构建档案管理防灾抗灾机制初探
范晶晶
摘 要：本文总结了档案管理防灾抗灾机制的重要内容，并就如何加强档案管理防灾抗灾机制的协调运行提出了一些建议和对策，以便能够解决档案管理过程中面对的各种灾难。
关键词：档案管理;防灾抗灾;机制
很多档案的孤本会在各个档案馆中保存，并且这些信息往往都记录在一些比较易受到损害的工具上。不论是任何形式的人为灾害，还是自然灾害，都会给文献和档案带来部分损坏或者永久性的损毁。例如，在2003年4月的伊拉克战争中，就有大量的档案丢失。在2008年5月12日，我国四川汶川大地震中，在北川县档案馆中最为珍贵的档案——《石泉县至》丢失，直到现在还未找到。因此，在面临有可能存在的各种灾难或者突发事件中，我们需要不断强化档案管理防灾抗灾机制的运行与协调，这一问题也成为当前世界档案界亟需解决的重要问题。
笔者认为，通过构建档案防灾抗灾机制能够有效帮助提升管理档案防灾抗灾的工作效率，能够强化机制的适用性与针对性，有效的减少成本，并带来更多好处。我们不仅需要从理论上解释档案馆防灾抗灾工作的重要性，而且还需要从实践、应用和研究中总结经验。通过对“机制”的研究，我们可以掌握抗灾的措施和方法，从而最大程度地扩展人类的社会记忆。
一、构建档案管理防灾抗灾机制的主要内容
1.建立健全“机制”的组织体系
各级档案馆都要具有忧患意识，在平时的工作中就要做好预防措施，以确保能够及时的应对各种重大事故与灾害。通过有关政府部门的帮助与支持，档案馆还需要加强与各方面的沟通与合作。所以，在面临重大灾害前，需要构建出一个能够互相协调、分级工作和统一领导指挥的综合处理档案灾害的机构。在该体制中，还需要将中央到地方四级纳入其中。同时，各个部门需要划分职责，将责任落实到相应的部门或者有关的工作人员，确保在事故发生的时候，能够以最快的速度解决问题。
2.建立健全“机制”的制度体系
根据灾难的程度，一般分为特大、重大、大型和一般级别，范围（仅单一类型的档案机构和涉及整个社会的综合类型）采取横向联动、纵向救援的协调机制。针对灾难的三个阶段（灾难前，灾难中和灾难后），建立并完善三种机制：一是灾前监测预警机制。在灾前的预防阶段，应制定防灾计划，对防灾知识和抗灾知识进行宣传和教育，通过计划将责任分配给部门和人员，并在灾难发生前应采取预防措施，防患于未然。二是灾中的防灾抗灾机制。领导快速决策，激活应急响应保障措施，及时应对灾难。第三，灾后恢复重建机制。及时将档案转移到安全的地方，并采取科学的方法修复和处理灾难文件。根据这三种机制，制定相应的法律、法规、制度和方法。
二、目前档案管理中存在的问题及其分析
1.预防意识淡薄，缺乏科学的预防措施与预警机制
在平时管理档案工作过程中，大多数人都抱有错误的想法，如大多数情况下不会出现重大灾害，或者有人会认为小灾不可怕，大灾躲不过等等。因为人们没有较强的防灾抗灾意识，导致在做档案楼建设、档案装备的采购以及重要档案的备份等工作的时候大打折扣，这将导致档案工作中存在诸多疏漏，甚至给档案工作带来较大的危害。不仅如此，由于地震、火山喷发以及泥石流等重大自然灾害的预测比较困难，并且这些自然灾害往往事发突然，所以大多数工作人员都会认为这些自然灾害难以避免，或者会存在预测失败的情况。这些都会极大程度上降低档案馆工作人员的工作主动性与积极性，从而影响档案的安全。比如，自新中国成立到现在，发生的众多火灾中大约存在300万卷档案被烧毁。比较典型的是在1989年12月，因为河北省深县法院不合理用火，造成18000卷档案损坏。
2.合作意识不强，部门之间缺乏协调统一与有机配合
因为存在诸多方面的原因，档案部门与通讯机构、新闻媒体、气象部门以及地址部门等机构或部门的联系并不紧密，导致很多研究成果不能共享，进而在面对重大自然灾害的时候会浪费大量的信息资源。并且，因为实战演练经验比较少，在面临重大自然灾害的时候，依然会存在人员与物资难调配、道路堵塞等状况。因此，一旦自然灾害发生，因为档案部门与其他机构之间存在的联系甚少，没有有效的合作与交流，会直接威胁到档案馆的安全。
