高校科研经费管理现状与对策
李梦苏
本文探討和分析了高校科研经费管理存在的问题，提出了相应的解决建议。
近年来高等教育事业巨大发展，高校的科技创新能力和科研力量也有了较大提高，科研经费的来源渠道也越来越多元化，特别是横向科研已经成为学校重要的资金来源之一。随着科研项目数量和经费总量的不断增长，科研经费的收支在学校总收支中所占的比重越来越大，如何更好地规范科研经费管理，提高科研经费使用效益，积极探索加强高校科研经费管理的有效措施，保证科研项目有序正常进行，提高科研质量和科研水平，成为高校科研管理部门和财务部门共同关注和探讨的问题。
一、高校科研经费管理现状与问题
（一）项目管理与经费管理分离
1.立项申请时虚报项目预算。虽然《教育部 财政部关于进一步加强高校科研经费管理的若干意见》、《国家高技术研究发展计划（863）专项经费管理办法》等文件中提出：专项经费实行课题制管理，按项目进行全额预算、过程控制和全成本核算，并将预算管理、过程控制、成本核算预决算有机结合，要求编制科研项目经费预算和决算，并按规定使用经费。实际工作中往往科研项目主管部门重预算编制，对预算支出的执行基本没有监管，流于形式。高校重课题立项，对预算的真实性学校有关部门没有审核，而是把工作重点放在项目经费争取上。项目负责人将大量时间和精力投入在项目申请环节，无暇了解有关专项经费管理办法和财务管理制度，认为预算编制就是为了满足申报项目需要，很少研究其合理性，自己凭经验编制预算，精确度低，预算形同虚设，待项目真正批复后实际支出与预算有较大的出入。
2.科研管理部门、经费管理部门和项目负责人缺少交叉，会计核算与经费管理相脱节。科研管理部门负责纵向项目申报、立项、结题管理和横向项目的合同审核，并不向财务部门提供完整的项目资料。在项目获得审批后，对课题的管理松懈，只提取管理费，并不对经费的如何使用进行管理，也不关心是否按预算进行开支，忽视对项目的跟踪检查;财务部门负责科研经费的使用，但受专业限制并不熟悉科研工作，只是按财务规定审核，只要票据符合了财务规章制度，即可在项目经费余额内报账，并不了解项目进展情况，无法判断经费使用是否合理，部门之间缺少有效沟通;项目负责人认为只要根据需要使用即可，往往视为个人私有，自行掌握开支，甚至出现课题组其他成员也难以支配使用经费，科研经费在使用过程中缺乏统一规划和有效管理，甚至出现违规问题。
（二）科研成本不实
1.科研经费流失严重。为调动教师参与科研的积极性，高校在科研经费使用管理方面政策大多比较宽松，对于科研经费的使用采用项目负责人审批制度。而科研人员对科研经费管理存在着认识误区，特别是对横向科研经费，大多数人认为是自已辛苦争取的，钱是自己的，想怎么花就怎么花，项目负责人说了算，别人无权干涉，单位应有的监管责任弱化，滥用严重，仅仅是履行了简单的财务核算手续，资金的综合使用效益不高。在缺乏监管的情况下劳务费、餐费、个人或家庭的消费用品等随意开支，占整个项目经费绝大部分比例。由于目前尚无完善的针对科研经费财务管理的法律法规，财务人员在进行管理时缺乏法律依据，在提出异议时，科研人员却认为只要完成科研任务，怎么使用都可以。受市场经济负面影响，为了套取经费将餐费旅游费开具成会务费，虚开复印费、墨盒、硒鼓、打印纸等发票，虽然也附实物清单，但无法知道是否是购买的具体实物，是否用于研究项目，财务人员被迫假账真算。
