浅析人防工程档案管理信息化发展
王曦
摘 要：档案信息化建设发展，是国家信息化建设的重要组成部分，档案信息化技术的应用给人防工程档案管理提供了重要的发展机遇，降低档案管理成本，减少档案管理工作量。本文针对人防工程档案信息化的应用提出了电子文件的管理方法，最后结合笔者的工作经验，探讨了人防工程档案管理信息化建设过程中应采取的具体措施。
关键词：档案管理;信息化建设与发展
DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.098
20世纪80年代档案部门开始引进计算机技术，开展计算机目录著录工作。20世纪90年代全国各地都开展各类档案管理软件的研究和开发。进入21世纪，我国档案信息化管理建设得到全面的提升。使得档案信息化管理迎来了最大的发展机遇，也是档案信息化管理事业改革和未来发展的方向之一。如何加強档案信息化建设是做好档案管理工作的关键。
1 人防工程档案信息化建设的主要内容
1.1 信息化的基础设施建设
基础设施是人防工程档案信息化建设不可缺少的基本条件，是人防工程档案信息化资源开发利用和信息技术应用的基础和核心。就现在笔者工作单位（人防办）而言，人防工程档案信息化建设还处于初级阶段，当前我局人防工程信息化网络系统和人防工程档案数字化设备总体建设体系不强，还不足以满足人防工程档案信息传输、交换和资源共享等基础条件。要想做到人防工程档案实时查询，交换、传输等等诸多问题 ，领导加强，协调配合。档案信息化建设涉及档案工作的各个方面，各部门要统一协调，积极配合，理清思路，明确目标，共同发展。要发挥全员主观能动性，共同努力，知难而进，开创我人防办档案管理信息化新局面。
1.2 人防工程档案信息化资源建设
人防工程档案信息化建设是国民经济和社会发展的战略资源之一。结合我局实际情况，人防工程档案信息化建设的主要内容是：整理历史人防工程档案，将所采集的相关数据整理成册，并移交到档案管理人员，集中录入数据库，使我局人防工程档案全部数字化，电
子化。
1.3 人防工程档案信息化的标准和规范建设
管理性标准规范是档案信息化建设中电子文件及电子档案信息进行管理的规则，包括计算机安全，数字化档案信息可信度、合法性等的确认，目前我人防工程档案信息化建设主要包括电子文件归档和电子档案管理，档案信息的资源标识、描述、存储、查询、交换、管理和使用中，确定专人采集，经相关部门科室和管理人员确认再进行录入数据库，逐步形成具有代表性的人防工程档案信息化的标准规范体系。
1.4 人防工程档案信息化的应用系统建设
人防工程档案信息资源体系的开发利用和档案信息网络建设需要有力的资金和技术支撑。应用系统建设初期信息技术应用工作量大、涉及面广，主要是人防工程档案信息的收集、管理、利用、安全、录入等诸多方面关系着档案信息化建设进度情况，没有哪一个人或者部门能独立完成此建设任务，必须优化人防人力资源，人防办全体职员齐心协力建好信息化应用系统，让人防工程档案在信息化建设中体现出应有的效益。
1.5 人防工程档案信息化人才队伍建设
人才是科技进步和经济社会发展的重要资源。是不可或缺的工作重心之一，档案信息化人才也要加大引进力度，在政府“公开，公正，公平”的信息平台下，积极探索出一条吸引人才，留住人才的新路子，拓宽人防工程档案信息化人才队伍建设的局面，打造人防工程档案信息化发展多方面复合型人才队伍。同时加大培训力度，全面提升档案管理人员计算机操作水平，继续搞好以全国计算机应用技术等级为主要内容的计算机基础知识教育，要进一步加强档案管理人员档案信息管理系统、公文处理系统等应用软件的培训，熟练掌握相关软件。
2 加强人防工程档案管理信息化建设的对策
2.1 建立人防工程网络档案系统
在人防工程系统内建设数字化综合应用平台。加强机房建设，强化硬件设备管理，保障档案信息化工作有序进行。硬件设备是档案信息化工作的基础，而机房是档案信息化工作的枢纽。根据高起点、高标准的要求，一方面，建设集安全、卫生、功效于一体的机房，另一方面，在提高硬件设备配置水平的同时，建立健全设备管理制度，为档案信息化工作快速健康发展提供有力保障。建立健全人防工程内部服务网和公众服务网，发挥人防网站的作用，使人防工程档案网站成为宣传人防工程档案工作、开展人防工程档案信息服务的窗口。促进人防工程档案现行文件信息化的标准建设，根据人防工程档案系统建设需求，采购必要的硬件设施，为人防工程档案信息系统提供硬件基础。提高人防工程档案管理软件的技术和应用水平，为保证人防工程档案信息交换、实现人防工程档案信息资源共享创造条件。制定人防工程档案性细化管理策略、保障人防工程档案资源的原始性、安全性、可靠性。
2.2 加强电子文件的管理是做好人防工程档案信息化建设的关键
1）目前人防工程档案电子文件的载体稳定性差，容量小，易损坏，电子产品更新换代率居高不小。随着计算机信息管理网的建立与发展，相当多的公告文件必须传输上网。为保证数据的可靠性和通用性必须按相关信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换并上传网络中。对于不予以公开且具有保存价值的电子文档，应交电子文件形成部门编目整理后交由信息化档案部门管理员备存，各业务管理部门与档案部门之间开通电子文件内网专递专线，建立信息化档案管理专用系统。
2）人防工程档案电子文件归档所涉及部门、人员众多，各个部门人员相互牵扯制约因素较多，仅依靠人防工程档案信息化管理部门很难完成，应采取多种方式，以人防工程管理部门、信息化档案管理部门、计算机信息平台建设方结合的方法。三个部门的职能均采取相互协作，扬长避短，发挥各自的优势，合力将人防工程档案电子文件集中归档，共同打造检索顺畅，降低能耗，环境优美，保密性强的人防工程档案电子文档。
3）做好人防工程档案归档电子文件的技术处理工作，实施人防工程档案电子文件管理战略。新型人防工程档案文件材料的归档困难重重，这也让人防工程档案工作者切实踏入现行文件工作领域，应对大量人防工程档案电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护人防工程档案电子文件的原始信息，了解人防工程档案文件信息重新组合的来龙去脉。通过采取新技术处理，将已归档的电子文件确定为“只读性”文件，目的就是该电子文件只能读（看）不能写，即该电子文件是不可更改的文件，从而识别和保护人防工程档案电子文件的原始结构，保证人防工程档案电子文件的可靠性，与纸质文件一样发挥社会效用。
综上所述，加强档案管理信息化建设，在档案管理纸质化的基础上转型必要的举措之一。人防工程档案信息化在改善人防工程档案安全性、便捷性、规范性等都有一定的进步，对以后人防工程档案管理奠定了基础，从而达到档案信息化管理的本质目的。
参考文献
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