湖北林业科研档案的管理现状及发展对策
胡琦??
摘要：林业科研项目一般具有研究周期长、区域性强、范围广等特点，这也为科研档案管理提出了更高要求。本文调查了湖北林业科研档案管理现状，分析现阶段存在的问题，并就新形势下做好档案管理，提出了工作的思路和建议。
关键词：林业科研档案；档案管理；湖北
中图分类号：S71文献标识码：A文章编号：1004-3020（2017）02-0068-04
林业科研档案总结科研工作经验和成果，记录林业科学发展，是指导推进深入研究和转化应用的重要工具，也是林业持续健康发展的前提[1] 。基于林业科研项目具有的研究周期长、区域性强、范围广等特点，林业科研档案管理是一项相对而言比较繁琐、严谨和期限较长的工作，现阶段中国林业和林业科研工作发展进入了新时期，档案管理水平亟待跟进提升[2]。如何增强档案管理意识、创新管理体制机制、运用新的科技成果来提高科研档案管理工作水平，进而促进档案的开发利用，是科研工作者和档案管理者必须要面对和坚决的问题。
1湖北林业科研档案管理取得的成效
一直以来，湖北省内多数林业科研单位对档案工作比较重视，将档案工作作为规范化管理的重要组成内容来抓，特别是“十一五”和“十二五”期间，分别按照国家、省级和地区的科研管理、机关档案工作建设标准，不断加强档案管理建设，取得了一定的成效。2015～2016年对湖北省级和地市州主要林业科研机构科研档案建设与管理的基本情况进行了调查，情况见表1。
1.1明确职责
根据档案管理和规范化管理的要求，为加强档案工作的领导，提高档案管理水平，根据表1显示，湖北省级和地市州大部分林业科研单位都成立了档案管理工作领导小组，明确了具体负责档案管理日常工作的部门，并根据档案管理工作的需要，配备了档案专职人员。湖北省林业科学研究院等省级大型科研院所还形成了以归口档案管理部门为中心，业务部门和单位为分支机构的档案管理网络体系。
1.2加强制度建设
为进一步加强科研管理工作，充分利用好科研成果，湖北省级科研单位和大部分地市州科研所制定了档案管理相关工作的一系列制度。制度建设考虑到林业科研项目研究周期长的特性，科研文件材料主要采取分阶段归档的办法并制定相应的归档程序[3]；成立档案鉴定小组，科研档案以项目为案卷，科研档案管理人员负责收集整个项目过程的归档资料，项目结题以后将整套科研档案整理编目移交由档案室存档；针对不同研究内容的林业科研项目，对保管期限进行了具体的规定等。近年来，基于相关档案管理制度的不断建设与完善，湖北省林业科研档案管理整体水平得到了显著提升。
1.3科研档案管理软硬件设施建设不断得到加强
根据档案建设的发展需要，全省半数以上的省市科研单位配备了档案管理专用电脑和系统专用软件，基本已实现了文书档案数字化管理，建立了全部文书档案、科技档案、照片档案、实物档案文件级目录和会计档案卷级目录数据库。以湖北省林业科学研究院为例，该院在数字化、信息化建设方面走在全省科研档案管理的前列，通过加大基础设施投入，尤其是电子化办公设备的投入，配备了带刻录功能的电脑、带扫描功能的复印机、数码照相机、移动硬盘、防磁储存器等设施，硬件条件提升明显，同时不断加强档案管理人员知识水平和业务能力培训，目前已经建立起一支拥有3名高级职称、3名中级职称档案专业管理人员的人才队伍，基本胜任档案信息化建设与管理任务。
2存在的问题
2.1对档案管理意识淡薄
省内部分单位和科研人员认为项目申报、实施和验收鉴定就是科研项目的全过程，对科研档案重要性的认识严重不够，不能做到及时、全面搜集档案和规范管理，即便是项目检查验收需要或按照档案管理上级单位要求整理，也是觉得对于项目验收来说无关紧要而草草应付，造成很多纸质及电子资料收集不齐全、不准确，归档整理不科学不规范[4]。
2.2重收集整理，轻开发利用
根据调查显示，湖北绝大多数科研机构的科技档案管理业务隶属于本单位行政办公室，有的市州林业科技档案由当地林業主管部门代管。档案管理人员长期以来的惯性思维就是只要保管好，不丢失、不损坏、不泄密，就是尽到了责任，许多珍贵的科技成果及档案资料一旦归档后就石沉大海，很少再有人过问，科技档案的资源远未能得到充分开发利用。由于林业研究周期长，从建设优势学科到选育优良品种，再到成熟技术的示范推广，往往需要经过十几年甚至是几十年的时间，凝聚和耗费科研人员一生或几代人的心血，若能充分利用前人或前期的研究成果将起到事半功倍、缩短研究周期和极大地促进林业科技进步和转化的重要作用[5]。就目前林业科学发展对档案管理的要求而言，仅仅单纯重视档案资料收集与整理的观念和做法，忽视档案的有效利用和综合开发，是完全不能适应林业科研创新和转化发展形势的需求。
2.3科研档案管理不够规范
