教改中高校学院办公室考核管理有效性浅议

    摘? 要? 高校加大教学改革，考核制度是高校重要的管理制度， 制定对学院办公室人员的考核制度，是对高校快速发展和成功实现教学改革的有力保障，考核制度的制定和执行不利则起不到应有作用， 甚至会造成一定负面影响。本文就明确考核目的、建立科学的考核标准、制定行之有效的考核方法、克服可能出现的考核偏差、注重考核结果的有效反馈和运用等问题进行了探讨。

    关键词? 高校? 学院办公室? 考核制度? 有效性

    学院办公室作为学院管理的中心枢纽，对高校教学、科研和行政管理工作能够顺畅有序运行起着关键性的作用： 对上要执行学校各个职能部门及学院领导下达的各项工作任务，对下要向教职工传达贯彻学校、学院的各项政策和要求;对内承担着学院的教学、科研、创收等各方面的组织协调服务工作，对外则承担着沟通联系等工作。因此，执行、协调、服务是高校学院办公室工作的三大核心职能。因此加强对学院办公室人员考核，提高他们的积极性，是提高学校和学院整体发展的关键因素之一。随着创建高水平大学的要求和大学管理体制目标的推进，如何建立健全高校管理人员绩效考核体系，加强对教职科研人员的科学有效考核，提高高校管理水平和治教治学能力成为各高校亟待解决的问题，高校学院办公室人员为高校中的重要一环，鉴于其在实现高校和学院整体目标中的战略地位，对于他们建立科学合理的考核体系更是势在必行，这对于提高学院办公室工作人员的积极性、主动性、创造性，促进学校和学院更好发展，为学院和学校教学改革提供优质高效的服务都具有深远的意义。

    一、 明确学院办公室人员考核目的

    为什么要实行考核， 这一问题看似简单， 但往往被忽视， 如果目的不明确， 考核难以有效执行。站在不同的角度， 人们能讲出许多目的， 如提高服务质量， 为聘任做准备， 为学校和学院教学评估提供依据等等， 但作为学校和学院领导层， 应该以战略的眼光来看待考核。

    （一）为了更好地实现学院的发展目标

    学院的教学任务的完成和发展目标的实现， 必须通过考核来加以引导。即学院希望办公室人员通过自己的行为和工作来提高对教职工和学生的服务质量， 使学院获得可持续发展， 就必须制定好考核指标， 通过考核把办公室人员的行为统一到学院的发展战略目标上来。

    （二）为了激励和鞭策办公室人员创造更好的工作业绩

    通过考核可以及时了解和掌握每个办公室人员的工作的质量和状态， 并加以客观公正的评价。其正面的评价会使办公室人员清楚地知道自己在学院工作中真正的价值和所处的地位， 从而更加激发工作热情， 发扬成绩， 将工作做得更好。负面的反馈也可以使办公室人员看到自己的缺点和不足， 明确努力方向， 从而改正缺点， 提高工作效率。

    （三）为了促进办公室人员的自身发展

    考核往往会涉及到办公室人员的很多具体利益， 包括津貼发放、岗位聘任、晋升职称、职位晋升等， 这些都是非常敏感的问题。但考核的最终目的是为了办公室人员的发展， 通过办公室人员的自身发展和综合素质的提高， 实现学院整体发展， 在学院整体发展提高的基础上， 进一步促进办公室人员的待遇、工作环境和个人良好发展。这样一个良性的循环过程需要办公室人员充分理解和认识， 只有大家都明确考核目的， 认同考核的基本管理理念， 在态度和行动上积极配合， 考核才能卓有成效。

    二、 建立一套科学的考核标准需要注意的原则

    （一）适用性

    考核标准要以能够及时、有效、全面、真实地反映学院办公室人员工作质量和效果为出发点。因为绩效考核具有个性化的特点。不同学院不同发展阶段， 考核的目的、方法、结果的运用各不相同。若考核标准空泛化，不结合各学院的工作情况、岗位特性、员工特点， 只是根据现成的指标或模式生搬硬套， 这样的考核必然会导致结果的失真， 并且很难获得办公室人员对考核工作的认同。

