高校档案数字化建设面临的问题及对策
马盼
摘 要：高校档案信息数字化建设实际上是适应高校教育信息化、国际化的重要举措，同时也是高校档案工作实现可持续性发展的必然要求，是实现档案信息化建设的重要环节。高校档案信息数字化建设效果将影响档案信息化发展，因此其具有十分重要的意义。然而综合分析当前高校档案信息数字化建设实际情况还存在很多问题，会从一定程度上影响档案网络化以及高校信息化发展。基于此，高校需要借助教育国际化、信息化发展机遇，能够从多个角度大力发展档案信息数字化建设，使其适应并构建新时代背景下档案发展与高校高等教育发展的档案信息数字化长久机制。在本研究中阐述了数字化时代背景以及数字化建设意义，提出高校档案数字化建设概述，并能够从技术、管理、人员、系统这4个角度阐述目前高校档案数字化建设面临的问题以及解决对策，希望能给相关工作人员提供帮助。
关键词：高校;档案;数字化;问题;对策
高校当前开展档案数字化建设实际上是综合利用现代化信息技术、工具进行信息获取、处理、传输，能够利用现代化信息资源提升档案管理的有效性，充分挖掘并获取资源，向社会提供高质量服务的技术手段。当前国内高校档案信息数字化建设过程中存在很多问题，如何能够综合利用信息数字化克服发展中存在的问题，不断规范高校信息数字化建设工作，成为了当前新时代背景下高校档案管理人员需要解决的问题。
一、问题产生的背景
1.数字化时代
互联网出现在传播学中简称为第四次传播革命，当互联网再次改变信息传播时导致营销概念及格局也被再次重构，第四次传播革命也使我们迈入信息化时代，信息不再稀缺，一切信息均是可获取的，同时信息具备双向流通性，大眾媒体时代背景下档案管理员可通过媒体可查阅信息，而在数字背景下普通人也可被授权后在客户端查阅信息。档案文件的储存方式上发生变化，随着信息个性化、碎片化程度逐渐提升，档案管理者不再将信息储存于脑中，而是通过互联网实时获取所需的信息，档案管理者的决策模式发生了显著变化，可以说处于数字化背景下，信息是人们意识中的感知结合，能够随时通过互联网思维快速构建数字资产。
2.数字化建设的意义
21世纪是信息化时代，数字化建设具备划时代意义，信息化社会将成为人们信息获取的重要数据中心。随着互联网技术的传播以及电子出版物的受欢迎度，数字化建设概念被提到日程中，也使得数字档案建设成为城市文化事业发展重要构成，进一步可以判断基于网络信息以及数字化背景下支持的数字档案将成为人们拓展视野学习新知的新途径。随互联网技术发展，尤其是视频传播数字化技术的应用越来越广，人们在信息阅读过程中需要完成信息储存、查询以及引用等问题，而这一切需要将数字档案建设发展落实好。我们都知道，数字档案其涉及驱动多媒体、海量信息组织和互联网应用问题等各方面的技术领域。从一定程度上来看，档案馆的一切图文均可通过信息化来体现，包括公共查询、编目、联机采购等，之后数字档案馆可检索不同信息，包括影像、视频、报刊、电子图书、多媒体资料等。除此之外，数字档案也可利用电脑软件进行档案管理、文件查阅等相关服务。总之，数字化建设最大的益处在于人们可借助互联网无限空间，给其提供更多且高质量的图文信息资料。
二、高校档案数字化建设
从档案数字化的概念上来看，数字化是用0和1两位数字编码表达信息的综合技术，即将其全部转变为数字信号，可接受的信号是针对信息而言的。档案数字化即档案信息化，是充分利用数据库技术、高速扫描技术、数据压缩技术等相关技术手段，将声像、纸质文件等一些传统介质文件与已归档、保存电子档案，构建成具备一定结构的档案信息库，经过信息数字化处理之后能够使档案信息提升检测速度，节约储存空间，能够大大缓解库房压力，减少档案原件频繁使用导致的文件磨损，充分发挥档案馆信息优势，能够不断丰富网上资源数量、质量，强化档案信息资源开发利用，能够为档案馆特色服务创造基本条件。从档案数字化建设的内容上来看，在数字化方面档案数字化包括两个层次：一是档案目录数字化，要构建档案目录数据库关键要规范档案注入标引，并选定档案目录数据库结构;二是档案全文数字化，通过采用扫描方式能够将档案全文按照原件逐一将其储存为图像文件并进行目录索引编制，经过光学字符技术识别之后可通过文本格式将其储存起来，辅之以全文检索数据库等方式。从业务上来看，档案数字化建设包括下面几点：第一，档案资源数字化管理。在这一过程中包括利用数字信息化技术，将馆藏不同档案数字化接收归档电子档案。