3.科研成本计量不完整。科研经费虽然以项目为单位，但不进行成本核算，也不需要计算损益。项目组大多数成员为教学和科研双重身份的教师，而且不少教师科研项目众多，具体哪个项目需分担的工资、津贴难以核算，只能在学校人员经费中列支。此外，很多教师在资金使用过程中不会严格按项目支出，比如将研究生的教学支出与科研支出混淆，科研项目之间经费混用，在报账时看到那个项目经费余额多就要求财务人员列支到该项目，使得科研项目成本计量不准确，只是部分地从科研经费中得到补偿，科研业绩考核困难。科研项目所共享的学校房屋、水电、实验室仪器设备使用等间接成本也从学校教育事业经费中支出，科研任务结束后的结余资金并不是真正的结余。
（三）科研资产管理流于形式。高校虽然已有关于科研经费购置资产的入库管理办法，纳入资产统一管理中，但重视程度不够，资产管理流于形式。科研项目在申请时特别是理工科类项目要求在预算中列入设备购置费，由于项目负责人又常常将经费视为己有，出现相同或相似学科的不同项目购置重复的设备，造成部分设备闲置的浪费现象。有的仪器设备由项目组保管使用，资产使用率差，共享程度低，特别是对横向经费，如购买的计算机、图书等，资产管理部门虽然办理了入库手续，却存放于科研人员个人手中，随着结题和人员调动，并不办理移交手续，该项资产仍滞留在科研人员手中，形成科研设备、图书等资产账上有等，实际上并无专人管理的局面。对应该按低值耐用品入库的只作为耗材管理，缺少定期清查、报废毁损等后续管理。此外对专利技术、科研成果等自创无形资产因高校财务制度中没有相关内容，无法按照无形资产进行核算与管理。
（四）科研效益低
1.渠道虽多，但政府部门多头分配有限资源，课题过于分散。例如：有各类科学基金、科学计划等纵向项目经费;重点学科、重点实验室等专项建设经费;上级教育、财政及行业主管部门从科学事业费、教育事业费中切块和按项目下达的科研事业费等，主攻方向不明确，项目规模小、数量多，科技含量不高，存在低水平重复现象，难以产生标志性的重大科研成果。
2.科研评价机制和体系不科学。科研项目的数量级别和科研经费总量是衡量学校综合实力的重要指标，这样定量化的评价体系使得学校为提高科研项目的水平，增加科研经费的数量，提升学校的声誉和地位，将到帐科研经费的金额及新增科研项目的数量作为考核学院和教师的重要指标，并与津贴、职称评定、岗位等挂钩，一定程度上导致科研人员松散孤立，大家只关心数量，至于项目的效益评价既没有部门考核，也不作为任务评价指标，只是以项目结束后发表了几篇论文，论文发表的级别、专利有多少、是否获奖等做简单评价，无论是高校还是科研经费的主管部门不对经费使用过程中的差异进行分析，很少过问有没有出取得预期成果，尤其是横向委托课题更是研究者个人的科研实践，自行负责，没有成果也无人关心。及时有的项目要求审验也是由项目组自行找中介机构走走过场，科研效益低下，缺乏核心技术竞争力。
二、深化高校科研经费管理的对策
（一）严格预算管理与监控
1.预算管理是科研项目管理的有效手段，需要加强预算的严密性和严肃性。科研项目预算编制同时涉及科研领域和财务领域方面的知识，由于项目组成员主要从事科研工作，对财务知识欠缺，不少项目对项目组而言也是新课题，要其独立完成各项费用的测算确有难度，因此在科研项目的立项申报中，请财务人员参与项目支出预算的制定中，从财务管理和会计核算的角度指导其按照支出项目科学细化预算编制，避免在经费使用过程中由于预算不准影响工作进展，增加预算的可操作性，能够在经费到帐后的日常核算中正确指导项目的支出。科研项目批准立项后，往往批复的项目金额与申请时不同，财务人员可以指导项目负责人应按照项目管理要求对原申请时的预算进行调整，使预算既符合规章制度又适应研究工作需要。
