大数据时代机关事业单位档案管理工作探析

2022年7月25日08:12:24大数据时代机关事业单位档案管理工作探析已关闭评论
摘要

杨礼婧摘要:随着我们国家的发展和进步,事业单位的资料势必会越来越多,也越来越繁杂,所以机关事业单位的档案整理工作工作量较大。在大数据、新时代面前,我们应该要学会利用好社会资源,通过大数据的分析、归档、

    杨礼婧

    摘要:随着我们国家的发展和进步,事业单位的资料势必会越来越多,也越来越繁杂,所以机关事业单位的档案整理工作工作量较大。在大数据、新时代面前,我们应该要学会利用好社会资源,通过大数据的分析、归档、总结,对事业单位的档案进行整合管理。如此一来,提升了工作效率的同时,也能让整个档案管理系统更有条理。

    关键词:大数据;机关事业单位;档案管理

    中图分类号:G270.7 文献标识码:A文章编号:1003-2177(2021)06-0048-02

    大数据的时代背景下,让许多工作都变得相对轻松和容易起来,由于现在很多的科学技术都具备了庞大的数据库,所以档案的管理归纳工作也变得简单起来,因为我们处于一个新的时代,所以要把握好当下时代资源,利用信息化技术让机关事业单位的档案工作变得更加有条理。

    1大数据背景下事业单位档案管理效率提升的背景与意义

    1.1 大数据背景下事业单位档案管理效率提升的背景

    随着社会的发展、科技的进步,大数据技术在各行各业中都得以应用。机关事业单位的档案管理传统方式是纸质记录、纸质保存的,所以对档案资料的整理归纳和保存归档的过程中,工作内容多、工作量大、工作难度高。档案资料的保存也占据着大量的储存空间,且极易受到外界环境的变化而受到损坏。相关人员在进行档案管理的工作时,一定要将工作内容和大数据结合起来,跟上时代脚步,会大大提高工作效率、降低工作難度。在这种大数据的时代背景下,想要将机关事业单位的档案管理工作的工作效率大大提高起来[1]。认真分析当下时代背景、跟上时代潮流,因为科技的不断进步,所以信息化也越来越普遍,相关工作者如果能够利用好这个时代的优势,那么在工作期间,工作效率就会得到提升。

    1.2 大数据背景下事业单位档案管理效率提升的意义

    大数据时代背景下,机关事业单位的档案管理不再是一件复杂而又棘手的工作内容,利用好大数据和信息化,会对事业单位的档案管理产生重要的意义。紧跟信息化时代、利用好科学技术手段,能够对事业单位档案的整个管理系统进行完善,在优化系统的同时,还能减少管理成本、减少档案在存储过程中所受到的损毁程度。这样一来不仅降低工作的繁琐程度、提高管理工作的工作效率,还大大增加了管理工作人员的便捷性。

    2 大数据时代机关单位档案管理工作的新趋势

    2.1 带来了全新的档案管理理念

    不管是在过去还是现在,档案的管理工作始终都是要减少铺张浪费、节约资源,如果能够结合当下的大数据时代背景,让档案材料得到充分利用,那么对于社会的经济发展来说也具有十分重要的意义。传统的档案管理方式一般都是由人工来进行的,人工进行资料收集、分类、归档、保存。大数据时代有非机构化与碎片化两个特征,这两个特征一般表现在信息技术上,这两个特征能够让档案的管理摆脱组卷和组件,能够大大提升档案管理的工作,让档案的管理方式有了新的特征,例如:电子化、多样化、技术化、数字信息化等[2]。将大数据应用到机关事业单位的档案整理工作中,可以很大程度上提升档案资料的调取、传输、删除等利用效率,可以让使用过程更加便捷。

    2.2 机关内部更加重视档案管理工作

    随着大数据技术不断普及和应用,机关事业单位的档案资料利用率得以大大提高,所以很多机关事业单位对于档案资料的管理工作都重视了起来,并且重视档案整理的每一个过程,让后续的材料归纳工作变得高效、便捷。其实档案的管理并不只是档案室的工作内容,更是所有机关单位每一个部门应该要做到的基本工作,如果每一个部门做好收集整理的工作,再由档案室进行统一整理,那么档案资料的管理将会变得十分有条理。随着社会的向前发展,机关事业单位也在进步,与外界的交流也越来越多,那么资料也会越来越繁杂,所以如果能够利用好大数据,那么在进行任何一项活动需要调取资料时,不必再像以往那样需要一本本档案去寻找,只需利用搜索引擎就能快速找到所需资料内容。对于机关单位而言,一定要重视起大数据在档案管理工作中的作用,将其融入各个方面,通过数字化方式来处理各项工作,能够大大提升工作效率,让数据化、信息化的工作方式融入到档案管理的每一项工作内容中。

    3大数据背景下事业单位档案管理效率提升中存在的问题

    3.1 档案管理制度有待革新

    档案管理是每一个机关事业单位都不可缺少的一项重要的工作内容,但是不少的机关事业单位在这一方面还缺乏完善的管理制度,只有各种制度能够完善起来,那么才能保证后续工作的规范性。虽然许多单位都有了新型的档案管理工作的工作方式,但是却没有与之相对应的工作管理制度,所以导致了很多相关事业单位的工作效率提升不起来,影响工作质量[3]。

