大数据时代对档案现代化的影响和要求

    郭小磊

    【摘? 要】随着当前科学技术和社会经济的日益发展，信息技术手段逐渐丰富起来。与此同时，大数据技术得到了长足的进步和发展。在当前大数据时代背景之下，档案管理工作产生了相应的变化，同时面临着较大的挑战和发展机遇。在当前的档案管理过程中，大数据对于档案管理产生了重大的影响，只有对其进行改革和调整，才能够使档案管理工作更加高效合理。论文主要对大数据时代档案管理模式的变化展开研究，以供相关专业人士进行参考和借鉴。

    【Abstract】With the development of current science and technology and social economy， the means of information technology are gradually enriched. At the same time， big data technology has made great progress and development. In the current era of big data background， archives management has produced corresponding changes， at the same time facing greater challenges and opportunities for development. In the current process of archives management， big data has had a significant impact on archives management. Only by reforming and adjusting it can we make archives management more efficient and reasonable. This paper mainly studies the changes of archives management mode in the era of big data for the reference of relevant professionals.

    【关键词】大数据时代;档案;管理模式;影响;要求

    【Keywords】big data era; archives; management mode; impact; requirements

    【中图分类号】G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻标志码】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章编号】1673-1069（2021）05-0028-02

    1 引言

    在网络技术和计算机技术水平不断提升的基础上，迎来了大数据时代。在各个领域的发展中，大数据发挥了重要的作用。对于档案管理工作的影响也不可忽视，在新时期的档案管理工作，应打破传统管理思想和管理模式的束缚影响，结合大数据时代的发展要求，对档案工作进行创新与升级，将更多先进技术融入档案管理工作中，增强档案管理的实效性。

    2 大数据时代下的档案管理方式

    2.1 转变对档案管理的认识

    在大数据时代下，目前的档案管理与传统的档案管理存在较大的差距，现在的档案管理更多的是追求档案资料的隐藏价值以及档案查阅的便捷性。针对现在这种时代背景下的要求，相关档案管理者一定要从自身作出改变，认识到档案管理方式变革的重要性。除了重视档案的数据资料，更应重视档案的内在价值，即档案管理者应深入挖掘档案的特殊价值。在此基础上，相关档案工作者要积极转变对档案管理的认识，从档案的收集到综合利用，要有服务意识，转变管理认识，积极寻找档案所隐藏的价值，这样就更有利于用户对过去的深刻剖析，并根据资料信息明确未来的方向，可以说档案资料具有指明灯的意义。

    2.2 实现档案管理由实体向数字化的转变

    万物互联的时代下，各式各样的信息呈几何倍数式的涌现，所以传统的小数据的档案管理已经不能满足当前用户的文件需求，用户需要的是档案背后所隐藏的资源信息，利用目前的资料信息，选择参考文献，这种简单的资料提供已经无法满足人们的需要，数据背后的信息也必须提供给用户。众所周知，数字化的档案管理需要用到数字技术，但是现今各种数字技术鱼龙混杂，一定要做好个性化的分析，选择最合适的数字技术，这时有必要应用大数据技术，通过对用户的需求进行多维度的探究，这样才能为用户提供更好的服务体验。

    2.3 建立档案信息管理平台

    建立信息管理平台，为内部员工提供服务网站，令其不受时间和空间的限制，只需要账号和密码，就能进入信息平台，阅读交通运输的最新资料等。加强平台功能的建设，如在网站中实现信息的快速检索，使用者查询档案时，只需要输入关键词，就能找出相应档案。另外，还可加入实时资讯的窗口，由专业人员在网站中进行问题的解答等，为需要帮助的用户提供服务，助其顺利完成档案的查询和下载等。档案信息管理平台的建设中，在资金充足的情况下，聘请专业的设计师，建设属于交通运输部门特有的信息管理平台，使用优质的软件和硬件，为长期使用和管理提供支撑，促进运输部门档案管理的信息化建设。

    3 大数据背景下档案管理工作面临的问题

    3.1 信息管理使用软件不一致

    当前，我国档案的信息管理水平相对较快，原因是档案信息记录过程中使用的信息输入软件不一致，输入格式不合理。在处理相关数据时，防止数据合并很容易，并且管理出站文件信息可能会有些混乱。与其他发达国家相比，我国的信息技术发展相对缓慢。由于缺乏用于处理文件管理信息的统一标准系统，因此在文件管理过程中可能会出现诸如数据和信息不兼容的问题。由于传输和使用过程中的各种故障，档案中的信息管理未达到预期的结果。

    3.2 档案管理缺乏专业相关技术人才

    许多档案管理仍然使用传统的管理方法，但是文件管理器管理的概念与“专注于管理和降低利用率”背道而驰。这个概念仍然存在。云数据时代的文件信息管理知识对计算机和其他信息技术不是很熟悉。文件管理器提高了文件管理器的整体质量，包括引入专业的云数据处理信息技术人员，增强了对管理员的技术培训以及更有效的计算机化文件管理。迫切需要改进和全面实现档案信息管理的预期效果。