3.缺乏战略眼光，档案装具、建筑的抗震能力有限
由于經费有限，档案馆购买的档案大多抗震能力有限，有些档案馆的建筑质量也较差。所以，在对档案馆的装备进行采购的时候，往往会一切从简，给档案管理工作带来较大的隐患。例如，在2008年的汶川地震中，四川省的档案严重损坏。D类危房档案有375万卷，在这些档案中，有302万卷的档案比较危险，并且保护这些档案的装备中有5511套因为自然灾害被损坏。尤其是北川县档案馆，在地震中有8.5万卷档案被掩埋。通过进行档案抢救工作，档案馆中的《石泉县志》仍未找到，还有大量抢救出的档案受到较大的损坏。通过事实表明，工作人员在建设档案馆时的工作态度严重影响档案的安全，因此需要不断提高档案馆的建设质量，做到对档案设备科学采购，这也是确保档案安全的最基本要求。
4.主动性差，重要档案异地、异质备份机制不完善
一直以来，因为档案管理机制的不健全，造成很多工作人员工作不严谨的状况。档案工作者在工作过程中，不能充分发挥其创造性、主动性与积极性，重要档案馆呈现出异地、异质备份机制不完善的状况。因此，当发生重大自然灾害时，就是重要文件被销毁的日子。如在2007年7月，四川北部、东南部与东北部等地连续出现暴雨，该省出现十分严重的洪涝灾害。这一次严重的自然灾害导致四川省档案馆损失金额高达300万元，在灾难中受潮档案达10万卷。另外，第9711号台风登陆浙江省台州市温岭行塘镇后，台州市海门港潮位比原先预报的高出1.8米，城区椒江严重进水，浙江海门一机床厂水深达1.3米，因为存在预测偏差，所以再转移已经来不及，即使在台风到来之前采取有关措施，还是有2000多卷档案被浸泡。受本次台风影响，浙江省宁波市岱山县、路桥区、天台县、三门县以及温岭市等地区，一共有20个档案馆受到灾害的影响。
三、强化档案管理防灾抗灾机制协调动作的建议与对策
1.强化档案管理应对灾害的基础能力建设
坚实的基础设施是抵抗各种风险和克服各种灾难的基础。对于档案进行管理主要在于硬件与软件。在硬件方面，需要不断提升档案馆的抗灾水平，还需要根据抗灾问题采购与建设相应的设施。同时，还需要增加对于档案安全管理的投资，不断推广使用新设备、新工艺以及新技术，并逐步完善档案安全储存的条件;在软件方面，做好隐患排查方面的工作，并落实好对办公用房、档案库房以及附近环境的全面安全检查工作，定期对档案馆建筑水电线路及相关设备的维护保养进行检查，发现仓库泄漏、危险房屋以及防雷装置故障等不安全因素，及时采取措施，坚决杜绝事故，确保档案的安全。加强守卫管理制度，出入登记，切实有效地执行。建立科学有效的利益协调机制，善于解决档案用户和档案管理员这两者之间的矛盾，开展和谐安全的档案创建活动，严格杜绝会对档案工作产生较大影响的恶性事件的发生。
2.全方位推进综合长效“机制”建设
根据国家档案局的规定，我们需要不断推进机制的建设，同时促进机制建设的规范化和一体化。国家档案馆要建立强大的灾害管理组织体系档案，建立有关于档案管理防灾抗灾的指导性文件系统，同时在平时各级档案部门的工作中，也需要做好档案管理的防灾抗灾工作。我们可以规定每5年制定一个档案防灾抗灾计划，然后将其归纳为一个体系。加强应急监测和预警机制，目前，我国大多数防灾机制更多的是救济，而不是简单的预测和预防，这明显是错误的。不要在灾难发生后被动的进行应对，而是需要主动的采取策略来应对可能会发生的各种灾害。档案机构的建立需要各级部门共同努力，来构建档案防灾抗灾机制，探索从被动到主动的新的防灾、防灾工作档案，能够用新的方法与观念做好应急处置，做好事前的防范工作。我们需要加强全面协调和互动的应急响应和社会动员机制。防灾和响应并非孤立现象，档案部门不仅需要履行好自己的职责，还需要加强与其他有关部门的沟通与交流，充分利用好信息资源，形成协调有效的局面。不断加强和地质、气象与水利等各个部门之间的联系与协作，确保能够及时获取各种有用信息，从而提升对于灾害的及时响应能力。要积极加强国际之间和地区之间在档案管理方面的防灾救灾合作，完善国际合作机制，及时地交流信息，学习有关经验，采取联合行动，大大提高应急反应的实效。
