利益相关者视角下潮汕侨批档案的保护研究
王英 舒洁
摘? 要：本文以潮汕侨批档案为研究对象，从档案管理的一般流程出发，分析侨批档案保护中所涉及到的一系列问题，最后引入利益相关者理论，试图通过构建各利益相关者的互动模型，提出各个利益相关者保护侨批档案的具体措施，以期更好地维护侨批档案的真实性、准确性及完整性。
关键词：侨批档案保护;档案管理观;利益相关者
Abstract： This paper takes the Chaoshan Qiaopi Archives as the research object， combines the specific social background of Chaoshan area， analyzes the series of problems involved in the protection of Qiaopi Archives from the general process of archive management， and finally introduces the theory of stakeholders， trying to build the interactive model of various stakeholders， looking forward to propose specific measures for each stakeholder to protect the Qiaopi Archives.
Keywords： Qiaopi archives protection; Archives management outlook; Stakeholders
侨批，又称银信，是指从清代以来直至20世纪70年代末，华人华侨通过民间渠道寄给家乡眷属的书信和汇款凭证的合称。侨批档案，是指侨批（银信）以及与之相关联的信件、账册、票据、证书、谱牒、照片、广告、匾额、印章等不同形式的历史记录。侨批档案的保护，是社会各界开展侨批档案研究的前提。
学界对侨批档案保护的研究内容较为广泛。在侨批档案保护研究的主体方面，现有研究多体现为各市级、县级侨批档案管理机构在日常管理活动中形成的经验总结。在文化遗产保护的视角来研究侨批档案保护方面，石剑文[1]、陈奭琛[2]、刘晓璐[3]等人提出加大保护宣传与投入力度、重视侨批档案的口述历史档案征集工作、加强区域间侨批档案资源优化整合等侨批档案保护的策略等。在法规标准建设层面来研究侨批档案保护方面，广东省档案局率先出台《广东省侨批档案保护管理办法》，[4]推进侨批档案管理的法制化。汕头大学图书馆经过分析研究出台侨批元数据规范及著录规则等。[5]在记忆工程保护的角度来研究侨批档案保护方面，陈鑫、吴芳、卜鉴民[6]、傅少玲[7]等人提出保护侨批档案的有效措施。在利用现代网络信息技术开展侨批档案保护方面，李建伟等提出利用“‘文化云实现共享数字侨批档案的聚合与标准结构化建设，应用Web技术向用户主动推送记忆文化资源”。[8]
在综合分析现有关于侨批档案保护的相关文献后，笔者发现侨批档案的保护研究还存在诸多不足之处。
侨批档案保护理念还存在一定的片面性，在理论认知[9]和“技术观”“管理观”“记忆观”“遗产观”“安全观”“平台观”等六大保护理念[10]方面还有不足，如现有研究多从技术层面（技术观）入手，意在研究档案制成材料变化规律以及探索保护档案的技术与方法;另外，受“世界记忆工程”“文化遗产”等研究热度的影响，侨批档案的保护研究立足于档案保护的记忆观、遗产观，更强调对其历史文化价值方面的保护，忽略了其作为档案所需具备的实用性价值的研究。
