浅析新时期机构编制档案管理工作的重要性
丛森
摘 要：机构编制资源是重要的政治资源、执政资源，加强机构编制档案管理是推动机构编制规范化、科学化、法制化建设的重要内容。本文就如何提高、完善机构编制档案管理工作提出几点建议，希望对加强机构编制部门的档案管理发挥借鉴意义，为档案事业发展做出积极贡献。
关键词：机构编制;档案管理
DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.012
习近平总书记在浙江工作期间就强调：经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案。机构编制工作在加强党和国家机构职能体系建设、深化机构改革、优化党的执政资源配置方面发挥着至关重要的作用，对推进国家治理体系和治理能力现代化具有重大意义。特别是《中国共产党机构编制工作条例》的制定和实施，将机构编制工作纳入了法治化轨道，加强机构编制档案的管理尤为重要。
1 档案管理存在的不足
笔者在机关部门工作近6年，负责档案管理方面工作，但通过对10余个党委、政府工作部门及所属事业单位的了解、调研，各部门普遍存在对档案管理重视不够，档案保管达不到新修订的《中华人民共和国档案法》要求的标准，主要表现在以下几方面：
1）档案工作意识淡薄，档案法制观念不强。近年来，各级档案部门不断开展档案行政执法检查，督促各部门认真保管、移交档案，但部分单位仍没有对本部门的档案管理给予足够的重视，不能及时将上一年度档案及时移交，有的部门存在跨年度移交现象，给档案部门的整理、分类带来困难，甚至影响档案信息化发展规划。
2）档案专业人才缺乏，队伍不稳定。多数党委、政府工作部门及所属事业单位负责档案管理的人员都是兼职，没有设置AB角制度，人员变动时，档案交接不及时、不到位。档案管理人员缺乏系统的业务培训，管理水平不高，导致一些资料收集不齐全、不完整，划分保管期限混乱，没有电子档案管理意识，仅停留在保存纸质档案，严重影响了档案管理和工作正常开展。
3）档案经费投入少，保管保护条件差。由于受资金的限制，以及个别领导重视不足，存在档案基础设施不完善，特别是基层，档案室与办公室混用，没有单独的档案室，根本不具备档案管理的要求，档案保管存在安全隐患，不利于档案的管理、利用。
2 加强机构编制档案管理工作的价值
1）机构编制档案是重要的执政资源，记载了党政机关事业单位自设立开始，发生的机构更名、职责调整、编制和领导职数核定变化等机构编制事项，是一个部门追根溯源的根本抓手，是提高工作效率和工作质量的必要条件，它的社会价值在于客观、准确地反映历史，可以作为某一地区体制机制变革的历史见证。
2）自十九大以来，各种体制机制改革任务不断推进，党政机构改革、事业单位改革、“五大领域”综合行政执法改革、推进基层审批服务执法力量下沉等多项改革叠加，机构编制部门要对上级政策要求和本级党委、政府有关实施意见按照档案管理装订成册，便于查阅方面，将涉改单位人员转隶或者分流审批表、机构编制事项调整、事业单位改革方案批复、事业单位法人证书变更登记手续等各类改革文件资料进行统一归类、统一整理，可以进一步提高機构编制工作效率，确保每份档案资料都能随用随查随有。
3）电子档案已经广泛应用用于各个领域，各级机构编制部门都已经建立起机构编制网络管理平台或系统，采取机构编制实名制的形式对在编、减员人员档案、编委发文等进行电子管理，实行机构编制实名制规范管理有助于档案信息的及时更新、对错误信息的及时更正，有效减少行政成本，提升行政效能，对控编减编、统筹使用编制具有十分重要的意义。
3 做好机构编制档案材料归档工作的建议
