路桥施工企业档案管理问题剖析及前景展望
郭亚丽
摘 要：公路建设是国家基础建设的重要组成部分，路桥施工企业在公路建设中扮演着不可或缺的重要角色。随着信息化大数据时代的到来，各施工过程中的信息资料愈加繁杂而多样，档案收集与整理工作面临着机遇与挑战，本文对路桥施工企业档案管理的现状进行分析，并对融入数字化管理之后的施工企业档案前景予以展望。
关键词：路桥企业;档案;问题;展望
DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.042
进入21世纪以来，档案的整理与保管呈现向多元化转型发展。根据山西省档案局颁布的《企业档案管理规范》的规定，各企业档案管理已逐步完善并向电子化、信息化转变。而对于路桥企业来说，却存在着一些有待解决的问题。
1 路桥施工企业工程档案管理的现状及问题
1）单位的工作性质决定了路桥施工企业档案管理的不足。细化来说，具体表现为项目多、流动性大，人员调动频繁。项目部根据施工项目的地域不同会出现在国外、省外、不同县市，并且在一个工程完工后，项目部所属人员、设备就会被抽调到下一个工程项目，遗留的有关档案不能得到及时的整理，从而导致了文件资料收集问题的日趋显著。2）施工过程中的中间环节、隐蔽工程资料不足。对于一些特殊环节、特殊部位、隐蔽工程等技术性较强而且过后不可追述的工程资料诸如照片、影像等收集不足。3）没有针对本企业的项目档案管理方案。虽然根据建设单位要求，项目部会安排工程收尾人员整理工程档案，并在整理完毕后移交给建设单位。但对于施工企业自身来说，依据建设单位要求整理的工程档案在一定程度上并不能满足其自身的需要。由于档案整理的立足点不尽相同，档案收集整理的方向也有所差异。4）各类工作电子平台标准不一，不能与档案管理系统合理接轨。随着时代的进步，数字资源逐渐成为工作学习的主流，公路建设项目各项管理水平也不断提升，各种管理电子平台层出不穷。如工程管理系统、办公系统、财务管理系统……各类平台在运行过程中产生的电子文件资料只能经由“电子文件——纸制文件——电子档案”这一过程进行整理，却不能直接将文件转化为电子档案。重复的工作不仅使档案整理工作事倍功半，而且还增加了档案丢失的风险。
2 针对突出问题的解决办法
2.1 增强档案管理意识，强化管理监督机制
无论施工企业处在什么施工阶段，什么施工地域，各类有关的文件材料必然会产生。如果档案管理意识不强、日常文件材料收集理念贯彻落实不到位，待到完工后就可能会面临文件材料丢失的风险。由此可见，树立起档案管理的意识尤为重要。
1）培養依法合规的档案管理意识。做到有法必依、执法必严，从而实现依法管档。2）微观来讲，培养项目施工人员全过程档案收集意识是主管单位提高档案收集效率的重要方法。在每个项目的岗前培训中，把档案管理制度和档案管理规范作为宣传教育的“必修课”， 并把这一理念贯穿于工程施工的全过程，使档案收集人员端正态度，强化对工作和事业的责任与担当。3）面对档案发展新走向，将档案收集整理的意识融入到施工企业文化建设之中，已经成为企业提升宏观档案管理质量的必经之路。树立正确的档案管理理念，将档案管理意识转化为自觉行为，使其成为一种企业发展中不可磨灭的“传统文化”。
2.2 完善施工单位项目档案管理制度
早在春秋战国时期，著名思想家吕不韦便在其著作中说道：“欲知平直，则必准绳;欲知方圆，则必规矩。”要想解决问题，首先就是要树立规章制度。对于施工企业档案管理来说，量身定做一套企业自身的管理制度，就是在“立规矩”。
1）建立健全的施工企业档案收集整理制度。针对项目的各个阶段、各个工序，明确收集资料的范围及其保管期限，可操作性要强，让每个相关人员都能“知其所以然”，从中明确行动目的，并能在工程施工所产生的繁多文件资料中选出需要归档的重点要点。2）建立健全的档案工作责任追究制度，首先要明确公司各级层主管、分管领导及档案工作人员的责任，再将工作责任追究制度作为公司档案管理工作的重要内容，纳入公司和下属分公司年度目标考核范围，及员工年度晋级、评先、加薪的范围，责任追究制要坚持责任倒追，按工作职责、工作内容、工作程序，从最后环节查起，按照“谁主管谁负责的原则”一级抓一级，层层抓落实，只有这样才能强化工作人员责任心，提高工作效率，只有当责任人感觉到肩上的责任与压力时，才能将档案工作确实落实到位。3）建立健全的档案工作的监督制度，强化对档案工作的跟踪监督，明确各部门及相关人的职责，强化档案管理制度执行力度。
2.3 完善领导机制，建立档案管理的组织机构
