浅谈企业办公室文秘工作质量和水平优化策略
马姗姗
摘 要：文秘是企业中比较特殊的一项工作，在企业的日常运营过程中，文秘职员通常是在领导的指挥和安排下开展工作。因此，文秘人员需要具备有效处理信息，以及能够妥善协调各级关系的能力，发挥文秘上传下达和沟通协调的作用。而文秘职员的工作水平将会对办公室的整体办公效率和质量造成严重的影响。基于此，本文将简单分析企业文秘工作的质量和水平的重要性，进而对优化企业办公室文秘工作的有效策略进行探究。
关键词：文秘工作;工作质量;优化策略
DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.202
1 办公室文秘工作质量水平的重要性
办公室是为企业行政管理办公的重要场所，承担企业的各类管理和行政工作，是企业正常运转的重要纽带。对上级，需要明晰工作开展情况，并及时汇报工作进展，对下级，需要及时有效地传达上级的通知和任务，并且在这其中，还需要处理好工作中的各种细节。除此之外，办公室还具有对内对外的协调沟通职能，对内，办公室需要对企业中的各项工作之间、各级员工之间以及工作和工作人员之间的关系做好协调，对外，需要进行沟通交流，并做好经济交易等工作。因此，办公室文秘职员作为办公室中最为关键和特殊的工作人员，其工作质量和工作水准关系到了办公室的工作效率和质量，企业必须高度重视起文秘的工作质量和水平，通过有效策略对其进行提高。
2 企业办公室文秘工作的主要问题
1）文秘人员工作能力欠缺。企业的办公室工作普遍比较繁重和琐碎，面对超负荷的工作，办公室文秘人员常常为了完成大量的工作任务而变得被动和机械，因此难以在大量繁杂工作中把握到重点，导致文秘人员难以得到能力上的锻炼和提升，长期则导致办公室文秘人员的工作能力欠缺的问题，无法将文秘人员在办公室中的工作中应有的作用得到充分发挥，最终影响到办公室的工作效率。
2）办公室文秘人员数量不足。企业办公室工作量大，文秘工作更是繁重，使得许多人并不喜欢文秘工作，尤其当代大学生普遍不愿受苦挨累，毕业生很少有人愿意投身办公室文秘事业。因此各企业文秘工作者的数量始终难以达到工作的需要，而大量的工作造成文秘工作压力大，难以控制工作节奏，导致在实际工作中，文秘人员经常出现或大或小的错误和失误，难以保证办公室的办公质量和效率。
3 提高企业办公室文秘工作水平的策略
1）加强对文秘工作者培训和管理。要想提高企业办公室的文秘工作水平，首先要从文秘工作的执行者入手，提高文秘职工的工作能力和专业水平。加强对文秘工作者的培训和管理对于提高他们的工作能力十分重要，首先应当有目标、有计划地对文秘工作者进行逐步的培训，通过专项技能培训以及强化职业教育，来培养和提升文秘人员的办公能力、服务意识和职业素质。其次，要加强对人的管理，完善和明确责任制度，将工作责任落实到人，规范文秘工作人员的行为和态度，提升工作人员的责任心，从而使文秘工作者的专业水平得到提升。
2）完善监督机制和考核制度。监督是管理工作的重要职能之一，对于提高工作效率和水平具有很好的效果，在企业办公室文秘工作中，完善监督体制，加强工作监督，可以安排多人进行互相监督，或者安排专人专项负责监督工作。对于一些工作的细节要做出明确的规定和标准，并将工作过程和成果纳入绩效考核，制定科学完善的奖励和惩罚办法，对于工作积极的、能力突出的、成果优异的员工分别给予奖励，并视情况对各方面能力都很突出的员工提供晋升机会，以此来激励员工积极面对工作，确保工作更加优质地完成。但相对的，企业的考核制度必须要做到赏罚分明，对于工作消极、错误频出的员工应视情节严重性给予警告或其他处分。
3）工作中突出重点。企业办公室文秘工作虽然任务重，工作繁杂，但事实上，在这些工作当中也有主次之分，有工作重点。对于文秘人员而言，最主要的工作就是对信息和文件进行整理，并将重要信息准确无误地传达给上下级。因此，文秘人员应当在不断实践中掌握工作的重点和工作的主要脉络，充分发挥出自己的作用，及时地将下级重要信息细致全面地汇报给上级领导，也及时地将上级领导的指示详细传达给下层工作者，并强调要点和注意事项，从而推动企业工作的顺利开展。
