浅谈我国档案征集工作发展现状及信息时代下的新诉求
李敏 刘华英
摘 要：档案征集是丰富档案馆藏的重要手段，是档案资源体系建设的重要途径，开展档案征集工作，能够加强对散落在社会各处具有历史研究价值的档案的管理，发掘人类历史活动中的珍贵遗存。文章简要分析我国当前档案征集工作进行的意义、发展现状、及存在问题，并对信息时代背景下档案征集工作新诉求进行思考和总结，以期对我国当代档案事业的发展有所裨益。
关键词：档案征集;泛档案观;电子文件
一、档案征集的定义
长期以来，一个地区的档案收集、保管和利用的职能由该地区档案馆承担，其馆藏的来源主要有两种，一是法定的档案接收职能，即接收党政机关、国有企事业单位定期移交的档案;二是向社会征集的档案。一般来说，档案馆馆藏主体由党政机关法定移交的档案组成，这一部分馆藏记录着地方最真实的历史发展轨迹，承载着宝贵的人类记忆。人类的记忆与历史的传承并非只有这些国家与地方档案馆馆藏可以呈现与延续，档案馆馆藏记录着国家丰富的历史，而民间档案收藏则可以补充社会集体的记忆，二者相结合，共同扩展和延伸全社会历史记忆的纵深度与横向面。民间档案收藏如何补充与丰富并成为国家与地方档案馆藏资源体系的有机组成部分，需要档案机构充分利用档案征集方式，寻找社会活动中产生的、散落在各处的、载体形态各异的档案材料，使人民群众意识到手中档案所蕴藏的巨大价值，主动将个体收藏融入国家或地方档案馆藏资源体系之中。
档案征集，是指档案馆对散存、散失在境内外的对国家和社会具有保存价值的档案以接受捐赠、代为保管、接受寄存、收购、征购等方式收存进馆的行为，是档案资源体系建设的重要途径之一。
二、我国档案征集工作现状
我国于1987年9月颁布《档案法》，自此之后各级档案馆开始积极进行档案征集工作。很长一段时间人们对档案都是传统的认识，认为档案多指带有政治属性的资料文件，即法律規定移交的各类档案，因此我国各级地方档案馆馆藏主体还是来源于党政机关的按期移交归档。随着我国社会主义现代化的发展，信息时代的到来，无论是档案工作者还是档案利用者都对地方档案馆馆藏资源提出了新的诉求，面对新态势，许多地方档案馆开始走出去、请进来，利用档案征集拓展档案资源建设途径，丰富与补充馆藏，健全资源保障体系。
1.档案征集工作渐成风尚
纵观当今信息时代背景下民众对档案的主要诉求，可以发现越来集中在两大方面：一是与人民群众自身密切相关的民生档案诉求，如劳动就业、教育医疗等相关档案;二是对于档案本身文化价值挖掘的诉求。因此，近年来我国各级地方档案馆在民生档案征集、以及基于挖掘档案文化价值的工作上投入了诸多精力，且都颇有成效。如地区档案馆以村落姓氏为大主题进行民生档案征集以丰富馆藏。浙江宁波市奉化区档案馆曾面向全区广泛征集宗谱档案，如征集而得的馆藏《范氏宗谱》，该宗谱修订始于民国26年（1937年），详细记载了范氏起源与繁衍。至今，奉化区档案馆馆藏宗谱总数共计500多册，是研究奉化本邑文化延续、发展沿革等方面的珍贵档案资料。
在档案征集工作过程中，档案馆充分尊重档案所有者的权利和意愿，对于个人或团体所保管拥有的档案资料，通常采用接受捐赠、代为保管、征购等多种方式，档案所有者可以自主选择某一种或几种方式。如现长沙市档案馆馆藏的清朝咸丰时期、光绪时期、民国时期及建国初期的一些地契和分家契约等档案，就是个人保管者主动上门捐赠。这批契约年代久远，流传至今，捐赠前家中老人以为这些契约已无价值，预备将其焚烧，后幸得捐赠及时，才得以留下这批颇具历史研究价值的珍贵契约。由此可以看出，大众正日渐认识、了解与接受档案征集工作，并积极主动参与和配合档案征集活动;档案机构也正通过征集工作不断得以丰富珍贵馆藏。
2.档案征集之路荆棘仍存
虽然我国近年档案征集工作稳步发展、成绩喜人，但随着我国社会主义现代化进程的加快，信息技术的突飞猛进，信息时代对档案征集工作提出了更新、更高的诉求。由于长久以来档案信息宣导渠道不够通达与丰富，导致民众对民间持有档案的价值了解不够深入，同时由于档案机构对征集工作关注与重视程度不一、征集视角与模式相异等原因，导致近年来征集散落于民间的档案工作仍有不足之处，主要表现在以下两个方面。
