关于电力企业文档一体化管理方法探究
章健
Research on the Methods of Integrated Document Management in Electric Power Enterprises
ZHANG Jian
（DC Inspection Company of State Grid Hubei Electric Power Co.， Ltd.， Yichang 443000， China）
【摘? 要】随着新时代的到来，现在的电力企業中涉及的电力档案信息开始日趋庞大并有着重要的价值意义，同时随着计算机系统的介入也开始让传统的文档管理方案更加的规范化。应用网络对数据和信息进行整理、归纳、搜集等，之后形成可以归档的档案信息，这一方法不仅提高了档案管理的效率，而且保证了档案整理过程中的真实性和准确性。这一方案虽然已经得到运用和重视，但是在某些方面仍然需要得到完善以更加适应现阶段电力企业工作。
【Abstract】With the arrival of the new era， the electric power file information involved in the electric power enterprises has become increasingly large and has important value significance. At the same time， with the introduction of computer system， the traditional document management scheme has become more standardized. Using the network to sort out， summarize and collect data and information， and then form file information that can be filed. This method not only improves the efficiency of archives management， but also ensures the authenticity and accuracy in the process of file arrangement. Although this scheme has been used and paid attention to， but in some aspects still need to be improved to more adapt to the current stage of the electric power enterprise work.
【关键词】文档一体化;电力企业;管理方法
【Keywords】document integration; electric power enterprises; management methods
【中图分类号】F426;G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文献标志码】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章编号】1673-1069（2021）05-0013-02
1 引言
文档一体化是一个实际可操作可运用的系统方案，它是现阶段下电力企业信息系统的一个重要环节，对电力企业信息系统的正常运行起着举足轻重的作用。通过文档一体化和计算机系统相互结合的方案能够达到企业办公自动化的目的，同时这也把计算机系统带入了电力企业的文档管理中，开始形成电子文件，直接通过计算机归纳整理，统筹收集文档重要信息和关键数据，最终形成有价值又简洁的档案。这一方案的实行，虽然从实质上降低了档案收集整理的难度，但是也带来了新的矛盾，需要相关人员从多个层面研究实践以后提出可解决各项矛盾的策略，以规范和完善文档一体化的管理工作。
2 现阶段电力企业对文档一体化的实际运用
普遍观察现阶段的电力企业可以发现，电力企业作为一个联系民生、联系社会生活的企业，具有比较特殊的社会地位，它的发展关联着整个社会的基础设施建设和人民日常生活所需。同时，随着社会人口的增加，经济技术的飞速发展，电力企业开始着手建立起了电网并日益发展壮大，这个过程中，电力企业的信息系统的压力也在逐步增加，它所包含的信息数据已经无法用庞大来形容。同时，这个庞大的信息数据库中所存档的档案内容还具有极大的可参考价值和使用价值，这些信息可以帮助电力企业更好地规范电力行业服务、为经营提供有参考意义的决策，帮助电力企业实行更进一步的科学领域研究等。从多方面考量现阶段的电力企业文档信息，可以发现这个信息归档整理板块必须引起工作人员的重视，随着信息数据内容的日渐增多，必须由一个可以广泛承载其庞大信息量的系统数据库来对其进行更规范化的整理和归纳，还需要工作人员从各种具有实用价值的数据中寻找出更利于民生发展的有效方案，这就表明了对文档一体化信息系统的优化是势在必行的，一个更加完善有规律的文档一体化管理方案将更好地协助系统和工作人员把烦琐的信息数据归纳整理成为有价值意义的档案信息[1]。
