城镇化进程中物业档案管理策略探析
刘志平
【摘要】在我国对于物业档案进行管理的起步较晚，但是城市化进程发展很快，所以对于物业档案管理的需求越来越多，只有实现了对于物业档案的管理，才能更好地体现出物业在城市中存在的意义。物业档案管理并不是一个人的战斗过程，只有经过管理人员和相关部门共同的努力，才能达到需求的效果。
【关键词】城镇化；物业档案管理；策略探析
现阶段，我国的城市人口越来越多，城市化发展迅速，并且随着住房建筑的增多，物业行业的发展也十分快速，在物业对于住宅进行管理的时候，理论上是会出现大量管理文件的，也需要管理人员对于这些档案进行分类保管，形成物业的数据库，以方便在事务处理的时候有据可依，也可以更好的实现对于用户的服务。但是在我国的物业行业中，并没有形成很好的档案管理意识，所以在物业档案管理方面有着很大缺失，如何填补这个缺失，需要人们不断地去进行讨论。分析，为实现更好的物业管理效果共同进行努力。
一、物业档案管理的重要性分析
（一）物业行业发展需求。物业行业在现阶段的中国发展迅速，但是随着城市化建设逐渐趋于稳定，住宅小区建设逐渐趋于平稳，物业行业如何在有限的市场中保证自己的占有率，成为了物业发展应该重点思考的问题。所以对于物业档案进行更合理的管理，成为了物业发展最主要的需求，可以有效地提高物业服务的质量，从而保证物业在整个市场中的竞争力。
（二）实现物业管理的完善和创新。在物业管理中，进行物业档案管理，可以更好的完善物业管理力度，并且制定更好的管理流程，同时完善了我国的档案馆藏，不仅仅是我国档案工作的一次新的创新，对于我国的档案工作发展也有重要的意义。
二、城镇化对于物业发展的影响
我国不断的加快城镇化的建设进程，在大城市周边不断地出现更多的小城镇，这些城镇的存在不仅提高了我国经济发展的速度，并且改变了城市的发展方式，逐渐向着集中化的方式进行。并且在城镇化的发展中，增强了对于土地资源的利用，也可以更好的减少闲置劳动力。住宅小区不断增多，促进了物业产业的发展。物业的存在可以更好的实现对于小区设备的管理，也可以更好的对住户进行服务，已经成为了近些年我国住宅小区管理的主要方式。
三、物业档案管理
（一）物业档案。物业档案是指在物业对于小区进行管理的时候所形成的所有档案合集，可以是文字形式、图形形式也可以是声音形式。主要包含的种类有一下几种：1、党群档案。这种档案主要是在物业进行党政要求时，形成的开会文件、执行材料以及报告等档案。2、基建档案。基建档案的存在主要是指，在建筑公司完成建筑之后，交接给物业公司时候的一下资料，包括建筑的规划设计图纸、施工平面图、地下管道施工图以及各种配套设施验收的所有资料等档案，这些档案资料对于物业进行小区管理具有重要意义。3、设备档案。在进行物业管理的过程中，有以下必备的设备是属于物业公司的，所以物业公司需要对于这些设备进行登记，主要包含的设备有监控设备、联网设备等。4、会计档案。在物业公司中，需要会计对于物业的支出和收入进行计算，所以需要对于这些账目进行合理的保存。5、员工档案。员工作为物业公司营运的基础组成，确保对于人员调动以及录用的信息准确，可以更好的实现物业对于员工的管理，还可以为调整结构做出重要的贡献。6、培训档案。在物业工作人员上岗之前，不可避免的需要进行培训，以保证对于工作的熟悉度，所以需要对于这些培训资料进行整理，以方便下次使用。
（二）物业档案的特点。物业档案是物业管理活动信息与载体的统一体，具有同其他信息相同的功能特点，如存储、压缩、共享等，也同所有档案一样具有依据、凭证及参考作用，同时作为一门专门档案，也具有异于其他档案信息资源的特点，表现为形成渠道固定，文件构成稳定，内容动态特征明显，价值领域相对固定，利用的公开性和隐秘性五个方面。
（三）物业档案的作用。物业档案对物业公司自身及其小区都有着巨大的作用。作为专业档案，物业档案对公司服务水平有一定的鉴定作用，并能指导物业公司向着更为完善的方向发展，对于小区来说，物业档案是提高小区业主生活水平，维护业主利益不可或缺的一部分。
四、物业档案管理
（一）物业档案管理概述。物业档案管理是指物业档案管理人员对物业服务过程中所产生的档案进行收集、整理、加工、筛选、编目检索、保管统计、利用编研的管理活动。物业档案管理的基本任务是：对辖区内的物业档案进行全面科学的管理，以保证档案的安全，并开发利用档案，为小区物业管理及业主生活提供服务。从管理过程来看，物业档案管理分为物业档案基础工作和物业档案利用工作两个部分。
（二）物业档案管理的基本原则。1、安全至上原则。物业档案管理主体要保证物业档案的安全，这是开展物业管理工作的基础。首先，要保证物业档案的实体安全。其次，对于电子化管理的企业要保证物业档案的内容安全。最后，保持网络安全，物业档案管理需要加强防火墙设置，密码准入设置等，以保证其安全。2、分类管理原则。在进行档案管理时要区分轻重缓急，要集中经营与分散管理相结合，应该在各部门分别设立档案管理部门，成立各自全宗档案，根据全宗理论及生命周期理论原则做好各项目档案管理工作，各自档案各自归档，有条不紊。3、整体管理原则。物业服务行业是一个动态性较强的行业，物业档案动态性强的特点要求物业档案的收集必须及时有效，因而对物业档案的管理须有一套完整的收集管理方案，并保证按照该方案有序地开展物业档案管理工作，以保证物业档案的完整性和连续性。
五、结论
社会分工日益细化，物业行业日渐发展成熟，这就加强了对物业档案管理的要求。物业档案管理作为物业管理的基础工作，其管理的好，可以促进整个物业行业的发展，物业档案作为我国档案的一部分，其发展完善，可以促进我国档案管理事业的发展，物业档案管理工作在城镇化大背景下应运而生，发展的越好也最终促进我国城镇化发展进程，促进社会和谐发展。
参考文献
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