高校人事档案数字化建设研究
吴丽坤
摘 要：目前，高校人事档案管理仍然以传统的纸质档案管理模式进行，在档案保存、档案管理、信息提取以及应用效率方面存在诸多的弊端。基于此，论文结合当前的互联网及信息技术，将高校人事档案管理进行信息化的改造。通过信息化建设，实现对档案的更高效管理，提升工作的针对性和准确性，迎合社会发展的趋势以及高校人事档案建设的方向。梳理管理的框架，分析数字化建设的相关因素，推动数字化的建设与实施。
关键词：高校人事档案;数字化建设;数据压缩
相对于国外高校的互联网建设来说，我国移动网络的普及程度具有一定的特殊性，自从网络普及以来，高校的数字化档案服务一直是建设的重点之一。通过数字化的建设，拓展网络服务的方式可以提高数字管理的主动性。近年来，我国高校在档案服务方面进行了数字化的升级，面向用户和市场进行智力层面的开发，通过社会记忆范畴的延伸，筹措相应的资源，提升了服务的范畴。但是受到观念、人员、资金等方面的制约，当前一些高校的数字化人事档案建设仍然存在一定的弊端。
一、高校人事档案数字化建设的价值
高校人事档案的数字化建设就是通过计算机信息处理技术，将人事档案的信息、文字、图片等等转化成为数字信号进行编码，存储在可编辑处理器或者是云空间当中，随着数字技术的不断升级，当前高校档案数字化建设的水平也在不断的提高。
首先，开展数字化的高校人事档案建设，可以满足公共服务性的需求，提升人事档案的有效性，拓展公共利用的空间。传统高校人事档案的建设属于私密性的档案，公共性不足，如果相关人员想要调取数据进行读取，就要经过层层的筛选手续，实效性较长，可能会影响资料的综合应用。同时，人事档案涉及到个人的隐私，不能够作为社会公共服务体系参与到公共领域的活动当中，但是实际上这是对资源的一种限制。通过数字化的档案建设，可以提高对档案信息资源的应用水平，形成一致的认同和连带性的责任，通过数字化信息利用效率的提升，既可以保护当事人的档案，又可以拓展业务的公共性服务。
其次，开展数字化的高校人事档案建设，可以丰富数字信息手段技术在高校当中的应用，通过数据架构等方法，拓展高校的数据传输功能，通过目前网络信息技术的驱动，投入大量的资金、人员，并完善高校的法治和体制。从图1 数据可以看出，人事档案数据库数量显著增多，通过良好的概念构想和顶层设计等方法，拓展人事档案的数字化信息共享性、开放性以及资源的综合利用程度，利用数字档案补足的方式，拓展一些残缺不全或者是信息存在错误的数据，进行数据的交互性管理。除此之外，这种数字化的建设形式还可以通过OAIS技术的支持，做出数字信息综合的发挥，提高整体信息利用的价值。
最后，高校人事档案的数字化建设有利于提高高校的管理绩效，更加优质的分配人力资源，通过人事档案信息数据的读取、挖掘、可视化建设，避免人才的流失以及闲置，通过信息资源的丰富，完善高校的人员、体制和管理的理念。從目前管理机制的实际数字化建设来看，通过较高的管理评估以及系统性的数字分配，可以提升多因素影响环境之下，高校的人力资源管理绩效水平，成为人事公共领域发展重要支撑。提高人事管理的公平、公正与效率，完善数字化建设体系。
二、高校人事档案数字化建设存在的问题
1.对人事档案信息化建设不够重视
当前，一些高校在人事档案管理上既缺乏标准化的规章制度，也缺乏系统性的认知，仅仅是上传了一些信息查询的功能，并没有用人事档案的数字化开发，体现公共服务的职能，也对当前人事管理的高效性和准确性缺乏足够的支撑，这体现了高校负责人对这项工作不够重视。很多负责人在实际的定位上和认知上存在偏差，将高校的人事档案数字化建设作为一个辅助性的工具，并没有投入足够的资金、人员和组织推进信息化建设工作，使其整体的进展较为缓慢。同时，受到传统人事档案管理体制的影响，当前很多高校目前的管理机制都非常薄弱，这也是由于认知和理念上面的偏差造成的。各项档案材料的收集、鉴定、分类整理以及编纂与研究工作没有足够的人手作为支撑，因此数字化的推进缓慢，既不方便，又费时费力。
2.档案管理队伍建设落后
