论数字化时代档案的安全管理
熊飞
摘 要：伴随数字化时代的高速发展，数字化档案也获得了巨大发展，而数字化时代给电子档案的安全性提出了更高的要求，如何有效保证电子档案安全性，成为当前亟待解决的重要问题。下文当中结合实践，就电子档案管理工作实际存在的安全隐患予以分析探讨，同时在此基础上提出有效的改进措施，希望能为相关工作人员提供一些借鉴与参考。
关键词：数字化;档案;安全;管理
DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.086
现如今，在普通纸质档案管理方面，不仅管理体制非常完善，而且管理技术也在日渐成熟，在调阅保密文件过程当中，审批制度非常的严格，而且在选址、防火以及防盗方面也有着非常完善的措施，这些对档案文件安全性起到了很好的保障作用。但是在数字档案方面，却缺乏具有较强操作性的安全管理制度，很多工作人员在不经意间便会造成数字档案管理漏洞情况发生，引发安全隐患。同时，计算机技术的高速发展，还出现很多攻击行为与破坏行为，而存在于数字档案管理各环节当中的隐患问题，导致数字档案安全管理方面还存在很大不足。数字档案涉及网络、系统、信息、物理等很多方面。所以在数字化档案管理过程当中，必须要采取有效的措施，加强素质档案网络管理，主机服务器管理以及储存设备管理，硬件管理以及系统软件管理等，有效保证数字时代档案安全管理水平。
1 物理安全
主要包括储存档案系统安全问题，如操作系统，储存数据系统以及数据库管理系统和数据格式转换系统备份系统，还涉及保管的各种电子文件和异地存贮策略等，来避免更新数据版本以及转换数据格式，意外的损坏硬件设备，出现存储介质发生失效、老化或者由于自然灾害等各种因素引发数据发生损坏或者丢失，导致计算机出现破坏或者瘫痪。软件供应商虽然开发的软件，具有的安全性和稳定性，对数据管理系统与操作系统安全问题有着至关重要的影响，然而针对网络化档案管理信息系统而言，最重要的是何种操作系统进行考虑，并科学的进行安装，确保其正常运行，现如今Windows、MAC OS X以及Linix等系统应用非常的普遍，同时各自有着相应的优越性，在安全问题上也存在很大不同。怎样优选和用户具体需求相一致的操作系统于管理数据库系统。应当对档案元数据存放以及保管的规则和策略充分的进行考虑，这是当前亟待解决的重要问题。如通过集中式或者分布式数据库存放模式，异地备份数据，定期升级电子数据格式或者更换保存介质，应当利用相应的约束制度进行保管，在设计系统以及实现过程当中，必须要综合性的考虑这些关键因素，这样才能更好的确保档案应用系统可以持续稳定安全运行。同时应当备份系统的设备以及电源，数据和软件等，同时应当具有合理的组织措施与技术措施，系统运行能够在较短时间中恢复，停电之后十小时内服务器的UPS电源依然可以正常的进行工作，特别是停电之后一小时必须要确保工作的正常性。虽然这些问题，在日常电脑用户身上都可能出现，倘若突然断电会导致资料没有得到有效保存而发生丢失，损坏存储介质会遗失掉很多资料，这在管理档案过程当中相关的问题非常的突出，遗失的资料会导致后果变得越来越严重，所以不可对安全问题进行忽视。
2 网络安全
为了确保网络功能更加的安全，在档案数字化管理系统当中，必须要具备防治计算机病毒的功能，病毒的危害性非常大，当有病毒侵入时，轻的导致系统逐渐变慢，严重的会引发系统变得瘫痪，档案管理系统于个人电脑系统有着很大不同，档案具有保密性的特点，不可以有外人随意的对相关信息资料进行查阅与修改。如果病毒感染到数字化档案管理系统之后，造成的损失是非常巨大的，所以在系统当中必须要有合理应用高质量的杀毒软件，实时的查杀服务器以及客户端等病毒，还必须要对数字化档案管理系统，构建完善的防毒制度，没有正式安全的软件系统不可以随意应用。设置网络访问安全权限，对权限进行修改。权限的修改只可以对档案工作拥有，指定用户具有访问权。
3 保持较高的安全意识
在开展数字化档案安全管理工作当中，计算机硬件方面出现的不足不是最大的威胁，而很多时候是和计算机应用管理人员安全意識有着非常紧密的联系，特别是人为因素是导致安全问题发生的主要原因，所以进一步提高安全教育水平，增强培训力度，使其安全意识不断提升非常重要。首先，避免在专用数字档案管理电脑上对相关软件进行安装，由于工作需要对相关软件进行安装的，必须要选择正版软件，或者经由技术人员进行检测确保安全的软件在进行安装。同时电脑当中不可以安装和档案无关的软件，以免引发系统运行缓慢或者不兼容情况出现。二是控制和减少优盘移交电子档案，由于优盘能够被随机的进行读写，所以也极易造成病毒侵入，在各个电脑当中数据传输利用U盘增加了病毒传播概率，所以移交数字档案时，应当控制和减少U盘应用。三是不了解的文件不要随意的打开，由于病毒时常进行普通文件伪装，也有的伪装成欺骗性，诱惑性的文件，此时必须要引起足够的注意，不明文件绝不能点开。
4 提高档案管理工作人员基本素养与整体素质
近处，21世纪科学技术高速发展，在档案管理方面的要求也在日渐提升，对档案管理工作加强管理，需要高素质的工作人员作为支撑，而这些都给工作人员提出了更高的要求。
首先，在工作实际必须要积极转变传统观念，提升工作水平，及时准确的保存档案，并进行查找和利用，有效的保证档案安全性。特别是档案管理工作人员，在新的发展时期，要对自己的工作性质重新定位，保持较高的思想认识，积极主动的投入到工作实际，将档案法和档案保密法认真落到实处，将本职工作充分做好，处处保持认真负责的态度，按照有关法律法规科学的进行档案管理，提高档案管理安全性。
第二，在平常工作当中要重视学习工作，提高自身专业素养于整体能力，采用走出去，请进来等方式，对一些先进的当管理技术和经验积极的借鉴并应用于实际，还有对国家的有关法律法规给予充分重视，对国外档案管理工作以及发展动态，认真了解与掌握，创新档案管理工作方式，好更加高效安全的管理档案。
第三，档案安全管理工作具有很强的专业性与复杂性，同时此项工作又非常的细致，而这些都要求工作人员在日常工作当中必须要具备很高的人文素养，同时，还应当具备较强的文字组织能力，写作能力和语言表达能力，并保持较高的英语知识水平，更加科学合理的进行数字档案管理工作，及整理档案数据，提高其查阅和应用水平，确保档案管理工作更加的科学化与制度化。
5 结语
档案安全管理工作在档案管理工作当中占据十分重要的地位，特别是随着数字化时代高速发展，对档案管理工作提出了越来越高的要求，为了进一步提高档案管理工作水平，应当有效协调人力物力以及财力等各方面的工作，采用制度化，科学化的方式进行档案管理，并构建一支高素质的档案管理队伍，提升档案安全管理工作整体水平。
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