这也是实现高校档案信息化的重要基础，可采取三种途径来实现：（1）将档案馆固化于纸质中的档案信息开发并汇集三次文献信息，通过数字化方式将其录入计算机互联网中;（2）能够充分利用扫描数据照相等技术，将原件实现数字化处理;（3）在日常办公中规范电子信息处理流程。构建高校数字化档案信息资源数据库系统，该系统是通过数字化方式对馆藏数据进行有效处理、储存、维护的软件，包括文件管理系统目录、中心管理系统、档案管理系统等。第二，构建数字化档案信息网络，主要是将数字化信息在互联网中进行信息发布传递实现档案资源信息化，可达到保护档案原件的效果，但最终是要实现档案管理及信息共享，随互联网技术发展，不同地区的档案馆能够与互联网进行有效连接，使局域网与广域网构建联系，用户可通过互联网远距离检索网上开放的所有国内、外数字化资源。档案信息化数字化建设，包括信息网站建设、内外部局域网建设，以及国家档案信息总网建设。
从当前高校数字化档案建设的特点上来看，数字化档案是充分利用现代化信息技术将过去以及现在国家机构社会、个人、经济、政治、文化、宗教等各个领域的活动，直接形成对社会、国家具有保存价值，可被社会共享的各种文字、图像、声像等数字化记录。相对传统纸质版档案来说具备下列特点：第一，信息非人工识别性。数字化档案是采用数字代码进行符号记录的，通过计算机特定解码方式将其还原为输入前状态，进而才能够被人工所识读;第二，系统的依赖性。在开展数字化档案管理过程中需要充分借助计算机系统来实现，因此系统兼容性具有十分重要的意义，与原系统不兼容时需要进行新系统的转换调配，以确保信息可读性;第三，信息和载体的可分离性。高校数字化档案信息是可流动性的，同时也具备相对独立性，信息和载体分离性是高校数字化档案能够以全文文件形态与逻辑关系构建的信息要素发生彼此分离;第四，信息依赖性。信息化背景下，高校档案载体很容易导致信息被篡改删除，除此之外信息系统和程序无法解开陈旧的代码，需要将原文件迁移新技术背景，但在迁移时很容易导致信息损失;第五，信息储存高密度性。高校数字化档案在信息储存时紧密度高于过去人工可视读信息介质，随信息技术发展及储存密度将会持续扩大;第六，多种信息媒体集成性。当前高校数字化档案能够将图像、声音、文字、影像等不同信息形式进行组合，并在现当时活动情况，进一步强化档案对于活动的记忆和在线功能。
三、遇到的问题
1.技术层面
档案管理工作标准化、规范化是开展高校档案信息化建设的关键前提，而目前主要存在的问题是计算机软件开发缺乏整体规划，同时这些软件在实用性、通用性方面存在很多问题，计算机和相关设备型号兼容性较差，设备档次参差不齐，未形成统一硬件环境档案，信息规范未统一分类，编码标准不统一，这些均会从一定程度上影响信息交流程度，进而影响高校档案信息化建设发展。
2.管理层面
（1）人员管理层面。对于高校来说，教学改革以及学生就业、科研工作等是高校工作开展的中心，而高校没有高度重视档案管理工作，尤其是档案数字化工作，其需要耗费大量的时间、精力、财力，但无法看到显著经济效益，需要投入大量财力、物力。由于原始纸质档案越积越多，导致手工查档费时费力，由于上级领导一直不重视，电子档案建设工作无法展开。即便手工进行档案翻阅也不会影响档案利用服务功能，因此可将这些经济费用用于学生的就业解决和学生教学问题所需，导致从事高校档案管理的工作人员大多数在档案管理认知中停留于纸质档案这一角度。对于普通群众来说其关注在档案馆可以找到所需档案，对档案信息化服务数字化建设缺乏概念，也没有引起高度重视，因此几乎人们对于档案管理的认知停留于传统档案馆的阶段，推动档案实现数字化建设效果模糊，导致学校领导没有引起高度重视，工作人员不积极，人们不关心的问题产生。此外，由于传统档案馆在工作时技术含量较低，即便退休之后空出编制，在招募新人时也没有重点，因此在档案管理员招聘上未引入专业档案管理人才和计算机人才。档案馆管理人员是该项工作的重要推动者，其对于数字化认知停留于文字扫描，而没有对整个档案数字化建设有系统性架构。现有档案馆工作人员还不具备电子档案管理技术，因此也决定高校档案数字化工作仅能够开展到初级阶段，档案工作人员是高校档案数字化的重要力量，尽管其接受过大量档案信息化培训，但由于这些培训相对基础并不是专业档案学习，同时在培训时也未涉及先进档案业务知识，即便培训过，也不会在日常档案中涉及，对其未形成深刻印象。
