卫生防疫档案的收集整理研究
摘 要：卫生防疫档案对于应对公共突发卫生事件起着重要的指导作用，可以详细记录本次全国人民抗击疫情的行动，是我国档案管理工作中不可缺少的重要部分。目前我国卫生公共事件控制效果较好，需要对疫情防控过程中的大量档案进行收集和管理，从中提取有价值的信息，分析在疫情防控中采取的各项有效措施，为之后卫生防控事业的发展提供重要数据基础，提升我国应对、预防和控制流行性疾病的整体水平。基于此，本文从档案收集和档案整理两个角度出发，深入分析了卫生防疫档案的有效整合策略，以期能够提升档案收集及整理效率。
关键词：疫情防控;档案;收集;整理;研究
2020年春节爆发的疫情给我国每个省份都带来了一定的影响，各地均出现了不同类型患者，因此也产生了大量有关于卫生防疫的档案资料。档案资料中包括患者病情状况、治疗方法、疫情防控措施等多项重要内容，具有极高的应用价值，可以巩固疫情防护效果，为后续应对流行性疾病提供经验基础。为了保障我国人民的身体健康，避免其他流行性疾病给人们造成生命危险，必须要对卫生公共事件防控期间所产生的各种档案资料进行有序收集。作为一名档案工作者需要具备高度的责任意识，正确认识到档案收集、整理的重要性，提升自身的工作水平，对大量凌乱的资料实施有效整理。
一、卫生公共事件防控档案资料的收集范围
1.各级政府卫生防疫材料
政府部门在本次疫情防控中起着重要的指导性作用，各级政府均成立了疫情防控指挥部，指导当地积极开展和落实疫情防控措施。具体来讲所产生的档案资料包括：
（1）指挥部针对当地疫情防控工作制定的防控计划、防控工作安排、防控措施、防控会议记录、防控工作总结、防控工作通知以及决定的各种文件;
（2）当地政府针对卫生公共事件防控工作所召开的新闻发布会或者其他工作会议;
（3）当地基层组织在疫情防控工作中的日常记录，如小区内登记表、测温记录等;
（4）当地公安部门和交通部门针对不同交通工具实施管制的文件材料，或者有关部门针对医疗环境改造的各项施工材料;
（5）当地疫情防控过程中存在的工作失误处罚材料。政府机构所产生的档案资料类型较多，多为各项会议记录，是决定卫生防疫措施的关键档案资料;
（6）针对本次卫生公共事件防控所推出的法律规定或者新增的法律材料，可以对疫情防控措施的开展提供有效约束;
（7）各级政府针对疫情进行调查的报告材料和报表材料，包括街道或者社区的疫情防控日志和有关工作证明;
（8）针对卫生公共事件防控过程中出现的造谣行为、传谣行为所进行的各类治理工作文件材料。
2.各级医疗卫生机构卫生公共事件防控材料
医疗卫生机构可以为今后传染疾病的研究提供基础原始数据，主要包括确诊患者、疑似患者的病案分析资料、专家会诊资料、治疗方案资料等。除此之外，还要收集医院内部根据本次疫情情况展开深入研究的文件材料，以及所使用的患者数据。中央政府机构以及不同省份的各个医疗专家在巡诊或者会诊过程中产生的文件资料。医疗机构针对卫生公共事件防控形成的预防方案、监测方案、治疗操作要求等均属于重点收集的档案资料内容，应当在日常工作中有意识的对这一类资料进行整理，确保能够向有关档案管理部门及时提供档案资料。
3.科研机构卫生公共事件研究材料
科研机构在本次疫情防控中也承担着重要的作用，是加强疫情防控效果的关键机构，为本次疫情防控提供重要的科技技术。根据科研机构的具体工作，在收集档案材料时需要重点收集有关于卫生防疫工作的项目任务书材料、参与课题研究的具体人员以及有关协助人员、科研任务书、科研方案、科研活动审批资料、科研活动会议记录、科研调查报告、科研实验方案、科研实验记录等。除去自主提出的科研项目外，还需要收集不同疫情防控机构以及研究机构针对病毒的研究资料，包括对治疗药物、诊断试剂以及疫苗的研究。专题科研项目具体总结报告、总结论文以及其他类型的科研成果。
4.反映当地或全国卫生公共事件防控历程材料
