基于内部控制视角的小微企业合同管理的研究

    梅雅娟

    [摘 要] 企业合同是企业进行交易或发生事项的重要依据，是会计计量的基础。企业合同管理是企业管理的重要内容，也是企业内部控制的重要环节。文章以小微企业为对象，侧重以内部控制视角，对新形势下（会计制度完善）合同管理进行深入分析，概括了薄弱环节，并提出了相应的应对策略。

    [关键词] 小微企业；合同管理；薄弱环节；应对策略

    中图分类号： D641 文献标识码：A

    一、研究背景

    小微企业按行业的划分，其界定各有不同。以工业企业来说，按国家规定的标准为：从业人员20人及以上，且营业收入300万元及以上的为小型企业；从业人员20人以下或营业收入300万元以下的为微型企业。小微企业具有以下几个特征：组织形式的多元化；出资来源和形式的多元化；企业管理的组织层次比较单一，经营灵活；专业型人才缺乏，人员流动快；生产流水线比较单一，从而导致产品无法多样化。

    目前，小微企业主要面临的问题：一是从企业管理角度来说，企业制度的不全面，造成企业管理不到位，创新能力不足，企业竞争力弱。二是从财税角度来说，专业的财税人才缺乏导致财务制度无法健全，税收管理相对薄弱。在具体运行中，企业内部控制观念薄弱，很多关键控制点执行不到位，因此研究小微企业的内控管理是必要的。本文则侧重对小微企业的合同管理进行研究。

    二、基于财税视角合同管理的重要性

    根据《民法典·合同篇》中合同的定义为民事主体之间设立、变更、终止民事法律关系的协议。而合同管理就是将这一民事法律关系的协议进行审查、监督的行为。而管理的流程应贯穿于合同拟定、签订、履行的整个过程当中。

    从财务视角来看，合同签订—合同运行—合同的后续管理，财务部门往往处于被动角色，无法起到监督管理的作用。最终形成合同管理效率不高，无法及时给领导者提供相关的数据分析，使整个企业无法良性循环。财务部门的审查、监督管理可以让企业节约成本，提高工作效率，减少甚至避免事后经济纠纷的产生，也可使财务报表反映的数据更加真实准确有效，为企业管理层作出决策提供了有力保障。因此加强企业人员的财税相关法律法规意识，防范合同管理中存在风险，对于小微企业来说是至关重要的，也是小微企业发展的重要保证[1]。

    近几年，我国不断加强内部控制体系建设。不仅对大中型企业、我国的上市公司、中央企业和国有大中型企业须强制执行内部控制体系中的基本规范和18项企业内部控制应用指引；同时，为了指导小企业建立健全和有效实施内部控制，国家还制定了《小企业内部控制规范（试行）》。我国还将在2021年所有企业中执行《企业会计准则第14号—收入》，自然包括小微企业[2]。上述种种规定或制度都少不了与合同相关的内容。特别是18项企业内部控制应用指引中的《企业内部控制应用指引第16号—合同管理》，对于合同的订立与履行过程中做出了相應的规定。有此可以看出，合同管理不仅属于内控体系中的重要内容之一，也是会计制度中的重要体现。

    三、小微企业合同管理的薄弱环节

    （一）缺乏完整制度管理

    小微企业往往在管理上出现问题，主要是因为制度。小微企业制度的不全或不合理，会使企业在人力资源、财税、经营等方面冶理无效。而合同管理是一系列的活动，同时是一项知识面广、业务性较强的事务行为，没有制度，往往会让职员没有方向感。

    （二）起草、订立合同的沟通审核环节

    如果未订立合同（包括口头随意约定）、未经授权对外订立合同、合同内容存在疏漏和欺诈，可能导致小微企业合法权益受到侵害。

    大部份小微企业人员在拟定合同时，各自为政，较为随意。导致合同签订之后，自身利益无法得到合理保证。财务部在起草签定过程中参与力度较小；加之财务人员对于业务的了解度不够，业务人员对于财税知识的缺乏，无法进行有效沟通，因此审核环节草草带过。财务部无法起到审核作用。

    （三）履行合同时财务部门的监督环节

    在合同的执行过程中，财务部门对于监督管理力度较为薄弱。主要体现在两方面，第一是因为小微企业财务部人员有限，无法做到专人负责合同监督管理；第二是因为业务人员对于财务知识的缺乏，认为只要收付货物及货款结束，业务就已完成，从未考虑事后的发票与税务问题。有些小微企业由此而产生发票滞后现象严重，甚至几年都已完成业务，而未收到发票的事项[3]。

