工程档案在武汉火神山医院建设中的利用及启示
衡倩 朱艳霞 张伟
摘? 要：工程档案是工程项目的原始记录，具有重复利用的重要价值。文章以北京小汤山医院工程档案为例，分析其在武汉火神山医院建设中利用的概况与特点，并在此基础上探讨工程档案价值再现的动因与价值形态，最后提出工程档案利用的几点思考：强化利用意识是前提，确保收集归档是基础，推动信息化建设是关键，促进资源整合是重点。
关键词：工程档案;利用;启示
Abstract： Engineering Archives are the original records of engineering projects and have important reuse values. This article takes the engineering Archives of Beijing Xiaotangshan Hospital as an example， based on the general situation and characteristic analysis of their utilization in the construction of Wuhan Huoshenshan Hospital， discusses the motivation and patterns of the value reproduction of the engineering Archives， and proposes several thoughts： strengthening awareness of utilization is a premise， ensuring collecting and filing is a basis， promoting informationization construction is a key， and advancing resources convergence is a focus.
Keywords： Engineering archives; Utilization; Enlightenment
1 源头：北京小汤山医院工程档案的形成与管理
工程档案的形成与管理是工程项目管理不可或缺的组成部分，也是工程档案提供利用的源头和基础。2003年春夏之交，“非典”疫情蔓延到首都北京并进入高峰期，北京市决定紧急组建小汤山医院。医院设计建造过程中形成了大量设计图纸、施工图纸等工程档案，这些工程档案由项目设计单位和各参建单位分别保管。
中国中元作为小汤山医院的设计单位，形成了第一手设计图纸档案。彼时中国中元已经实行计算机辅助工程档案管理，近年来又开展了工程档案数字化加工和知识化管理，从而实现了工程档案的长期保存、在线检索、浏览和下载。[1]北京城建、中建一局等参建单位，通过将工程档案管理纳入企业质量管理体系[2]、工程档案数字化等途径实现工程档案的有效管理，例如中建一局将小汤山医院建设施工图纸等工程档案保存至中建数字档案馆系统。北京小汤山医院工程档案的形成与管理为后续利用工作奠定了根本基础，使得工程档案复用成为可能。
2 利用：工程档案在武汉火神山医院建设中的复用
2.1 利用概况
2020年春节，为有效防控新冠肺炎疫情，武汉市决定紧急建设应急传染病医院——武汉火神山医院。鉴于北京小汤山医院建设的成功经验，武汉市城建局向中国中元紧急求援，请求后者提供小汤山医院的全套图纸。中国中元在78分钟内，将17年前小汤山医院的设计图纸等工程档案整理复制，及时提交给武汉方面，还与设计人员对接，进一步传授建设经验，因地制宜提出了不少新的建议。另一方面，作为武汉火神山医院的承建方，中建三局向中建一局发出调档请求，后者立即组织档案人员在中建数字档案馆系统中，快速检索、获取并调用小汤山医院工程档案，最终提供竣工图纸18份。小汤山医院工程档案的重复利用帮助快速明确传染病医院的施工标准与验收规范，有效助力了火神山医院设计采购施工一体化工作，为医院建设管理人员、技术人员提供了支持，为深化设计提供了借鉴，加快了设计施工进度。[3]