档案管理的队伍相对落后，科学管理的程度较差，大多数高校的档案工作都是一些二线人员在进行，很多人在平凡的工作岗位上默默无闻，并没有什么地位，在高校内部也没有形成重视人事档案的气氛。很多档案人员没有对自己的职业形成认同，长此以往，造成高校人事档案管理的岗位人员流动性比较大。很难招进高素质能力强的人才，即使招进来也很难留得住，这就造成档案管理人员整体的素质不能够提高上去。同时，一些资深的档案管理人员虽然能力较强，经验较为丰富，但是却对新技术、新事物的接受能力比较差。很多人甚至反对采取互联网的方式来进行信息化的建设，认为其不够安全，存在以偏概全错误思想和倾向。还有一些档案管理工作人员，仅掌握了数字管理的技术，并没有人事档案信息方面的经验，也就意味着高校当前在人事档案管理方面缺乏复合型的人才。
3.信息服务对象单一
当前高校在人事档案信息管理方面比较难以保障安全，目前从实际建设的情况来看，通过信息化以及数字化的建设，并不仅仅是提供一个单纯的查询功能，而是要通过数字化的挖掘和数字化的信息服务，提供更好的数字分析，建设公共服务体系。但是，很多高校目前的档案信息建设主要是针对人事部门和管理部门，教职工并没有权限登录这个平台来进行信息的查询，即使想要获得相映的数字信息，也需要层层的审批才能够调取信息资源，这与传统的纸质查询流程并没有太大的区别。除此之外，建设数字信息管理系统之后所隐含的信息安全问题，也是大家迫切关心的一个问题，只有在人事信息档案管理安全的基础之上，才能够进一步的拓展数字存储、数字挖掘、数字管理和数字清洗等功能，这都对当前高校人事档案信息管理系统的安全性建设提出了挑战。
三、高校人事档案数字化建设的对策
1.重视人事档案线性化建设，实现标准化管理
（1）开发标准化管理软件
在管理的过程当中，高校应重点强调人事信息管理的重要性。组织人员进行系统性学习，将人事档案管理的信息化建设作为学校长期发展战略的重要组成部分。通过组织学习的方式开展层级性的建设，使教职人员、档案管理人员、高校的行政管理人员都可以认识到档案信息化建设的长期性过程。认识到通过系统性的工作对其支撑可以提高管理的水平。档案的数字化、信息化建设非一日之功，在短时间内也可能不会取得重大的突破，但是要持之以恒地进行信息的补足和技术上面的更新，并开展自主的软件开发，以提升人事档案信息化建设的内在功力，促进管理技术的升级。
（2）成立专项督导小组
在管理的过程当中，要加强对具体措施和具体环节的监管，避免整个档案信息管理的方向出现偏差，除了在观念上给予足够的重视之外，还应通过系统监管的方式成立专项的督导小组。这个小组具体负责软件的开发人员的调配，资源的收集以及资金的拨付。例如，在资金管理的过程当中，专项调研小组就可以根据各个环节对资金的使用程度来调集资金和分配资金，通过软件和硬件上面的支持，直面改革过程当中的困难，并且保障整个过程的私密性和开发的针对性。
（3）学习认识档案管理新理念
高校要革新人事档案信息化建设管理的理念。既要保障人事档案管理工作的私密性，也要保障其服务的公共性。相关的管理部门和软件开发部门要强化宣传，尤其是专家座谈会、组织学习会、讨论辩论会等方法，让教职人员和档案管理人员可以充分认识到人事资料的重要性，尤其是人力资源管理当中应用人事资料的价值。在日后工作的过程当中，方便教师合理地使用这些资源，为自己的工作插上翅膀，同时全校的师生应配合人事档案的数字化建设工作，尽可能的提高整个系统平台的应用效率。
（4）建立定岗定责的岗位责任制度
在管理的过程当中，要建设定岗定责的岗位责任制度。应做到职责清晰，责任到人，按照严格的标准对于电子资料和数字化信息进行分类的归档，严格执行管理的标准，将整个监督管理和立体化的建设做到常态化。行政管理人员应采取逐级把关的方法，对于已上传、已确认的人事档案数字化信息进行管理，保障整体的电子文件完整并且安全。人事部门在这个过程当中要承担起主要的职责，以功能性为向导，以资源为核心，实现互联互通的人事档案公共服务体系建设，在相关部门应用到这些资料時，尽可能地提供帮助，使整个体系的建设更加便利，更加合理。
2.建设现代化的档案管理人才队伍
（1）开展联合式培训
