探究档案利用和档案价值的反思
张旭
摘 要：档案作为企业和单位的重要内部信息资源，其在企业和单位的发展过程中具有非常重要的作用和价值。因此，在档案的管理工作中，档案的利用是档案工作中的重要内容之一，档案的管理工作人员不仅要对档案进行充分的利用，还要注重档案资源的价值性，从而发挥其真正的作用。
关键词：档案资源;价值;利用;保存
DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.061
档案作为重要的信息资源，其在企业和单位的发展过程中具有非常重要的作用和价值。在档案管理中，对档案的利用与档案价值的充分挖掘已成为档案管理工作中的主要内容。但是，目前企业和单位中的档案管理工作中仍然存在着很多问题，很多档案管理工作人都没有做到对档案价值和档案利用重要性的正确认识，无法做到对档案资源有效的利用。所以，企业和单位在档案管理中要重新审视档案利用和档案价值的重要性，从而能够对档案工作中出现的问题进行及时的改正，做到对档案资源的合理利用，促进档案管理工作的可持续发展。
1 档案价值分析
1）促进企业不断发展。档案作为企业和单位的内部信息资料，其能够将企业和单位的发展情况进行详细的记录，是推进企业与单位未来不断发展的重要数据依据，且能够有效指导发展方向和趋势，因此档案材料的价值是非常重要的。档案的价值主要体现在其详细记录了企业和单位从建立到发展至今的所有相关信息，不仅见证了企业的发展历程，还是企业今后发展的重要依据。企业的员工管理制度、经营理念、经营方法和员工的典型事件等等，这些都是档案资源的主要组成部分。对企业和单位档案的有效利用不仅能够使企业文化和理念得以传承，还能够促进企业的可持续发展，为其提供有利的信息资料，促进企业的不断创新[1]。同时，对于企业和单位档案的合理利用还能够促进企业内容管理机制的不断完善，提升企业管理质量。档案管理的种类很多，例如会计档案、人事档案等等，其都是确保企业正常运行的有力保障，是企业在社会经济中立于不败之地的主要因素。2）档案价值的含义。档案的价值是指个人、集体和国家等方面，档案信息资源所体现的积极作用。如若档案管理的工作人员能够对档案资源做到合理的利用，则档案价值能够被充分地体现出来。如档案管理工作人员无法做到对档案资源的合理利用，则档案的价值也无法得到充分的发挥。因此，档案价值并不是体现在其自身上，而是由使用和利用档案资源的人来决定的。档案价值主要分为第一价值、第二价值、现实价值和长远价值、同时还具有档案利用价值和保存价值。无论是哪种档案价值，都是需要其利用者和使用者来进行发挥的。
2 档案利用有效策略
1）提升现代化的档案服务水平。随着社会经济的不断发展，信息技术逐渐应用在人们生活和工作、学习的方方面面，使人们的生活、工作和学习更加便捷、高效。在实际生活中，人们已经习惯了信息技术带来的便利，其为人们大大节省了解决、分析问题的时间。在工作当中，信息技术更是促进了工作效率的不断提升，同时人们也习惯了通过计算机网络的方式进行档案资料的查找和使用，所以，作为档案管理工作人员，也应当不断提升自身的现代化服务水平[2]。其首要任务就是促进档案信息资源的信息化和电子化，使用户能够通过计算机查找到所有的档案资料，从而能够有效的减少档案资源的存储地点，同时，还能确保档案资料的真实性和完整性;然后，要确保对档案信息有需求的用户具有使用档案资料的权利，同时，在档案资料的转化过程中，工作人员要注重针对涉及企业和国家隐私内容进行加密处理。2）构建完善的档案资源中心。若想实现对档案资料的合理、有效利用，就需要相关的档案管理部门对档案资源中心进行积极的构建，同时要注重对其进行不断完善和加强。