网进行应用，管理人员应进行多方比较，选用效果最佳的转换软件。在转过后，管理人员应进行适当的人工筛查，避免扫描失误导致的漏字、错字出现。在培训期间，管理人员不仅应加强自身相关软件的应用能力，更要掌握其维护能力，当管理应用中出现较小的应用故障时，管理人员可自行解决，进而有效缩短软件维护带来时间消耗。
电子档案管理工作开展中，决定其工作效率和质量的基础因素就是电子档案管理人员的综合能力，包括了计算机应用能力、信息化办公能力等等。而在现阶段的电子档案管理工作中，部分管理人员受传统档案管理模式的影响，其信息化档案管理能力以及计算机设备的操作能力都有所不足，这就造成了现阶段电子档案管理工作的效率和质量难以发挥，给档案管理工作的现代化发展带来了不利影响。
3.保证重要纸质档案的安全保存
电子档案归档相对条理清晰，应用便捷，但部分重要的纸质档案仅原件能代表其价值，因此除大范围的数据录入外，管理人员亦应注重此类纸质档案的安全保存。从过往经验来看，原件保存类的纸质档案数量较少，且分类较为明晰，可优先进行文件夹归类处理。期间应注意时间顺序，并在保存原件的塑封袋中贴上标签，而后将此类汇总文件夹进行特殊编码标记，整体密封，封装至箱，带至档案室。后期管理人员可将此类原件重要档案单独建库，进行数据录入。此类信息的借阅尤需注意，需借阅人提前在网络申请，并携带个人证件进行实体登记。
4.选用合理、科学的档案信息化软件
市场上的档案管理软件是多种多样的，不少地方并沒有做到有规范性地开发档案软件系统，导致档案管理软件缺乏通用性和实用性。以核工业集团为例，由于硬件和档案规范化的分类编码都各不相同的原因，档案的管理系统有些设备可以正常运行，但有些设备无法安装，这大大制约着档案信息化的步伐。可以看出，档案管理信息化建设需要有相应的档案文件管理软件来实现档案文件的自动管理。可反复使用的档案数据只需要进行单次录入，其数据信息可以在文件部门内部共享。档案录入后，软件可以打印各种目录以及生成报告，通过模糊查询、组合查询或分类查询，从档案中检索所需的文件信息，文件借阅工作更加方便准确。
五、结论
总的来说，实现高职院校的电子档案信息化的有效管理，是对本校信息资源的高效利用，学校应提升对此类工作的关注，在当前信息化时代全面实行高效的归档管理。信息化的管理系统对档案管理工作提供了莫大的便利，但是也带来一些新的问题，如安全问题等。有的甚至会对电子档案的进一步发展产生很大的阻碍，正因如此，高校应当积极地迎接挑战，采取相对应的措施和政策，突破瓶颈，解决面临的问题或者未来会出现的问题，不断完善电子档案归档工作，提高档案信息化建设水平，保证电子档案管理的健康发展！管理人员可通过执行信息化档案归档管理体系的建设，加强信息化档案管理人才的培养，保证重要纸质档案的安全保存等优化措施有效提升高职院校档案归档管理水平，进而在日后的信息应用中实现便捷操作及高效应用。
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（作者单位：陕西能源职业技术学院综合档案室）
作者简介：李军（1973—），女，汉族，陕西富平人，本科，馆员（档案方向），陕西能源职业技术学院综合档案室，研究方向：档案方向。