    3.3 档案数据的安全防护性能不足

    在大数据时代，社会发展的步伐相对较快，数据规模和文件管理类型正变得越来越多样化，其中包括许多有价值的信息资源。随着大数据时代的到来，文件管理已成为一种网络信息模型。档案管理中的网络信息安全问题带来了挑战，而网络安全问题则对档案管理构成了重大威胁。一个安全问题泄露了存档信息。文件管理安全性，如损坏或丢失，一方面是技术问题，另一方面是法律问题。文件管理中有许多机密文件，不能随意披露。在大数据时代，存在许多隐藏的安全风险，这些风险对管理敏感文件构成了重大挑战，如网络漏洞、病毒和黑客攻击。

    4 大数据时代对档案现代化的影响

    4.1 档案管理理论体系的变化

    随着当前社会的日益发展，大数据时代到来，与此同时，档案数据量得到了激增，社会对于档案管理工作质量也提出了更高的要求。在当前的时代背景之下产生了很多软件服务平台，在当前的软件服务平台之中，为提高档案管理工作水平和工作质量，需要采取有效的措施进一步地转变管理理念。在当前信息化时代背景之下，纸质档案管理工作已经不符合时代的发展要求。为实现档案管理进一步的发展和完善，需要加强大数据技术的运用，挖掘其中有价值的信息。

    4.2 档案数据资源体系的变化

    在目前档案管理部门当中，需要高度重视档案数據资源管理，这对于实现档案部门发展和完善具有重大的价值和意义。档案部门最大的特点就是需要具备丰富的馆藏资源。一般来讲，馆藏资源越多的情况之下，部门的价值则越大。对于档案部门来讲，具备了丰富的馆藏资源有利于促使档案社会价值得到提高，但是，依然存在着一部分的档案部门没有在大数据时代背景之下把握机遇，对于大数据技术的重要价值没有引起高度的重视，这样就造成了档案管理工作难以产生质的飞跃。

    4.3 档案利用服务体系的变化

    档案主要就是记录真实存在的历史，具有一定的保存以及历史价值。其中，保存档案主要目的就是维护企业和人民的利益。随着大数据时代的到来，在开展档案管理工作的过程当中，更加需要尊重客户个性需求，要给群众提供人性化的服务，提升档案资源的利用效率以及效果。目前在开展档案管理过程当中，档案利用服务体系变化比较大，其中，服务方式和服务内容都产生了相应的变化。然而，依然存在着一部分的档案管理人员在管理档案的过程当中采取固定僵化的模式，在这样的情况下，难以提高管控效果以及管理效率。

    4.4 档案安全保障的变化

    对于目前的档案管理工作来讲，安全高于一切，在档案管理工作的过程之中，相关人员应当要切实地保障稳定性和安全性，从而提升档案资料的利用效率和效果。其中，在大数据时代背景之下，对档案管理也提出了更多的挑战。一般来讲，传统的档案都是以纸质档案为主，要切实做好相应的工作，才能够保障档案完整性、安全性。随着如今信息技术的日益发展，档案的形态日益多样化，同时档案类型也大幅度增加，在这样的时代背景之下，对档案保管人员提出了更高的要求，要切实地保障硬盘防震、光盘防磨损，同时还需要建立应急管理模式，只有这样，才能促使档案得到妥善管理。另外，在大数据时代背景之下，要制定科学合理的应急方案，避免由于意外性事件而导致重大损失。除此之外，在目前的档案管理过程当中，还应当转变传统手工档案管理模式，要使用云计算技术同时要加强数据备份工作，要有效地避免网络病毒以及网络木马的侵害，排除各方面的威胁因素，从而切实保障数据的安全性、准确性和完整性，进而提高档案管理水平和管理效果。

    5 结语

    综上所述，在目前，档案管理工作具有重要的价值和意义。如今，档案管理工作模式已然发生了较大的变化，其中，主要体现在档案安全保障的变化、档案利用服务体系的变化、档案数据资源体系的变化以及档案管理理论体系的变化等。工作人员只有将档案管理工作模式结合时代以及相关需要进行有效的调整和优化，才能够适应时代发展潮流和要求。为提高档案管理水平和管理质量，需要根据大数据时代的特点以及要求实现相应的改革和完善，这样才能够让档案管理工作和时代实现良好挂钩。

    【参考文献】

    【1】张容.大数据时代，浅谈档案管理工作的新要求[J].人力资源，2019（22）：78.

    【2】黄莉.大数据时代推进档案信息化工作的思考[J].智库时代，2020（15）：5-6.

    【3】王娟.大数据背景下档案管理再思考[J].档案时空，2019（06）：32-33.