河南联通省辖市分公司档案管理状况调查研究
田煜
摘? 要：对河南联通18个省辖市分公司档案管理状况进行调查，分析档案人员配置、制度建设、库藏情况、设备设施、信息化建设、开发利用六个方面的现状，梳理存在的突出问题，提出解决问题的建议。
关键词：联通公司;档案管理;调查研究1 基本情况
1.1 调查目的。此次调查是为全面掌握河南联通省辖市分公司（以下简称分公司）在企业改制背景下的档案人员配置、制度建设、库藏情况、设备设施、信息化建设、开发利用方面的现状，准确了解存在的突出问题，精准实施应对策略，推动档案工作持续健康发展。
1.2 调查方式。调查采用问卷调查与实地调研相结合的方式。问卷设计以《档案室基本情况年报》档基3表和《中国联通档案工作评价标准》为基础，包含6大项93小项内容。并随机对开封等8个分公司进行实地调研，以验证调查数据的准确性。
1.3 调查情况。调查结果经办公室主任审核并签字盖章，将扫描件以PDF格式发送到指定邮箱。共发出问卷18份，收回问卷18份，全部作为有效问卷进行分析研究。2 档案管理现状
2.1 人员状况。18个分公司共有专职档案员19人，其中郑州分公司2人，其余分公司各1人; 35岁以下2人，占总人数的10.5%，35～45岁4人，占21%，45岁以上13人，占68.4%;平均年龄48.3岁，平均工龄28.1年，平均档案工作年限2.7年;初级职称10人，占总人数的52.6%，中级职称6人，占31.6%，无职称3人，占15.8%，其中具有档案职称的2人，占10.5%;研究生1人，占总人数的5.3%，本科5人，占26.3%，大专10人，占52.6%，高中及以下3人，占15.8%;无档案专业学历人员，受过档案培训的4人，占21.1%;职级为5级的8人，占42.1%，6级6人，占31.6%，7级4人，占36.8%，8级1人，占5.3%。
2.2 制度建设。18个分公司的档案管理制度均在17～24项之间，其中郑州、洛阳、濮阳、许昌最多，各24项，济源最少，为17项。招投标、扶贫、诚信档案管理制度缺位。在是否严格落实各项档案管理制度的选项中，选择“否”的15个，选择“是”的3个。在是否根据需要及时修订、制订相关制度的选项中，选择“否”的13个，选择“是”的5个。
2.3 库藏情况
2.3.1 时间跨度。库藏档案最早形成于1948年，最晚1957年，时间跨度最长70年，最短61年。
2.3.2 全宗状况。全宗数量总体较为均衡，平均11个，郑州分公司23个最多，济源分公司5个最少。
2.3.3 档案类型。会计档案占全部库藏量的45%，文书档案占19%，科技档案占17%，声像档案占6%，实物档案占2%，其他类型档案占11%。会计、文书、科技档案是库藏档案的三大主体，占81%，会计档案占比最高，实物档案占比最低。
2.3.4 档案数量。18个分公司库藏档案以卷为保管单位的共384956卷，平均21386卷;以件为保管单位的共523512件，平均29084件。
2.4设备设施。问卷列出的设备设施包括：档案用房、监控设施、消防设施、档案实体和信息存储设备、温湿度记录和控制设备、微机、打印机、复印机、照相机、装订机、切纸机、消毒柜、档案管理软件13项，18个分公司在档案设备是否满足工作需要栏内选择“是”，3个分公司在档案库房是否满足需要栏内选择“否”。此外，配备录音机、录像机、扫描仪、非线性编辑系统的分公司分别为15个、13个、12个、1个。
2.5 信息化建设。各分公司1996年开始使用单机版档案管理软件，2006年升级为网络版档案管理系统，2013年建成行业性数字档案馆。OA、合同、ERP系统实现了在線归档，其他信息系统产生的电子文件未在数字档案馆归档，存量档案的数字化建设亦未启动，共建共享的资源利用模式并未真正实现。
2.6 开发利用
2.6.1 利用数量。2018年档案利用数量（见表1）：以卷为单位2039卷次，平均113.28卷次，洛阳分公司最多，为269卷次，开封分公司最少，为32卷次。以件为单位6816件次，平均378.67件次，郑州分公司最多，为754件次，漯河分公司最少，为77件次;按人次统计共1132人次，平均62.89人次，郑州分公司最多，为108人次，漯河分公司最少，为41人次。