以某县为例，党政机构改革和事业单位改革后，设置党委、政府工作部门36个，群团机关6个，事业单位259个，在建立机构编制档案工作中，为全面准确地掌握全县机关、事业单位机构编制情况，应及时跟进各部门的机构编制档案分类、梳理，作为评估改革成效、总结改革经验的重要手段，准确记载当前各项重点改革任务，不断巩固改革成果。
1）在党政机构改革中，将涉改单位的基础信息、机构编制历史沿革文件等进行了系统收集、分类、整理，建立了机构编制档案，分为纸质档案和电子档案两种。纸质档案实行一个单位一卷档案，主要包括机构编制现状、调整变化文件、人员落编减员、人员转隶分流4部分内容，以“件”为单位进行装订，便于文件材料的补充完善;电子档案主要是对机构编制历史沿革文件进行扫描加工整理，应与纸质档案为基础，实行一个单位一个文档，建立电子目录，将已整理好的机构编制纸质档案扫描成电子档案，建立机构编制管理电子台账，将电子档案中涉及机构编制事项调整的文件分别归集到各部门电子档案目录下，便于全面掌握各部门单位的规范名称、内设机构、人员编制、领导职数等数据信息及其历史沿革，提高机构编制信息使用效率。在深化事业单位改革中，将参改的涉及整合、撤销的事业机构在编、编外人员分流情况分别建立人员台账，按照机构撤销单位填写分流审批表和分流名册，更名、整合、保留填写转隶审批表和转隶名册，便于在以后的工作中查找人员因改革划转信息，即可供个人查询档案，也可作为机构编制部门掌握改革时的历史人员档案信息。
2）厘清部门职能账。重点对党政机构改革后的新组建的医疗保障、生态环境、退役军人、保密和机要、营商环境等机构，以及由党委、政府直属的事业单位调整部门所属的事业单位有关机构编制事项变动情况重新编排，将涉及机构编制事项调整的文件分别归集到各部门单位电子档案目录下，实现机构编制事项条理清楚、责任明确、有据可查。同时，对省级党委编办统一使用的机构编制网络管理平台进行定期集中维护、更新，确保机构编制数据信息的系统性、完整性和准确性。把相关人员信息数据与财政、人社等系统的信息进行比对，落实机构编制管理实名制联动机制，保证财政供养人员只减不增。
3）按照《事业单位登记管理档案管理办法》有关规定，借助国家“事业单位在线”系统，对在事业单位改革中撤销、整合、更名等发生变化的事业单位登记档案进行重新梳理，将事业单位设立登记、变更登记、注销登记、年度报告的提交与审查、事业单位法人证书的换领与补领、相关公告发布以及对事业单位的日常监督管理过程中直接形成的对国家和社会具有查考利用价值的文件进行归档。按照“一户一档”的要求，依次分为卷、类、件、份归档，配置统一标准的档案盒，科学合理设计档案管理目录和档案封面，做到档案分类准确、编排有序、目录清晰、装订整齐、查找方便。将非涉密的纸质版文档扫描成电子文件归档储存，实现数据库动态管理。
4）加强涉密信息管理。按照保密有关规定，不断完善机构编制档案涉密信息管理，首先加强机构编制档案保密人才队伍建设，健全机构编制部门内部档案保密领导组织，专人负责保密工作。其次按标准配备涉密计算机、光盘、移动硬盘、打印机等设备，安装专业杀毒软件和涉密防护软件，并不定期更新升级，不断提升保密防护水平。再次各级机构编制部门要对档案保密工作不定期进行检查，邀请保密部门对保密业务给与指导，不断推动档案保密工作向规范化、标准化、科学化、制度化轨道迈进。
5）增强档案管理人员的素质。要为档案管理人员提供良好的薪资待遇，激发档案管理人员的工作积极性，提高他们的工作效率和工作质量。定期为档案管理工作人员进行与业务内容有关的能力培训，开展培训课程，使其综合素质、知识能力符合机构编制档案管理工作实际要求，促进机构编制档案管理工作的不断创新。
参考文献
[1]曾晓燕.机构编制档案管理工作初探[J].办公室业务，2018，295（14）：91，113.
