公立医院编外人员人事档案管理探析
李月
[摘 要] 随着新医改的推进和医院规模的发展壮大，编外人员的比例逐步扩大，影响力逐步提升。很多大型公立三甲医院，将编内外人员纳入统一管理，基本实现了编内外人员同工同酬。在这种大趋势下，加强编外人员人事档案管理显得尤为重要。文章首先分析了公立医院统一管理编外人员人事档案的意义；其次分析了目前的现状及问题；最后初步探讨了优化措施。
[关键词] 公立医院；编外人员；人事档案管理
中图分类号：G271 文献标识码：A
随着新医改的推进，国家医保制度的完善，以及人民群众日益增长的医疗服务的需求，公立医院核定编制下的医务人员不堪重负，医院聘用了一大批编外医、药、护、技和行政后勤人员。以本单位为例，全院目前正式在岗人员1454人，其中编内人员788，编外人员666人，占比46%，接近全院职工总数的一半。其中不乏硕士研究生及以上的高学历人才和中级职称及以上的技术骨干。可见，编外人员已成为医院开展日常工作的堅实力量。
但长期以来，编外人员档案管理多归口人才服务机构，造成了“人档分离”的局面，使得编外人员人事档案管理松散，在职称晋升、选拔人才等方面未能充分开发档案价值，打击了编外人员的工作积极性[1]。
自2016年起，国家相关文件明确了有人事档案管理权限的用人单位是职工人事档案管理的主体。医院更应顺势而为，以此为契机，加快实现编内外职工人事档案的统一管理，促进和完善编外人员人事档案管理工作。
一、公立医院编外人事档案由用人单位统一管理主要意义
（一）落实责任主体，促进人事档案统一化、规范化管理
将编外人员人事档案交由医院统一管理，责任落实到位，问责更加清晰。进一步督促医院提高意识，像对待编内职工人事档案一样，根据实际情况和档案法等法律法规的要求，制定和完善编外人员人事档案管理的规章制度，制定工作计划，明确岗位职责，使得编外人员人事档案的接收、整理、保管、利用的每个环节都有法可依，有据可循[2]。
（二）促进资源整合，提升人事档案利用价值
人事档案真实地记录了一个人的学习材料、工作材料、思想品德等方方面面，是综合评价和考量个人德能勤绩的重要参考素材。将编外人事档案统一纳入医院人事档案管理工作中，整合档案信息资源，有利于提升档案利用价值，能够及时、方便的查询和利用人事档案信息，使得医院进行全员职工人力资源分析更加全面完整，各种考核评价工作更加有序可信，人才发展战略的调整更加科学合理，进一步助推医院高水平健康发展[3]。
（三）促进公平待遇，提升编外人员获得感
目前不少公立医院尤其是三甲医院，已推行编内外人员“同工同酬”政策，缩小编内外人员收入差距。医院统一管理编外人员人事档案，能提升职工获得感。日后工资晋级、表彰处分、职称晋升等原始材料也能及时补充进人事档案中，提升编外人事档案完整性和安全性。为医院干部选拔、表彰考核工作提供更详实丰富的客观参考依据，促进编内外人员平等获得机遇，提高工作积极性和创造性，使得医院整体氛围和谐而有活力[4]。
二、编外流动人员人事档案管理存在的问题
（一）管理制度不健全，档案的完整性和利用价值受损
通常，公立医院编内人员档案由用人单位管理，自职工入职开始，单位负责人事档案的接收、保管、整理等工作。在2016年之前，编外人员人事档案按照《流动人员人事档案管理暂行规定》的要求，由人才服务机构代管，任何单位和个人不得擅自管理，造成了“人档分离”的现状。招聘的编外人员，应届毕业生的人事档案由高校直接调档或用人单位帮忙代理到相应的人才服务机构，通常用人单位不会拆封档案；而有工作经历的编外人员的档案，单位在核实工龄、学龄等信息后也代理至人才服务机构。但是，人才服务机构由于工作量大，监督落实不到位等原因，通常只负责接收和保管档案，不会主动去核实档案内容是否和移交清单相符，造成很多应届毕业生学籍材料、党团材料等缺失，更别谈档案的整理和开发利用。此外，由于宣传不到位等原因，职工自身的档案意识薄弱，很多医护人员接受继续教育的专升本、在职读硕博的学籍材料等不主动存档，使得档案完整性受损。医院在查阅编外人员档案信息、选拔人才、考核考评时，要向人才服务机构提出申请，利用起来很不方便。
