高校干部人事档案管理系统建设探究
王晓静
摘 要：高校干部人事档案管理工作对人才的建设和优化配置、对高校的可持续发展都有着极其重要的意义。而干部人事档案管理系统又在高校档案信息化建设工程中起着关键性作用，同时也是贯彻国家相关政策方针的应有之义。但由于目前高校人事管理部门对大数据技术的应用不太成熟，档案管理系统的建设也因此受到了一定的影响，虽然目前档案管理体统已经初具规模，但整体的建设和管理情况也与预期的要求和标准有着一定的差距，从而影响了档案资料价值的挖掘和利用。如何改变现状已然成为高校人事档案管理的重中之重。文章就分析了干部人事档案管理系统建设的必要性及现状，并以此为基础提出了系列对应的解决对策作为参考。
关键词：人事档案;管理系统;必要性;建设现状;建设策略
DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.089
1 引言
鉴于互联网的优势，各领域内的档案管理工作也均已建立起各类型的管理系统平台，而在《高等学校档案管理办法》中提出的系列新要求也为高校档案管理工作的深入开展提供了理论指导。尤其是干部人事档案的管理更是放在了档案管理信息化建设的首位。在这个过程中为了提高档案管理工作的质量、充分挖掘档案资料的利用价值、实现干部的可持续发展和优化配置，构建档案信息管理系统是极为必要的。它既是大数据时代下档案管理信息化建设的必要手段，也是推动档案改革的内在需求。据观察，目前大多数高校中的整个档案管理工作已经基本实现了信息化建设和办公自动化，但从微观上深入分析，由于信息技术应用不到位、档案载体形式的不规范等因素的影响，干部人事档案管理系统的建设与文书档案管理系统的建设之间仍有着极大的差距，始终处于不平衡的发展状态。当务之急就是高校要针对这些潜在的问题提出对应的解决对策，为干部人事档案管理系统的建设奠定良好的基础。
2 高校干部人事档案管理系统建设的必要性分析
2.1 从社会环境分析
当前我国进入了以“信息技术、网络技术”为主的大数据时代，社会各个领域在开展各项工作时也融入了这些现代信息技术，旨在通过实现信息化、数字化、网络化和智能化建设来提高工作效率，减少生产成本。这已经是当前社会发展的大趋势。高校干部是我国教育事业发展的引领者，是党的执政能力建设和先进性建设的基础组织和实施者，他们的档案记录着其个人经历、思想层面、作风态度、业务能力以及绩效，能为上级组织进行人才的优化和配置、为干部自身的提升与发展都提供了详细、真实而完整的资料，从而让干部的价值得到最充分的体现，也正是由于干部人事档案管理的重要性，高校就应该遵循大数据时代的发展规律和特点，开展干部人事档案的信息化建设，构建科学的管理系统，为干部的进一步发展、为组织人事工作的进一步发展提供重要的技术支撑。
2.2 从档案管理改革分析
随着我国高校人事档案管理工作的不断科学化与规范化发展，它必然要求其走上信息化建设的发展道路，它也是信息化时代发展的必然结果。现代人事档案载体迫切需要新的载体形式来迎合信息化时代的发展要求，这就是说高校人事档案管理工作必然要走上信息化建设的道路，改变传统的管理模式，并基于传统管理模式来开发出更为先进与实用的电子人事档案管理系统，以此提高档案管理的效率与效果。这是高校人事档案管理工作实现现代化管理的重要途径之一。
3 高校干部人事档案管理系统建设的现状分析
3.1 从信息技术的应用方面分析
目前高校干部人事档案工作还有一些地方需要重视。比如采集面狭窄、采集的信息不完整、信息数据库的规模偏小、标准化程度较低以及类型单一等，这些都说明高校在应用信息技术方面并不太成熟和完善。另外，高校人事管理部门没有从整体上去分析和了解档案管理系统的建设的内涵、应该建设的方向、怎样去建设等这些因素，而是只集中于各类办公软硬件的开发与利用。方向和目标不明确，也就无法制定出总体的规划和具体的方案。另外，由于缺乏专业的信息技术人才，无法应对各类突发性的信息事故。
3.2 从档案资料载体的形式分析
最原始的档案资料基本都是纸质性的，但纸质资料有很多的局限性，从而影响了纸质档案的质量，那么在进行信息化、数字化建设进程中，势必也会导致数据采集效率低下，需要大量的人力来一一核对这些资料，并查缺补漏，也正因如此高校档案管理系统的建设基本都停留在目录的录入这个阶段，数字化工作一直得不到有效地开展。最常见的就是干部人事档案材料不规范、不完整，无法保障该信息是否真实;分类、排序、编目、页码不准确、字迹模糊等都会影响到图像处理工作。
4 高校干部人事档案管理系统建设的有效策略
4.1 要对系统建设过程有全面的了解
首先，相关部门及人员要有明确的设计宗旨，要根据《干部人事档案工作条例》中的相关规定、融合学校各个部门的资源参与到系统建设中，实现主体明确、标准规范、全面高效和安全共享。其次，要明晰网络构建及系统的架构。针对人事档案的保密性特点，我们要在构建中分成局域网和系统专用网，在方便网上浏览和远程查借阅的同时最大限度的保证资料的安全。另外根据用户群体的多样性，系统的架构可以采用星型局域网及客户端+服务器模式和浏览器+服务器模式，同时满足不同群体的需求。
4.2 要充分挖掘和利用信息技术功能
首先要采用由政府参与设计的、以现代化、信息化建设为基础的、规范统一的应用软件，从而避免因软件问题而引起的各种信息流通障碍问题的发生。鉴于档案资料载体的多样化特点，在建设过程中可以将这些文本、视频、图像等资料按照统一的格式和标准进行整理，同时在这个过程中高校必须要配置专业的技术人才，随时监管网络、经常检测和、更新和升级系统，以此确保信息资料的完整性和真实性。其次，要采用先进的集散式多媒体数据库，在满足档案录入时的同步更新和存储的同时避免大量图像和视频在存储时出现内存不足或卡顿等问题的发生，若是需要添加一些图片、视频资料时，也要采用最先进的图像处理技术。
4.3 要建立完善的信息系統管理机制
首先，要建立健全纸质档案数字化外包安全管理机制，包括数字化加工企业的保密资质审核以及保密协议的签订制度;加工的场所、设备及人员的安全管理规定等;其次，要逐步完善电子档案的真实性保障制度，包括档案管理人员、操作人员都要有明确的身份并且要通过授权才能使用档案资料;电子印章等也要严密保管并出具一定的使用规章。最后要完善对管理人员的教育培训制度，提供与档案管理、信息技术、法律法规等方面的专项讲座、学习交流会议或者现场指导等活动，全面提升他们的职业道德素养、法律意识、业务技能以及安防技能，从而更好地服务档案管理工作的持续开展。
5 结语
高校干部人事档案管理系统的建设是十分必要的。高校不但要对此有足够的重视，也要针对工作的现状和特点制定出科学的目标和规划方案，并通过提升信息技术的运用程度、完善管理系统机制来营造出良好的建设空间和平台，全面提升干部人事档案的管理效率，促进干部的长效发展，让其的价值得到最充分体现，助力于教育事业的进一步发展。
参考文献
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