航天企业数字档案资源建设的问题与对策研究
田红 何正文 杨琴茹
摘要：数字档案作为航天“记忆”的重要组成部分，传承航天知识成果，助力航天事业创新发展。面对数字档案资源的急速增加和利用需求的不断增强，航天企业档案部门必须以服务利用为目的开展数字档案资源建设工作。本文针对航天企业数字档案资源建设面临的问题，从标准体系、资源建设、创新服务等方面具体阐述了数字档案资源建设对策。
关键词：航天企业 数字档案资源 问题 对策
随着网络和信息技术飞速发展，大数据、云计算、人工智能的研究应用越来越深入，无纸化办公、数字化研制、信息化管理越来越普遍，企业档案工作正在经历一个从接收保管纸质档案到接收保管电子档案，从管理档案实体到管理档案数据，从手工操作到信息化、智能化操作，从档案资源分散利用到深度共享的变革过程。在“数字航天”建设大背景下，航天企业数字档案资源急速增加，利用需求不断增强，档案部门必须从原先只注重纸质档案保管的模式中解放出来，以服务利用为目的开展数字档案资源建设工作，为航天科研生产活动提供资源保障和服务支撑。
一、航天企业数字档案资源建设面临的问题
（一）数字档案资源建设规划不足
当前，航天企业全面推动科研生产模式向数字化、网络化、智能化转型，数字档案呈爆发式增长，各级档案部门、信息机构虽然最大限度地保护着数字档案资源的完整性和安全性，但由于缺少顶层设计与统筹规划，缺乏科学、系统的数字档案资源建设思路和管理对策，致使一些具有保存价值和经济、社会效益的航天数字资源有可能缺失或被淹没在庞大的信息数据中，不能及时为科研人员和社会公众知悉并利用。同时，航天企业在电子文件归档、元数据管理、传统载体档案数字化等方面尚无统一的标准，使得数字档案资源建设存在一定的盲目性。由于航天企业各单位在元数据采集、著录、编码、电子文件存储格式等方面标准不统一，数字档案资源异构现象严重，互通互联困难，难以共享。
（二）数字档案资源积累相对匮乏
数字档案是实现档案数据智能挖掘、知识管理的重要资源。目前，航天企业各单位积极推进传统载体档案数字化和电子文件归档工作，但总体来看，数字档案资源建设水平不均衡、内容单一等，与数字档案馆建设要求的数字化目标存在较大差距。一方面，传统载体档案数字化工作进度缓慢，航天企业各单位以自主加工为主，受限于人力、财力等因素，加工能力弱，甚至部分单位还未开展数字化工作；另一方面，增量电子文件归档困难，航天企业各单位现有业务系统分布领域广、种类多、数量大、格式繁杂，电子文件归档功能未全面嵌入各单位业务系统流程，缺少前端控制，没有统一的接口标准和格式，实现多业务系统电子文件在线归档工作任重道远。此外，由于档案信息安全保密的特殊要求、档案鉴定工作的滞后，大量数字档案资源未能及时公开，致使可供利用的数字档案资源有限。
（三）数字档案资源开发利用效果欠佳
数字档案资源因其不受“孤本”限制、快速查阅、便捷利用的特性，使档案信息利用的广泛性、时效性更加突出。在航天企业科研生产数字化能力和经营管控数字化能力不断提升的背景下，产品数据管理（PDM）、工艺设计管理（CAPP）、试验数据管理（TDM）、制造执行管理（MES）等系统数据不断增加，科研人员利用档案数据开展业务工作的需求也日益增加。但是，当前航天企业数字档案资源存在档案目录数据多，全文档案信息少；航天产品档案多，经营管理档案少；文本类档案多，音像多媒体类档案少；内容、结构单一，开发深度和广度不够等现象，无论是在资源数量还是在质量方面已然无法满足用户的要求，档案信息资源的开发利用效果和深度欠佳。
二、航天企业数字档案资源建设对策
（一）标准引领，加强数字档案资源统筹规划
在数字化研制背景下，数字档案资源类型多样将成为常态，要实现数字档案资源的有效管理和高效利用，必须加强顶层规划设计，以标准建设牵引和推动数字档案资源建设工作有序开展。
1.规范档案元数据标准。元数据是关于数字档案资源描述的数据，也是数字档案资源真实性和可读性的重要保障。无论是对于传统载体还是数字化的档案资源，都需要对资源和数据的外部与内容特征进行揭示和描述，才能进行有序化的组织。随着航天数字化、信息化进程加快，PDM、MES、OA、浪潮等系统的上线运行，海量异构分布的数字档案资源呈指数级增加，航天企业必须加强元数据标准建设，规定各类电子文件在形成、交换、归档、移交、保管、利用等全过程中对元数据的设计、捕獲、著录的一般要求，确保不同系统、不同阶段的数字资源特征得以描述和记录，为数字档案资源的整合、有效管理、高效利用和长期保存提供保证。
