信息化管理在医学科研档案管理中的应用及特点分析
张晓君
摘 要：目前，部分卫生健康单位在实施档案管理方面仍存在较为落后的理念及管理方式，这将极大阻碍医学档案价值的有效发挥，对于推动医学进一步发展也造成了一定阻碍，这些都为医学科研档案管理者提出了更加严格的要求。相关管理者必须顺应时代发展趋势，在信息化背景下实现医学科研档案的信息化管理，提升档案管理质量和水平，为医学科研稳步发展奠定基础。本文从科研档案的意义及特点入手，分析当前医学科研档案管理工作现状，探究实现医学科研档案管理信息化发展的意义及有效举措，以期为提升科研档案管理有效性提供资料参考，更好发挥档案价值。
关键词：信息化管理;医学科研;档案管理
医学科研档案就是从事医学相关的科技人员在多项研究活动过程中产生的直接、间接档案，形式多样，其中包括图表、影像、文字、声音等，是对于科学研究的原始、详细记录。医学科研档案在医学科研发展过程中起到重要载体作用，其中包含科技专利、相关成果、高新技术等丰富内涵，对于卫生健康单位来说是极为宝贵的信息资源。各大医院科研项目及成果数量的增加以及对于档案重视程度的提升使得各个卫生单位愈加重视医学科研档案的记录和管理。现代科技的发展使得信息化管理在各个领域中得到愈加广泛的应用，对于卫生健康单位来说亦是如此，信息化时代背景下推动档案管理信息化发展成为新的挑战和方向。如何在新形势下运用信息化管理途径成为大数据时代相关工作者亟需面临和解决的问题。
一、科研档案的意义及特点
1.科研档案的意义
（1）为医学科研奠定基础
医学科研档案是从事医学相关的科技人员在多项研究活动过程中产生的档案，形式包括图表、影像、文字、声音等，是对于科学研究的原始、详细记录，在医学科研发展过程中起到重要载体作用。医学科研档案的存在能够使得相关研究人员详细准确了解各个时期国内外相关科研人员对于某一课题的研究进展，进而以此为基础进行进一步探究和创新，故而医学科研档案为科研奠定坚实基础。
（2）为科研质量提供保障
科研成果并非一蹴而就的事情，而是長时间科研实践的汇总和积累，而若想实现科研成果向生产力的转化则首先需要以真实完整的档案作为支撑。综合性医院规模逐年扩大，医教研一体化发展已成为主要发展方向之一，因此医务工作者需要准确把握时代发展趋势，掌握专业发展最新趋势，同时提升自身综合素质，创新思路，重视医学科研档案的记录和管理，记录科研过程中的最新成果和经验，为医学科研的质量提升提供保证。
（3）为科研工作提供评判依据
科研档案不仅是对科研过程的记录，同时也是对于科研工作质量、人员管理水平、人员综合素质等重要的评判标准和依据。科研经费投入、科研成果产出等是评判医院科研工作进展状况的有力切入点，可据此得出更加全面、客观的结论和评价。
2.科研档案的特点
医学科研档案是医学相关研究者在众多科研工作过程中产生的档案资料，其中包括文字、影像、图片等诸多形式，因医学领域范围广阔，因此与之相关的医学科研以及产生的档案也涵盖了诸多学科，医学科研档案具有了多层次以及综合性等特点。医学科研档案主体突出，且具有较强学科性，是在长时间科研活动中产生的，故而具备综合性学科特点。对医学科研档案涉及范围广泛，但是人员在进行科研工作时往往针对性较强，均是按照外科、儿科、内科等专门学科分类进行，仅就某一专门项目开展，因此档案管理具有个别性，所有档案均属于某一具体项目的某一部分，而汇聚起来又称为整体性档案。不仅在科研活动中如此，科研档案管理也许如此，档案的专业性需得到尊重和保证。科研周期决定了科研档案周期，因为科学研究活动最主要特征就是包括连续性强、周期长以及记录性完整等，因此档案形成周期也较长。医学科研综合性强，在实施科研活动过程中常会出现多种项目协作的状况，而这些都将于档案中得到真实反映。分析医学科研档案特点对于提升档案管理科学性、有效性、合理性有关键意义。