    （二）适度性

    考核的标准必须是绝大多数办公室人员经过一定的努力能够达到的。标准太低， 不能如实起到积极的激励作用， 考核失去应有意义; 标准太高， 会使办公室人员感到望尘莫及， 打击工作的积极性， 甚至会与考核目的背道而驰。

    （三）人性化

    好的考核标准应该是人性化的。没有人愿意被考核， 但是合情合理的考核会让办公室人员感到自然、温暖， 是事业发展及自我价值实现的需要， 而不是一堆无情数字的罗列。

    （四）量化性

    学院办公室人员有办公室主任、教学秘书、行政干事、党办秘书、资料室人员等人，业务工作越来越细化， 考核仅仅停留在是否理想的定性评价是不够的， 应建立在量化的基础上。办公室人员考核内容通常包括德、勤、能、绩四大类， 考核标准要突出工作业绩。 5

    （五）体现差异性

    由于办公室人员各岗位的工作性质、任务、目标等皆不相同， 因此考核的标准也应有所差异。如办公室主任岗和教学秘书岗，他们是不同的岗位，目标任务不同，如果标准一样，这样很难保证考核的有效性。

    （六）不断完善制度

    考核标准就是行动的指挥棒， 在一段时间内 或一个考核期内， 考核标准公布后就不能随意改变， 这样才能保证制度的严肃性。但是再好的制度也不会十全十美， 经过一段时间运行之后， 一些小的漏洞或不足便会显现出来。 所以考核标准也需要不断完善， 以便更趋合理。

    三、 制定行之有效的考核方法

    如果说科学的考核标准是考核工作的硬件的话， 那么考核方法就是考核的软件。标准再好， 如果不能有效地执行和落实， 考核就会形同虚设或是执行过程中的走过场。制定有效的考核方法应着重包括：

    （一）建立考核机构

    考核是否有效， 一方面取决于考核人员能力和素质的高低， 一方面取决于考核者的工作责任心和工作态度。学院要设立具有权威性的考核工作领导小组， 全面负责考核工作。组长要由院长亲自担任， 成员包括书记、副院长、工会主席。一般以 5- 7 人为宜。考核内容可结合班子成员分工， 各自牵头负责。

    （二）设置考核周期

    考核周期的设置要尽量合理。考核周期一般分为月、半年度和年度考核。有些项目的考核周期不宜过长， 考核周期过长， 无法做到及时发现办公室人员日常工作中的差距， 也无法根据其存在的问题进行有针对性的整改， 因而会导致考核实际功能减弱， 办公室人员重视程度降低。

    （三）选择考核方式与权重

    为全面反映办公室人员的综合情况， 应采用全方位考核评价方式， 即从与办公室人员发生工作关系的所有教职工那里获得关于他们工作效果的信息。要由院长、系主任、 教师、自我等多个方面来评价， 然后将各方面的考评结果进行加权平均， 形成对办公室人员的客观评价。考核的权重应有所不同， 如在对办公室人员进行考核时， 院领导从学院范围内横向比较被考核者的工作质量和效果， 其评价的权重系数应最大占40%。系主任考核办公室人员时， 其权重介于院领导和办公室人员之间占25%。办公室人员之间全权重占20%，教师的权重占15%，权重的差异， 可以使每位被考核者在工作中形成有效的互相制约机制。

    （四）确定考核计分办法

    考核的最后结果应以量化的分数体现， 这样可以使办公室人员产生公平感。考核小组应建立严格的考核计分制度， 平时对每个办公室人员日常履职行为、工作任务完成的数量和质量做严格的考核， 并做详细的统计和记载， 年终时， 由考核小组将每位办公室人员的月考核分数及分项考核得分综合， 确定被考核人的年考核最后得分。