（2）系统管理层面。当前高校档案数字化水平较低，导致学生在档案查询时需要耗费较长时间，档案利用效率较低，由于高校档案馆对于所采用档案管理软件无统一要求，因此各档案馆可自主选择相对应的管理软件。比如，某高校采用东方飞扬档案管理软件，而其余部门采用三友或用友等档案管理软件。这些软件要求定期升级，由于大多数是仅采用简单功能，只需满足基本的录入无升级要求，大多数档案室对于档案软件认识停留于一次性买卖，而没有对软件实现定期升级意识，也未将档案升级费用列入其中，甚至部分档案管理软件官方已经无研发和更新信息，导致无法进行系统升级。各个档案馆所采用的软件以单机版为主，至多具备一些简单局域网功能，无法用于互联网中，但档案数字化建设最终是要实现互联网共享，尤其对于大规模数据传输采用单机版软件，其信息处理速度接入网络中无法满足需求。比如，对于某高校档案馆其采用的管理软件符合文本数字化录入需求，尽管能够与全文扫描图像构建连接，但信息传输速度较慢，在信息传输时也会影响档案查询，使档案利用率减弱。档案利用只能在局域网范围内，但无法进入互联网，仍停留于网页查询功能，只限于档案馆自建局网使用，无法真正实现数字化资源共享，并且该档案系统专门针对纸质档案数字化工作，因此对各部门原有数字档案无法实现有效管理。
四、解决对策
1.社会方面
应当规范统一构建相关制度，只有建设符合实际的制度规范，才能够顺利完成数字化建设，对于高校档案数字化建设来说是系统性工程，在建设时需要通过全面论证、策划。在档案数字化建设前需要摸清档案馆实际情况，制定科学建设方案目标，再分阶段、分步骤进行推进。总之，需要做好统筹兼顾，制定有效的建设方案，方案的制定对于规范数字化工作起到积极指导作用，在数字化中需要严格按照方案标准来开展，结合建设方案确定数字化层次，分批次、分层次开展数字化。
2.校园方面
学校应当积极引进和培养高质量的档案数字化人才。对于高校来说档案数字化建设是具有高技术含量的工作数字化建设，需要具备计算机技能的團队来完成，因此高校档案部门需要在人员配置方面采取请进来和走出去的方式，综合引入新型具备专业理论知识和计算机实践技能的复合型人才。在对在职管理人员需要强化档案专业理论知识学习以及利用信息技术数据处理的能力培训，采取有效措施打造专业化、技术化高素质档案数字化建设人才队伍，能够使档案管理队伍适应新形势下档案管理工作的发展需求。
3.技术方面
首先，需要采取双轨制归档，避免出现重复劳动。档案信息数字化建设和开发利用是对原有纸质版档案通过扫描加工，信息处理，转换为数字形式储存。其次，能够针对当前各类电子文件进行及时归档整理、保存，构建完整有用的电子文档体系。当前高校档案管理人员错认为数字信息化是将纸质档案转为数字形式，而忽略对日常电子文件的及时归档转换，主要是由于管理人员针对数字化工作缺乏正确理解，导致数字化开展进度较慢，收效不理想，经常会出现重复劳作的问题，增加数字化成本以及个人劳动强度。因此，在建设档案数字信息化时需要在进行纸质档案数字化时，还应当注重各类档案电子文件载体及时归档，避免日后开展重复工作，浪费人力、物力。除此之外，档案管理部门在推进开展数字化时，需要同步开展电子文件归档和数字化转换，在档案归档过程中可采取双套制归档法，避免后续较大工作量。
4.管理方面
构建高效档案馆数字化工作是基于信息化背景下的基础工作，应当遵循统一标准规范，只有这样才能够确保数字档案信息资源实现互联互通以及信息共享，只有形成一套档案数字化工作制度体系，才能够使整个档案数字化工作实现有章可循。高校档案部门需要遵循国家制定的技术规范标准，制定学校自身的档案数字化技术标准规范，使其实现可持续性发展。
五、小结
总而言之，当前高校在开展档案数字化建设过程中很多信息技术应用不够成熟，其技术工具还处于持续完善中，在档案馆领域需要针对现代化信息技术的应用价值和特点进行了解，掌握并合理应用于档案数字化管理中，进而提升档案馆服务水平。在充分利用信息技术的基础上，能够获得高效、高质量开展数字档案馆建设和服务，更好地促进档案馆实现可持续性发展。
参考文献：
[1]刘丽华. 新时期高校档案数字化建设探析[J]. 内蒙古财经学院学报（综合版）， 2019
[2]王昊宇， 杨显志. 档案馆数字化外包面临的问题与对策[J]. 兰台世界， 2019
[3]臧 敏.浅谈高校档案管理信息化的有效途径[J].文存阅刊，2020
[4]陈晶晶.高校档案管理数字化发展面临的问题及其对策[J].现代交际，2020
（作者单位：内蒙古科技大学）