2.6.2 利用目的。本次利用目的调查，通过利用人次来界定，以工作查考为目的的利用人次最多，为645人次，占总利用人次的57.0%，平均每个分公司35.8人次;以学术研究为目的的利用人次最少，为2人次，占总利用人次的0.3%，平均每个分公司0.1人次。具体分布情况见表2。
2.6.3 利用方式。档案利用方式单一，在履行完档案借阅审批手续后，由借阅申请人携带审批手续，到档案室进行查阅、复印、扫描或拍照，原件一般不予借出。
2.6.4 编研成果。各分公司每年底均向省公司提供当年年鉴稿件，编辑出版《河南联通年鉴》;郑州分公司单独编辑出版《中国联通郑州市分公司年鉴》《组织沿革》;郑州、洛阳、新乡、许昌、周口、南阳分公司编辑了《大事记》; 各分公司近三年均未进行其他专题编研和档案利用实例汇编。3 对调查数据的分析
3.1 人员配置与档案工作发展需求不适应
3.1.1 人员数量少。参照原《劳动人事部 国家档案局关于颁布〈地方各级档案馆人员编制标准〉（试行）的通知》（国档联发[1985]2号）规定，各分公司档案人员配置均未达到标准。
3.1.2 岗位职级低。各分公司合同制员工的职级带宽从低到高为5～15级，近42.1%档案人员集中在5级，随岗级增加人数递减，无9级及以上员工，职业发展通道受限，严重制约档案工作者的积极性。
3.1.3 业务能力弱。从19名专职档案人员学历、职称、专业背景和培训经历来看，业务能力与企业对档案工作者的要求不匹配，档案工作质量难以保证。
3.1.4 队伍不稳定。档案人员档案工作年限较短，平均年龄偏大，档案工作年限与年龄、工龄偏离较大。反映了档案人员岗位更换频繁，队伍不够稳定。
3.2 依法依规治档任重道远
3.2.1 有制不遵。各分公司员工档案意识弱，现有档案管理制度落地执行难，个别管理制度形同虚设，“人治”现象突出，依法依规治档任重道远。
3.2.2 适用性弱。档案管理制度存在“超期服役”现象，公司更名、业务转型后制度未进行修订;制度暂行、试行期满后未及时“转正”;简单转发上级文件，未进行细化和部署。
3.2.3 制度缺位。随着业务转型和精细化管理需要，招投标、扶贫、诚信等档案应运而生，但与之对应的管理制度缺位，出现制度空窗期。
3.3 库藏档案数量多，亮点少。市分公司库藏档案历史悠久，全宗多，数量大，种类全，形式多样，基础管理扎实，系统反映了企业历史变迁和发展概貌。但也存在一些不容忽视的问题：大量保管期满档案未鉴定销毁，会计档案尤为突出;重要历史节点、重大活动、重要会议、重要实物等账外文件缺失严重;照片档案保存数量少;库藏结构较单一，反映地方特色和时代特征的档案少。
3.4 设备闲置率偏高，部分单位库房严重不足。各分公司均配备了日常管理所必需的设施设备，但从实地调研情况看，部分设备闲置率高，主要包括：温湿度计、吸湿机、加湿器、消毒柜常年处于尘封状态;购置扫描仪、照相机的分公司，未启动传统载体档案的数字化工作;购置非线性编辑系统的分公司，未开展声像档案采编工作。
3.5 档案信息化建设与企业信息化水平不同步。突出表现在：①多数信息系统未实现与数字档案馆数据共享，不具备在线归档功能;②传统载体档案数字化工作尚未启动，目录及全文数据库建设进展缓慢;③数字档案馆具备网上查询借阅功能，但内容建设滞后;④业务系统下线时大量电子档案未归档保存，存在数据丢失、损毁和无法识别风险。
3.6 档案利用情况不容乐观
3.6.1 利用率偏低。以2018年为例，各分公司年均利用档案62.9人次，以卷、件为保管单位档案的利用率分別为0.5%、1.3%，档案利用量与库藏数量形成巨大反差。
3.6.2 利用目的单一。各分公司利用档案的目的91.7%集中在工作查考，经济建设、宣传教育、编史修志、学术研究及其他利用目的仅占8.3%，除三门峡、洛阳公司外，其他分公司以科学研究为目的的借阅人次均为0。
3.6.3 利用案例少。档案工作者跟踪服务不到位，典型利用实例收集较少，导致档案宣传既缺少鲜活案例，又缺少档案工作带来经济和社会效益的数据支撑。
3.6.4 借阅流程繁琐。一般档案借阅需要利用部门和办公室负责人签字同意，重要档案借阅需要利用部门、形成部门、办公室及分管档案工作公司领导签字同意。档案利用率偏低，在一定程度上与档案借阅审批流程繁琐不无关系。4 建议及对策
4.1 综合施策，补齐人员短板
4.1.1 实施人才带动战略。优化档案管理岗位职责，落实档案专业战略人才方案，打通员工职业发展双向晋升通道，吸引高素质专业人才，并保持队伍相对稳定。