除去对卫生公共事件防控措施以及防控过程中所涉及到的重要计划方案进行收集外，还需要收集针对人民群众疫情防控纪实的资料，重点关注在疫情防控中拥有突出贡献的人物。随着信息技術的不断发展，人们在记录疫情防控真实历程时会使用拍照、录制视频的方式，因此在收集资料时需要重点针对图片资料、视频资料等进行收集，形成电子化档案资料收集体系。收集在卫生防疫期间各类高水平的文学创作产品，包括影视作品、摄影作品以及绘画作品等。自媒体平台在直播、采访过程中形成的纪实性资料和宣传报道材料。收集卫生公共事件亲历者抗击疫情的笔记或者回忆材料，一线医护人员申请工作的材料，以及医护团队在疫情防控中做出的突出贡献材料。不同级别电视台、报纸等媒体平台所分布的有关于疫情防控的重要材料，可以反映当地疫情变化情况和抗击疫情的真实事迹。
二、卫生公共事件防控档案资料收集整理特点
1.档案分散、零乱
卫生公共事件给我国社会以及每个家庭都造成了一定的影响，因此会在社会的每个角落均产生有价值的疫情防控档案，扩大了档案的涉及范围以及内容，使得档案人员需要从多个角度完成档案收集工作。档案收集人员需要从医疗机构、科研机构、政府机构、公安部门、交通部门、学校以及企业等各个不同机构中同时进行档案收集工作。并且在每个机构中档案资料又会在不同的部门分布，包括决策性档案、操作性档案、物质保障档案、精神关怀档案等多个类型，在每一个类型中又会存在具体的工作要求以及工作线条。档案处于分散的状态会使得所需要收集的档案资料量有所增加，无形之中增加了档案管理人员的工作压力，也让后续档案资料整理工作难度有所增加。
2.档案类别复杂
疫情防控工作属于系统性的工作，不同机构之间的工作和材料均会出现交叉或者重合的现象。例如在对疫情防控工作实施决策性部署时，党中央国务院会发布有关材料，各级政府会按照党中央国务院的要求再次下发有关材料。医疗机构中的有关资料，包括每个患者接收资料以及治疗记录，这对于后续病毒的研究能够提供基础数据，但是因患者个体的不同导致档案资料会存在较大差异。在卫生公共事件中需要对公共场所进行监测和消毒，会收到来自社会各界的公益捐助，需要对上述资料进行收集和归纳。党组织需要在卫生公共事件中干部的行为进行考核，应收集干部的工作资料以及优秀干部的模范事迹资料。通过对上述档案收集范围可以发现，需要收集的档案涉及到社会类、设备类、科研类、教学类、病案类等不同方面，如何明确他们之间的关系是目前档案收集整理工作中的难点。在对档案进行收纳时按照不同主题实施专项分类，仍然会出现交叉、重合的现象，增加了划定分类的难度。
3.卫生公共事件防控档案具有高度政治性
2020年新冠疫情扩散速度极快，给全国人民的生命健康带来了严重的危险，一度让社会各项工作出现停摆的现象，如何对疫情实施有效控制成为了政府所要关注的重点问题。政府在疫情防控过程中起着重要的主导作用，全国人民均在关注政府将会做出哪些政策，全国媒体也都在关注和报道政府疫情防控措施的进行过程，在疫情防控工作中所做出的工作效果也是政府的组织能力和治理能力的重要体现，是社会主义制度优势的体现。在这种情况下如何对有关疫情防控的档案资料进行收集和利用也成为了政府所需要重视的政治任务之一。
4.应用需求较强
本次卫生公共事件是一场规模极大的疫情防控活动，这对于我国后续疫情防控工作的开展有着重要的意义和作用。疫情防控资料能够帮助我国不断完善公共生事件应对和防控体系，建立疫情报备系统，辅助有关科研机构研发卫生公共事件特效疫苗和病毒特点。在此次疫情防控工作中各个领域也出现了许多先进工作者，通过先进事迹的讲解能够对各个群体实施良好的爱国主义教育，对于我国大思政格局的构建有着积极的影响。在党中央带领下合理处置卫生公共事件充分体现了一个国家的凝聚力，是体现国家核心能力的重要体现，可以作为优质的教育资源，促使国民形成爱国情怀。
三、卫生公共事件防控档案资料收集整理策略
1.构建高水平档案收集队伍
