探究事业单位文书档案的信息化管理
廖娟
摘 要：事业单位文书档案管理是一项基础性工作。在当前大力推行信息化和无纸化办公的情况下，文书档案信息化管理能力的高低已经成为制约事业单位工作效能的重要因素之一。本文分析了事业单位文书档案管理的意义以及当前的信息化管理现状，进而对其未来发展提出了相关建议。
关键词：文书档案;信息化管理;文书管理;事业单位
DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.135
1 事业单位文书档案管理的意义
在事业单位日常运转中，文书档案管理是一项基础性工作，但同时也是一项十分重要的工作。基础性主要是指文书档案是事业单位日常运转中的重要信息载体，承担着上传下达的职责，且每天都会有一些新的通知接收、一些新的文件发出，是一项常态化、程序化的工作。重要性则体现在事业单位社会服务职能的实现离不开日常文书的运转，文件接收、传阅的及时性决定领导对上级要求把握的时效，同时也决定工作部署与开展是否能够有充足的时间。同时，每个文件中的内容都是事业单位工作开展的指导，而事业单位内各个部门与科室的工作情况的反馈最终也是以文书形式存在。此外，文书档案还是事业单位日常工作开展的重要依据，即许多工作开展都需要以过往的文件精神为依据，以之前的工作成效为参考，因此日常工作中需要对以往文书进行查阅，这也离不开文书档案的管理。由此可见，文书档案管理在事业单位内发挥着信息中枢的作用，是事业单位日常运转中不可或缺的一环。
2 事业单位文书档案信息化管理及其现状
文书档案信息化管理實际上就是将以往纸质的文书档案管理工作以计算机和信息网络技术下的管理进行替代，文书内容的载体由纸质变为数字化文档，文书传递的方式由纸质传阅转变为网络传阅，而文书档案的管理则由各种计算机软件进行记录和汇总，从而在进行文件查阅时在计算机软件中按照关键词、时间等进行搜索。可以说，文书档案的信息化管理以数字化形态取代了以往的纸质文书形式，有助于无纸化办公的实现和文书档案管理效率的提升。但从当前事业单位信息化管理的实际情况看，其中仍存在不少问题。
首先，文书档案信息化管理并未完全取代纸质文书管理。虽然国家一直在大力倡导无纸化办公和机关节能，但实际上信息化管理仍然与纸质文书档案管理并存。这主要是因为事业单位领导层年龄较大，其长期习惯于纸质文书的批阅，且不熟悉现代计算机和信息网络的运用，所以文书传阅过程仍然还是以纸质文书为主。文书的信息化传递大多是在部门与部门之间。此外，现阶段事业单位的文书档案每年仍需要集中向当地档案馆进行呈递并由档案馆对文书档案进行统一收录，而这也是以纸质形式进行存档的，所以日常文书档案管理中还是需要有纸质文书存在以为存档所用。上述这些因素就共同造成了当前文书档案信息化管理并未完全取代纸质文书的问题。
其次，文书档案信息化管理信息化程度不足。目前，国家已经建立起了覆盖全国的电子政务内网系统，这一系统从中央到乡镇层层连通，已经初步实现了电子公文的信息化传递。但这其中也存在一些不足，如电子政务内网系统的功能性较为欠缺，一些文书档案管理中需要用到的功能并不具备，整个系统纵向连接畅通，而横向连接不足，许多同级单位间并未实现连通，这就导致文书传递过程中出现不畅的问题。此外，事业单位内部并未针对文书档案的存储、管理建立起专门的信息化管理系统，这也使得文书档案管理仍有许多工作如文件的签收、清退等需要依靠纸质文件登记簿来完成。
3 事业单位文书档案的信息化管理的发展建议
3.1 加快便携式文书档案收发工具的推广应用
在无纸化办公推行的过程中，纸质文件的存在一直都是文书档案信息化管理的重大阻碍。从上述纸质文书存在的具体原因不难看出，如何让事业单位领导层改变纸质文书批阅习惯，转而使用数字化工具进行文书浏览与批阅就成为关键。在这一方买，推进便携式文书档案收发工具的推广应用是一个有效措施。这是因为当前智能手机、平板等终端设备的普及使得无论年龄大小都具备基本的便携式智能终端的操作能力，且这种便携式设备也可以满足事业单位领导人员随时随地进行办公的需求，所以对便携式文书档案收发工具的推广应用可以逐渐转变其使用纸质文书的习惯，进而逐渐减少事业单位中纸质文书存在的数量。但在具体实施中，应该确保便携式文书档案收发工具能够与电子政务内网系统相连接，如此就可以实现统一系统上的文件收发，最大程度上保证文书的安全性，杜绝文件泄露的可能。
3.2 积极与专业软件企业合作进行文书档案信息化管理系统的开发
鉴于当前事业单位文书档案信息化管理系统的缺位以及现有系统功能性上的不足，就需要事业单位重视起文书档案信息化管理工作，积极与社会上的专业软件开发企业合作开发出能够真正满足日常文书档案管理需求的信息化管理系统。一方面，事业单位文书档案管理人员要向软件企业人员提供自身在工作上的详细需求，将文书档案管理的具体工作流程、管理目标等提供给开发人员，然后由软件开发人员以需求为导向进行信息化管理系统的开发，从而使文书管理人员可以将以往的线下管理工作迁移到信息管理系统中，实现文书的数字化存储、分类，同时也为事业单位其他部门与科室人员查阅资料提供便利。另一方面，事业单位需要结合实际文书档案管理的需求不断对信息化管理平台的功能性进行调整完善，从而使文书档案管理可以全面实现高效的信息化管理。
3.3 提升文书档案信息化管理意识与素质
就目前而言，大多数事业单位的文书档案管理人员并不具备良好的信息化管理意识，在信息化管理素质上也存在明显不足。这就需要事业单位重视起文书档案管理工作并强化其管理意识和素质。一方面，事业单位应在单位内部展开文书档案信息化的宣传培训，鼓励所有人员都积极运用信息化技术去进行文件收发和编制工作，从而形成一个依靠信息化技术进行办公的内部氛围。另一方面，要优化文书档案管理人员的年龄结构配置，确保岗位上既有年轻人，又有年纪较大但具有丰富工作经验的人，从而分别发挥两者在信息技术和档案管理方面的优势，形成优势互补，从而使档案管理人员既具有丰富的管理经验，又能够具备良好的信息化管理意识和素质。
4 结语
综上所述，虽然当前事业单位文书档案信息化管理上还存在一些问题，但其却是文书档案管理工作的未来趋势。因此事业单位必须通过便携式文书收发工具的推广应用、信息化管理系统的开发以及人员意识与素质的提升层面着手去改善当前文书档案信息化管理现状，从而使文书档案管理工作更好地发挥出自身信息中枢作用。
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