基于OA技术的实验室试剂耗材采购管理系统设计

2022.10.02

贾丽华

[摘要] 通过分析梳理陕西省食品药品监督检验研究院实验用品及耗材采购的现状和问题，根据《陕西省政府采购管理暂行办法》《陕西省财政厅关于印发〈2018年陕西省省级单位政府集中采购目录和采购限额标准〉的通知》等有关规定，结合我院近年来在实验用品采购工作中的实践，以完善管理制度、健全内控组织体系、设立采购论证环节、采购信息化管理和设置廉政监督岗等方面为切入点，探讨建立加强实验用品采购管理程序规范化的措施，更好地防范实验用品采购工作的廉政风险，满足我院日常监督检验工作及科研发展的需求。

[关键词] 试剂耗材；采购管理；规范化；OA

中图分类号：G311 文献标识码：A

对于主要从事化学、生物、微生物等领域检验、研究的专门机构而言，试剂耗材是实验室正常运转的重要物质支撑之一，是现代实验室质量管理中人、机、料、法、环中的关键项之一。通常意义上，试剂耗材是业内一个笼统的称谓，在检验机构实际运转中，除了化学试剂、生物制品制剂、各种实验耗材之外，还会包含对照品、标准品、培养基、实验动物及饲垫料、实验用气、实验用水等消耗性物资。试剂耗材存在采购需求产生较零散、品类繁杂、采购时限短、单次采购量小、频次高、大多数单价较低、监管难度较大等特点，在传统管理模式中是长期存在的管理难点。依靠目前成熟的OA技术，建立覆盖全机构的电子化试剂耗材采购管理系统，依据相关政策和机构内程序规定搭建流转路径，赋予不同管理者适宜的权限，收录详细的供应商资料和产品参数价格信息，实现采购全过程的动态化管理，多点监控，违规预警报警，模糊查询、分类统计、对采购申请、采购审批、采购方式选择、验货出库、票据报销等环节进行网络一体化管理，初步达到试剂耗材采购管理规范化、数字化、统计查询自动化的目的，向实验室规范化管理迈进重要的一步，同时也为进一步加强廉政风险防控提出了有效措施。

一、需求分析

（一）政策规定

陕西省食品药品监督检验研究院是国家法定对食品药品进行监督检验，为食品药品监管工作提供技术支撑的机构[1]。实验用品及耗材是我院开展日常监督检验工作和进行科学研究的技术保障和物质基础。但实验用品采购耗资大、管理成本高、流程复杂、环节众多以及存在廉政风险问题，这些不利因素深刻影响着我院日常工作开展。因此规范和优化实验室试剂耗材采购管理程序是我院提高管理效率，降低运营成本，保障日常检验及科研工作正常开展的重要工作内容。

（二）实验需求

基于安全生产和减轻管理负担、避免浪费的考虑，目前各检验检测研究机构的实验室基本保持低库存或零库存运行，同时，顺应快速高效检验的市场需求，各检验机构均对检测流程有严格的时限规定。以国家食品药品监督管理总局年度下达的国家级药品抽验任务为例，要求检品的实验环节在21个工作日内完成并出具检验报告书。通常每个检品的检验标准中规定的检项在5-8种范围内，一般还包括液相、气相、原子吸收、原子荧光等流程较长、前处理较复杂、操作精准度要求较高的检验项目，为求得到准确结果，很多实验环节需要反复操作，这就要求采购人员提供尽量详细的市场和产品信息供实验人员选择，采购之前再三和申购人员核实需求产品的品牌规格等各项要求，从而顺利购买到符合实验需求的试剂耗材并尽量缩短采购时间。