根据笔者近两年来的调查，就整体而言，湖北省档案规范化管理水平还亟待提高，主要表现在：一是专门管理部门和人员缺失现象严重。除湖北省林业科学研究院以外，省内其他科研单位内均没有独立的科研档案管理部门，缺乏独立的科研实施部门和计划执行监督部门，科研档案管理多由其他科室或人员兼职组成。有的直接归由科研项目承担课题组进行，甚至少部分科研业务省级机构虽然承担有课题项目研究，但没有相应开展科研档案管理。此外项目的开展要依托相关生产部门和合作单位进行，组织单位缺乏专门的科研档案管理人员，导致资料搜集、整理和归档的质量参差不齐，甚至部分缺失。二是整理归档不科学。林业科研项目实施具有一定的计划性和时效性，有的需要进行跨学科综合研究，在科研档案的管理过程中，管理人员一般单纯按照时间顺序进行收集，忽略了科研项目的内在逻辑性，为后续管理和利用造成诸多不便。三是信息化整理管理水平较低，虽然近年来全省各地科研院所办公条件有所改善，但是少部分林业研究单位尚未实现科研档案数字化管理，仅停留在收集纸质档案的初级管理阶段，严重制约了档案管理的水平和效率的提高。在一些初步具备科研档案数字化管理成效的科研单位，没有建立和应用便于检索的智能化数据库，因此没有实现完全意义上的信息化管理。
3林业科研档案管理存在问题的分析及对策建议
3.1存在问题分析
对于湖北林业科研档案管理上存在的问题，笔者认为主要有以下几个方面的原因：一是林业科研工作具有一定的特殊性，既具有一般科研工作所要求的严谨性和科学性等特征，也具有高投入、回报慢，长期性和艰苦性等特点，客观上讲林业科研档案管理有一定难度。二是部分单位和科研人员对于档案管理意识淡薄，并未认识到科研档案管理的作用和价值，特别是一些归口管理人员、项目负责人和具体实施人员对于档案管理的认识不够，在具体的科研项目中，档案管理人员的参与度不够，虽制订了相应的制度进行规范，但是执行情况较差。三是目前科研成果转化方面激励政策少、转化率不高，直接影响林业科研和管理人员投入档案管理工作的积极性。四是管理经费不足。目前各地各单位的财政资金用于人员管理，科研项目资金一般仅用于实施和验收，对于科研档案管理缺少专门的项目和部门预算，投入不足成为制约林业科研档案规范管理的重要原因，很多地方没有充足的财力引进应用专业档案管理系统软件及其他先进管理技术，使得湖北全省林业科研档案管理整体上现代化水平不高。
3.2有关建议和对策
针对于现阶段林业发展对于林业科研和档案管理工作提出的新要求，为解决湖北林业科研档案管理上存在的有关问题，进一步服务于科技成果转化应用，建议围绕制度化、规范化等方面开展工作，不断提升湖北林业科研档案管理的信息化和智能化水平。
（1）提高认识，强化档案管理意识。
各地林业主管部门必须要高度重视档案工作，进一步提高对科研档案重要性的认识，采取切实手段加强林业科研档案管理观念的宣传和普及，落实具体管理措施，使管理人员、科研人员切实增强意识，以强烈的责任感和使命感投入到档案建设和管理中[6]。
（2）进一步完善制度建设，推进规范化管理。
根据国家档案法、湖北省机关档案管理办法等有关规章制度和林业科研工作的特点，省级及地市州有关科研单位应结合本单位科研实际状况及现有档案管理水平，制定符合本地区、本单位的系统科研档案管理办法，并在此基础上严格规范操作，确保制度落实。
（3）加大投入，切实提升信息化管理水平。
一是继续加强档案基础设施建设，配备专用电脑、打印机、扫描仪，配齐档案室硬件设施，满足日常工作需要；二是引进档案专用管理软件，提升工作效率[7]；三是建立林业科研档案管理体系网络，完善林业科研档案管理系统，充分发挥信息网络作用，切实提升林业科研档案信息化管理水平[8]。
（4）健全考评激励政策，调动管理人员积极性。
工作性质决定了档案管理相对来说是比较枯燥，因此要充分制定激励政策、完善考评措施，来调动工作人员的积极性，带动整个档案管理水平的提升。一是注重建立奖惩制度，对于档案管理有突出贡献和重大过失的集体、人员给予一定的奖励和惩罚[9]。二是落实或参考有关规定，将档案达标纳入单位绩效奖金发放范围之内，调动单位全体人员对于档案工作的关心支持。三是将档案管理纳入人员考评和绩效管理的机制内，充分调动管理人员的积极性 [10]。
（5）做好“管用结合”，促进档案开发利用。
林业科研档案管理不是单纯的整理和保存，其最终目的在于利用。管理和应用是相辅相成的关系，做好“管用结合”[11]，既实现档案自身的价值，也能通过开发利用资源反过来进一步促进林业档案管理水平，因此要积极树立变被动应付为主动提供优质服务的理念，保障档案的科学、规范管理和有序、合理开发利用。
参考文献
[1]李瑞平，王洪静，罗文娟，等.林业档案管理工作存在的问题及对策分析[J].河北林果研究，2013，28（1）：9597.
