疫情期间规划管理档案利用服务工作研究
赵继成
摘要：规划管理档案利用服务工作是指档案部门通过一些行之有效的方式方法，直接将规划管理档案信息传递出去，最大限度地实现规划管理档案的使用价值。本文根据疫情期间北京市规划和自然资源委员会规划管理档案的利用状况、利用方式、利用价值等情况，有针对性地提出在疫情期间做好规划管理档案利用服务工作的具体措施，以发挥规划管理档案在城市规划方面所起的积极作用，为首都经济建设服务。
关键词：疫情 规划管理档案 利用服务
规划管理档案是城市规划部门实施城乡规划管理过程中产生的各种载体的原始性信息符号记录。档案部门只有针对规划管理档案高效率地提供利用，将规划管理档案所含信息有效地传递出去，才能使其价值得到充分的发挥。研究北京市规划和自然资源委员会（以下简称“规自委”）档案室针对规划管理档案在疫情期间提供利用服务的情况，不仅要从利用者的直接目的出发，还必须认真分析规划管理档案的利用现状、方式及利用价值。
一、疫情期间规划管理档案的利用状况
近年来，北京城市化进程的速度日益加快。即便是在疫情期间，北京各地的建筑工程项目仍在如火如荼地进行着，受疫情带来的负面影响较小。与此同时，规自委档案室也在认真履行自己的职能，为规自委各机关处室、分局以及下属单位提供规划管理档案的利用服务，保证各经办人员工作的顺利完成。
（一）利用规划管理档案人员统计
在疫情期间，规自委档案室共接待了10个机关处室、5个分局及1个下属单位人员共25人查询利用规划管理档案，半年时间共查询利用规划管理档案360卷。其中5个分局查询利用量最大，共251卷，约占总量的69.7%；其次是规自委机关处室，共查询档案87卷，约占总量的24.2%；最后是规自委下属单位，共查询档案22卷，约占总量的6.1%。
（二）利用规划管理档案种类统计
规划管理档案按照档案分类标准，共分为6大种类，分别是D1建设用地规划管理档案、D2建筑工程规划管理档案、D3市政公用设施规划管理档案、D4市政公用设施用地规划管理档案、D5规划监督验收管理档案、DX规划过程档案。疫情期间各类规划管理档案利用量占前3位的分别是：D1建设用地规划管理档案利用量最大，为216卷，占总数的60%；D2建筑工程规划管理档案，利用量为85卷，约占总数的23.6%；DX规划过程档案，利用量为40卷，约占总数的11.1%。
（三）规划管理档案利用方式统计
档案利用方式是多种多样的，如果按照服务设施和方法的不同来分类，大致可以分为档案阅览、档案外借、档案宣传报道、档案复制、档案信息咨询、制发档案证明等。在疫情期间，考虑到防疫工作的需要，规自委档案室主要提供数字档案阅览及复制服务。如果数字档案不能符合经办人的需求，则提供档案原件借阅。在提供利用的360卷档案中，其中数字档案325卷，约占总数的90.3%；档案原件35卷，约占总数的9.7%。可见，以后提供数字档案将成为规自委档案室的主要提供利用方式。
二、规划管理档案的利用价值
档案是社会组织或个人在社会活动中直接形成的具有保存价值的原始记录。原始凭证作用是档案根本价值的集中体现，也是档案的第一价值。参考价值作为档案凭证价值的有力补充，在实际工作中也发挥着至关重要的作用。规划管理档案的价值在这两方面都有很好的体现。
（一）为城市工程验收工作提供原始凭证
规划管理档案在城市建设档案中属于“前期档案”，即工程开工前，建设单位应该办理的一系列手续，证明其工程是国家允许建设的合法工程。规自委所出具的建设工程用地许可证、建设工程规划许可证及附件附图、规划项目意见书（俗称两证一书）是证明工程合法的必要证件，是在工程竣工验收时所必须出具的。规自委各处室经办人、分局及下属单位来档案室主要也是来查阅以上三个证件的。如果实际建筑与三证提供的信息不符，则需要建设单位整改，以保证建筑项目的安全可靠。
（二）为行政执法工作提供依据