研究主体具有局限性。除了档案管理部门之外，档案行政部门、普通大众也应肩负保护侨批档案的责任。同时，现有研究未能体现出侨批档案保护较之于其他档案的独特之处。
潮汕侨批局自清道光年间开始陆续创立，并于 20 世纪初逐步进入鼎盛时期。在侨批业发展的繁荣阶段，侨批局遍布潮汕地区，平均每年有数千万乃至上亿元经侨批局汇入中国，维系和改善了数百万侨眷的生活，对潮汕地区的经济发展做出了巨大贡献。[11]
20世纪50年代开始，潮汕地区的侨批收藏家们，即着手收集侨批。[12]由此可见，侨批档案最早产生于潮汕地区。20世纪90年代，潮汕地区率先成立开展侨批档案研究的专门机构——潮汕历史文化研究中心。
2000年开始，潮汕地区的侨批档案研究工作进入实质性的阶段。另外，潮汕侨批档案大部分散存于侨眷家中，具有明显的民间性，是一种原生态的草根档案文献。
侨批档案除了具有社会性、历史性、确定性及原始记录性等一般性特征外，还具有民间性、地域性、稀有性等独特性特征。
本文立足于档案保护管理观，从档案管理的一般流程入手，以潮汕侨批档案为研究对象，分析侨批档案保护的一系列问题，再通过引入利益相关者理论，构建各利益相关者的互动模型，提出各个利益相关者保护侨批档案的具体措施，以期更好地维护侨批档案的真实性、准确性及完整性。
1 潮汕僑批档案保护中的问题
1.1 收集时档案零散。潮汕侨批档案收集过程中存在的问题归纳起来主要有三类。
第一类，侨批档案形成主体的多元性。侨批档案的形成主体既可以是侨居海外的华人华侨，也可以是留守侨乡的侨属侨眷;既可以是私人收藏爱好者及私人收藏机构，也可以是各级各类综合性档案馆或专门的收藏机构。
第二类，侨批档案地理分布的分散性。侨批档案的形成主体可以是华人华侨，也可以是侨属侨眷，说明侨批档案既可能散存于国内，也可能散存在国外;侨批档案既可能由私人收藏，也可能被专门收集，说明侨批档案可能散存在某些收藏爱好者手中，也可能被集中在专门的保管机构。再加上社会变迁、环境变化等因素，侨批档案流失民间的现象越发严重，地理分布越发分散。
1.4.2 利用者利用侨批档案的条件有限。侨批档案的珍贵性与脆弱性使档案管理部门一般不向外提供侨批档案实体的查阅服务。通常情况下，普通民众利用侨批档案的方式有：①利用数据库查找档案。比如可以通过“潮汕侨批数据库”查找已数字化的部分侨批档案。②利用各种编研产品。比如利用者可通过查阅诸如《潮汕侨批集成》《潮汕侨批档案选编》《潮汕侨批赏析》等利用侨批档案汇编而成的编研产品来利用侨批档案的内容。③通过参观侨批档案展览来利用侨批档案。利用者利用方式的有限性很大程度上使其避免了对侨批档案原件的直接利用，进而有效避免了对侨批档案破坏性行为的发生。但是，利用过程中不可避免存在一些问题。比如，利用者在参观侨批档案展时未经允许或者无视相关警示语的要求，肆意对侨批档案进行拍摄。从档案保护的角度来说，一方面，拍摄过程产生的闪光灯光波会对侨批档案造成破坏;另一方面，拍摄的照片若被觊觎侨批档案的犯罪分子看到，会给犯罪分子提供便利的作案条件，那么侨批档案的安全性将得不到保障。
2 基于利益相关者理论的潮汕侨批档案保护
利益相关者是指可以影响公司目标的实现或受公司目标是否实现影响的团体。[14]利益相关者理论最早起源于企业的战略管理中，指企业的经营管理者为综合平衡各个利益相关者的利益要求而进行的管理活动。[15]每一个社会组織在其运营的过程中都无法避免与其他机构产生利益互动，因而利益相关者理论是一个对管理活动具有实践意义的理论分析框架。运用利益相关者理论，可以分析某一管理活动中各利益相关者为实现共同的组织目标而做出的反应行为。
