分析事业单位如何全面实现综合档案数字化管理
张晓雯
摘 要：2020年6月19日，国家档案局举办区块链技术视频专题讲座，中央档案馆馆长、国家档案局局长陆国强要求，要加快厘清运用新一代信息技术实现档案管理现代化的思路举措。在“十四五”时期实现以信息化为核心的档案管理现代化必须取得突破。因此，数字化转型是“十四五”时期事业单位档案工作的重点任务。档案工作数字化转型是指事业单位将档案工作的管理对象、管理手段等由传统向数字化转变及依此提升档案管理水平和效益的过程。
关键词：事业单位;综合檔案;数字化管理
DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.077
随着“互联网+”时代的到来，各行各业均致力于数字化建设，事业单位综合档案管理也应如此。据调查得知，事业单位综合档案数字化建设均存在资金与设备匮乏、管理制度不完善、档案管理人员专业素养参差不齐，跟不上档案新时代发展的要求等一系列问题，严重阻碍了综合档案数字化建设进程，导致档案管理差强人意，事业单位中的档案管理难以取得创新性发展。为此，事业单位应深入探究，想方设法推动数字化建设进程，最大化开发与利用综合档案资料信息，确保各项工作顺利开展，以此来促使事业单位早日实现综合档案信息化管理，为社会大众提供优质档案服务。
1 事业单位综合档案数字化管理意义
1.1 满足档案使用需要
数字化管理的实施，主要是利用信息系统来推动档案管理，这样就可以在档案管理之中融入网络化、信息化、智能化以及个性化的理念，也可以合理借助云计算、大数据平台来做好档案数据信息的处理，进而满足事业单位对于档案资源实际的使用要求。伴随着事业单位改革的持续深入，档案管理工作也从原本的传统档案保管逐渐朝着开放性的档案资源体系建设发展。档案管理需要注重对于完善管理体系的形成，强调档案资源的实际使用价值，进而满足各个事业单位以及大众对于公共信息调阅与使用的要求。
1.2 提高档案运行效率
新时期，事业单位开展档案数字化管理，能够实现档案管理工作效率的提升，有效克服纸质档案管理弊端，这样就可以实现对档案管理系统的优化，从而满足建设战略、管理设备、人力资源对应的优化配置处理。对于档案室的发展，有利于对庞大档案信息量的处理。通过数字化的管理措施，在满足工作效率提升的同时，也可以满足管理成本的降低，最终形成相应的运行管理体系，从而在实现上级行政机构服务、社会公益服务方面可以实现彼此的联系，最终达到人民群众、机关的档案需求，在管理压力降低的同时，可以实现档案管理有效性的全面提高，最终推动档案事业高速运转。
2 事业单位全面实现综合档案数字化管理的几点措施
2.1 注重数字化档案信息数据库建设力度
在开展档案数字化建设进程之中，最为核心的部分是档案数据库建设，其直接关系到数字档案管理的有序实施。所以，需要增强档案信息资源数据库建设力度，具体来说，还需要考虑到：第一，检索型的档案信息数据库，主要是对于开放性的档案，提供相应的目录、范围以及检索。第二，文件型档案信息数据库，主要通过档案文件的顺利载入，提供网络方面的档案信息服务，并且最为关键的在于广泛的档案信息数据库类型的有效使用。另外，对于电子文档系统建设力度的加大。一直以来，电子文档管理系统都是基于数字化的模式存在。对于各种电子文档，其本身都会拥有录入、修改、归档、查询等配套的功能，这一系统，其本身拥有相应的数码摄像与扫描功能，并且还能够将原本的纸质信息内容实现数字化方面的转化，然后针对转化之后的电子文件，可以开展相应的科学化管理，其包含了签发、起草、归档、审核等诸多事项，最终才能够实现对存储情况和使用情况的监控。
2.2 提供便捷信息服务
事业单位综合档案的服务对象为事业单位及社会大众，所以在大数据环境下，利用综合档案信息化，增强信息服务的质量，向用户提供不同需要以及类型，有价值的档案资源，表现出了大数据背景下信息服务的特色。运用电子邮件、视频以及网络短信等相关信息传输方式，让事业单位及社会大众能够对档案信息予以有效的查询以及利用。立足于网络技术，构建信息资源共享平台，进而让档案能够实现开放式服务，同时通过档案资源，有目的性地向事业单位及社会大众提供服务、政策等相关信息，进而满足其具体需求，促进信息服务质量及效率的提升。
2.3 构建完善综合档案电子管理系统
信息时代下，充分利用综合档案，不仅能够为我国经济社会可持续健康发展奠定扎实的基础，还可实现事业单位部门信息交流与共享资源。综合档案是社会发展过程中全部信息全面、如实的记录，它能够将经济社会发展进程全面展示出来，为各项决策提供信息。综合档案数字化管理过程中，事业单位应立足于自身实际情况，合理设计各项指标，迅速将以前纸质档案信息转变为电子数据。另外，构建档案数字化管理系统时，不得忽视数据采集这一环节，在自然语言功能处理过程中，应根据术语设计相对应的索引关键词，为事业单位及群众查找提供便捷。
2.4 完善档案管理安全保密制度
针对事业单位档案管理，无论是组织文件，还是个人信息，都要求保密，一旦信息泄露，可能会对档案所有者带来一定的影响与危害。所以，在具体的管理环节之中，合理有效的安全保密制度是不可缺少的。第一，不同的档案，其对应的档案保密的等级是存在一定差异的，同时，在实际的使用之中，还应该配套其管理权限，这样才能够保障信息的安全性不受任何的影响。第二，档案管理人员应该具有保密意识和安全意识，能够在需求的时候，打开需要的具体信息。第三，完善档案和系统的加密处理，同时做好定期的检查和维护，这样才可以将隐患及时消除掉，确保档案信息本身的安全性。
2.5 提高档案管理人员的素质
事业单位档案管理人员必须转变传统的档案管理思想观念，树立数字化的档案管理意识，同时积极学习和掌握先进的档案管理知识和技能，才能迅速地适应档案数字化管理工作的节奏，确保档案数字化管理工作的顺利开展。事业单位在开展档案数字化体系的建设工作时，应该将档案管理人员综合素质和专业能力的提高作为首要工作目标，首先，加大档案管理人员培训工作的力度，合理运用多样化档案管理人员培训方式的优势，确保档案管理培训内容的全面性与实用性。比如，通过会议、视频、学习手册等方式向档案管理人员普及档案数字化管理的理论、技巧以及必须注意的事项，同时在档案管理人员培训过程中加入信息化技术应用技能培训的内容，通过定期开展档案管理人员业务培训的方式，提高档案管理人员的专业素质和技能。其次，加大高素质档案管理人才引进工作的力度，促进事业单位数字化档案管理团队文化水平的有效提升。事业单位在积极推动档案数字化管理工作时，应该制定完善的档案管理人员考核机制，定期进行档案管理人员专业技能的评估和考核，才能在促进档案管理队伍整体素质稳步提升的基础上，为档案数字化管理工作的高效开展提供全方位的支持。
3 结语
总而言之，在技术逐渐成熟的今天，事业单位档案数字化管理能够直接步入全新的阶段。针对档案数字化管理可能存在的问题，事业单位本身也能够提高其对应的认识，能够采取科学合理的策略来持续优化，这样就可以满足档案管理和利用效率的提升，在保证档案安全性的同时，也可以推动事业单位可持续发展，最终成为合格的服务型单位。
参考文献
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[2]张伟鹏.新时期档案管理数字化研究[J].中国管理信息化，2019（12）：153-154.