档案管理工作应遵循“统一领导，分级管理”的管理模式，每一个工程项目，由项目负责人负总责，项目办公室设立专职档案员负责监督指导，每个职能部门设立兼职档案员负责其所在单位的文件材料的收集与整理，由此在项目部形成一个横向的档案管理网络组织。再由项目部对所属单位负总责，形成纵向管理框架。由此规范权限，明确职责，捋顺档案工作的各个环节。另外，对于工作人员中间调动，则要遵循制度规定，办理好移交手续，务必交接到人，只有当档案资料移交手续办理完毕并且在善后过程完成后，方可办理调离或离职手续。
2.4 强化监督机制
建立健全档案工作的监督机制，尤其是在日常监督上下功夫，探索构成“上级检查，专项检查，各分公司交叉检查，内部自查”相结合的有效监督途径，强化对档案工作的跟踪监督，建立监督信息共享制度，明确监督力量侧重点，加强监督力量，协调联动，提出对重点部位和下属单位开展专项巡查。建议把好四关，一是把好方向观，要求公司机关部室及所属分公司严格按《档案管理制度》要求执行，理清主要工作内容和思路，夯实基础工作。二是把好内容质量关，重点紧盯档案管理工作的重点部位和关键环节，规范制度流程，实现基础工作的标准化建设。三是把好档案人员能力水平关，加强档案队伍自身建设，结合公司和所属分公司档案工作实际，开展能力提升年活动，通过宣贯学习、培训等形式，切实促进公司档案工作的改革创新和激发档案人员干事创业的动力、活力。全面提升公司档案人员素质和能力，工作质量和水平。四是做好日常监督检查关，运用好几种监督检查的相互衔接，信息共享，精准发现问题，针对问题要建立负面清单，要求受检单位及时整改，对账销号，推动问题得到根本解决。
3 新形势下公路施工企业项目工程档案的发展方向与展望
传统模式下的档案管理方式仅仅局限于纸制实体档案的收集与保管。但随着“互联网+”的时代到来，电子数据无所不在，电脑高速而庞大的计算功能正在逐步应用于我们生活和工作。在公路施工企业的发展进程中，高端的施工技术与电子数据的分析测算将会逐步取代人工出现在公路施工的方方面面。而企业的档案工作势必要与时俱进，在适应时代变革的同时跟进时代、与先进的管理方式相接轨，才能做到“海纳百川，有容乃大”。
1）OA系统与档案管理系统合理接轨，实现归档自动化。所谓归档自动化就是指归档过程不需要手工操作，实现电子文件转化为档案数据的传输自动化。这就要求OA系统与档案管理系统要留有相互兼容的端口。OA系統在办公过程中产生的数据（包括目录、正文、附件、文件签发单及阅处单、流程图等），要依据《电子文件归档与管理规范》及《电子公文归档管理暂行办法》的要求，经过OA系统的批量信息处理后，转换为档案管理系统所认可的数据形态，再在安全测试后分门别类地加密并转入档案管理系统，成为电子档案，实现真正意义上的办公自动化。2）施工过程中特殊工序、隐蔽工程的影像、图片资料的现场自动采集。在施工过程中不可避免的会出现特殊处理工序和隐蔽工程，为防止资料记录不及时、不全面，使用与电子记录设备直联的档案信息采集系统十分有必要。在施工前期，对于需要留有影像资料的施工任务，工作人员提前安装具有无线传输功能的数字摄像设备，完整记录施工过程，并对重要节点进行着重拍摄。拍摄完毕后直接上传至服务器，进行该段工程的影像档案资料的生成。这样的做法减少了人工干预的不确定性，保证了影像档案资料的真实与完整。3）测量、试验数据直接收集，并与BIM模型系统相结合，形成三维立体影像，更直观的在档案中呈现公路施工全过程。测量、试验仪器加装无线数据传输设备，在测量、试验的同时将数据同步上传至中心服务器，再经由BIM模型系统从中心服务器上提取数据，使项目施工从开工到完工生成动态三维模型，并在档案资料库中建立可随时提取的各个阶段的施工视频，从而使管理人员更直观地了解、管理和控制现场的施工进程。
4 结束语
随着高新电子科技融入公路工程建设行业，公路工程施工将步入一个崭新的时代。在顺应工作发展潮流的同时，作为企业管理重要组成部分的档案工作也会面临着各种各样的问题，这就需要档案工作者们以不变的初心、坚定的意志不断探寻解决途径，共同推动档案工作的进步。
参考文献
[1]佚名.电子公文归档管理暂行办法[J].航空档案，2004（1）：66.
[2]王红敏.《建设项目档案管理规范》解读[J].中国档案，2019，544（2）：26-27.
[3]高丽.浅谈《煤炭建设项目档案管理规范》在实践中的应用[J].陕西档案，2014（1）：37.
[4]王英玮.《建设项目档案管理规范》（修订稿）的解读[J].北京档案，2018，326（2）：21-25.
[5]高丽.浅谈《煤炭建设项目档案管理规范》在实践中的应用[J].陕西档案，2014（1）：39.