    四、 在考核中注意出现的偏差

    考核的本质是一种管理， 既然是管理就难免带有浓厚的人为色彩和主观因素。尽管人们尽力使考核趋于完美， 但是在考核中由于种种因素的共同作用， 还是会出现不同情况的考核偏差， 主要注意克服的考核偏差有：

    （一）思维误差

    指考核者根据以往的经验和习惯的思维方式， 在头脑中形成对被考核办公室人员不客观的评价和看法。在这种思维定势的影响下， 考核结果必然会发生偏差。因此， 考核者必须根据办公室人员的现实表现， 客观地做出判断， 而不能按照自己头脑中已经形成的思维定势来进行评价。

    （二）首因误差

    由于对办公室人员的第一印象好或不好， 以至于在以后的考核中对他的评价偏高或偏低的表现即为首因错误。这种错误常常表现为“ 以貌取人”， 尽管一个人的外貌与其品德行为无必然联系， 但是由于考核者存在的首因错误， 往往会不自觉地将两者联系在一起。为了避免这种错误， 考核时就不能有先入为主的印象， 评价时也不能掺杂自己的主观愿望。

    （三）从众心理

    考核时不能坚持自己的标准。当大家对一个办公室人员做出不佳的评价时， 即便很欣赏这个人， 可是为了迎合大多数而不至遭致反对， 便违心地也做出不好的评价。为了防止这种从众心理， 在考核时， 考核者应独立做出自己的判断， 而不能盲目随大流。

    （四）晕轮效应

    指考核者将办公室人员的的某一因素看作是最重要的， 进而根据这一因素对他做出或好或坏的全面评价。比如， 某办公室人员工作积极主动， 考核人会认为他的工作业绩也非常优秀， 从而给其较高的评价。这种现象经常发生在诸如工作态度、人际关系、工作质量等定性的考核时。

    （五）相似误差

    因被考核办公室人员与考核者有相似之处导致的考核误差。当考核者发现他的思想观点、行为表现与自己有相似之处时， 就会对他心存好感， 就会觉得他无论干什么事情都会合你的心意， 从而产生积极的肯定心理， 使考核结果偏高， 影响了考核的公正和客观， 因此考核时一定不能带有感情色彩。

    五、考核结果的有效反馈和运用的重要性

    考核反馈是保证考核有效的重要方面， 不了了之的考核只能让办公室人员觉得不严肃和对考核工作不重视。考核反馈应包含两方面： 在办公室人员表现优秀的时候应给予及时的表扬和鼓励， 以扩大正面行为所带来的积极影响， 强化他的积极表现。在办公室人员表现不佳时， 也应及时真诚地予以指出， 以提醒他需要注意和改正。反馈的方式应讲究艺术性， 对不同的人应采取不同的方式方法。对敏感的人应注意提醒和点到为止， 对刚愎自用的人则应开诚布公或循循善诱。平时考核和年终考核的反馈方式也应有所不同， 对平时考核中存在的问题， 若不是带普遍性的具有警示大家的共性问题， 可以采取将结果通知本人的方式， 以被考核者改正不足为目的即可。 年终考核是对办公室人员阶段性工作的全面评价， 其结果是他迫切想知道的。在考核的原则、标准、方法、程序都公开透明的前提下， 考核结果一般是客觀的， 应该向全体办公室人员公布， 以使他们清楚地知道自己一个阶段的工作总体状况如何， 得到方方面面的认可程度有多高， 还存在哪些问题需要今后改正。

    六、总结

    总而言之，学院办公室是综合性地承上启下部门， 是学校对外的窗口展示，在学校学院的教学改革中起到重要的作用。办公室工作人员的高效工作将会对整个高校提高教学改革，提高学校教学水平，提高学校教学质量起到重要作用，因此切实提高高校学院办公室人员的工作效率将会有重大的实际意义。

    参考文献：

    [1]迟伟凡--图书馆考核制度有效性刍议 [J].图书馆学刊，2006（2）.

    [2]蔡琪--“双一流”建设背景下高校学院办公室管理工作初探。[J].科技教育，2017（36）.

    耿正萍? 安徽工业大学商学院