电力企业办公室文秘工作水平的提升策略

    吴菊平

    中图分类号：C931.4 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）7-116-01

    摘 要 在电力企业中，办公室的工作具有复杂、繁琐等特点，其中文秘的工作水平对于电力企业的发展具有重要作用，但是在工作过程中存在各种问题。基于此，本文提出了明确办公室规则制度、优化服务意识、提高整体素质三个方面措施，提高办公室文秘的工作水平，从而促进电力企业的发展。

    关键词 电力企业 办公室文秘 提升策略

    随着社会经济的发展，电力企业的发展规模逐渐增加，在企业的办公室工作中，文秘占据主导地位，文秘人员的工作水平对电力企业的发展具有直接影响，所以企业应加强对文秘工作的研究，保证员工的工作具有规范性、前瞻性等方面的特点。

    一、电力企业办公室文秘工作现状

    电力企业的工作具有广泛性的特点，尤其办公室文秘的工作任务量大且复杂。现阶段，在工作过程中存在以下几个方面问题：第一，工作人员的综合素质有待提高。随着电力企业的发展，对于文秘工作者的要求逐渐增加，导致部分工作人员的专业水平难以适应企业的需求，其中的主要原因是文秘人员的工作量大、负担重，没有时间进行及时的知识更新，导致其办文、办公等工作不符合领导的要求。并且由于办公室具有空间的局限性，导致文秘工作人员调研的实践少，对于具体的工作事项难以全面掌握，导致其工作效果不佳。第二，工作目标模糊。部分员工对于文秘工作的认识具有片面性，认为其主要职责是处理日常事务，导致在工作过程中存在难以把握领导工作重点的问题，并且在上下级交流过程中容易出现偏差，导致文秘工作人员对于工作目标的认识不清晰。另外，在办公室中缺乏科学的工作标准，导致文秘人员在工作过程中会出现把控失衡的现象，影响工作效率与质量。第三，基层电力企业办公室文秘工作繁杂。文秘人员除收发文件、撰写文稿等本职工作外，还兼管档案、法务、信访、制度建设、新闻宣传等方面的工作，任务较重，影响员工的工作热情以及效率。

    二、提高电力企业办公室文秘工作水平的策略

    （一）提高整体素质

    电力企业办公室文秘工作人员应加强学习，从而提高自身整体素质，为工作质量提供保障。第一，对电力企业中的办公室文秘工作进行系统的学习，从而有效的提高自身素质，办公室是一项具有政治性与全局性的工作，所以员工需要提高自身政治素质，加强政治鉴别能力，能够辩证的分析工作中存在的问题。第二，企业应加强对文秘人员培训，使其对企业中各个环节有所了解，使之成为复合型人才，既具有表达、协作等方面的能力，还具备较强的办事、沟通能力。另外，企业应积极引进创新型人才，从而为电力企业办公室注入新鲜血液，促进工作水平的提升。第三，加强对企业文化的宣传，提高办公室文秘人员的凝聚力，从而保证其达成工作职责及要求，使其具有勇于承担自己的错误或失败，不归咎他人并努力改善的意识，进而建立良好的工作氛围。

    （二）明确办公室规则制度

    明确的办公室制度能够有效的规范文秘工作人员的工作方法，具有提高工作效率的重要作用。第一，管理人员应根据电力企业的发展目标，对办公室的规则与制度进行创新与完善，从而建立一套适用于文秘人员的工作体系。在此过程中，管理人员需要对文秘工作人员进行全面的了解，从而合理地为其布置工作内容。管理人员需要保证在制定制度过程中，先考虑各个部门的意见，从而保证制度具有实际意义以及实用性。在制度制定后，领导人员应加强对规章制度的宣传，保证文秘人员能够对制度进行深入了解，从而有效的发挥规章制度的有效性。第二，抓住重点，在电力企业中，办公室文秘的主要工作是传达文件、撰写文稿等几方面内容，在工作过程中，工作人员需要及时领会领导的意图，从而抓住工作重点，根据工作规范进行工作。第三，管理人员应根据文秘工作人员的具体情况制定奖惩措施，管理人员需要根据企业的经营目标，建立建立有效的考核制度，并根据考核结果制定奖惩方式。从而有效的调动工作人员的积极性，在考核过程中，管理人员需要保证考核内容具有公开性、客观性等特点，确保文秘工作人员明确考核标准、程序等内容。

    （三）优化服务意识

    服务意识对于电力企业办公室文秘具有重要意义，需要明确其职责是服务领导、机关、基层班站所。在此过程中，工作人员需要做到以下几个方面：第一，电力企业办公室文秘应树立服务思想，将服务意识内化成为工作实际，從而有效地发挥其工作职能，高效的处理企业中各个部门之间的关系。以四川省电力公司为例，该公司打造优质服务理念——举办服务意识提升培训会，培训从“服务的基本理念”、“服务用语”、“建立服务意识”、“如何克服服务综合征”、“认识我们自己”五个方面，结合具体事例、典型故事，强调服务中需具备沟通能力、倾听能力、心态调控能力、组织协调能力、投诉处理能力五项技能，并逐一解释指导，有效地强化了员工的服务意识。办公室文秘工作人员应重视服务工作，要强化服务意识，提升服务理念，从而得到被服务者的信任和支持。第二，文秘工作人员应做到在领导做出决定之前，能够提出建设性的意见，并不断完善自身工作方式，对于领导下达的任务能够进行有效的安排，保证工作具有调理性。

    综上所述，办公室文秘的工作水平对于电力企业的发展具有重要作用，工作人员应提高自身能力水平，运用先进的工作方法，解决在日常工作过程中存在的问题，从而提高工作质量，企业应为工作人员提供提升能力的渠道，从而有效的提高其综合素质，促进企业的长远发展。

    参考文献：

    [1]王晓晖.电力企业办公室文秘工作水平的提升策略[J].办公室业务，2018（24）：59.

    [2]吴林锴.提升电力企业办公室文秘工作水平的方法和策略[J].办公室业务，2018（23）：154.