档案接收前检查工作流程及重点浅析
韩萌
摘要：档案馆接收档案前的检查工作是一项具有重要意义的基础业务工作，这项检查的实施过程及检查重点尚无统一规范要求。本文分析了档案馆接收前检查工作实施过程中存在的一些问题，以及它对接收工作效果和档案馆后续的管理及利用工作的影响，并根据实践经验提出了接收前检查工作的合理流程和检查重点，以期为切实提高档案馆接收前检查工作的成效提供借鉴经验。
关键词：档案馆 档案接收 检查
档案接收工作是档案馆一项重要的基础业务工作。档案接收前的检查是接收工作的核心，它既是档案馆开展各项档案管理工作的起始环节，又是各立档单位将所保管的档案移交进馆的最后业务关卡。接收前检查的实施成效决定了档案馆馆藏的结构和质量，为档案馆日常管理工作奠定基础，并直接影响后续的档案开发利用工作效果。按照国家档案局〔2011〕第9号令《各级各类档案馆收集档案范围的规定》及各门类档案质量标准，做好档案接收进馆前的检查工作，是做好档案馆各项业务工作的前提和基础。
一、接收前检查工作的意义
档案馆接收档案前的检查工作是档案进馆的质量关卡，它的实施成效对档案库房管理、档案安全、档案开发利用等后续各项管理工作具有决定性意义。
首先，在接收前的检查工作中，应对进馆档案的保管期限划分、保存现状、排列顺序等进行认真核对，确保即将进馆档案的完整性，并保证其与该全宗已进馆档案能够有序衔接，以便于日后进行保管和统计。其次，要检查进馆档案的安全状态，如发现档案有损坏、勾画等痕迹，需要在备考表中注明受损时间和状态，以区别于接收进馆后在管理过程中发生受潮、损毁，或在利用过程中产生勾画、标注等，从而明晰责任。最后，要检查档案室做的编目著录是否规范有效，以便为日后的档案检索利用提供有效工具，从而提高档案在利用过程中的查全率、查准率，使馆藏档案利用价值最大化。
二、接收前检查工作中存在的问题
在档案接收前检查工作的实施过程中，由于时间因素、人员因素、技术因素、检查内容等各种原因，易产生以下几个方面的问题，影响档案进馆后的管理、统计和安全。
（一）时间和人员因素影响检查精度
档案馆在接收档案进馆过程中，因各立档单位规模不同，导致室藏应进馆档案的数量也不尽相同。有些单位一次进馆的档案数量非常大，而且，档案馆派出的接收前检查人员有限，往往是一两个人面对数百卷甚至数千卷的档案检查工作，实施难度较大。这种情况下，通常会简化程序，只抽查部分档案，只要账物相符、案卷（件）数量无误即履行接收手续。由于没经过逐卷（件）检查，案卷内如存在勾画、损毁痕迹，不能被及时发现和修复，从而埋下安全隐患。这些进馆前存在的问题也很难与进馆后的产生的问题区别开，无法分清责任。
（二）技术因素影响检查效率
由于档案接收前检查工作中需要关注的问题较多，包括进馆范围、案卷质量、检索工具等若干方面，如同时检查，容易顾此失彼；如分别检查，各个环节之间也可能互相影响，降低工作效率，而且移交单位也难以配合。因此合理安排检查流程和内容，是决定接收前检查工作完成质量和效率的主要技术因素。例如，先对案卷质量做了整理修改，再检查进馆范围时又发现已修改的案卷不属于进馆范围，则之前的整理修改就是冗余操作。又如，应进馆档案的检索工具已经检查无误后才发现短期案卷的期限判断失误，应为永久或长期，需要纳入进馆范围，并要重新排列检索工具条目，则之前的工作成为徒劳。类似问题造成检查和整理过程中的重复工作，延误了接收前检查的完成进度，也降低档案室人员的配合度。
（三）检查内容不全面影响管理使用
档案接收前检查的重点不仅是档案实体，还包括检索工具和编研材料。对检索工具的检查，重点在于档案室在编制检索工具时是否收录了档案内容的关键信息，如果检索工具的条目不能准确反映档案内容，就不能满足进馆后的检索利用需求，存在这类问题的检索工具需要核对档案原件逐条补充修改。《全宗指南》《组织机构沿革》等档案编研材料作为进馆后对档案全宗进行管理的重要依据材料，务必要体例规范、内容翔实。在档案馆管理过程中发现不能满足管理工作要求的编研材料，则需要管理人员查阅档案、补充修改。因此，接收前检查要对编研材料的内容体例做严格审核，以减少进馆后管理工作的负担。