2.在预算执行中加强预算监控。我校目前做法是：科技处在项目立项申请批复后将合同传递财务处，财务处设置专门岗位管理各类科研经费，全程参与管理，负责科研项目经费预算、核算和决算经费使用情况审查，在账务处理系统中按照项目合同预算的经费支出内容如设备费、材料费、测试化验加工费、燃料动力费、差旅费、会议费、国际合作与交流费、出版/文献/信息传播/知识产权事务费、劳务费、专家咨询费、管理费等设置指标控制，按照预算科目进行科研经费的使用，在日常报账中可随时跟踪合同預算情况和各项已完成的支出情况。若某项超支，系统将会自动报警，对款项支付与否特别是转拨款等大额支出做出准确判断，将项目管理与经费管理相结合，全过程控制，使得科研项目预算与实际使用情况趋于一致，避免挤占挪用，保证预算目标的完成。
3.充分利用网络技术进行科研经费管理手段创新。在校园网平台系统及时发布新出台的管理制度及相关解释说明，便于各项目负责人、依托学院及各相关管理部门查阅，在经费使用者充分理解的 基础上便于加强财务监管的力度。核心是以课题为单位单独立项进行项目管理，与财务账务处理数据保持同步，项目组可以随时在校园网上查询项目经费到款情况、使用、及结余等相关财务信息，科研管理部门动态了解项目进展和预算执行情况，掌握科研资金的流量与流向，与财务和项目组经常进行交流沟通，减少了以往有些项目前期支出不足，在快要结束时发现剩余资金量大而突击支出的现象，实现了经费收支情况由结果控制转变为过程控制，提高了科研工作效率。
（二）完善现行科研经费管理办法
1.目前没有统一的高校科研经费财务管理制度，纵向科研如863、973项目等各级各类虽有大体相同的管理办法，但在支出预算范围上又各有不同，而横向科研并无规定，没有具体要求，科研经费的核算与管理只能参照教育事业财务制度。由于没有专门的科研经费核算与管理制度，使得高校无法统筹安排项目资金，在具体工作中无章可循，经费使用混乱。应该制定全国相对统一的科研经费法律规范，避免政出多门，规范管理。
2.在国家未出台统一制度之前，高校对各类经费政策进行梳理，应对来源渠道不同的科研项目按照合同书的经费预算规定结合科研工作的实际情况指定管理办法，明确开支范围、开支标准和审批程序，减少经费使用的随意性。为保证管理办法切实可行，可组织科研一线工作人员和各学科的专家及科研管理人员调研论证，听取不同意见，满足工作实际需要，对不同类别的科研项目制定相应的支出指标比例，差别管理。比如理工科类项目设备费、材料测试化验加工费等可以不限定比例，据实支出，提高学校资产的拥有量。文科类项目会议费、差旅费、出版文献信息传播费等比例高一些。严格限制劳务费、招待费比例，限制乱花乱支。严格控制横向经费的支出范围，确保真正用于科研，控制与科研工作相关性较小的非直接研究支出，消除经费滥用不良状况，又保证合理支出。对一些重大开支，应实行联签审批程序，可由项目负责人、项目依托单位负责人和科研部门负责人集体签批，加强内控管理，推进科研工作的进行。
3.给科研人员以激励，修订现行文件中关于劳务费只能向研究生等助手发放的规定，针对不同的项目制定不同劳务比例，允许课题组成员根据贡献提劳务酬金，一方面提高科研人员进行科学研究的积极性，另一方面严格领取程序，减少用内容不真实的发票消耗套取经费及虚报冒领的行为，使科研人员的劳务报酬公开化，阳光化。对项目所在学院学校亦可给予适当的配套比例，但不能用于劳务费发放。
4.制定课题结余经费管理办法。对不需上交的结余经费，为防止以各种名目套取，在项目结束后应由项目负责人向科研管理部门和财务部门报送已结题项目的经费使用情况和结余经费的使用计划，学校制定切实可行的管理办法，明确结账时间和结余经费的用途，合理安排，区分不同情况可转给项目依托学院，积累资金用于自主开展科技创新工作，也可用于申请新项目的前期研究准备工作，对于占用学校资源较多的项目也可弥补学校事业基金，充分发挥经费使用效益。
