高校毕业论文指导全过程教学档案管理和服务利用探讨

    王红梅 王新立 赵学武 刘永

    

    摘? 要：本文基于教育教学全过程质量管理理念，根据当前毕业论文指导环节教学档案归档和利用现状，提出了教学档案管理及利用的对策和措施，为发挥高校档案作用，促进教育教学质量的提高提供思路。

    关键词：毕业论文;教学档案;归档管理;过程管理;服务流程

    Abstract： Based on the quality management of the whole teaching process， this article puts forward the countermeasures and measures for the management and utilization of teaching archives according to the current situation of the archives and utilization of the teaching archives of graduation thesis， and provides ideas for playing the role of university archives and promoting the improvement of education quality.

    Keywords： Thesis; Teaching archives; Archive management; Process management; Service process

    1 引言

    2018年8月，教育部发布《关于狠抓新时代全国高等学校本科教育工作会议精神落实的通知》，明确指出要坚持问题导向，切实提高毕业论文（设计）质量，加强对选题、开题、答辩等环节的全过程管理。

    毕业论文指导环节是运用书本知识和技能进行创新创作的过程，是独立意义上的承担科研项目或企业课题的起点，是应用型本科高校人才培养的最后和关键一步。[1]在毕业论文指导环节，以需求为导向强化教学档案的信息化管理和利用，能够提高毕业论文质量，进一步实现高校档案教书育人的价值和功能。[2]

    2 目前高校毕业论文归档和利用现状

    2.1 非纸质化的分散状态

    目前，毕业论文相关文档包括题目任务书、开题报告、论文、保证书、质量评价表以及答辩记录等已经不再是纸质版，而是采用电子版，因没有统一进行信息化归档管理而处于分散状态。

    从教师利用的角度看，论文题名的查重采用专家人工审核方法，不仅工作量大、效率低下，也不准确。

    从学生利用的角度看，归档不完整导致毕业论文低层次重复，难以在原有的基础上提高。

    2.2 毕业论文创新型题目偏少

    以郑州航空工业管理学院2020年计算机科学与技术专业262名学生的毕业论文题目为例。应用类题目是主流，而理论研究的题目偏少，创新型题目更是少之又少。研究领域主要是网站类，所占比例高达81%，如图1所示，毕业论文题目分布不均，低层次题目比较集中，是造成毕业论文质量较低的主要因素之一。

    2.3 毕业论文指导过程无人监控和监督

    目前，毕业论文指导过程规范程度不高，多数还处于无序状态，监控和考核环节不连贯，甚至匮乏。专业负责人收集材料时的督促工作也缺乏制度设计，论文指导质量完全依赖教师的责任心。对于学生来说，由于没有过程考核，部分学生会以各种借口如考研复习、实习工作等不参与指导过程，导致毕业论文流于形式，最终设计作品和毕业论文质量普遍较低。

    2.4 归档工作缺乏信息化支持

    教学材料整理归档工作需要信息化手段支持。毕业论文指导过程形成的材料较多，包括任务书、开题报告、论文成稿、查询报告、承诺书、质量评价表、答辩记录、答辩组评价表等。从学生到指导教师，到答辩组教师，如有更新，则需要重复这个过程。这些材料收集整理和归档工作量大，如果采用教学档案管理系统则会减少很多中间环节，大大提高工作效率。

    3 教学档案管理及服务对策和措施

    3.1 构建面向毕业论文指导的归档管理模块

    （1）建立毕业论文题目管理模块。对毕业论文题目进行信息化管理，为教务、指导教师和学生提供相应的服务。

    （2）建立毕业论文过程考核模块。让教师的指导、学生的参与可见，方便督导督促和检查。

    （3）毕业论文文档归档和查询模块。主要负责毕业论文整个过程中产生的文档资料如任务书、开题报告、论文一稿、二稿、终稿、查重报告、承诺书、教师质量评价表、答辩记录、答辩组评价表等的归档，同时提供查询功能，方便查阅和再利用。

    （4）其它功能。如学生成绩录入，教师工作量核算，毕业论文质量分析等。

    3.2 建立毕业论文指导环节的教学档案服务流程

    （1）选题管理的档案服务流程。运用优化的教学档案管理系统实现毕业论文题目管理，在题目对比查询、题目专业吻合度核验、选题难度与宽泛度指导等方面提供有效的档案咨询服务，以有效解决毕业论文题目出现的各类问题。

    （2）指导过程的档案服务流程。毕业论文指导过程管理不规范和缺少过程管理会导致论文撰写进度和质量无法保障。[3]利用教学档案管理系统服务过程化考核工作，可以有效支持全过程跟踪、随时督促、专家随机抽查等工作，促进毕业论文指导质量的提高。

    （3）质量保障的档案服务流程。毕业论文指导环节的人工管理模式效率低下。建立质量保障的档案服务流程，可以应对论文答辩阶段的各类问题，通过系统直接反馈和修改直至完成，以避免以往由答辩组到指导教师再反馈学生的循环重复过程。这种教学档案的线上式服务，可以减少中间环节，提高效率和质量。

    3.3 建立毕业论文结束环节的教学档案归档流程

    建立教学档案归档流程，在毕业论文指导过程结束时，实施教学材料的线上归档管理，辅助毕业论文和毕业设计情况的分析总结，为下一届毕业论文指导提供档案服务。

    总之，建立和改进教学档案管理系统和服务流程，可以提高毕业论文选题、考核、监控、提交等指导环节的效率和质量，为高质量的人才培养提供档案管理和服務支撑。

    *本文系河南省科技攻关项目“基于群智能算法的人脑功能划分识别方法与应用研究”（编号：202102210164），郑州航空工业管理学院校级教改项目“基于过程的大学生毕业论文（设计）研究和实现系统”（项目编号：zhjg20-117）成果之一。

    参考文献：

    [1]时翔，耿庆博，顾佳明.应用型高校毕业论文质量考核探索[J].中国现代教育装备，2020（04）： 75-77.

    [2]靳晓慧.地方高校教学档案管理促进教师专业化发展的策略研究[J].档案管理，2019（03）： 90-91.

    [3]郭基凤，郭丽，刘磊，缑西梅.软件工程专业毕业设计质量管控平台的研究与设计[J].现代信息科技，2020（06）： 175-181.

    （作者单位：王红梅，赵学武，刘永，郑州航空工业管理学院;王新立，河南财经政法大学? ?来稿日期：2020-06-20 ）