近年来，利益相关者理论的应用领域逐渐超越企业战略管理的范畴，开始运用于各类涉及管理活动的领域，比如医疗领域、卫生领域、教育领域等等。档案管理作为管理活动的种类之一，同样可以运用利益相关者理论来对其所涉及的各个利益相关者进行分析。通过对侨批档案管理过程中潜在风险的分析可知，侨批档案管理活动主要涉及到三类主体：一是各级各类档案行政部门，特别是与潮汕侨批档案直接相关的广东省档案局及其下属的各个市级、县级档案局等;二是各级各类档案管理机构及个人，包括各级各类收藏侨批档案的综合性档案馆以及私人档案馆、私人收藏者等;三是社会普通大众，特别是收藏有侨批档案的侨属与侨眷。结合特定的区域特色，潮汕侨批档案的保护研究可围绕这三大主体展开。
依据利益相关者理论，假设将侨批档案的保护设定为社会各组织需要共同实现的目标，那么参与侨批档案保护过程的档案行政部门、档案管理部门、其他普通大众则为其利益相关者，那么构建一个侨批档案保护与利益相关者互动关系模型可如图1所示。
2.1 档案行政部门对侨批档案的保护。潮汕侨批档案作为一种民间文化遗产，多年来的保护不力使得很多珍贵的档案资料下落不明。立法不清、权责归属不明也使侨批档案的管理面临诸多难题。
2018年以前，侨批档案几乎无“法”可依、无处可归，既可被收入博物馆、文物馆，管理过程遵照文物管理的相关规定;又可以被收入档案馆，根据档案法及档案法实施办法等对其管理行为加以规范;甚至有些侨批档案还被收藏到图书馆，管理过程遵照图书管理工作的相关规定。长期以来，国内缺乏行之有效的法律法规及标准政策来对侨批档案的管理工作加以规范和指导，致使侨批档案管理者管理时无从下手，不利于侨批档案管理工作的展开。因此，为促进侨批档案保护工作的顺利开展，档案行政部门具有极其重要的职责。
第一，出台相关指导性文件，统筹规划区域特色档案管理工作，以监督、指导档案管理部门及普通大众侨批档案保护工作。
第二，县、市级档案行政部门应该定期对本辖区内侨批档案的保护管理进行检查，建立保护管理记录，并定期向省级档案行政部门报备。
第三，因为县级以上地方各级人民政府档案行政部门肩负档案理论科学技术研究、档案教育、档案宣传等方面的组织与指导职责，因而其在开展侨批档案保护研究的过程中，除了需要加强对档案管理部门和普通大众的监督、指导之外，还可以通过组织区域内的科学技术力量，加大对侨批档案的开发研究来对侨批档案进行保护。
最后，档案行政部门还可以通过举办特色侨批档案展或开展侨批档案主题教育活动来宣传和推广侨批档案，使保护侨批档案的观念深入人心，提高普通大众的保护意识。
2.2 档案管理部门对侨批档案的保护。第一，收集过程中的保护。潮汕侨批档案形成主体多元性、地理分布分散性以及存在状态隐蔽性等特点加大了档案管理部门的收集难度。档案管理部门可通过加大宣传力度、提高普通大众侨批档案保护意识的方式来提高侨批档案接收和征集的力度及广度;此外，档案管理部门还可以通过鼓励普通大众将收藏的侨批档案捐赠或寄存到县级以上的国家综合性档案馆，以此来达到保护民间侨批档案的目的。相关受捐单位可以向捐赠人颁发证书，并予以一定的奖励来加以鼓励。
第二，整理过程中的保护。接收征集到的侨批档案数量巨大而且处于零乱状态，需要对其进行系统化、条理化的整理。侨批档案管理部门在开展整理工作时，除了要遵照档案行政部门制定的相关档案法律法规之外，还应该积极探索适合侨批档案可持续发展的整理方法与整理流程。例如，汕头大学潮汕文献特藏室在整理侨批档案的过程中，就开展了《侨批元数据规范及著录规则研究》项目，提出了侨批档案的独特的著录规则。
第三，保管过程中的保护。自然和社会的原因使侨批档案处于渐变性自毁的过程，再加上意料之外的突发性状况，致使侨批档案在保管阶段也面临着各种各样的威胁，因此保管环节也需要做好侨批档案的保护工作。首先，档案管理部门要提升对侨批档案价值的认识;其次，档案管理部门要制定一套系统、完整的侨批档案分级分类保护的标准;再次，档案管理部门还可以通过加大投资力度，引进先进技术、加强信息化建设来完善档案馆设施和设备。这样才能推进保管阶段侨批档案保护工作的有序开展。