（1）档案意识尚未深入人心
我国还未能全面向人民群众普及档案的收集共享意识，致使当前很多具有重要研究价值的档案“藏在深闺人未识”，甚至随着收藏者、保管者的离世而一同埋没。某些西方国家对民间档案价值的认知之深、征集范围之广以及捐赠意识的强烈程度值得我们借鉴与学习，如美国斯坦福大学胡佛研究所档案馆收录有我国近现代时期的一些档案材料：蒋介石日记、孔祥熙档案、宋美龄与蒋经国的往来函、公务、甚至连私谊全都做了收录归档。
（2）档案征集工作体制系统有待完善
一是缺乏制度保障，任何工作的顺利进行都离不开规范的管理制度，档案征集工作需要有章可循、有法可依。但目前我国关于档案征集的法规制度建设较为薄弱，加强档案征集工作的制度建设，促进规范化管理迫在眉睫。
二是缺少人力、财力保障。档案征集作为档案资源体系建设中的重要一环，其工作必须交由专人负责，但当前大多档案单位都未能设立专门的征集部门，仅由编研人员兼任征集工作，或是有的单位虽开设了机构却形同虚设，未能真正履行征集职能。随着社会主义市场经济的发展，商品交换和信息价值理念越来越多地渗入民众生活，面对档案征集方式的自愿选择原则，民众在移交自藏档案资料时更多地会从选择无偿捐赠方式转变为有偿捐赠方式。但目前，档案征集工作缺乏相关规范、制度与依据，导致征集工作专项资金批复障碍重重，专项经费短缺正日益成为档案征集工作向前发展的瓶颈问题。
三是档案机构的信息交流渠道不够通达，在征集工作进行时对档案信息的捕获不够敏锐，导致不能及时知晓社会多个方面的重要档案线索，及时了解社会重大事件、突发事件的发展动向，从而分析是否需要进行档案征集，实行专题或专项征集跟进。
三、信息时代档案征集工作新诉求与新思考
随着信息时代的快速发展，人民群众对档案资源的需求渗透到了社会经济文化等多个层面。档案征集工作能够极大地丰富档案机构档案资源储备，以备社会更新、更高、更广泛的需求。档案征集工作任重而道远，档案机构必须主动作为，去争取党政机关以及社会其他各阶层主动支持与配合征集工作，提高档案征集工作高效性，为档案资源体系建设提供有力保障。
1.更新思想，秉行“泛档案观”
“泛档案观”是将所有具备保存价值的文件资料都收录为档案，不论出处、不分载体、不谈时间。即不论这些文件是否属于党和政府，不分这些文件是跃然于纸上还是刻录在光盘，更不谈这些文件是实物还是电子文件，也不讲这些文件处于记录中还是已记录完成。“泛档案观”在档案征集工作上的体现要求工作者大力拓展档案征集的范围。中国人民大学信息资源管理学院徐拥军教授在《从档案收集到知识积累》一文中指出：“档案工作者除应做好传统的、严格意义上的文件归档和档案收集之外，还应注意收集隐性知识（借助于显性化为文件的过程）、非正式文件（以前被忽视的部分内源显性知识）和外源显性知识（即外部信息）。” 故在当今信息时代下，无论是档案工作者还是人民群众，不能固守传统的档案定义，要顺应信息时代潮流，根据不断变换的档案工作环境，更新档案的内涵与外延。树立档案除了传统物化的纸质、正式文件之外，还包括具有保存价值的电子文件、非正式文档、隐性知识等的新思想;树立档案不仅是历史的记录，更是重要的信息资源，是知识资产的新观念，并向社会与公众宣导这种新观念。
2.提高时效，加强前端控制
前端控制是将征集、归档环节从文件办理完毕提前至文件产生之初。著名档案专家冯惠玲教授曾在论述新来源原则时谈到前端控制：“面对电子文件的挑战，新来源观更加注重文件的客观形成过程，更加强调记录和保留文件生成、处理、传递和利用过程的原始背景信息，其实质是尊重历史、尊重客观，更好地维护和还原历史记忆的真实”。可见，在当今电子文件深入渗透社会生活及信息技术高速发展的时代背景下，前端控制可以更有力地维护文件的原始性、真实性。档案征集工作需要将征集的触角和抓手与档案管理系统的归档环节并行，将刚刚产生的法定移交的档案以外的资料文件也捕获至档案管理系统中，以加强前端控制，推动征集工作时效的跟进。