2.规范数字档案资源保存格式标准。采用标准化的数字档案资源保存格式，既便于用户获取档案信息，同时可以降低文件保存过程中数据丢失的风险，便于信息的共享传递。航天企业数字档案资源凝结了大量的科研成果，是企业科研生产、经营管理的重要凭证和依据，如果不能保证其长期有效存取，就无法发挥数字档案资源的作用，对其保存和管理就会失去意义。因此，在开展数字档案资源建设时，航天企业必须重视数字档案资源保存格式的通用性和标准化，选取有利于长期保存的格式。航天企业在型号产品研制过程中产生的二维图纸、三维模型、设计、工艺、质量、声像等数据资源，由于形成于不同的设备或软件环境，非结构化数字资源规模大，必须规范数据传输、介质更新、信息迁移过程中标准化数字档案资源的保存格式要求，保证其被有效读取。
（二）需求导向，丰富和优化馆藏数字档案资源
丰富的馆藏内容和优化的馆藏结构是满足数字档案资源多元化利用需求的基础。航天企业在数字档案资源建设过程中，应紧跟数字化发展浪潮，做到电子文件归档与传统载体档案数字化工作同步开展，积极推动各门类文件材料归档，不断拓宽数字资源采集渠道，构建覆盖广泛、门类齐全、结构合理、内容丰富的档案资源体系。
1.加强业务系统电子文件有效管控。航天企业应大力推进数字化研制条件下航天产品电子文件、三维数据模型等非结构化数据归档以及经营、会计等业务系统电子文件的归档与管理，通过电子文件在线移交、归档，实现条目数据、全文数据以及元数据信息的集中统一管理。
2.加强传统载体档案转换力度。根据科研生产需要，针对具有里程碑意义的航天产品档案、反映企业变革与发展的经营管理档案、体现重大项目预先研究与知识成果的科研档案等，航天企业应按照利用率高档案优先、珍贵档案优先、高危档案优先、特殊载体档案优先等原则，分步开展传统载体档案数字化工作，实现存量档案的数字化。同时，航天企业应积极推动档案鉴定及降解密工作，优化档案资源。
3.拓宽档案收集渠道。在开展航天产品、重大科技专项、重大投资建设项目文件归档的同时，航天企业应进一步拓宽档案收集渠道，加强声像档案、实物档案、名人档案、重大活动档案的收集与征集，充实和丰富馆藏；同时，围绕航天企业转型升级、科技创新、风险管控、市场发展、国际拓展等需求，加强国际前沿的航天发展动态、关键技术进展等情报信息的收集，丰富数字档案内容。
（三）利用牵引，创新数字档案资源服务方式
充分发挥数字档案信息资源的优势，激活数字档案信息资源的价值，为科研生产提供优质高效服务，是数字档案资源建设的目标。航天企业在数字资源管理系统开发和数据采集过程中，应坚持以用户需求为导向，充分利用现代技术，创新数字档案资源服务方式。
1.构建数字档案资源管理平台，实现资源集中管理与在线利用。根据相关管理要求和科研生产工作流程，航天企业应打通与PDM、CAPP、TDM等业务系统的接口，建立数字档案资源管理平台，通过采用基于大数据框架的数据管理机制，实现电子文件分类管理和电子文件、图样更改的动态更新。同时，航天企业应改变传统的纸质档案利用模式，通过电子审批、在线利用、到期催还等功能，为用户提供快速、便捷的利用服务，满足其对数字档案资源利用的迫切要求。
2.提供多种途径的档案检索渠道，满足不同层次用户需求。针对型号项目科研人员，航天企业应提供一键式检索的简单查询方式，以更全面的数据仓储效力呈现型号研制全貌，为科研现场生产服务；针对企业决策者，航天企业应提供具有数据挖掘、知识管理技术的信息检索和分析手段，以更强的知识挖掘能力汇聚企业知识管理成果，为领导决策服务。
3.建立数字档案协同服务模式，提升对业务部门的支撑能力。航天企业应转变传统以纸质为主的归档方式，利用数字化整合产品研制过程的数据，采用逻辑归档方式形成面向产品的数据包，通过数据整合、分析与知识推送，为型号产品研制过程的追溯和质量问题的定位提供支撑。
4.提供个性化、知识化档案信息服务，提升用户体验。航天企业应利用数据挖掘、用户建模、信息过滤等各种先进的服务技术，创新服务手段，基于科研人员、管理人员等不同用户的知识结构、行为习惯、常用信息需求等，准确、有效地掌握用户的需求动态，提供个性化定制、推送服务。同时，基于大数据、人工智能等技术对数据进行深度挖掘和开发，提供有特色的知识服务、专题服务。例如，面对航天发展历程的专题档案需求，构建航天重大事件数据库、型号重要节点数据库、航天历史文化等专题资源数据库，有效提高用户获取所需资源的效率和质量；针对馆藏资源特色，建设航天科研成果数据库、型号研制图片资料库、型号研制质量问题案例库等特色数字资源库，提高个性化服务效率。
三、结语
數字档案作为航天“记忆”的重要组成部分，凝结了大量的科研成果，如何将这些珍贵的财富进行有效管理，成为航天档案工作者面临的一个重要课题。在加强和改进档案工作的新形势下，航天企业必须以服务利用为牵引，借助先进信息技术，加强数字档案资源建设，推动服务模式、利用方式的转型，把档案用活，让档案升值，为航天科研生产与经营管理发挥更强有力的支撑保障作用。
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作者单位：北京空间飞行器总体设计部