3 关于文档一体化的方案优化和研究
文档一体化是适应时代要求和现实需求而产生的，它的重要性可见一斑。但在文档一体化系统实施的过程中依然面对着不小的挑战，其中尚有漏洞的地方亟需得到優化和完善。通过对文档一体化系统现阶段的运行过程的分析，能够发现文档一体化方案还可以在以下两个方面进行进一步的完善。
3.1 加强文档一体化的统一协调能力
文档一体化系统是指把文件资料和档案信息资料同时并处于一个管理系统中，并通过电力企业的同构服务器进行协调统一、采取信息、收集数据等工作，极大地方便了工作人员进行操作管理。但是，系统得到了统一，在人员管理问题上却存在着很大的分歧，在整个运行系统中存在着两组管理人员，一组是文件管理人员，另一组是档案管理人员，这两者之间的工作责任界限非常模糊。在电力企业文件的处理和审批过程中，文件管理人员有查看、浏览、修改和增减文件内容的权限，而档案管理人员则只具备了浏览权限，两组工作人员的权限内容不同，工作层面也就出现了断层现象，不同部门的两组工作人员的工作责任界限也就显得不清晰，导致在工作交流过程中无法明确责任制度，也凸显了档案管理工作人员在实际工作中工作地位不突出、工作任务不明确的问题。因此，加强文档一体化的统一协调能力可以实现工作人员之间的共同管理和权限共享，以保证把文件转换为档案的过程中工作的高效率和准确性，并且也可以减少不必要的数据移动，确保了信息数据的内容完整和真实可靠，同时也明确了工作人员的工作责任和工作任务，减少了因人员协调失误造成错误的概率[2]。
3.2 强调文档一体化的交互功能
文档一体化最大的优势在于它兼顾了工作业务系统运行和档案管理系统运行，实现了工作业务与档案整理工作的交互开展，在统一的操作环境中进行，可以做到数据的无缝衔接和迁移。通过进一步强调文档一体化的交互功能，更深入完善其中各个转接步骤能够让档案归档工作更加高效和完整。文件在工作业务系统中的任务得以完成以后，文件通过文档一体化系统能够快速地转接到档案管理人员的手中进入归档整理环节，由档案管理工作人员进行整理归纳和检查录入，把有效信息和有价值的信息采录出来随后归档，正式进入档案部门保存。通过文档一体化的交互功能，让整个文件信息的传输和采取变得便捷高效起来，也让各部门的工作人员可以各司其职，在同一个系统中可以完成不同的环节，并且保证了信息采纳的精准和快速，确保了电子文件的完整性和准确性。
4 对文档一体化系统的管理
除去对文档一体化系统内容的优化和完善，对文档一体化的运行也应制定专门的管理制度，以保证文档一体化在体制内的正常运行和安全运行。这就需要电力企业建立一个具有可行性的档案管理制度，使之成为相关工作人员的工作指南，让相关工作人员根据规章制度进行一系列档案管理工作，以保证档案管理工作的有序开展和科学发展。除了相关的企业规章制度、奖惩制度之外，电力企业部门也应当让员工学习和熟知关于档案管理工作方面的法律法规，如《档案法》《档案法实施法》等，加强相关工作人员的法律责任意识和法律概念，用法律和工作规章双重约束员工正确归档，依法归档。配合法律宣传的同时，可以加强培养员工的责任心和职业道德，让员工了解工作岗位的工作任务、工作目的和工作责任，并熟练掌握档案整理部门的专业知识和工作常识，让员工以积极健康的工作态度对待档案整理工作，让档案整理工作进行得更加顺利。另外，也应该提高档案管理部门的管理水平，随时代发展进一步发展管理模式，并培养管理层面人员的管理意识和决策意识，为相关工作人员提供一个良好的工作环境和工作氛围。在管理层面的人员培养这一方面需要得到重视，一个好的管理层人员能够极大地带动其部门人员高效开展工作。根据实际工作情况显示，现阶段的大多数档案管理工作人员在各个方面都会有所欠缺，如大部分工作人员对电脑、对相关应用软件的操作不熟悉，这就容易导致工作效率低，工作完成度不高，此时就需要有管理意识和协调能力的管理层人员对这个情况进行调节和规划，让档案管理人员通过工作之余的学习和岗位培训等提高工作人员的工作能力和工作水平，同时加强对档案管理工作的进度检查，体察部门人员中遇到的问题，以协助档案管理工作的有序进行[3]。
5 结语
随着我国的经济、技术、科学等的飞速发展，整个社会已经进入了一个信息高度科技化的时代，电力企业也应当随时代发展的脚步不停前行，优化自身。将人工与网络信息技术有机结合，让文档一体化工作得到进一步的发展，以发挥其最大的作用，让档案管理工作更加的便捷高效。文档一体化工作的有序开展和持续发展，相关制度的完善和建立，能够为电力企业提供更有价值的帮助，也能够让电力企业更好地改善民生服务于整个社会的发展，也将为我国的基础设施建设添砖加瓦贡献力量。
【参考文献】
【1】张琳，边莉霞.电力企业文档一体化管理探讨[J].轻松学电脑，2019（18）：1.
【2】佟纯.电力企业文档一体化管理实践[J].中国档案，2020（3）：70-71.
【3】郑伟，魏丽.河北省水文行业电子公文和电子档案集成管理模式探究[J].河北水利，2020（11）：44-45.