[2]刘建婷.浅谈林业科研档案存在的问题及对策[J].河北林业科技，2008（2）：5657.
[3]陈晓瑚.浅谈林业科研档案的收集与归档[J].湖北林业科技，2012（1）：6164.
[4]郭万军.浅析林业科研管理现状及对策[J].河北林业科技，2015（05）：7677.
[5]李长缨.林业科研所科技档案管理工作现状及对策[J].浙江档案，2004（12）：32.
[6]陳晓瑚.林业档案管理工作存在问题与对策[J].办公室业务，2012（19）：119，121.
[7]王蕊.浅谈林业科技档案信息化建设与管理[J].科技创新导报，2013（33）：183187.
[8]范书杰. 浅析林业工程档案管理存在的问题及对策[J].河北林果研究，2011，26（4）：379380.
[9]王玉东.林业档案管理中存在的问题及对策研究[J].农业与技术，2014（1）：77.
[10]刘薇.浅析林业科技档案管理存在的问题与对策[J].办公室业务，2015（04）：6263.
[11]张华. 林业科技档案的管理现状及对策[J]. 江苏绿化，2001（03）：1516.
（责任编辑：唐 岚）
摘要：林业科研项目一般具有研究周期长、区域性强、范围广等特点，这也为科研档案管理提出了更高要求。本文调查了湖北林业科研档案管理现状，分析现阶段存在的问题，并就新形势下做好档案管理，提出了工作的思路和建议。
关键词：林业科研档案；档案管理；湖北
中图分类号：S71文献标识码：A文章编号：1004-3020（2017）02-0068-04
林业科研档案总结科研工作经验和成果，记录林业科学发展，是指导推进深入研究和转化应用的重要工具，也是林业持续健康发展的前提[1] 。基于林业科研项目具有的研究周期长、区域性强、范围广等特点，林业科研档案管理是一项相对而言比较繁琐、严谨和期限较长的工作，现阶段中国林业和林业科研工作发展进入了新时期，档案管理水平亟待跟进提升[2]。如何增强档案管理意识、创新管理体制机制、运用新的科技成果来提高科研档案管理工作水平，进而促进档案的开发利用，是科研工作者和档案管理者必须要面对和坚决的问题。
1湖北林业科研档案管理取得的成效
一直以来，湖北省内多数林业科研单位对档案工作比较重视，将档案工作作为规范化管理的重要组成内容来抓，特别是“十一五”和“十二五”期间，分别按照国家、省级和地区的科研管理、机关档案工作建设标准，不断加强档案管理建设，取得了一定的成效。2015～2016年对湖北省级和地市州主要林业科研机构科研档案建设与管理的基本情况进行了调查，情况见表1。
1.1明确职责
根据档案管理和规范化管理的要求，为加强档案工作的领导，提高档案管理水平，根据表1显示，湖北省级和地市州大部分林业科研单位都成立了档案管理工作领导小组，明确了具体负责档案管理日常工作的部门，并根据档案管理工作的需要，配备了档案专职人员。湖北省林业科学研究院等省级大型科研院所还形成了以归口档案管理部门为中心，业务部门和单位为分支机构的档案管理网络体系。
1.2加强制度建设
为进一步加强科研管理工作，充分利用好科研成果，湖北省级科研单位和大部分地市州科研所制定了档案管理相关工作的一系列制度。制度建设考虑到林业科研项目研究周期长的特性，科研文件材料主要采取分阶段归档的办法并制定相应的归档程序[3]；成立档案鉴定小组，科研档案以项目为案卷，科研档案管理人员负责收集整个项目过程的归档资料，项目结题以后将整套科研档案整理编目移交由档案室存档；针对不同研究内容的林业科研项目，对保管期限进行了具体的规定等。近年来，基于相关档案管理制度的不断建设与完善，湖北省林业科研档案管理整体水平得到了显著提升。
1.3科研档案管理软硬件设施建设不断得到加强