（三）廉政风险

整个采购链条，从申购人、使用者，到采购员、审批者都存在廉政风险。比如采购需求的切合实际程度，采购品级数量和实际需求的相符程度，使用过程中的节约、维护和记录，剩余试剂耗材的管理，借用调拨、启用报废的审批，供应商和产品的选择，价格、货期、服务的综合考量，采购方式的具体执行等等。采购效率和廉政安全在某种程度上是一对矛盾，如何做到避免廉政风险同时准确高效地完成采购任务是需要在制度设计和具体操作环节充分考虑并严格执行的命题。单纯追求高时效采购就要尽量减少采购流程环节且不过多考虑价格，保证廉政安全就要层层审批，分权制衡，相互监督，全程监控，在实际工作中需要统筹兼顾，不能偏废任何一端[2]。传统采购工作运行模式中，流转过程需要相当长度的时间，要求环节中各责任人在相对固定的场所办公，一旦某个或某些环节责任人因出差开会等原因不在原办公地点时，采购工作就会不得不暂缓等待，即便每个节点的责任人都在其办公地点也不能保证每个采购任务都能第一时间进行审批和处理，环节越多，耗时越长。在这种情况下，整个流程的设计和执行常年以来都是困扰机构和相关人员的一个难题，OA技术，即办公自动化技术的普遍应用在一定程度上能够起到大大缓解矛盾的作用[3]。

二、系统设计

（一）责权设定

立足相关法律法规政策要求，结合本单位实验工作实际情况，我院修订了供应品采购管理制度，明确了各部门各层级相应的主导和审批管理权限，从提出申购需求到采购实施到验收支付，每个环节均由主导人、审批人（或小组或机构）、监督人（或机构）组成，其中审批人均为该环节承担科室的分管院领导或院级办公会议。制度明确了以金额划分的试剂耗材采购分级审批管理机制。单笔或批量采购金额在0.5万元以下者由分管该实验科室的院领导和分管后勤中心的院领导负责审批；单笔或批量采购金额在0.5-1万元（含1万元）之间时，由分管该实验科室的院领导和分管后勤中心的院领导审核，院主要领导审批；单笔或批量采购金额在1-5万元（含5万元）之间时，由分管该实验科室的院领导和分管后勤中心的院领导审核，院长办公会研究决定；单笔或批量采购超过5万元，由分管该实验科室的院领导和分管后勤中心的院领导审核，提请院务会研究决定。按照金额划分，具体的采购方式规定为：单价或批量采购在10万元以下（含10万元），以询价的方式实施采购；10万元—30万元（不含30万元），以竞争性磋商或竞争性谈判的方式实施采购；30万元以上（含30万元），委托招标代理公司组织实施采购。10万元以上的采购项目须在院门户网站公告满3个工作日，公告内容应包括：项目名称，经费预算，资格要求，采购方式（竞争性谈判、竞争性磋商、询价）等，如采用单一来源采购须声明原因，拟定的唯一供应商名称、地址。参与响应的合格供应商不得少于3家，采购小组（或竞争性谈判、磋商小组）成员应包括后勤中心、纪检、使用部门人员，成交公告在上述网站公示1个工作日以上。

（二）预算管理

科学、准确的采购预算是提高试剂耗材采购管理成效的基础性工作。为增强采购工作整体的计划性，兼顾实际需求的时效性、不确定性，我院后勤保障服务中心在年初时对上一年度所有采购支出分类分科室分供应商进行统计汇总，对数据进行分析，结合年度任务具体内容生成分析报告，再对照上上年度的汇总结果，找出上年度采购额、采购量的变动原因，分析判断其合理性，针对不合理的采购或使用、管理行为提出建议和改进措施。在编报年度试剂耗材采购预算时，要结合下年度工作任务计划情况，在上年度和本年度开支基础上有根据地进行推算，参照《财政部关于印发〈政府采购品目分类目录〉的通知》《陕西省省级政府集中采购目录及限额标准》，对上报的需求数据进行梳理、分类、统计各品目试剂耗材的年度需求量，同品目试剂耗材的年度采购量达到限额或公开招标数额标准的，则依法依规按照政府采购的相关规定组织采购。

（三）OA系统设计

1.审批流程

2.流程說明

三、结语

实验用品及耗材的采购需要综合考虑多种因素，是一种规范化、标准化及程序化的不断探索和优化的过程，向管理要效益，从管理出规范，形成良性运转模式会对我院检验技术及科研水平产生极大促进作用，为食品药品检验工作顺利开展提供强有力的保障。

参考文献：

[1]贺燕，杨滔，彭诗富.食品微生物实验室试剂耗材的质量控制[J].食品与机械，2016（8）：67-70.

[2]谭斌，黄建安.研究型实验室耗材采购与管理的思考[J].实验室研究与探索，2008，27（3）：154-156.