首先，档案管理工作人员要注重加强对档案的管理，还要确保档案的真实性和完整性;其次，要积极建设高技术人才的管理队伍，提升档案管理部门人员的技术水平，不断融入高素质、高质量的人次，做好内部员工的培训和提升工作，确保管理人员能够熟练掌握现代化的档案管理方法和先进的管理技术，从而达到档案管理工作的高效化;最后，应当不断提升档案资料的开放程度，在对于档案资料性质的筛选和审核中，应当尽可能开放具有开放性质的档案，从而能够提升档案资料的利用率，使其利用价值得到真正的发挥。3）创新档案资源的利用途径。在信息技术快速发展的社会背景下，促使了人们对档案资源质量的要求逐渐提高，同时档案的种类和信息内容更加丰富。为促进企业和单位档案的进一步合理、有效的利用，档案管理部门要注重对档案资源利用途径的进行不断的开发和创新，不断提升档案的服务水平，完善服务方式，更新服务理念，从而才能使档案的利用价值得以真正的展现和发挥。档案管理部门应当改变传统的档案管理方式，做到对社会中不同行业档案资源的有效整理和汇总，通过合理、科学的方式对这些档案资源进行有效的开发和利用，促进档案资源类型和体系的不断完善，使档案资源的利用途径得到不断创新。4）增强档案资源的共享。若想切实达到档案资源利用率的不断提升，充分发挥档案资源的价值体现。应当促进各个档案管理部门之间的相互沟通和联系，促进档案信息的共享，实现档案资料利用价值的不断提升，增强档案的利用率。同时，还要注重对于档案资源的有效搜集和整合，从而能够使档案资源为更多需要的人提供服务，扩展了档案资源利用的规模，使档案利用工作能够得到社会中更多人的关注，实现档案利用率的不断提升，从而有效提升档案资源在社会中的影响力和价值，使档案价值得到充分的体现。
3 正确认识档案的保存价值
档案的价值不仅仅体现在对其有效、合理的利用上，同时也体现在对其信息的保存上，档案的保存价值与利用价值之间是相互联系、相互依附的关系，档案在存在利用价值的同时就一定也具有其相应的保存价值，而档案的保存价值则是可以单一存在的。具体来说，档案的保存价值可以分为档案的利用价值和保管价值，其二者之间是相互依附的关系，档案的保存主要是应用于对其地利用上，但是若没有利用价值则无从谈起保存价值[3]。所以，档案的利用价值相比并没有档案的保存价值高，档案的保存不仅仅是为了提供人们进行利用，其也体现在其他不同的方面。
1）保存历史事实。档案的价值还体现在情报价值和平衡价值，对其进行保存能够帮助后人更加真实、有效的了解历史的实际情况，清晰地掌握社会中各个方面的发展情况，其既可以确保社会更加安稳、和谐的发展，还可以使个人、企业、国家的权益得到有效的保障。此时，档案的价值体现就不仅仅是在利用价值上，而是档案本身情报价值的转移，并且作为档案资源，其信息内容拥有一定的真实性，不会受到环境、现实等各方面的影响，可以避免出现档案信息的不准确性。2）以供后人查阅。档案不仅仅是为现代社会和企业提供发展方向和思路，同时也能够使后人进行检阅，从而能够使服务于后人。在当代社会中，对于档案的建立、维护、保存并不会体现出较为重要的现实价值，但是随着社会的不断发展和进步，或许某个现今社会并不注重的档案信息，能够在今后的社会中展现其重要的作用。随着信息技术的快速发展，人们的思维能力得到了不断的拓展，而现今的档案信息在今后究竟会发挥多大的作用，无人所知，但是现今的档案管理工作任务就是将档案信息进行较好的保护，确保其真实性和完整性，以供后人查阅。
4 总结
总而言之，档案资源作为社会不断发展的主要信息資源，其在企业和单位的发展过程中起到了至关重要的作用。所以，档案的管理工作人员应当进行不断的反思，明确档案价值的重要性，深入探究档案的利用途径，促进档案资源利用率的提升，从而使档案资源能够发挥其真正的作用，促进企业和单位的可持续发展。
参考文献
[1]王娟.新形势下如何做好档案信息的开发利用工作[J].办公室业务，2013（23）：54.
[2]倪丽娟，曹玉.信息文明时代档案文化建设现状反思[J].档案管理，2013（01）：16-18.
[3]汪中华.浅谈档案工作信息化建设[J].档案学研究，2003（01）：40-42.