要想提升档案资料收集整理效率，就必须要打造一支高素质的档案收集整理队伍，这样才能够确保从大量的档案资料中有条不紊的寻找出有价值的档案资料，对档案实施筛选。首先需要对档案收集人员进行技能培训，包括信息系统应用培训、档案收集技巧培训，促使收集人员能够在最短时间内合理利用信息平台以及人工的方式完成档案收集。以往培训活动在结束后未注重对培训对象进行考核，不仅无法提升培训对象的学习积极性，还会影响到培训效果的提高。在培训结束后应当针对档案管理人员进行实践技能训练和考核，利用考核结果向管理人员提供适当奖励和惩罚。卫生公共事件防控档案属于极其重要的档案资料，整理难度较大，如果档案管理人员缺乏专业的技能会影响到档案整理效率。因此通过有效的技能培训能够提升档案管理人员的工作技能水平，能够让管理人员在对档案实施分类和整理时，可以根据档案类型的不同选择合适的管理方法，以此来提升档案收集和整理的全面性和高效性。其次，疫情防控档案的收集和整理工作并不单单在于记录疫情防控历程，同时也可以利用疫情防控档案资料积极开展各类科研工作，为后续医疗活动的开展提供重要的资料基础。有关部门需要重点培养档案收集整理人员的责任意识，不断渗透疫情防控档案资料的重要意义，让工作人员能够更加主动的投入到工作之中。最后，积极吸引新型的人才前往档案管理队伍，要求新型人才具备专业的知识体系，掌握档案管理知识、公共卫生管理等多种理念，具有信息化思维，可以主动利用信息技术对工作模式进行创新。
2.加强动员工作
由于档案资料收集和整理涉及到的范围较广，需要各个省份的不同机构积极配合，主动上交档案材料，这样才能够减轻档案工作收集压力。因此政府需要下发有关的动员文件，宣传“国家档案局关于做好卫生防疫期间档案工作的通知”，使不同机构主动参与到档案收集和整理工作中，增强档案材料产生主体对本次档案收集管理工作的重视度和积极性。国家政府的不同部门需要向自己所管辖的范围下达通知，要求能够自主学习国家下达通知中的精神，主动配合完成档案资料收集整理工作。在进行动员工作时需要注意动员对象的全面性，从中央到地方政府，从单位领导到人民群众，从政府机关到学校，从城市地区到农村地区，在社会的各个角落都应当实施一定的动员政策。动员政策全面性可以确保能有更多人主动提供有关疫情防控的资料，提升档案资料收集的全面性，从不同群体中获得更加真实的档案资料。为了能够提升动员工作的有效性，各个级别的档案管理部门应当针对本次疫情防控档案资料收集工作，构建专门的领导小组，制定完善的档案资料动员方案。
3.合理利用信息化手段
信息技术的发展给本次档案收集整理工作带来了极大的便利，改变互联网手动整理的工作模式，可以利用信息系统对档案资料进行自动整合以及存储。因此档案管理人员需要合理利用信息系统，完善信息交流平台，和其他机构主体进行线上交流，对未上交或者不完整的材料进行询问和通知。例如，社区的工作人员可以在社区微信群中号召大家提供有关疫情防控的各类档案资料，之后由社区工作人员上传到数据库之中，可以直接和上级的档案管理人员进行沟通，确认是否还存在档案资料不完善的问題。档案管理机构可以开设自主提交材料的窗口，其他机构可以通过这一平台自行上传电子文档，能够有效提升档案收集的效率。我国面向全国人民收集档案资料时，需要耗费较多的人力资源，在利用网站进行档案资料自主提交之后，则能够有效减少人力资源的投入量。在引进信息化技术之后，同样能够对各类电子档案资料进行有效分类，如果依然沿用传统的档案管理方式，需要将电子档案归纳为纸质档案之后再进行收集和整理，会增加档案资料收集难度和工作量。在本次疫情防控的过程中档案资料多数为图片资料、视频资料，因此应当积极使用各种新型的信息技术，将这些非纸质化资料完整的保存在数据库系统中，以此来为后续利用提供重要的基础。
四、结束语
从目前的卫生公共事件形势来看，疫情防控工作将是未来长期坚持的工作，对于人民群众而言是一场持久战，因此必须要随时对疫情防控档案进行收集和整理，才能够确保档案资料没有遗漏和缺失。对卫生公共事件防控档案进行收集，也能够让后人铭记在疫情防控中英勇奉献的英雄，为卫生事件防控工作敲响警钟，为疫情防控、疾病研究等提供基础数据支持。在收集卫生公共事件防控档案资料时，应当正确认识该类型档案所具备的特点，明确收集范围、收集途径以及收集方法，在收集完毕后利用正确的原则和手段对其进行整理，确保能够发挥卫生公共事件防控档案应用的价值和作用。
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（作者单位：山东省临沂市兰山区妇幼保健院）
作者简介：韩玉玲（1972—），女，汉族，山东日照人，本科，副研究馆员，工作单位：山东省临沂市兰山区妇幼保健院，研究方向：档案管理。