    3.2 档案管理意识有待强化

    在目前所处的这个阶段,虽然大部分事业单位都将档案管理的工作作为一项重要的工作内容,但是还有一部分单位档案管理的意识有待提高,所以这部分事业单位的档案管理工作的工作效率还未提升起来,且还发生着档案遗失、档案损毁的情况,这给档案管理的工作造成了困难和不利影响。所以想要利用好信息化的管理档案的技术方法,首先要对档案管理工作重视起来,只有这样,才会让档案的管理工作得以跟上时代的脚步。

    3.3 档案管理人员能力有待提升

    在大数据的背景之下,对事业单位的档案管理工作的要求也越来越高,所以相关工作单位及其部门要提高工作效率和工作质量,那么同时对档案管理人员的工作能力也有了一定的要求。但是现阶段所存在的实际情况是档案管理人员的综合能力和综合素质还处于勉强达标、有待提升的阶段,这严重影响了事业单位的发展和进步。而且在大数据背景的前提下,档案管理人员更应该有一个良好的综合能力,如若缺乏对档案资料数据管理的信息化、技术化的能力,那么在后续的工作中,会大大降低档案管理工作的工作效率。所以对相关的档案管理人员的能力提升,也是机关事业单位所面临的一个重要问题。

    3.4 档案管理存在安全风险

    不管是怎样形式的档案管理,都是存在这一定的风险的,数据化的档案管理,其重要的目的之一就是要大大降低在管理过程中所存在的风险。在档案的管理过程中,需要全面、充分的保证档案的安全性,因为现阶段很多档案管理还有着纸质的形式,所以档案资料还存在着一定的安全风险,所以使档案资料信息化是事业单位要加快完成的一项工作内容。

    4 大数据背景下事业单位档案管理效率提升的策略

    4.1 完善档案管理制度,保证档案管理工作开展的规范性

    在大数据的时代背景下,想要快速提高机关事业单位的档案管理工作的工作效率,那么就要完善档案的管理制度、改善管理模式,让档案的管理工作做到有条不紊。对档案管理工作进行全方位的优化,将资料的归档过程进行全面的规范起来,同时也要降低资料的管理成本,对相关的档案管理人员的管理系统进行优化,对管理人员实行监管制度,不定期的对管理成果进行抽查检验,从而保证档案管理工作效率的提升。

    4.2 落实档案管理责任机制,强化管理人员的责任意识

    档案管理的直接接触者就是档案的管理人员,所以想要让档案管理有一个系统而又有条理的管理制度,加强管理人员的责任意识,使每一部分的工作内容都落实到个人,使管理人员具有责任意识[4]。落实责任机制,让管理人员重视起自己的工作内容,对自己的工作有一个充分的了解,才能更好地完成自己的工作。

    4.3强化档案管理人员的综合职业素养,提升其专业能力

    在大数据背景下对机关事业单位档案管理工作的提升,除了进行上述内容,还需要对档案管理的工作人员进行综合素质的提升,使其具备对信息化的档案管理有基本的操作能力。在提升初期,可以进行相关的培训,让工作人员对数据化、信息化的档案管理工作有一个初步的了解。随后再进行实操,学习理论知识后进行实际操作,能够让管理人员的能力得以飞速提升。最后再进行人才培养,让机关事业单位的档案管理拥有更多高质量的管理人员。

    4.4 落实风险管理机制,降低档案管理的安全风险

    在大数据的背景之下,虽然档案管理的工作效率会有一个可观的提升,但是档案资料的安全性还是存在一定隐患的,不管是存储安全还是信息安全,都需要相关部门重视起来[5]。利用好信息技术手段,使档案不仅能不受到外界损毁,也不受到信息化的威胁,所以机关事业单位一定要落实风险管理机制,不能让威胁存在,实时进行风险评估,降低档案资料再存储过程中所存在的风险性,以保障机关事业单位的信息安全。

    5 结语

    在大数据的背景之下,机关事业的档案管理工作一直是一个值得重视的问题,其对机关事业的发展也有着十分重要的影响。所以健全信息化的档案管理工作,是能够推动事业单位的发展和进步的。

    参考文献

    [1]冯惠玲,张辑哲.档案学概论(第2版)[M].北京:中国人民大学出版社,2006.

    [2]黄霄羽.魂系历史主义:西方档案学支柱理论研究[M].北京:中国人民大学出版社,2006.

    [3]吴宝康.档案学辞典[M].上海:上海辞书出版社,1994.

    [4]中國大百科全书总编辑委员会《图书馆学、情报学、档案学》编辑委员会,中国大百科全书出版社编辑部.图书馆学情报学档案学[M].北京:中国大百科全书出版社,1993.

    [5]中国人民大学档案学院资料室.档案学论著目录(1911- 1983)[M].北京:档案出版社,1986.

    (责编:赵露)