3.强化档案工作应急管理法律建设
目前，国家档案局制定的《档案工作突发事件应急处置管理办法》还远远不够。应当完善法律法规，制定配套法规，完善具体制度。在进行档案管理防灾抗灾过程中构建相应的法律体系，同时能够落实好在面临防灾抗灾工作时各个部门的职责，如对于档案管理防灾抗灾工作中，档案管理机構、各级政府乃至普通公民发生灾害后的应急管理措施、防灾抗灾中的规划、防灾抗灾中的责任等等。健全的法律制度在档案防灾抗灾中发挥巨大的作用，一方面能够有效促进机制的运转，另一方面还会提供制度规范与法律保障。另外，需要做好法律的宣传工作，强化工作人员履行档案管理防灾抗灾法律规定的责任与义务的认识。我们要加强对执行情况的监督检查，以确保依法执行和充分执行。
4.建立健全档案工作应急管理保障体系
首先，建议在国家防灾减灾日的时候，档案部门积极开展防灾减灾知识教育和受灾档案的抢救与恢复技术讲座，并进行防灾抗灾演练，开展防灾救灾培训，强化档案工作者的防灾意识。构建一个专家小组，使其能够在灾难发生后及时参与灾害救援的指导工作，同时还需要构建出一个技术专业以及训练有素的应急救援队伍。其次，需要增加资金的投入力度，每一年都要科学地分配专项资金，构建救灾资金应急分配机制，保障可以在24小时内采取救灾措施，使档案受到的灾害可以得到及时的救护。最后，要加强材料的储存。档案馆需要根据档案馆建设设计规范的要求，制定相应的安全保护措施，同时还需要装备档案安全防护设备，如自动报警、防水、防火、去湿与灭火等必要的档案安全保护设备与器材。
5.推进灾后档案的保护与抢救工作
在重大自然灾害发生后，国家档案局需要及时做出档案抢救与保护工作，指派有关的专家到达灾区前线。地方受灾较重，会存在库房坍塌以及档案被埋的状况，需要快速地与抗震救灾指挥部门沟通，取得他们的支持与帮助，尽可能尽快将档案抢救出来，然后将其转移到足够安全的地方。对于仓库开裂、配件损坏，要根据实际情况，以保障工作人员的安全为基础和前提，尽快转移与保护档案。根据不同的受损材料与水淹材料，在专业的指导下采取科学的处理方法。尤其是被水淹过的材料，需要进行干燥或者冷冻来稳定文件的状态，避免出现进一步恶化的状况。
6.优化并完善异地档案灾害备份管理制度
每个档案组织应对历史档案进行分级保护，建立档案登记册，并且根据实际情况制定出对于孤本等重要档案的保护制度。建议把档案机构中1%～7%的档案看作特别重要的档案，如果馆中存在比较珍贵的历史档案，应建立当地的特殊馆藏，并应采取特殊的保存方法和保护措施。同时，极其重要的文件副本应保存在不同的位置，并做到定期更新。伴随现在电子政务项目的不断发展，地方政府可以根据本地的具体状况构建备份中心，以便于能够有效降低电子政务信息的灾难风险。为了能够维护好档案信息数据的安全，政府需要下发有关的限制措施和法律法规，确保可以尽快的维护好数据备灾市场的诚信度，同时构建数据信息备份平台。
7.建立档案信息处理机制
机关档案室与各级档案室要做到特事特办，打破常规，为抗震救灾指挥部门提供抗震救灾工作中所需要的人员名册、户籍、地图以及工程图等等，积极前往抗震救灾的指挥部门，充分发挥领导作用。档案馆的各个部门与有关工作人员需要坚守岗位，做好自己的本质工作，抗震救灾需要哪些文件数据，就提供哪些文件数据，充分发挥档案数据在抗震救灾中的重要作用。
四、结论
为了确保可以预防各种重大的自然灾害，我们必须要不断完善与改进档案防灾抗灾的管理机制，也需要不断增强灾害的防范意识，构建科学的灾难预警机制与预防措施。同时，还需要加强实战演练，采购高质量的档案装备，不断推进档案信息化，提升档案馆自身的防灾抗灾能力。
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（作者单位：深圳市气象服务中心）