在人才队伍建设的过程当中，应采取定期培训的方式，对于所有的教职人员、档案管理人员开展系统的分门别类的培训。可以邀请专业的技术人员，如各个企业的人事档案程序员、人力资源方面的资深专家，对所有的档案人员进行技术方面的针对性的指导。相对于企业和行政机构来说，高校在人事档案信息化管理方面存在观念上和技术方法上面的落后，邀请企业领域的技术专员答疑解惑，不仅可以提高档案管理人员的数字化意识，还可以引导他们掌握最先进的技术，应用这些技术和新的理念去解决档案管理的实际性的问题。必要的情况下，还可以组织档案管理的人才，去企业或者是机关单位当中进行学习，通过了解最先进的科技，考察先进的经验来提升自己的认知，拓展自己的能力范围。
（2）拓展人才招聘与培养渠道
高校要优化人事档案管理的人才队伍，尽可能的通过高质量人才的招聘、晋升通道的优化设计以及薪酬绩效激励制度，使人才招得进来又能够留得住。高素质的人才，必然是综合素质的人才，也就是既要了解数字化建设的技术，又要了解人事档案管理的专业。除此之外，还要性格仔细、沉稳、诚实、可靠。在人才管理方面也要关注人才的复合性，对人才进行日常的晋升通道考查，既要分析其专业知识和行业经验，还要考察其是否掌握计算机网络维护与安全管理技术。在信息化建设的背景之下，只有加强对人才综合性管理和要求，才能够提高整体档案建设的效果。
（3）提高性能细化档案管理与日常工作的粘合度
要通过数字档案的建设，提高全体教职工对于数字化信息的认识程度，这不仅是对档案工作者的要求，也是对全体教职员工的要求。通过系统性培训的方法，使教职员工在工作、业务上和素质上都能够不断地提升，补足档案管理的意识，在自己工作和日常教学的过程当中自动的上传信息，并且加强信息的安全意识和保密意识。除此之外，应用到这些信息档案不仅要具备保密意识，还要具备高度的责任感和政治感，对个人隐私充分的尊重及保护他人的隐私，也保护自己的隐私，避免自己的信息被盗用或者被篡改。
3.提高档案管理系统的安全性水平
高校的人事档案性质比较特殊，都是涉及个人隐私的资料。因此，人事档案的管理人员要具备政治方面的敏感性，充分尊重个人的隐私，给予安全保障工作足够的重视，促进整个系统管理的顺利进行。
（1）增加安全防护与管理软件
在系统的登录设置上，可以根据实际的使用情况以及高校的管理标准进行系统性的识别，尤其是利用目前的高科技手段进行密码识别、人脸识别、指纹识别、虹膜识别，还可以应用射频技术添加一些固定的访问二维码或者是条形码。保障用户的多重登陆安全，在软件上架的系统测试阶段，要根据多重试错方式改善原有软件存在的bug，及时发现错误的登录指令，要求所有的员工通过自己的操作系统登录相关的标准化识别模式，发现系统存在的安全隐患。
（2）严格管理认识档案信息系统的访问权限
在设置上对每个身份信息所具有的查询权限进行立体化的设计，如行政管理人员拥有一级的查询等级档案，人事管理人员拥有三级的查询等级，普通教职工拥有五级的查询等级。通过这种识别的方式对重要信息进行加密处理，加密的方式既可以是密钥加密，也可以是附加信息指令加密。必要的情况下，还可以通过第三方资源购买的方式，对于档案信息资源进行专门的保护，避免档案信息被盗用。
（3）严厉打击非法访问与入侵行为
高校的人事档案还可以采取日志管理的方式，限定用户的访问条件，对于用户访问、读写存取资料等操作行为进行日志记录，及时开展跟踪。一旦发现用户存在危险，操作的行为就要及时的处理。所有的人员在数字化管理的过程当中，都应该形成动态的安全管理理念，严格遵守各项操作流程和操作环节，提高人事档案信息管理安全性。
四、结论
综上所述，在数字化的时代，高校应不断提升人事档案数字化管理的水平，全面落实信息化建设，构建起一个高效、优质、快捷的管理体系，充分发挥其职能和效益。从本文的分析可知，研究高校人事档案数字化管理的问题，有利于我们抓住机遇，提升档案管理的安全性，构建专业的人才队伍，大力推进高校细化建设，保障信息管理的时效性、公平性，使得岗位和人员能够更加契合提高人力资源管理的有效性。
参考文献：
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[2]刘英姿，肖春霞.地方高校干部人事档案规范化管理存在的问题与对策研究[J].兰台内外，2020
[3]康 琴.信息化背景下高校人事档案管理创新研究[J].办公室业务，2020
（作者单位：河北交通职业技术学院）
