工程建设档案的完整性与规范性

    张兴伟 刘吉水

    【摘?要】对于工程建设而言，工程档案强化对整个工程全过程内容的呈现，事关工程质量的评定与核查，同时也与工程的后期使用与维护息息相关。立足新时期建设工程档案资源，完整性与准确性、规范性是建设工程档案管理的基本要求，是档案管理者需要引起重视的问题。本文以建设工程档案管理工作实践为基础，全面探索了提升建设工程档案的完整性与规范性的策略，以期提升建设工程档案归档效果，提高档案管理水平，为档案资源的高效利用奠定坚实基础，更好地发挥其服务社会的价值。

    【关键词】工程建设档案;档案管理

    Integrity and standardization of engineering construction files

    Zhang Xing-wei，Liu Ji-shui

    （East A Yellow River Bureau?Liaocheng?Shandong?252000）

    【Abstract】For engineering construction， the project archives strengthen the presentation of the whole process of the whole project， which is related to the evaluation and verification of the project quality， and is also closely related to the later use and maintenance of the project. Based on the construction project archives resources in the new era， the integrity， accuracy and standardization are the basic requirements for the construction project archives management， and it is a problem that the file managers need to pay attention to. Based on the construction project archive management work practice， this paper comprehensively explores the strategy of improving the integrity and standardization of construction project archives， in order to improve the archiving effect of construction project archives， improve the level of archive management， and lay a solid foundation for the efficient use of archive resources. Better play the value of serving the society.

    【Key words】Engineering construction file;File management

    对于工程建设而言，工程档案是对整个建设工程活动的全过程记录与反映，与工程项目后期管理与维护关系紧密，并提供依据性作用。为了有效发挥工程档案这一功能，要重视加强工程档案管理工作，尤其是维护档案的完整性与规范性，这也是新时期档案管理部门工作重点，需要给予高度关注，从而在根本上为整个行业的发展提供更加可靠与有力的依据。

    1. 工程建设档案完整性与规范性的基本要求

    （1）完整性要求工程建设档案。

    全过程的反映，力求文件的全面性对于建设工程，完整性与规范性是影响档案质量的核心要素。具体来讲，对于完整性，强调文件资料齐全，凸显系统性的特点，能够实现对整个建设工程全过程的体现。因此，要囊括工程前期的准备调研材料，又要涵盖施工进程中所有技术性文件，工程竣工文件也不可或缺。

    （2）规范性强调工程档案对工程实际的真实、可靠反映。

    工程建设档案的规范性，主要是指要保证建设工程档案记载与收纳的内容应具有准确性与可靠性，并客观反映工程建设实际情况。这需要满足三个基本要求：首先，要与档案反映的工程目标具有统一性;其次，建设全过程具有一致性。除此之外，相关件与标准要具有协调性，内容呼应。为了达到这些标准，工程文件需要实现对建设行为的原始记录，强化真实写照，避免使用假材料。最后，要增强件的精度，力求各种检测数据与验收报告都能够实现精确与全面的记录，这也是决定工程质量与工程档案质量的重要因素。

    2. 影响工程建设档案完整性与规范性的因素

    （1）档案资料收集与工程变更不具有同步性，档案资料完整性无法保障。

    对于建设工程项目，很少有项目能够严格按照原定设计目标进行建设，也就是说，从施工到竣工整个阶段，施工调整极易发生。一旦建设行为发生变化，相关件就很难维持原状，需要进行及时调整与变更。此时，一旦补充更正资料不及时，就会影响工程档案的完整性与准确性。由此可见，建设行为的变化是影响工程质量的经常性因素，也是關乎工程档案完整性的重要因素。

    （2）建设工程设计处于动态变化中，是诱发工程档案不完善的重要因素。

    立足建设工程实践，工程设计是核心环节，但是“按图施工”是理想状态，不能实现绝对化。例如，设计文件存在错误与偏差，现场施工条件不达标，无法满足原图施工的目的，施工图的修改与补充无法避免。另外，新技术与新工艺在应用过程中也需要接受监督与认可，这个过程很可能需要对设计文件进行变更。也就是说，工程设计具有动态性，而相关文件也要实现动态调整，甚至面临复杂的变化。由此可见，设计文件只有实现对设计变更的真实反映才具备可靠性，工程档案才能实现完整性与准确性。