（二）重视程度不够，经费投入不足，软硬件设施不完善
2016年，人社厅发布了《关于简化优化流动人员人事档案管理服务的通知》，明确了有人事档案管理权限的用人单位承担档案管理的主体责任。自此，不少公立医院自2017年开始统一接收和管理本单位所有新进职工的人事档案。但医院决策层更倾向于将有限的经费等投入进临床建设，导致人事档案库房建设面积狭小，温湿度等保管条件不完善等。种种条件的限制，使得不少医院2016年之前的编外人事档案依然保管在人才服务机构，而2017年起接收的编外人员人事档案暂时堆积在临时的专门档案柜中，不能及时整理上架，并没有形成真正意义上的全院职工人事档案的统一管理[5]。
（三）缺乏复合型专门档案管理人才
一方面，人事档案管理员多由人事部门的干事兼职。本来人事部门统管全院考勤、职称晋升、招贤纳士、工资核定等工作，档案管理员投身于繁琐的日常工作，难以抽出身来全心全意做好人事档案工作。另一方面，由于领导的不重视，档案管理岗被边缘化，安排老员工任职。他们通常凭借经验干活，缺乏科学合理的规划，工作效率不高。再加上人事档案管理是一个动态的过程，每年都有新材料补充进档，每年都需要重新整理装订，没有尽头，容易挫伤工作人员的积极性。
三、医院编外人员人事档案管理的优化策略
（一）加强宣传，提高档案意识
一方面，要提升职工个人的档案意识。新员工入职报到，利用岗前培训或专题座谈会等形式，加强宣传培训，使其知悉人事档案的重要性；了解材料的十大类别，及时按照相关规定追回档案中缺少的学籍材料、党团材料；知晓在日后的学习工作中取得的表彰处分、学历深造等档案要及时递交给人事部门存档，保证人事档案的完整性和连续性。另一方面，医院领导层要提高认识。浮躁的当代，能够守得住初心，耐得住寂寞，勤勤恳恳，精益求精的“大国工匠”精神让人肃然起敬，默默无闻的档案工作者也应该受到应有的尊重和肯定。
（二）加大投入，完善人事档案管理软硬件设施
加大资金投入，设立短期目标和长远目标，配建标准化的专门的人事档案管理库房和阅档室，有条件的单位，可以接收回在人才服务机构代理的编外人员档案，真正做到人事档案统一管理；做好防火等工作，保证档案材料的安全和完整。将档案管理信息化纳入全院信息化发展战略中，配备打印机等信息化设备，购买兼容性强、安全性能高、售后服务良好的档案管理软件等。
（三）引进复合型的专门档案管理人才
目前不少高校开设了档案学专业，医院可以通过公开招聘等形式，招聘科班出身又能熟练掌握计算机技术的专门人才；也可以通过鼓励档案工作者在职进修或参加上级业务主管部门召开的档案培训课程，提升专业化水平。鼓励其参与到相关规章制度的制定中来，使档案管理工作有章可依；设立目标责任制，制定科学合理的考核机制，赏罚分明，提升档案工作者的积极性，督促其创新工作方式，提升工作效率。
四、结语
对于公立医院，尤其是三甲医院，编外人员队伍逐渐壮大，为医院的发展发挥了重要的作用。医院人事档案管理工作应积极探索新思路，以人为本，同样做好编外人员的人事档案管理，提升员工的获得感，做好后勤保障工作，使其更好的投入到临床、科研工作中去；进一步推动医院人力资源的合理配置，助力医院稳健发展。
参考文献：
[1]谢玉梅.医院编外人员人事档案管理存在的问题及改进措施[J].卫生职业教育，2019，37（07）：143-144.
[2]曹静，程莉.医院编外聘用人员档案管理的现状分析及思考[J].江苏卫生事业管理，2017，28（06）：73，83.
[3]黄增丽，朱海民，商玉霞.新医改背景下医院编外人员人事档案管理的探讨[J].办公室业务，2016（05）：151.
[4]闭艳艳.医院流动人员人事档案管理存在的问题与建议[J].人力资源管理，2016（09）：194-195.
[5]赵玉珍.浅谈如何加强医院编外人员管理[J].人力资源管理，2015（5）：256.
