高职院校学生档案管理标准化服务探析
朱筱华
摘 要：高职院校学生档案管理标准化服务工作的有效落实，一方面能够结合综合素质评审要求，确定更规范的档案资料采集要求，以便使学生心理状态、思想表现与学习成绩体现得更全面;另一方面，凭借标准化的档案管理服务，更能够合理处置学生档案，以便为学生职业规划与发展提供适当帮助。本文基于档案标准化管理服务要点展开分析，期望能够为后续高职院校档案管理提供良好参照。
关键词：高职院校;学生档案;标准化管理;服务要点
DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.068
高职院校档案是评定学生综合素质水准的参照，更是决定学生职业发展的方向。其中既记载了学生在校期间的生活、学习与社会活动状况，同时也反映了学生家庭社会关系与经济状况，为高职学生步入社会求职、选拔、福利提供了可参照的标准，若是档案资料受损或遗失，则势必会对学生造成极为恶劣的影响。因此，档案管理标准化服务理应得到校方重视。
1 高职院校学生档案管理服务存在问题
结合调查资料可知，目前高职院校在学生档案管理方面普遍存在问题，其主要因素可分为高职院校对学生档案管理工作并未给予充足重视和档案管理意识不足，而若要增强档案管理水准，则还需要从以下几个方面细化分析。
1.1 档案采集系统不够完善
高职学生档案内容应体现出每位学生的心理状态、思想倾向、学习成绩，以便为综合素质的评定提供确切的资料。结合目前档案材料采集资料可知，多数高职院校在档案材料收集与筛选方面都并未提供标准化的监督机制，这使得多数材料均不满足真实、完整且规范的要求，导致部分档案无法及时归档，同时也不利于学生综合素质评定工作的开展。其次，部分院校在档案资料管理方面，主要涵盖了高中简单的资料、教师评语、录取通知书、成绩表与入党材料等，对于学生自身的个性与心理素质反应较少，这同样会使得学生综合素质评定较片面，使学生未来职业的发展受限。
1.2 档案标准化管理意识薄弱
目前，高职院校把重心放在了学生就业上，而学生就业率与学生技能密切相关。因此，课程建设、专业设置、师资队伍建设等关系到学生技能培养的建设被提在学院发展的首位，而学生档案管理常被忽视;与此同时，高职毕业生就业时，多数会进入对技能要求较高的私营企业、民营企业和外资企业，这些企业对学生的档案不太重视，并未对档案的接收提出明确的要求，造成学院和学生对档案管理意识的弱化，使他们没有意识到学生档案对学生管理、人才培养及学生就业的重要性。
另外，高职院校档案标准化管理意识薄弱还体现在以下两个方面：
首先，学生对个人档案资料并未给予充足的重视，这使得档案资料内容填写含糊其辞，甚至还有字迹潦草等情况，并且信息资料的失真，同样会影响档案的归属与保存，使高职院校档案出现堆积或废弃的状况，不但增加了院校档案管理的工作压力，也会导致学生个人档案资料的缺失，對未来职业发展带来较多的问题;其次，目前高职院校在档案资料收集与管理方面仍采用分开处理的方式，这导致档案管理的专业性与标准化要求难落实，长此以往各部门势必会忽视档案管理工作，甚至在资料收集过程中，会存在相互推诿或衔接不及时等问题，此种状况无疑会对学生的就业与个人发展带来影响。
1.3 档案管理手段较落后
由于多数高职院校对学生档案管理普遍存在不重视的现象，因此档案管理人员在专业素质与服务理念方面，也存在较明显的差异性。其中，部分兼职档案管理工作的人员，因为不具备专业的档案管理意识，在管理方法方面便极易受原有资料影响，使得管理制度老旧且落后，很难保障学生档案管理与资料收集能够满足标准化的要求，甚至在管理过程中，档案遗失、受损、杂乱等情况较常见，极易对高职学生职业发展带来极为不利的影响。
其次，尽管我国具备《档案法》此种可参照的标准，但是在高职院校学生档案管理方面，却并未给予可参照且详细的规章要求，这同样使得档案管理工作缺少目标，也阻碍了档案管理机制后续的完善道路。
2 高职院校学生档案管理标准化服务要点
2.1 建立标准化档案管理服务机制
首先，建立学院各职能部门的归档和审核制度。学生档案材料来自学院各个职能部门的收集和整理、归纳，并要经各职能部门的转递、汇总，只有建立完善健全的归档制度，明确各部门间的归档资料和转递手续，及时收集、整理、转递，并经学院专设档案员的审核，才能保证归档资料的全面、真实、准确、系统，才能使学生档案管理工作逐步走向规范化、制度化的轨道。
其次，扩大档案材料收集范围，增加诚信材料、社会实践活动材料、技能证书材料、心理健康材料、信用材料等，丰富学生档案内容，提高档案的利用价值，更加真实、充分反映学生的发展情况。最后，做好学生档案的保管和分发工作，遵循档随人走的原则，有就业单位的按就业协议寄发，无就业单位的，两年内的由学院暂时保管，待单位落实后凭调档函寄发;两年以上的，寄至学生生源地的人才交流中心，从而减轻档案库存压力和档案员工作量。
2.2 培养标准化档案管理意识
首先，通过报栏等形式开展档案基础知识教育，宣传学生档案的重要作用，从而增强学生对档案工作重要性的认识，使学生能积极主动参与到档案的管理和维护中，并引导毕业生重视关心自己的档案，减少或杜绝“死档”的发生;其次，学院领导要对学生档案的作用高度重视，并把学生档案管理工作纳入学院日常工作日程，设立专职档案员和档案室，结合学院实际情况，制定学生档案管理的规范性文件。
2.3 构建专业化的档案管理平台
在构建专业化的档案管理平台期间，高职院校需基于档案管理相关法规明确档案管理的重点与服务要素，确保能够提供更适宜的档案管理方案与维护机制，使档案管理更贴合标准化的要求，使档案资料内容的采集更严谨，且档案管理水平更高。其次，为确保档案管理能够保持标准化服务的状态，还需定期对档案管理工作进行监督与审查，确保每项档案管理工作与标准要求无差异，才能确保后续高职学生档案管理工作顺利展开。
3 结语
高职院校学生档案管理标准化服务意识的有效落实，不但能够增强资料采集与筛选的效率性与真实性，以便更客观的察觉出学生综合素质存在的问题，为教学工作的开展提供有效的调整，同时凭借规范化与标准化的档案管理机制，也更便于增强档案资料的流通与编纂，以便为学生个人职业发展提供更好地帮助。故而，在论述高职院校学生档案管理标准化服务期间，必须明确目前高职院校学生档案管理标准化面临的难题，并根据相关信息与资料明确解决方案，才能使学生档案管理工作的质量与水准得以更全面的保障。
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