    （3）建设工程项目后期使用诱发建设数据变更，影响档案的完整。

    对于建设工程项目，其自身变化也会影响工程档案的完整性与准确性。具体讲，在工程项目投入使用之后，还面临着维护、管理、改建、扩建等变化，程度各不相同。工程档案需要对诸多情况进行如实、全面与准确的反映，对资料进行及时补充与完善，目的是保证与工程实际的相符性，从根本上维护档案自身的齐全性与规范性。

    （4）建设工程管理制度缺乏健全性与完善性，影响建设工程齐全性。

    对于建设工程而言，其施工行为、设计规划以及后期使用都会诱发变动性。但是，工程建设管理制度方面的优化性与完善性也是不可忽略的因素，相关制度的完善性与执行力至关重要。从实践分析，很多工程档案完整性不足跟管理制度滞后、监督执行不力有着不可分割的关系。

    3. 如何提升工程建设档案的完整性与规范性

    （1）构建高效的档案管理责任制度，将档案统筹与监督工作落到实处。

    对于建设单位，要重视构建专业的档案责任制，将统筹、监督等工作落到实处。建设工程档案产生于工程建设全过程，是建设工程项目不可缺少的组成部分，也是衡量工程质量的重要依据。为此，要从工程开始初期就要落实档案工作，明确负责人与相关职责，全面做好工程文件的收集、整理以及归档工作。

    （2）将档案管理工作落实到招标与合同阶段，从源头进行管理与控制。

    为了实现对建设工程档案的全面落实，要保证档案工作从源头开始，积极编制完整与准确的档案，将其有效体现在施工合同中，保证施工责任明确。对于档案而言，施工企业承担档案管理职责。因此，要将档案管理工作切实落实到建设工程的源头。也就是说，要在项目招标与合同签订阶段就要进行针对性建设，制定专门条款，对档案质量、数量以及相关归档责任进行明确。

    （3）充分发挥建设监理职责优势，实现对档案资源的及时完善，保证资料与工程实际具有一致性。

    立足建设工程，监理机构以及监理工程师承担对工程设计、施工以及竣工的全过程、全方位监督，这就使得其对各种工程文件形成过程了如指掌。因此，可以委托其进行工程文件的审核，以便及时发现档案管理中的问题，进行及时修改与补充，保证时间的及时性，强化档案质量与工程实际相契合，为工程档案完整性与规范性提供保障。

    （4）提升工程建设档案验收标准与要求，强化多方协调审查，实现对档案权威性与完整性的肯定。

    在工程建设竣工之前，档案验收工作需要在档案管理机构以及工程建设主体的协调下共同完成，考察工程档案的完整性、系统性与齐全性。另外，对档案真实性进行分析，明确其与工程建设实际情况的契合性。一旦发现问题，要提出针对性意见，督促进行整改。对于工程质量监督机构而言，要实现对各方主体质量行为的监督，掌握工程项目建设实际，实现对质量的合理认定，增强档案质量评定的权威性与公正性。

    （5）重视档案管理法律法规建设，构建高效管理制度，发挥制度性保障功能。

    为了将建设工程档案管理工作落到实处，维护其自身完整性与规范性，需要重视法律法规建设，发展制度性约束与保障作用。要将工程技术及管理文件收集整理内容纳入管理制度之中，对参建主体责任进行明确，强化工程档案质量的有力控制，保障档案归档工作有据可依，实现对违法违规现象的及时修正。立足新的发展时期，建设工程发展迅速，建设工程档案对于整个行业的发展具有重大指导性作用。因此，要重视建设工程档案管理工作的开展，将完整性与规范性作为基本要求，正视管理中存在的不足与问题，明确标准，在充分认识到建设工程档案管理的系统性与复杂性的基础上，强化配合协调，达到目标管理的目的，将档案管控措施贯穿到工程建设全过程，有力维护建设工程档案的完整性，提升准确性，保证规范性，从根本上为工程建设档案价值的发挥奠定坚实基础。

    參考文献

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