二、当前医学科研档案管理工作现状
1.对档案管理工作重视度不高
部分卫生健康单位存在资源紧张、工作繁重等现象，同时管理人员紧缺，因此对于医学科研档案管理的重视程度不高，管理水平低下、方式落后，不仅如此，一些单位经费也较为紧张，因此在档案管理设备配置方面存在不足，对于档案信息化管理造成阻碍。这将直接导致医学科研档案管理滞后，一些科研档案管理部门甚至并未建立起系统科研档案目录，在管理方面仍沿用传统人工管理，故而档案管理费时费力，且后期资源查询困难，应用价值无法得到有效发挥，造成档案资源浪费。
2.缺乏完善档案管理制度
多数医院在现如今大数据背景下依然采用传统管理方式和制度，并未实现与时代发展趋势紧密结合的严谨性，这样的管理制度缺乏可行性和科学性，因此并不能对医学科研事业起到有效推动作用，甚至可能在一定程度上致使其停滞不前。完善档案管理制度的缺乏还会使得档案管理无法融入至管理日程中，缺乏建档同步性，医学科研档案的完整性、真实性无法得到有效保障。另外，系统制度的缺乏会造成工作人员产生投机心理及懈怠情绪，进而造成档案管理人员责任意识缺乏，在工作中敷衍了事，档案分类错误、原始档案丢失、数据损坏等也将随之而来，不利于档案管理有效性和提升，也不利于医学科研工作的开展。
3.人员责任意识有待增强
随着医院规模的不断扩大，越来越多医院管理者愈发重视科研成果和自主研发，但是由于多数医院工作者为医学专业出身，因此对于档案管理的了解程度并不高。多数医院并未设立专门档案管理小组，参与医疗档案管理的大多非专业人员，常有其他岗位医疗工作者兼职完成，故而档案管理人员专业素养不高，对于档案管理重要性的认识也存在不足，在工作的过程中存在态度不端正、组织松散等问题，在实施档案管理时无法实现责任意识的提升，科研数据的严谨性以及档案资源的真实性无法得到保证，对科研管理工作的正式开展造成阻碍。
4.档案管理人员专业素质偏低
在科研档案中，科室及学科是其最主要分档类别，且其中涉及大量专业数据及相关资料，因此在医学科研档案管理过程中必须拥有专业素质强的综合性人才。而在实际档案管理过程中，多数人员仅具备一定医学知识，而对于互联网、英语、管理学等方面的知识则掌握不强，综合素质偏低，这就造成医学科研档案管理工作无法保质保量完成，管理工作形式化严重。
三、实现医学科研档案信息化管理的意义及举措
1.实现医学科研档案信息化管理的意义
（1）促进信息资源优化
医学科研档案的信息化管理对于提升档案管理效率，高效实现档案的归档、储存、更新以及查阅等有极为关键的意义，减轻人员工作量，提升档案管理质量。此外，信息化档案管理的优势还在于内部档案管理平台的建立，通过外部局域网实现档案收集、审核等一体化管理，不仅可以实现档案管理水平的提升，还能保证档案实时性和真实性，同时推动档案交流整合，实现档案共享，最大化发挥档案资源利用率。
（2）改善文件归档形式
医学科研档案信息化管理的实现可以在很大程度上减少相关管理人员工作量，降低工作难度，同时医院可以通过信息化管理平台进行档案的统一有效管理，改变传统纸质档案管理形式，在档案管理过程中充分运用多种现代化信息科技，通过计算机等设备以及文件存储系统将科研档案按照类别、时间等进行收集和管理，优化檔案管理方式，提升档案管理效率。
（3）创新科研档案管理模式
信息化档案管理的推行极大改变了档案管理形式，纸质档案管理模式逐步被网络化和数字化取代，这样一方面有效减少了知识档案的储存空间，另一方面在很大程度上减少了管理成本，财力、物力都可以得到一定节省。不仅如此，人员工作强度在信息化实现的同时也将极大减轻，且人为干预的减少降低了数据出错的概率。档案管理数字化发展提升了医学科研档案管理的规范性和有效性，可推动医学及其医疗事业稳定健康发展。
