基建档案管理中存在的问题及对策的思考

2022.10.04

杨志平

摘要：基建档案管理是一项非常重要的工作，对于建设方、施工方、监理方、城建管理部门来说，基建档案管理的效果会直接影响到大部分工作的效果。在基建工作的长期过程中，会产生大量的数据、文件信息，这些信息就是基建档案的基本内容，对这些信息的归类、存储、调用等过程，就是基建档案管理。所以，加强基建档案管理是一项非常必要的。本文对基建档案管理存在的问题进行分析，并且提出了几点解决问题的浅见。

关键词：基建档案管理;信息技术;解决建议

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.012

随着我国社会的不断发展，各种建设项目也在不断的增加。基建项目在开展的过程中，对于项目工作中产生的各种信息和工作记录都必须要进行整理和存档，其与一般的文书档案具有一定的差异，在对其进行管理的时候，一定要采用合理的管理方式，提升基建档案管理的效果，为工程项目的开展提供一个有力的依据。下文对此进行简要的阐述。

1 基建档案管理中存在的问题

基建档案管理是一项相关方面必须重视的工作。但是相关人员对基建档案的重要性缺乏一个充分的认识，导致管理工作中出现了许多的问题，主要体现在以下几个方面：

1.1 认识上存在不足

基建档案管理人员的重视程度与管理的效果成正比。但是由于其直观效益不显，导致误认为作用非常的有限。在此影响下，基建档案的利用效果必然大打折扣，出现了许多管理及利用上的漏洞。表现在基建档案管理人员（尤其是在许多的建设方中）许多均为兼职，他们把工作的重心放在了可以产生直接经济效益的工作上，对项目的进度、品质、造价进行严格的控制，但是对于各种基建档案资料非常的漠视，从而阻碍了基建档案管理工作重要作用的发挥。笔者在2002年从事的第一个住宅项目建设中，作为建设方管理人员，兼职基建档案收集整理，面临的主要问题是施工方资质低，而自身非专业人员。虽然项目按期竣工并通过验收，但在之后领取房产证时，基建档案资料的收集和整理却耗费了极大地时间和精力。

1.2 缺乏一个完善的管理制度

一整套良好的、完善的制度会直接影响到管理效果，这是在当前的基建档案管理中普遍存在的不足。原有的档案管理制度对人的限制作用不强，不能完全起到一个规范管理的作用。如此会使相关人员产生懈怠的心理，责任心不强，从而影响了管理效果。工程项目具有一定的复杂性，并且涉及了诸多的领域，并且工程项目是一个长期的过程。工程项目的这种特点，给基建档案管理工作带来了很大的难度，会造成资料收集的不全面不准确的现象，给基建档案管理工作带来了许多的隐患，对工程项目的后续工作开展也会造成非常不利的影响。笔者当时面对原基建部门交来的用大筐盛装的散乱文件时的心情，至今记忆犹新。

1.3 基建档案管理人员的素养不足

基建档案管理人员的能力会直接影响到工作的效果。但是在当前的许多基建项目中，基建档案管理工作都没有专门的人员负责，而许多施工方基建档案管理人员需要在多个项目工地中来回奔波，如果施工方资质较低的话，资料员甚至是外聘的;而建设方基建档案管理人员绝大部分均为兼职，会让项目的管理人员兼任这项工作，他们缺乏专业知识和系统的培训。基建档案管理人员的能力与实际的管理需求存在严重的不相匹配的现象。笔者在工作中，除负责现场施工外还负责甲供材采购中的市场考察和招投标文件起草发放及开标会主持、合同及各种文件撰写人和工程款的支付，即是最好的例证。

2 提升基建档案管理效果的建议

基建档案管理是工程项目顺利进行的重要保证，基建项目相关各方要对工作的重要程度有一个充分的认识。可以通过以下几个方面开展高效的基建档案管理工作：

2.1 创造良好的环境

作为基建项目的主导者，建设单位的管理人员必须要转变落后的理念，对基建档案管理有一个应用的重视，认识到这项工作的本质。建设单位的管理人员要为基建档案管理工作的顺利开展创造一个良好的环境，要把基建档案管理的重要性进行普及，要让所有的相关部门、人员都配合基建档案管理的开展。提升基建档案管理人员的地位。

2.2 完善制度建设

认识到基建档案管理的重要性，通过制度上的完善，达到提升基建档案管理效果的目的。由于基建档案管理工作是一项非常复杂的工作，这些工作会随着工程项目的开展不断的发生变化，所以，制度的完善也是一个长期的过程，必须要随着工程项目的开展，不断的进行调整，使管理制度始终与工程项目的现状相匹配，并且要严格执行。建设单位领导要明确基建档案管理人员的职责，并且要保证他们在开展相关工作的过程中，可以严格的落实自己的职责，如果出现问题，必须进行问责，通过这样的方式，对管理人员进行督促，提升他们的责任意识。在具体工作中，基建档案管理人员必须要掌握第一手资料，并且要保证资料收集的全面性，做到应收尽收;在新资料入档的环节，管理人员要对其进行确认，并要求项目相关各方对资料的准确性负责，保证所有的档案与实际情况都严格的匹配。采用定岗定责的方式来进行管理，对档案管理工作进行细化，哪一个环节出现问题，要由相应的人员负责，把基建档案管理的效果与薪酬和职称、职务挂钩，提升他们的责任意识。

2.3 提升人员的素养

基建档案管理的效果与管理人员的素养存在非常直接的關系，由于基建档案管理具有一定的复杂性，所以，管理人员必须要具备足够的能力才能胜任这项工作。建设单位要委派具有足够专业能力的人员来负责这项工作，还需要定期开展培训工作来提升他们专业能力和责任意识，减少出现问题的概率，提升管理的效果，保证档案内部数据的完整性、真实性。同时，建设单位也可以加强人才的引进工作，更多地与专业咨询公司合作，以此来提升基建档案管理的效果。当前我国已经全面的进入到了信息时代，建设单位在开展基建档案管理工作的时候，要积极的引入信息技术，充分的发挥出信息技术的重要作用，改变传统的纸质媒介的档案信息存储方式和管理方式，利用信息技术的先进性，为工程项目的开展打下一个良好的基础。

3 结束语

综上所述，在工程项目的开展过程中，会产生大量的数据信息，由于工程项目非常的复杂，涉及了诸多的领域，形成的各种信息也非常的繁杂，这些数据信息是工程项目顺利进行的重要保证，所以，开展高效的基建档案管理工作是非常有必要的。