根据档案建设的发展需要，全省半数以上的省市科研单位配备了档案管理专用电脑和系统专用软件，基本已实现了文书档案数字化管理，建立了全部文书档案、科技档案、照片档案、实物档案文件级目录和会计档案卷级目录数据库。以湖北省林业科学研究院为例，该院在数字化、信息化建设方面走在全省科研档案管理的前列，通过加大基础设施投入，尤其是电子化办公设备的投入，配备了带刻录功能的电脑、带扫描功能的复印机、数码照相机、移动硬盘、防磁储存器等设施，硬件条件提升明显，同时不断加强档案管理人员知识水平和业务能力培训，目前已经建立起一支拥有3名高级职称、3名中级职称档案专业管理人员的人才队伍，基本胜任档案信息化建设与管理任务。
2存在的问题
2.1对档案管理意识淡薄
省内部分单位和科研人员认为项目申报、实施和验收鉴定就是科研项目的全过程，对科研档案重要性的认识严重不够，不能做到及时、全面搜集档案和规范管理，即便是项目检查验收需要或按照档案管理上级单位要求整理，也是觉得对于项目验收来说无关紧要而草草应付，造成很多纸质及电子资料收集不齐全、不准确，归档整理不科学不规范[4]。
2.2重收集整理，轻开发利用
根据调查显示，湖北绝大多数科研机构的科技档案管理业务隶属于本单位行政办公室，有的市州林业科技档案由当地林業主管部门代管。档案管理人员长期以来的惯性思维就是只要保管好，不丢失、不损坏、不泄密，就是尽到了责任，许多珍贵的科技成果及档案资料一旦归档后就石沉大海，很少再有人过问，科技档案的资源远未能得到充分开发利用。由于林业研究周期长，从建设优势学科到选育优良品种，再到成熟技术的示范推广，往往需要经过十几年甚至是几十年的时间，凝聚和耗费科研人员一生或几代人的心血，若能充分利用前人或前期的研究成果将起到事半功倍、缩短研究周期和极大地促进林业科技进步和转化的重要作用[5]。就目前林业科学发展对档案管理的要求而言，仅仅单纯重视档案资料收集与整理的观念和做法，忽视档案的有效利用和综合开发，是完全不能适应林业科研创新和转化发展形势的需求。
2.3科研档案管理不够规范
根据笔者近两年来的调查，就整体而言，湖北省档案规范化管理水平还亟待提高，主要表现在：一是专门管理部门和人员缺失现象严重。除湖北省林业科学研究院以外，省内其他科研单位内均没有独立的科研档案管理部门，缺乏独立的科研实施部门和计划执行监督部门，科研档案管理多由其他科室或人员兼职组成。有的直接归由科研项目承担课题组进行，甚至少部分科研业务省级机构虽然承担有课题项目研究，但没有相应开展科研档案管理。此外项目的开展要依托相关生产部门和合作单位进行，组织单位缺乏专门的科研档案管理人员，导致资料搜集、整理和归档的质量参差不齐，甚至部分缺失。二是整理归档不科学。林业科研项目实施具有一定的计划性和时效性，有的需要进行跨学科综合研究，在科研档案的管理过程中，管理人员一般单纯按照时间顺序进行收集，忽略了科研项目的内在逻辑性，为后续管理和利用造成诸多不便。三是信息化整理管理水平较低，虽然近年来全省各地科研院所办公条件有所改善，但是少部分林业研究单位尚未实现科研档案数字化管理，仅停留在收集纸质档案的初级管理阶段，严重制约了档案管理的水平和效率的提高。在一些初步具备科研档案数字化管理成效的科研单位，没有建立和应用便于检索的智能化数据库，因此没有实现完全意义上的信息化管理。
3林业科研档案管理存在问题的分析及对策建议
3.1存在问题分析
对于湖北林业科研档案管理上存在的问题，笔者认为主要有以下几个方面的原因：一是林业科研工作具有一定的特殊性，既具有一般科研工作所要求的严谨性和科学性等特征，也具有高投入、回报慢，长期性和艰苦性等特点，客观上讲林业科研档案管理有一定难度。二是部分单位和科研人员对于档案管理意识淡薄，并未认识到科研档案管理的作用和价值，特别是一些归口管理人员、项目负责人和具体实施人员对于档案管理的认识不够，在具体的科研项目中，档案管理人员的参与度不够，虽制订了相应的制度进行规范，但是执行情况较差。三是目前科研成果转化方面激励政策少、转化率不高，直接影响林业科研和管理人员投入档案管理工作的积极性。四是管理经费不足。目前各地各单位的财政资金用于人员管理，科研项目资金一般仅用于实施和验收，对于科研档案管理缺少专门的项目和部门预算，投入不足成为制约林业科研档案规范管理的重要原因，很多地方没有充足的财力引进应用专业档案管理系统软件及其他先进管理技术，使得湖北全省林业科研档案管理整体上现代化水平不高。