近年来，我国经济持续增长，但同时市场经济不成熟的弊端也逐渐体现出来，比如有些商户为了利益往往不坚持诚信原则。就城建事业来说，开发商不按规划部门的规划意见建设开工的事例较多，比如加盖楼层、占用公共绿地等。规划部门要进行行政处罚时，就离不开规划管理档案的支持。有了执法依据，被处罚人不仅会心悦诚服，同时对政府公信力的提升也起到了推动作用。可见，规划管理档案在进行行政处罚时发挥着重要的作用。
（三）为城市规划设计提供参考
随着工业化、城镇化进程的加快，城市建筑规模不断扩大，城市建设呈现出大幅增长态势。在疫情期间，规自委下属分局承接代征道路的专项课题，其通过查询规划管理档案，了解北京各地区的城市代征道路情况，使专项课题的实施更符合城市发展实际，更具有操作性和指导性。由此可知，规划管理档案为完成专项课题的前期工作积累了丰富的资料，提供了实际参考。
三、构建疫情期间规划管理档案提供利用服务标准
疫情期间，为了保证工作人员和利用人员的人身安全，规划管理档案提供利用服务工作也做出了一些变化调整。构建疫情期间的规划管理档案提供利用服务标准，已成为当务之急。
（一）严格规范档案利用制度
规范档案利用制度主要针对的是档案工作人员的业务技能而言，以确保档案提供利用工作能够健康、有序地进行。疫情期间，规自委经办人员来档案室借阅档案的次数比去年同期大幅度减少，电话查询成为提供利用的主要方式，这就要求档案工作人员必须做到以下三点：第一，熟悉规划管理档案的分类以及各经办科室的业务职能，变被动为主动，因为有的档案经过许可证号不能查出相关信息内容，这就要求档案工作人员灵活变通，按建設单位名称模糊检索，保证档案的查全率，再在查全率的基础上进一步追求查准率。第二，熟悉二套系统，即档案室自己的MIS系统和规自委的规管2011系统，规划管理档案中的过程档案和建设用地档案经常出现撤并卷现象，即原来的规划许可证，由于某种原因被撤销，也就是从原来的档案中撤出，放到要合并的档案中去，按原来的许可证号就查不出需要的档案信息，这就要求档案室工作人员要熟练掌握规管2011系统，对于许可证号查不出的档案，可以利用图幅号来定位查询。这两套系统相互补充、相互促进。第三，熟悉规划许可证号和档案号的互换工作。在疫情暴发之前，经办人员利用规管2011系统查询许可证号，之后再到档案室换档案号。这样做有一个弊端，就是效率低下，浪费了大量的时间。疫情暴发以后，经过培训，档案人员掌握了规管2011系统，许可证号和档案号的互换工作由档案工作人员完成。这样可以保证查准率，提高工作效率。
（二）培养档案信息安全意识
这里的档案信息安全意识指的是档案工作人员从档案出库到提供利用完毕要对档案信息提供最大的安全保障。在疫情期间，有一部分文书档案和建设用地档案属于机关密件，因此对来档案室借出档案实体、打印数字化档案的利用人员，要进行严格的身份核实，在编人员主动核查工作证件，分局及规自委下属单位借调人员要出具正处长签字的“准许借阅档案证明”，才能借出档案实体、打印数字化档案。档案实体在两周内必须予以归还，对于不还者，档案人员要主动联系处室正处长，请其帮忙催还。如果还需要借阅更长时间，借阅人员则必须办理续借手续。对于工程项目验收等工作，档案工作人员应尽量劝说经办人员利用数字档案，这样既可以保证利用人员快速地拿到档案，又可以保护档案实体，可谓一举两得。
（三）建立定性与定量相结合的评价标准
评价标准涉及对规划管理档案提供利用服务的过程、人员要素等进行有效评估，总结经验，发现不足，在不断改进的过程中实现对档案利用服务工作全程管理和全面提升。这就需要通过利用者的反馈来定性评价档案工作人员的服务态度，通过档案检索系统的查全率和查准率来定量给档案管理系统“打分”并提出修改意见，通过数字化档案是否完整、清晰来考察档案接收质量和扫描质量。简而言之，档案工作人员只有提供更好的档案利用服務，才能得到更高的评价。
在疫情期间，虽然规自委档案室对规划管理档案提供利用服务工作做出了一些变化调整，但是无论怎么变化调整，规自委档案室的服务宗旨永远不会改变，即为首都经济建设服务、为规自委中心工作服务。
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作者单位：北京市城市建设档案馆