事实上，随着新冠肺炎疫情蔓延，全国多地加紧修建临时传染病医院，对工程档案的复用需求更加迫切。例如，贵阳市公共卫生救治应急工程项目基本沿用了火神山医院的设计图纸，[4]为遏制疫情蔓延争取了宝贵时间。
2.2 利用特点
一是利用空间的广域性。空间范围的广域性主要体现在工程档案利用跨地区、跨机构。小汤山医院工程档案来源广泛，涉及众多形成主体，通过档案检索、调取和复制工作，实现了各个主体之间工程档案的共享利用，这种共享利用超越了机构、部门、地区的界限，体现出档案利用空间的广域性特点。
二是利用时间的长期性。时间范围的长期性主要体现在工程档案形成后具有长期可利用性。小汤山医院作为特殊时期的特殊产物，建造过程中形成的工程档案是历史的见证。虽然由于建筑技术进步等因素，火神山医院建设并未完全照搬小汤山医院工程档案，但从根本上说，17年前形成的小汤山医院工程档案仍发挥着关键性、主导性作用，体现了工程档案具有长期可利用性的特征。
三是利用工具的现代性。利用工具的现代性主要体现在从传统图纸到数字档案利用的转变。中建一局及时将建设施工图纸等工程档案收集归档，并存储到中建数字档案馆系统中，以数字化的形式保存珍贵工程档案，实现了工程档案信息资源的快速检索、获取和利用。
四是利用方式的科学性。利用方式的科学性主要体现在利用网络技术实现工程档案的远程利用。传统的档案利用方式是用户亲自前往档案馆，通过档案阅览、咨询、外借等方式利用档案，[5]而疫情期间，根据疫情防控的相關要求，在线异地调用档案成为首选利用方式。中国中元通过档案管理系统在线提供工程档案，技术人员只需利用企业VPN、企业微信等方式，就可以随时随地实现工程档案的异地查阅和复制利用，[6]兼顾了档案利用的高效率和安全性，也体现出利用方式随技术进步而变化的科学性特点。
3 启示：工程档案的价值再现与利用的省思
3.1 工程档案的价值再现
3.1.1 价值再现的动因
工程档案价值再现源于根本动因和直接动因的综合作用。工程档案能够在武汉火神山医院建设中提供利用并发挥价值，根本动因在于工程档案具有成果性、通用性、公共物品属性等特点。[7]首先，工程档案中蕴藏着大量完善的工程建设成果信息，它是工程档案价值再现最关键的要素。其次，工程项目具有一定共通性和相似性，许多方法和技术可以互相套用，因此工程档案也具有通用性特点，可以作为学习借鉴前人知识成果的重要载体，照搬或加以改进便可供利用，从而有效减少重复劳动，控制工程建设投资成本。
工程档案价值再现的直接动因则在于工程建设活动中利用主体的现实需求。工程档案的价值是潜在的，只有被置于社会实践的情境下，与现实的工程建设活动相结合才能充分显现。尤其是在诸如国家遭受重大安全风险的特殊情况下，工程档案更具有关键价值，例如汶川大地震期间，利用工程档案快速抢修城镇基础设施，保障人民群众的人身安全和基本生活[8];再如此次新冠肺炎疫情期间，我国人民生命安全和经济社会运转受到严重威胁，建设传染病医院以防控疫情扩散成为关键举措，工程档案的利用需求也由此凸显出来。
3.1.2 价值再现的形态
工程档案呈现出凭证价值和情报价值的价值形态。[9]一方面，工程档案作为各级各类建设单位在工程项目各环节中产生的第一手情况记录，客观反映了工程项目的历史过程，是工程项目查考、工程项目决策、设计施工的真凭实据，因而具有凭证价值，通过工程档案可以实现对工程项目全流程的追溯。另一方面，工程档案具有的情报价值——即反映某种知识这方面的意义[10]也不容忽视。火神山医院建设中以小汤山医院工程档案为情报来源，挖掘情报和交流知识，从而避免重复劳动，提高医院建设效益。
工程档案源于工程项目并最终服务于工程项目，无论其实现的是凭证价值还是情报价值，其最终目标都是一致的，那就是为工程项目活动服务从而更好地提升经济和社会效益。
3.2 工程档案利用的省思
3.2.1 强化工程档案利用意识是前提
在火神山医院设计建造之初，相关单位及时作出科学决策，选用小汤山医院工程档案作为参照，正是工程档案利用意识的集中体现，也有力证明了工程档案的重要价值及其利用潜能。
部分建设单位“重项目、轻档案”的思维根深蒂固，认为工程档案只是应付检查或项目验收的摆设，[11]甚至没有配备专职工程档案管理人员，导致工程档案丢失、遗漏、管理不善等问题。[12]意识层面存在偏差严重削弱了工程档案复用的基础，是极其不负责任的表现。