    （四）合同后续管理环节

    首先，当合同内容发生变更时，未及时做出变更。在合同执行的过程中，往往会因为某项条件发生改变，而发生相应的变更。变更时，无法反映在合同内容当中，从而使企业利益受损。其次，当合同完成时，发现质量或其他问题，未及时追究责任，从而导致损失无法得到相应的赔偿。最后，合同完成后的档案管理相对较为混乱。小微企业往往对于合同归档管理的重视程度不够。对于合同原件也未及时给财务部门存档，甚至交给财务部门仅仅为复印件，而自身也未很好地进行存档管理。事后查找翻阅难度较大。

    四、应对策略

    （一）加强制度建设，完善合同管理制度

    小微企业首先要做的就是完善合同管理制度。合同管理制度是合同管理的基础，也是企业内控管理的基本要求。而对于小微企业而言，应立足于自身企业的特点，结合《民法典-合同篇》，制定出实用性的合同管理制度。制度中不仅应涉及合同归口管理、供销商的资信、订立、审批、履行、备案、档案管理等各个环节，还应包括合同的考核与奖惩。在制度的制定过程中，应采取先“自下而上”后“自上而下”多方结合参与的混合方式。实用性强的合同管理制度有利于企业防范风险，在内控管理中发挥有效的作用。

    （二）业务人员与财务人员要做到互相沟通，尽量做到无缝对接；订立合同时，财务部门要做好审核工作拟定合同时，首先，应与财务部相关人员进行充分沟通，让财务部相关人员了解业务流程。对于拟定过程中，财务部应利用自身的财税专业知识，提出合理意见；其次，明确应签订合同的经济活动范围和条件；第三，财务部门要加强对合同的审核管理。以某小微企业来说：据统计，在已签订的合同中有80%以上的合同忽略了发票问题，从而导致发票滞后现象特别严重。有些业务甚至发生了2—3年，至今还未收取到发票。因此财务部在审核合同时应特别关注与财务部相关的条款[4]。

    （三）财务部门应加强合同履行过程中的监督管理

    合同履行过程中要财务部门做好有效的监督作用。业务量不大时，可由会计兼合同管理职责；当业务量增加时，应由专门人员负责合同的监督管理。财务部门在进行合同管理中应对供销货物的出、入库、结算等及时跟进；若履行的过程中发生变更，提醒归口部门应及时对合同内容进行补充；对于供销单位，每月应与对口部门做好往来对账，及时跟进发票及货款等事项。及时发现合同履行中存在的不足，弥补存在的漏洞。

    （四）加强合同后续管理

    合同行为是一种法律行为，无论是哪一方违反合同约定需承担一定的法律后果。因此作为小微企业建议成立纠纷协调小组，可由总经理任组长。在合同履行过程中，发生质量、收付款项等经济纠纷时，能及时应对，做出相应的解决处理方案。维护企业的合法权益，将企业的损失缩小到可控范围之内。小微企业在合同的后续管理中还应加强合同信息化建设，实现合同的归口管理。随着企业发展，合同业务会越来越多，为了方便管理，就必须通过信息化来进行合同管理。在建立信息化的同时，对合同的归属性进行确认，也就是说要实行合同的归口部门。由各业务部门在信息化系统中应从合同订立开始登记。信息化系统中应包括：合同类别、合同编号、合同归口业务部门、合同签订人员等相关信息。在合同履行、监督、检查时及时更新信息系统内容。建立合同信息化管理体系才能达到对合同的有效动态管理的目的。

    五、结语

    综上所述，小微企业合同管理是企业的内控管理的重要内容，在企业发展中至关重要。合同管理的有效性是小微企业良性发展的重要基础。有效的合同管理不仅可以降低企业法律、财税等方面风险，提升企业形象，还可以给领导者及时提供真实的财税数据，为以后的企业战略管理提供决策依据。

    参考文献：

    [1]孔丽丽.企业合同管理中财务监管的重要性探析[J].财经界（学术版）， 2020（9）：140-141

    [2]梁潔妮.浅淡内部控制之合同管理的制定[J].时代金融，2020（14）：65-66.

    [3]杜清兰.探讨企业合同管理的财务风险防范措施[J].财会学习，2020，3（6）：74-75.

    [4]罗婷.合同管理视角下小微企业内部控制研究[J].现代商业，2019（07）：123-124.