4.1.2 建立员工实习基地。新入职大学生在员工实习基地协助整理档案，既利于了解公司、熟悉业务，又在一定程度上缓解了档案部门人员不足的矛盾。
4.1.3 探索档案业务外包。通过招标等方式选择有资质、信誉好、业务精的档案中介服务机构，集中整理应归档文件，以弥补编制不足问题。
4.1.4 落实业务部门归档。按照“谁形成、谁归档”的原则，加大业务部门兼职档案员培训力度，推进业务部门整理归档，减轻档案部门工作压力。
4.2 完善制度，推进依法依规治档
4.2.1 制度建设常态化。确保制度建设常态化并定期清查，既要避免出现档案管理制度“超期服役”现象，又要避免制度建设滞后，出现长期无据可依的“空档期”。
4.2.2 制度内容务实化。结合自身档案工作实际确定制度内容，避免简单的拿来主义和生搬硬套，确保制度的针对性、适用性和可操作性，便于落地执行。
4.2.3 制度落实考核化。将制度落实列入相关人员岗位职责，考核结果与薪档调整、职级晋升有机结合，提高全员档案意识和执行力。
4.3 优化库藏，突出特色
4.3.1 建立档案质量倒逼机制。及时将不利档案长久保管的因素反馈给上游环节，从源头控制档案质量。同时，科学制定归档范围和保管期限表，加强兼职档案员培训，严把入库质量关。
4.3.2 突出时代特征和地方特色。在档案资源建设上，围绕中心工作，加大党建、民生、精准扶贫、实物、诚信、人物档案等收集力度，以优化库藏结构，突出时代特征和地方特色。
4.3.3 推行档案销毁集体签字制度。建议各分公司成立档案工作委员会，指导保管期满档案的鉴定，鉴定结果集体签字确认，及时销毁失去继续保存价值的档案资料，以优化库藏结构。
4.4 配置设备因地制宜，库房建设从长计议
4.4.1 购置前论证。配置档案管理软、硬件设备，应因地制宜，不搞攀比，做好购置前的调研、论证工作，以便物尽其用，提高资产利用率。
4.4.2 明确管理责任。建立固定资产卡片，做好资产登记、清查和管理，将资产的购置、使用、维护、报废等工作明确到人。
4.4.3 建立后评估制度。在设施启用、设备购置、系统运行一段时间后，对其使用情况进行分析总结，评估投资效果，建立责任追究制度。
4.4.4 从长计议档案库房。按照《档案馆建筑设计规范》中的技术指标对库房进行改造，预留10年左右发展余地，实行不同全宗、不同类型、不同期限档案分库管理或分架排列。
4.5 多措并举，提升档案信息化水平
4.5.1 存量档案数字化“三步走”。①以统计年报编制为契机，对库藏档案进行全面清查，摸清家底，建立账实相符的台账，优化传统检索;②以数字档案馆为平台，建设库藏档案目录数据库，实现目录检索;③按照时间由远到近、保管期限由长到短，档案质量由次到优的顺序制定数字化加工方案并分步实施，实现全文检索。
4.5.2 增量档案电子化“三手段”。①建立PMS、MS等与数字档案馆的接口，打破信息孤岛，实现企业内部电子文件在线归档;②建立离线数据导入模板，将外单位形成的归档文件著录信息通过定制的excel表格直接导入数字档案馆，实现企业外部文件的电子化归档;③将新增非电子载体形式的归档文件进行数字化处理后挂接到数字档案馆对应目录下，实现增量档案电子化。
4.5.3 档案资源共享化“三路径”。①进行归档改革，省、市、县三级公司不归档来自上级公司收文，共同建立三级共享数据库;②通过数据挖掘、语义本体等技术手段将专题信息进行关联和展示，提供多样化共享产品;③经过合理授权和门户登录认证实现一点归档多点应用，减少重复劳动，提高工作效率，实现真正意义上的档案资源共享。
4.6 精准施策，突破利用瓶颈
4.6.1 推进资源开放度。在保障国家通信秘密、企业商业秘密、个人隐私信息等不受侵害前提下，推进档案鉴定开放工作，让档案成为员工的工作助手。
4.6.2 提升利用便捷度。简化手续，减少审批环节，实施扁平化管理;利用企业门户网站用户名认证功能，打破时空限制，在线提供查阅服务;建立微信公众号，探索互联网化档案利用新模式。
4.6.3 提高供给精准度。加大档案服务供给侧改革，通过基于数字档案馆的数据挖掘服务平台、多维展示平台建设，实现以知识图谱驱动的企业电子档案智能利用，以多元化档案产品提供精准化服务。
（作者单位：中国联通河南省分公司档案馆? 来稿日期：2019-04-20）