最后，利用过程中的保护。侨批档案的利用方式分为线上和线下两种方式。现代网络环境的复杂性使侨批档案数据库建设及维护的难度日益增加，侨批档案信息窃取、信息盗用等问题时有发生。
针对线上利用存在的问题，档案管理部门可以通过制定利用准入规则、用户利用规范或者是其他相关声明来加以规范，用户只有通过阅读且同意声明中的相关要求，才能获取侨批档案信息。用户一旦非法利用這些信息，将会被问责并追究相关责任。
线下利用方式主要可通过开办侨批档案特色展览、成立侨批档案馆等方式来实现，用户通过参观侨批档案展览或者亲自到侨批档案馆查阅相关侨批档案的方式来对其进行利用。此过程中，档案管理部门应该积极充当引导角色，指导用户正确利用侨批档案。此外，档案管理部门要善于利用侨批档案入选《世界记忆名录》的有利条件来开展侨批档案的保护与利用工作。
2.3 普通大众对侨批档案的保护。普通大众对侨批档案的保护可围绕收集、保管和利用三个环节展开。
对于收集环节而言，普通大众应该提高自身的侨批档案保护意识，积极响应档案行政部门、档案管理部门的号召，主动向收集单位提供侨批档案的线索，并积极配合收集单位的接收征集工作。
对于保管环节而言，普通大众可以通过捐赠或者寄存的方式，将侨批档案保存在专业的侨批档案保管机构。专业档案保护机构通常具备较好的档案保管条件，可以最大限度地保护侨批档案，使其避免遭受损坏。
对于利用环节而言，普通大众应该严格遵守相关法律法规的要求，合理合法地利用侨批档案。
参考文献：
[1]石剑文.侨批档案文化遗产研究[J].兰台世界，2015（14）： 122-123.
[2]陈奭琛.侨批的文献遗产价值及“入遗”后的保护策略[J].兰台内外，2014（02）： 27-28.
[3]刘晓璐.中韩入选世界记忆工程档案文献遗产对比研究[D].郑州大学，2017.
[4]钱淑仪.保护列入《世界记忆名录》档案的立法实践——《广东省侨批档案保护管理办法》解读[J].中国档案，2018（06）： 22-23.
[5]杨明华，刘晓莉，金文坚，杨剑.侨批元数据著录规则研究[J].图书馆论坛，2013，33（04）： 82-85+76.
[6]陈鑫，吴芳，卜鉴民.世界记忆工程对中国档案事业发展影响[J].档案与建设，2017（10）： 16-19.
[7]傅少玲.社会记忆观视角下侨批封的价值和保护[J].鄂州大学学报，2015，22（06）： 61-62+88.
[8]李建伟.文化云模式下的侨批档案保护——以梅州客家侨批为例[J].图书馆论坛，2018，38（04）： 147-152.
[9]赵淑梅，候希文.档案物理管理与保护[M].沈阳：辽宁大学出版社，2012：267.
[10]周耀林.档案保护论纲[J].求索，2018（05）： 64-70.
[11]饶宗颐.潮州志·实业志（影印本）[Z].潮州地方志办公室，2005：1312-1315.
[12]陈汉初.从“尺素雅牍”到世界遗产——略论潮人对侨批历史文化价值逐步深化认识的漫长之路[J].韩山师范学院学报，2014，35（04）： 22-26.
[13]郭莉珠.档案保护技术学[M].北京：中国人民大学出版社，2010：186-187.
[14]弗里曼.战略管理——利益相关者方法[M].上海：上海世纪出版股份有限公司，2009：58.
[15]江若玫.企业利益相关者理论与应用研究[M].北京：北京大学出版社，2009.
（作者单位：湖北大学历史文化学院? ? 来稿日期：2020-08-10）