5.进行绩效评价，完善奖惩机制。通过建立由学科专家、科研管理和财务审计等部门组成评价机制和监督程序，以跟踪检查、过程审核和结题审计等方式对科研经费使用情况做评估，提高教师科研立项和科技成果转化应用的积极性，重视科技成果的转化和应用。完善科研经费使用的奖惩机制，充分发挥激励效益，调动科研人员从事科研工作的积极性。对于那些使用效率高的项目，学校以配套资金的方式进行奖励，但得规定配套资金的使用范围。对使用效率低的项目，学校可以探讨进行资金惩罚措施。
（三）校内相关部门互相配合
1.明确科研管理部门、财务部门、资产管理部门校内审计部门、课题组及其依托学院在科研经费使用与管理中的职责与权限。为保证科研项目高效高质完成，科研管理部门、学院及财务部门密切配合，建立动态管理体系，检验预定目标是否实现，及时提出改进科研经费使用管理的措施。财务部门从立项阶段开始参与到科研项目的过程管理中，指导项目负责人编制预算、按有关财经法规和立项书规定及合同约定使用经费，定期向科研管理部门提供财务报表，为下一步的决策和经费使用提供帮助;科研管理部门经常查阅相关信息，了解项目进度和预算执行情况，与项目负责人进行反馈，在财务提供的信息资料的基础上对科研经费的支出情况、结题成果进行效益分析;审计部门加强监管，不定期以专项审计方式对项目进行跟踪考核，在项目任务结束后，对项目负责人填制结题报告中的经费使用情况履行必要的决算审查程序，审核经费的真实性、合法性，把支出结构合理作为评价指标，考核结果作为下一年度科研项目预算安排的重要依据，堵住结余资金乱花乱支的漏洞，很好促进科研工作。
2.做好资产管理。按照有关科研经费的管理办法，来源于科研经费购置的资产属于国有资产，必须按照国有资产管理办法进行核算与管理，科研人员只是暂时的使用者。资产管理部门认真做好科研资产入库手续，并设置专岗进行科研资产的管理，特别是做好资产验收工作。科研设备购置要纳入项目依托的学院采购范畴中，采购的设备由其统一管理，并由资产管理部门统一采购和统一调配，并对科研设备利用率进行分析，对研究方向相近的项目可以不必重复购置相同或类似仪器设备，一项投入惠及更多人使用，提高设备共享率，能够在不同的项目之间充分利用，营造科研工作氛围，节约使用科研资金。在项目结题时做好清理工作，及时办理资产变更登记手续，由学校统一保管和调配使用，防止资产流失，提高学校资产实力和资产使用效率，增强整体科研力量，实现科研经费支出保值增值。
3.科研管理部门代表学校对项目的完成进度和经费的使用情况履行好督促责任。科研管理部门应经常组织科研人员学习相关政策，充分调动科研人员的积极性，引导科研人员在使用经费时既严格遵守国家相关规定，自觉接受学校的管理，在规章制度和项目预算许可的范围内使用，又采取有效措施有利于科研活动的开展，促进高校科研工作的可持续发展。明确科研项目属于学校，项目立项书和科研合同是经费出资人和协作单位与学校或学校授权的职能部门签订的，而非与项目负责人签订，科研项目的开展是在学校提供了充分的科研条件下进行的，科研经费不论资金来源渠道均是学校收入的组成部分而非项目组所有，确保专款专用，纳入学校财务部门统一管理。
随着财政体制改革的不断深入，科研经费逐年增长，对高校科研经费管理提出了越来越高的要求。如何合理有效地使用科研经费是贯穿科研项目管理的重要内容，高校应探索一套行之有效的科研经费管理办法，建立完善的管理体制，实行精细化管理，高效使用经费，不断创新科研经费管理手段，充分发挥科研经费的使用效益，确保科研工作顺利实施与完成，提高学校的科研综合实力。
（作者单位：大连工业大学）