三、接收前检查的流程及重点
基于上述情况，档案接收前的检查工作绝不仅仅是“账物相符”的简单清点过程，而是一个分步骤、有重点，逐级逐项检查的过程。根据长期的实践经验，严格有效的档案接收前检查工作应该在档案室的配合下按照以下步骤进行，每一步骤重点检查一个方面的问题。
准备阶段：了解馆藏。接收前要充分熟悉馆藏中同一全宗已进馆档案的具体情况，包括全宗号、目录号、档案门类、起止时间、起止档号、主要内容、分类方法、检索工具、编研材料等，注意即将接收进馆的档案与馆藏档案的衔接端口，保证全宗的完整性和延续性。
第一步骤：数量检查。检查重点是收回外借档案，核对检索工具和档案实体。按期限分别逐卷（逐件）清点，核对案卷级（不装订方式的文件级）目录的著录内容与档案实体，确保账物相符。这是对进馆档案的最基本要求。这一阶段应先由档案室自查，如果发现可能涉及档案安全问题，要引起高度重视，查清原因。自查无误后再由档案馆接收部门进行接收前检查。
第二步骤：期限检查。检查重点是复核保管期限，纠正期限划分错误。依照与档案同一时期的“归档范围和保管期限表”复核保管期限，纠正明显划分有误的保管期限，期限有争议的档案就高不就低。应注意这一步骤的检查要覆盖不进馆的短期保存档案，避免人为失误将应进馆档案划入短期。这一阶段工作重点在于保证应进馆的档案全部被纳入接收范围。如涉及案卷号（件号）的变化，可在全部修改完毕后启用馆编卷（件）号。
第三步骤：质量检查。检查重点是逐卷（逐件）检查，排除安全隐患。一是发现案卷内存在的缺损、勾画、受潮后字迹模糊等问题，要在备考表做记录，固定案卷现有问题；二是核对案卷级目录，确保目录著录内容能确切反映卷内文件内容，文件级目录与文件题名相符即三要素齐全，为有效检索路径提供确保；三是检查装订材料、整理方式等是否符合进馆后长期保存的有关要求；四是检查档案盒封面和盒脊项目的填写，尤其是盒脊，在手工调取案卷时盒脊提供主要识别特征，著录务必准确清晰。这一步需要做详细的检查记录，注明卷（件）号及问题，反馈给拟接收单位的档案人员，逐卷（件）进行整理修改，并把修改过程记录在《检查整理报告》中一并移交进馆。检查记录应一式两份，检查人员和被检查单位档案人员各存一份，便于在下一步骤的工作中参照。
第四步骤：复查。检查重点是针对第三步检查修改结果的复查。复查上一步检查中所发现问题的修改情况，需参看检查记录逐项复核。如果有遗漏或修改后仍存在问题，需要做进一步补充修改。
第五步骤：检查编研材料等其他进馆材料。检查重点一是审核《全宗指南》《组织机构沿革》等编研材料，确保撰写体例规范，结构清晰，时间连贯，记录的事实和数据等内容源于档案信息；二是审核《档案分类方案》《检查整理报告》等其他材料，确保与进馆档案的时间和内容相吻合，与实际情况相符。以上材料如有缺失，要根据档案内容补充。
以上检查流程及具体内容包括档案实体、检索工具、编研材料等应进馆项目，全部检查、整理、修改完毕后，可以着手办理移交进馆手续。从检查完毕到完成移交的时间间隔应尽量缩短，期间应进馆档案应暂时封存，原则上不外借。
综上所述，接收进馆前检查工作的重要性应该被充分认识，不能因为接收时间紧、检查人员不足、工作流程不合理等原因简化流程，致其不能发挥应有作用，给档案进馆后的管理、利用等环节埋下安全隐患，这个问题要引起足够的重视。档案接收前检查工作应该做到科学合理，规范有效，重点突出，把好档案进馆的最后一道关卡，切实保障进馆档案及其他材料的质量，为档案馆后续的一系列管理、统计和开发利用工作奠定坚实可靠的基础。
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作者单位：北京市东城区档案馆