3.2有关建议和对策
针对于现阶段林业发展对于林业科研和档案管理工作提出的新要求，为解决湖北林业科研档案管理上存在的有关问题，进一步服务于科技成果转化应用，建议围绕制度化、规范化等方面开展工作，不断提升湖北林业科研档案管理的信息化和智能化水平。
（1）提高认识，强化档案管理意识。
各地林业主管部门必须要高度重视档案工作，进一步提高对科研档案重要性的认识，采取切实手段加强林业科研档案管理观念的宣传和普及，落实具体管理措施，使管理人员、科研人员切实增强意识，以强烈的责任感和使命感投入到档案建设和管理中[6]。
（2）进一步完善制度建设，推进规范化管理。
根据国家档案法、湖北省机关档案管理办法等有关规章制度和林业科研工作的特点，省级及地市州有关科研单位应结合本单位科研实际状况及现有档案管理水平，制定符合本地区、本单位的系统科研档案管理办法，并在此基础上严格规范操作，确保制度落实。
（3）加大投入，切实提升信息化管理水平。
一是继续加强档案基础设施建设，配备专用电脑、打印机、扫描仪，配齐档案室硬件设施，满足日常工作需要；二是引进档案专用管理软件，提升工作效率[7]；三是建立林业科研档案管理体系网络，完善林业科研档案管理系统，充分发挥信息网络作用，切实提升林业科研档案信息化管理水平[8]。
（4）健全考评激励政策，调动管理人员积极性。
工作性质决定了档案管理相对来说是比较枯燥，因此要充分制定激励政策、完善考评措施，来调动工作人员的积极性，带动整个档案管理水平的提升。一是注重建立奖惩制度，对于档案管理有突出贡献和重大过失的集体、人员给予一定的奖励和惩罚[9]。二是落实或参考有关规定，将档案达标纳入单位绩效奖金发放范围之内，调动单位全体人员对于档案工作的关心支持。三是将档案管理纳入人员考评和绩效管理的机制内，充分调动管理人员的积极性 [10]。
（5）做好“管用结合”，促进档案开发利用。
林业科研档案管理不是单纯的整理和保存，其最终目的在于利用。管理和应用是相辅相成的关系，做好“管用结合”[11]，既实现档案自身的价值，也能通过开发利用资源反过来进一步促进林业档案管理水平，因此要积极树立变被动应付为主动提供优质服务的理念，保障档案的科学、规范管理和有序、合理开发利用。
参考文献
[1]李瑞平，王洪静，罗文娟，等.林业档案管理工作存在的问题及对策分析[J].河北林果研究，2013，28（1）：9597.
[2]刘建婷.浅谈林业科研档案存在的问题及对策[J].河北林业科技，2008（2）：5657.
[3]陈晓瑚.浅谈林业科研档案的收集与归档[J].湖北林业科技，2012（1）：6164.
[4]郭万军.浅析林业科研管理现状及对策[J].河北林业科技，2015（05）：7677.
[5]李长缨.林业科研所科技档案管理工作现状及对策[J].浙江档案，2004（12）：32.
[6]陳晓瑚.林业档案管理工作存在问题与对策[J].办公室业务，2012（19）：119，121.
[7]王蕊.浅谈林业科技档案信息化建设与管理[J].科技创新导报，2013（33）：183187.
[8]范书杰. 浅析林业工程档案管理存在的问题及对策[J].河北林果研究，2011，26（4）：379380.
[9]王玉东.林业档案管理中存在的问题及对策研究[J].农业与技术，2014（1）：77.
[10]刘薇.浅析林业科技档案管理存在的问题与对策[J].办公室业务，2015（04）：6263.
[11]张华. 林业科技档案的管理现状及对策[J]. 江苏绿化，2001（03）：1516.
（责任编辑：唐 岚）