2.实现医学科研档案信息化管理的举措
（1）加强档案管理人员培训
档案管理工作说到底是人的工作，因此提升人员综合素质是实现医学科研档案信息化管理的关键一环，只有高素质档案管理人才才能有效提升信息化管理水平。对此，医院及相关部门必须重视对于档案管理人员的培训，为信息化管理的实现提供人才支撑。理论是实践的基础，只有人员拥有扎实理论基础才可能通过理论指导实践，提升管理能力，因此医院在对人员实施培训前应首先掌握其档案管理理论知识掌握水平，然后根据人员所缺进行针对性教学方案设计，提升培训有效性。除档案管理理论知识的培训之外，档案管理者还应接受互联网、计算机等相关知识的培训，同时培养人员责任意识，提升人员对于档案管理的重视程度，全面提升人员综合素质，充分利用现代化信息技术实现档案管理信息化发展。在培训后期还要重视反馈环节的设立，了解人员培训成果，针对其中存在的问题在之后的培训工作中予以有效修正。
（2）完善档案管理制度
完善的档案管理制度对于医学科研档案信息化的实现有重要意义，是提升人员管理能力、提升档案管理规范性，推动科研项目顺利开展的制度保证。一体化档案管理的实现可以实现科研档案的一体化管理，规范性更强，人员在实施管理时有制度遵循，对于档案归档、管理、查阅等有效性的提升有关键意义。管理制度的完善还包括奖惩制度的设立，对于档案的收集和整理要及时有效，对于逾期部门予以惩罚。医院在实施档案管理时可以在顺应时代发展趋势下综合多方意见，制定行之有效而又灵活的高效管理制度，确保制度的可实施性，推动档案管理信息化水平，促使档案管理向规范化、制度化发展。
（3）加强档案管理成本投入
信息化管理的实现离不开资金的投入，对于医学科研档案管理来说，医院要首先提升对其重视程度，将资金分配向档案管理方面倾斜，积极引入现代化设备以及管理技术，其中设备包括空调、除湿器、灭火器、摄影机、打印机等一系类相关工具;技术包括网络管理技术引入、局域网信息平台构建等，为工作人员的统计、检索以及编制提供支撑，降低人员工作压力，提升信息化管理水平。此外，成本投入还包括对于档案管理人员薪资福利的改善，制定针对性人力资源管理制度，以此激发人员工作积极性。
（4）构建档案管理的信息化平台
信息化管理平台的建立是医学科研档案管理现代化实现的重点，医院要从硬件设施、软件设置两方面考虑进行平台构建，硬件包括网络交流平台以及数据存储设备等，软件则是指档案管理人才、针对性管理制度等。相关工作人员要紧抓专业发展最新形势，加强人员间的沟通交流，共同构建信息化管理平台。另外，多种软件开发也是技术人员工作重点，唯有如此才能为医学科研档案管理信息化的实现提供强大支撑，促进科研事业发展，提升医院核心竞争力。
四、结语
科研档案是科学研究工作者在实践活动中产生的具有极高价值的资料，对于推动学科发展有极为关键的作用。而医学科研档案则是在医学领域内形成的、有利于提升医疗服务水平的资源，同时具备连续性强、专业性强、周期长、学科性突出等诸多特点。越来越多医院开始重视医学科研档案的管理，而大数据时代背景下档案管理面临的挑战也愈发明显，实现档案信息化管理成为最主要发展方向之一。对此，医院应积极分析目前科研档案管理存在的问题，积极组建专业档案管理小组，从加强档案管理人员培训、完善档案管理制度、加强档案管理成本投入、构建档案管理的信息化平台等方面推动档案管理现代化，不断提高信息化管理水平，发挥科研档案价值，推动医学科研健康发展。
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（作者单位：福建省南平市第二医院）