工程档案利用意识和利用工作是相互作用、相辅相成的，因此必须将扭转思想、强化工程档案利用意识作为根本前提。建设单位必须深刻认识工程档案管理在工程建设中的重要地位，从工程项目立项开始就应高度重视档案工作，将档案工作列入领导的责任范围和工作计划，纳入有关部门和人员的职责范围和考评制度。[13]
3.2.2 确保工程档案收集保管是基础
在火神山医院建设过程中，小汤山医院工程档案重复利用的基础在于工程档案的及时收集归档与安全保管。
工程项目具有建设周期长、参与单位多、文件类型庞杂和档案成套性强等特点，[14]鉴于此，各级建设和档案行政管理部门明确要求工程档案管理“三纳入”“一同步”，但在实际工作中，这些规定落实并不到位。[15]
为了确保工程档案的及时收集与完整保管，首先，要加强全流程业务指导，确保工程档案管理与项目建设同步。档案部门要根据工程项目进度，拟定工程档案收集计划，将工程档案管理工作渗透至工程设计、施工、验收等各环节。其次，要构建工程档案管理网络体系，明确管理责任。按照工程项目布局构建档案管理网络体系，厘清各参建单位的管理职责，明确归档范围、归档时间和归档要求，并对各单位工程档案管理情况进行持续追踪。[16]最后，要严格执行验收制度，实施闭环管理。由建设单位上级主管部门联合档案行政部门负责组织，实行预验收到正式验收的双重验收制度，对工程档案的齐全性与准确度等情况进行严格审查。一些单位还研发了工程档案验收辅助系统，实现了工程档案验收、整改、入库的闭环管理。[17]
3.2.3 推动工程档案信息化建设是关键
实现小汤山医院工程档案的即时、远程、在线调用，离不开工程档案信息化建设的支撑。
信息化建设是工程档案管理工作发展的必然趋势，然而目前一些单位开展工程档案信息化建设进展较为缓慢，仅处于“建立目录级数据库”的初期阶段，还不具备异地联网调用数字工程档案资源的条件，[18]制约了工程档案的进一步开发利用。
鉴于此，必须转变工程档案管理控制方式，促进管理与技术协同互促，实现信息化建设与工程档案管理的深度融合。针对传统载体形式的工程档案，开展规范化的档案信息著录，并进行全文扫描转化为数字化副本，打造全文数据库。[19]而当前，大多数工程项目活动依托于计算机系统，产生的工程档案往往是电子形式的，因此应建设功能完善的电子档案管理信息系统，对工程资料的收集、归档、整理、鉴定、检索等业务流程进行信息化、自动化控制，为工程项目建设提供在线利用、远程传递等多种形式的数据和档案服务，例如中国电建集团华东院、杭州市城建档案馆、昆山市城建档案馆等机构都建成了水平较为先进的数字档案馆。此外，还应注重利用大数据、云计算技术，推动工程档案资源向知识资源和情报资源的转变。
3.2.4 促进工程档案资源整合是重点
小汤山医院工程档案在火神山医院建设中的利用亦有不足之处，主要体现在工程档案来源分散、难以提供整体性利用。
工程項目建设一般包含勘测、设计、施工与监理等多个环节，相应的，工程档案的形成归档涉及众多利益相关主体，为一张图纸辗转于设计单位、施工单位、建设单位之间的现象并非少数。[20]同时，各单位工程档案管理要求不一，可能导致工程档案不匹配、封闭等问题，制约工程档案的有效整合利用。
在这种情况下，档案部门必须发挥关键作用，区分各类工程档案的封闭要求，积极挖掘工程档案情报价值，打造工程档案知识库，为工程档案资源跨区域、跨部门共享利用提供基本的资源保障。同时，将工程档案管理系统与各单位办公系统、业务系统相衔接，在通过权限管理确保各单位信息安全的基础上，借助异构系统平台集成技术，促进资源集成、数据交互、服务协同与业务协作。[21]此外，还可以适当推动国际间资源整合共享。当前多国借鉴我国疫情防控的成功经验，我国可以在保障工程档案信息安全的前提下，适当地参与国际工程档案信息资源的整合共享。
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（作者單位：衡倩，武汉大学信息管理学院;朱艳霞，湖北档案技术研究院;张伟，武汉市自然资源和规划信息中心? 来稿日期：2020-06-20）
