刍议事业单位办公室档案日常管理与利用
房德强
摘 要：事业单位办公室档案管理是事业单位管理工作的重要组成部分，随着行政事业单位的改革深入，如何提升其办公室档案管理工作效率是事业单位管理工作改革的重中之重。提高事业单位办公室档案管理工作，一方面可以提高行政事业单位日常文书工作效率，另一方面可以推动行政事业单位改革的不断深入和完善，推动行政事业单位新风貌的建设。在此，仅以本文和大家浅谈下应如何提升事业单位的办公室档案管理工作。
关键词：事业单位;办公室档案管理;优化利用策略
DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.034
办公室档案管理是行政事业单位稳健发展的重要基础，提高其管理规范性不仅是行政事业单位改革所需，同样也是事业单位科学运行发展的所趋，对此我们应结合事业单位的档案管理现状，不断完善相关管理标准、提升服务质量，推动事业单位办公室档案现代化管理的进程。
1 现阶段行政事业单位办公室档案管理的不足之处
结合现阶段行政事业单位办公室档案管理现状来看，主要存在以下几点不足之处，具体如下：第一、办公室档案管理缺乏系统科学的管理办法。科学系统的办公室档案管理办法具体表现为行政单位在公文发放、制度颁发、立卷归档等环节要严格按照行政单位的办公室管理制度进行，一方面要规范办公室档案管理工作的准则，避免因公文相似、重复无序的管理现象给规范办公室档案工作造成困难，另一方面要实现行政单位办公室档案管理的高效性，加快行政单位办公室档案管理的现代化建设进程。但结合现阶段行政单位办公室档案管理的现状来看，缺乏科学系统的档案管理办法，例如公文发放标准不清晰、立卷归档系统混乱，不能满足办公室管理人员的调档使用等;第二、缺乏健全的办公室档案管理制度。行政事业单位是我国政府的职能机构代表之一，应坚持国家的立法规则和相关条例，健全办公室档案管理制度，从管理人员工作规范、管理工作科学等角度进行切入，不断完善办公室档案管理制度，使得档案室管理工作有法可依、依法治档。健全办公室档案管理制度是行政事业单位稳健发展的前提，但很多单位因缺乏
健全的办公室档案管理制度，所以办公管理中存在一定的难题，例如各部门之间档案资料使用协调不周、档案资料等丢失、缺失等;第三、档案管理人员的管理技能有待提升。档案管理人员是办公室档案管理工作的主要负责者和执行者，对此应坚持行政事业单位的改革目标和管理准则，灵活进行档案管理工作，在不断提升自我管理技能的同时，提高管理服务质量和水准。但现实中，档案管理人员的工作技能和管理技能还有待提升，例如重复冗余的办公室档案工作、归档不注重档案资料的等级、档案管理保存工作不当等;第四、档案管理设备及设施的滞后性。推进现代化办公室档案管理工作进程是档案管理工作的主要发展方向，随着现代化科技的进步，我们在优化行政事业单位办公室档案管理工作的同时应加强对现代化管理办公设备设施的引进，提高管理工作的效率，但很多事业单位因档案管理工作模式的落后，所以在智能化档案管理设备设施上也亟待更新。
2 如何优化行政事业单位办公室档案管理工作
2.1 建立健全档案管理制度
健全档案管理制度是行政事业单位档案管理工作优化的基础前提，对此我们可从以下几点进行：第一、结合行政事业单位档案管理工作实际需要，建立健全档案管理制度，使其具备合理性、科学性、规范性的基本性能。档案管理制度必须结合各单位的实际工作需求进行展开，从管理技能、设备设施、服务质量等角度进行切入，以优化工作、提高效率为基础进行制度健全完善，而不是将其流于形式化;第二、建立健全档案管理规章制度必须要满足可操作性原则，以方便实用、简单易行为前提，为管理者和使用者进行档案管理使用规范指导。规章制度主要作用是发挥其指导约束作用，提高人们的管理意识和使用认知，从而全面提升档案管理工作的效率，因此我们在建立健全档案管理制度时候要参照可操作性的原则，讲求方便实用;第三、坚持制度管理和制度考核并重同行。坚持制度管理和制度考核并重同行即是要坚持制度约束的地位平等性，一方面要用制度去约束档案使用者，另一方面要用制度约束档案管理者，同时将制度执行纳入员工的绩效考核范畴，档案部门要保证制度执行的严肃性和公平性，做到有功必奖，有过必惩，奖惩分明。
2.2 出台系统科学的档案管理办法
科学系统的档案管理办法是行政事业单位档案管理工作有序运行的重要保障，对此我们可从以下几点进行：第一、依法治档。随着行政事业单位的不断改革，《办公室档案法》應运而生，对此我们应结合行政事业单位的管理进程和现状，以国家政体单位改革为方向，充分运用立法的权限，成立相应的办公室档案法规和相关管理部门，做到灵活档案管理;第二、规范公文的颁发、存档。公文的颁发、存档简称为制发公文，是规范办公室档案管理工作的重要内容之一，因此我们应采取科学有效的管理方法，对制定与发布公文进行规范，例如采取统一的发文标准、提升实际操作中的办公室档案质量、严格遵照国家及相关单位部门的规定，按照统一排版模式进行发布和建册保存等。同时要对公文制发的签发手续、审核权限、等进行校对和规范管理，方便管理人员和使用人员进行档案信息检索;第三、规范立卷归档。结合国家对文书处理的实操准则，再结合单位的现代化管理进程和档案管理工作需求，对立卷归档进行规范管理一方面可以提升档案管理的工作效率，另一方面可以便于档案的查询和使用。首先我们要严格按照国务院颁布的关于《销毁不归档文件办法》，对档案进行定期查存和信息校对。其次，我们要对档案进行定期的分类、销毁等，但需注意的是要正确掌握立卷归档文件的时间，有序进行立卷归档;第四、规范进行档案保存，保证案卷质量和安全性能。例如要严格按照档案管理制度进行档案的保存，采取电子档案和纸质档案同时在册的方法，对档案的信息和数据等进行保密，保证档案的安全性能。同时，按照国家有关规定建造档案保存功能区，做到库房与办公室分开，库房与阅览室分开，并派遣专人负责。最后与档案管理相关人员签署保密协议，要求大家要履行职责义务，严守国家档案信息。
2.3 推进档案管理现代化进程
推进档案管理现代化进程是档案管理工作优化的发展所趋，具体我们可从以下两点进行：第一、推进档案智能化管理。随着计算机技术的普及，档案管理工作应向智能化管理迈进，实行信息化管理，一方面信息化档案管理可以科学开发档案资源，提高档案管理的工作效率，另一方面可以满足档案使用者对智能查询的需求。首先，各级事业单位的档案部门要准确、及时地传递信息，保证档案信息的时效性;其次，档案管理部门要引进计算机、扫描仪等智能设备，实现档案电子化、数字化;最后要充合理利用网络，实现档案数据资源库的建立;第二、提高管理人员的管理技能和服务水平。档案管理人员作为档案管理工作的主要执行者，应不断提升自身的管理技能，例如计算机使用技能，同时要转变自己的档案管理服务观念，坚持优质服务、高效服务。
3 结束语
行政事业单位是我国政府职能机构之一，随着行政事业单位的不断改革，如何提升办公室档案管理工作效率俨然成为其管理工作的重点内容，但结合实际来看，行政单位的办公室档案管理还存在一定不足，为此我们应运用有效的方法，加以管理工作创新。首先，我们应建立健全档案管理制度;其次，出台系统科学的档案管理办法;最后，推进档案管理现代化进程。
参考文献
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