4）壮大文秘人员队伍。企业文秘工作繁重且复杂，因此文秘工作人员过少难免导致工作不够周全，因此企业有必要扩充文秘工作员工队伍，增添文秘工作人员数量，使文秘工作者相互配合和补充，从而促进企业的稳定发展。但由于文秘工作需要消耗員工的大量时间和精力，少有人主动投身文秘岗位，故而需要企业提出丰厚的招聘条件，使收入回报与精力的付出对等，来吸引新的文秘工作人员，同时还需要提高原有文秘人员的待遇，留住原有文秘人员。
4 文秘工作者提高自身工作能力
1）合理安排工作的能力。从事文秘工作的职员，必须能够将自己的工作进行妥善的安排，不但要对工作任务进行合理细分，还需要正确判断工作的轻重缓急，合理的安排工作的顺序和时间，优先处理紧急和重要的事务，不能拖延，之后再处理其他事务，并规划出最有利和最有效率的工作方法。同时还需要及时做好记录，包括需要处理的事情，重要和紧急的工作，以及工作的进展等内容，对工作的记录也是文秘工作的一部分。除此以外，文秘工作者还应当留出一定的空白时间，用于处理可能出现的遗漏工作和临时补充工作等。
2）加强文秘人员的沟通和表达能力。文秘工作对于员工的沟通和表达能力具有很高的要求，人与人之间的沟通交流至关重要，生活中很多误会都是由于沟通不当造成的，在工作当中也是如此，文秘工作人员的其中一项主要工作就是与领导及时沟通，对领导的安排和指示向下层进行传达，如果这当中出现沟通问题，或表达有误的情况，很可能传达错误指示，造成工作的延误。这就需要文秘工作人员加强自身的沟通交流以及表达能力。首先，从事文秘工作，应当学习基本的社交礼仪，在协同领导进行对外商务洽谈等工作时，要表现得体，尊重他人，能够与他人进行良好的沟通。其次，文秘工作人员应当及时与领导沟通，了解领导的需求，避免因为自己的情报信息不足，导致开展活动时出现纰漏。最后，在进行对上下级的信息传递时，不但要将信息整理核实，还需要进行准确、全面、有重点的传达，避免因为表达上的失误，造成工作上的延误和麻烦。
3）文秘人员应当不断提高自身专业技能。优秀的文秘工作者，需要学习许多方面的知识技能，包括公文写作能力、办公软件的应用能力、简单的电脑操作、口语表达能力以及社交礼仪的练习等。随着社会的发展进步，我国已经进入到了信息时代，而企业办公也与时俱，向信息化方向前进，对于办公室工作人员也提出了新的要求。办公室文秘人员也应当对自身的专业技能不断学习和提升，更新自身的知识体系，学习新的技能，主动适应新时代的要求。
4）提高服务意识。作为办公室的文秘人员，必须要帮助领导完成日常工作，处理琐碎事务，并对领导的工作要求进行传达以及跟进监督。这需要文秘人员具有为事业奉献的精神，企业办公室文秘人员的身份要求其以大局为重，以企业的利益为主，因此，办公室文秘人员必须要树立起爱岗敬业的精神，认真负责的心态，认真完成工作中的每一件事。
5 结束语
综上所述，要提高办公室文秘工作的质量和水平，从企业的角度出发，可以加强对文秘工作者的培训和管理、完善监督机制以及考核制度、突出工作中的重点并适度壮大文秘工作者的队伍。从文秘工作人员的角度出发，可以加强文秘工作者合理安排工作的能力、沟通表达能力、对专业技能的掌握以及服务意识的提高。这些措施都将对企业的长久发展产生积极的促进作用。
参考文献
[1]姜希.如何提高办公室文秘工作质量和水平[J].才智，2016
（12）：272.
[2]杨洁.浅谈现代企业文秘工作的特征及工作方法[J].中外交流，2017，01：27-28.
[3]李菲.提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略分析[J].经营管理者，2015（7）：214.