3.顺应潮流，重视电子文件
电子文件内容广泛，形式繁多。我国近年来主要保存的电子文件大都为电子文书、信件、报表等，而对音频、视频、网页、多媒体等形式的电子文件关注不够，其实这些载体的信息反而更加直观丰富，更为民众所喜闻乐见。如微博、微信等新媒体的迅猛发展，充分说明新的媒体与媒介更易为民众所接受。民众在游弋于这些新媒体与媒介时，会产生大量的不以文字与图表来记录与展现的电子文件信息流，这些电子文件与信息流也应该加强征集进馆以发挥其重要价值。如新加坡国家图书馆就有“新加坡网络档案”（Web Archive Singapone）专门收录网页电子文件，以及加拿大国家图书和档案馆（LAC）的“加拿大政府网络档案”（Government of Canada Web Archive，GCWA）等都是有关网页电子文件的档案馆藏，我国在这一块相比还较为缺失，可以借鉴学习。
4.继承传统，征集民生档案
党的十九大提到“永远把人民对美好生活的向往作为奋斗目标。”我们的档案征集工作也要贯彻以人为本，以满足人民群众美好生活的需求为目标，继续加强对民生档案的征集。在当今信息时代的背景下，如若仍然固守传统，沿用旧思维征集民生档案，则很可能止步不前。我们应做的是使人民群众切实认识到档案与其自身利益息息相关，使档案真正的走向人民群众，从而不断强化民生档案征集工作。在采用传统的接受捐赠、代为保管、征购等征集方式的同时，充分利用各种媒介，加强宣传，扩大影响。如组织或者个人捐赠具有重要研究价值的档案资料时，可请相关机关单位出面协同档案馆组织捐赠仪式，通过媒体进行事迹宣传。这样既重视了捐赠行为，又给予了捐赠者嘉奖，还可以向全社会进行广泛地宣传导向，为档案征集工作营造良好的社会氛围，以促使民生档案征集事业焕发生机。
5.培养贤才，健全管理制度
充足的资金支持，科学的规章制度，一支精明能干的档案征集队伍，是档案征集工作顺利进行的保障。推进档案征集工作，除了檔案人自身的观念更新和民众的意识增强外，还离不开档案部门对业务人才的建设和管理制度的健全。第一，档案部门要明确档案征集范围，将除了传统物化档案之外的具有保存价值的电子文件、非正式文档、隐性知识等纳入征集范围，为档案征集工作提供更为具体的指导和规范，推动档案征集工作有序向前。第二，档案工作人员要树立紧迫感，防止档案资料随着时间的流逝被档案保管者遗忘或因当事人去世一同埋没，导致一些珍贵档案遗存散失而成为历史遗憾。第三，根据形势的发展和变化，建立多种征集工作模式。如以编研带动征集，编研部门在对已进馆的馆藏档案进行编研时，协调征集部门征集更多与编研内容相关的档案资料;又如根据馆藏实际和本地区需要，选定一些题目，辅之以调查收集素材，自编或同其他部门合作编研，做到“收编并举”，同时为社会服务。
四、结语
综上所述，当前我国的档案征集工作虽仍存在诸多挑战，但随着信息技术的飞速发展，各级档案机构与时俱进，利用新技术、新方法大力推进档案征集工作，档案征集的内容、形式及其价值逐步为人们所了解与熟知，同时国家对于档案工作越来越多地关注与政策支持，将大力推动档案征集工作向前发展，各级档案资源体系将会更加丰富与多元化，档案文化社会价值力也会日趋增长。
为国家、为社会储备丰富的档案资源，及时、有效地为现代化发展提供多样、系统、便捷的档案信息服务，这是档案部门应尽的义务和责任。做好档案征集工作，求真务实地把散落在社会各处的珍贵遗存征集进馆，归档保存，雕刻成不朽的国家记忆与社会记忆，这是历史赋予我们每一个档案人的伟大使命！
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（作者单位：中南大学生命科学学院生物医学信息学系）
