数字化时代图书馆档案管理信息化探析
曹艳华
摘? 要：本文阐述了数字化时代公共图书馆档案管理信息化的重要意义，并对当前档案信息化管理中存在问题展开探讨以及如何采取措施加以改进创新，实现资源共享，希望能够为公共图书馆的档案管理工作带来参考借鉴。
关键词：数字化;公共图书馆;档案管理;信息化
随着数字化时代的到来，公共图书馆的档案管理信息化建设也应当直面时代发展所提出的更高要求，采取有效措施，加强图书馆档案管理的信息化建设，重视对数据库的管理，特别是查询浏览电子原件内的动态数据，逐步完善档案管理工作，保证相关档案信息的准确性，解决纸质化图书容易受损、丢失的情况，同时提高档案管理工作效率，为读者提供更高效的资源检索查询服务。1 数字化时代公共图书馆档案管理信息化的重要意义
就目前的数字化时代而言，我国大多数的公共图书馆在档案管理工作中逐渐意识到信息化技术的重要性，在一定程度上通过推进信息化建设提高了档案管理工作的信息化水平。公共图书馆的档案管理系统分为四个模块：图书管理、信息查询、流通作业、系统维护。在图书馆档案管理工作中，渗透着先进的信息技术，利用先进的信息化设备和在计算机与互联网的辅助之下，保证档案管理工作的流程更加简明与便捷，节省了大量时间与人工成本，使工作效率得到极大提升。此外，与传统的图书馆档案管理方式和资料采集不同，图书馆档案信息化管理通过推行档案信息化，能够提升图书馆资源的共享价值，在信息技术的支持下，大量档案资料能够以数字化的形式上传到图书馆的专属APP、微信公众号或是官方微博当中，实现雷同数据和服务的快速检索，工作人员由过去被动管理图书资源方式，改为主动收集、归整图书资源，用户通过智能终端便能随时随地进行查阅，使广大读者更方便检索和使用电子档案，实现资源共享，极大方便了工作人员和用户，扩大了公共图书馆的社会影响力。2 公共图书馆档案管理信息化的主要内容
2.1 购置数字化设备。在公共图书馆档案管理信息化建设的推行过程中，数字化仪器设备是必不可少的工具，鉴于图书馆的运作模式各有差异，所以在购置数字化仪器设备时一定要保证适应性。所以，公共图书馆一定要在前期做好市场调研，对于不同的数字化仪器设备的性能、价格、型号等进行全方位了解，综合图书馆需求进行合理化采购[1]。
2.2 构建档案信息库。档案信息库的构建属于公共图书馆档案管理信息化建设的重点组成，这项工作的内容主要是将经过电子化处理后的纸质化文献资源、信息等以硬盘、光盘等形式予以储存，进而展开整理、分类、总结，按照相应类型进行存放。根据这类信息所构建的信息库，既是公共图书馆提供信息服务的基础，同时也是保证公共图书馆得以稳健发展的核心，也就意味着档案信息库的构建情况会对公共图书馆的今后发展有着直接影响。
2.3 实现平台化管理。公共图书馆的档案管理工作實现信息化，应当按照信息的类别不同去展开模块化管理，保证公共图书馆的统一管理前提下，对存在差异的档案信息展开不同方式的管理。鉴于此，公共图书馆可以尝试运用如今的大数据、云计算等先进技术，将其与档案信息资源管理进行整合，提高公共图书馆的档案管理信息化水平。3 数字化时代公共图书馆档案管理信息化发展中存在问题
3.1 档案管理人员素质亟待提升。在公共图书馆的档案管理工作向信息化方向推进的过程中，许多在职时间较长的老员工由于思维观念传统，依旧停留在纸质化档案管理模式当中，对信息化管理模式了解不多，所以与数字化时代观念格格不入，甚至于部分人员在经过培训之后依旧无法适应信息化的发展潮流，常常会在工作中出现差错[2]。
3.2 档案信息化管理服务意识缺失。现阶段部分公共图书馆的档案信息化管理水平偏低，对公众用户的开放程度并不高，只开放了少部分的档案资料，许多档案信息并未制作成可共享的信息化资源，也有部分公共图书馆只能够用内部设备查询档案信息，不能远程网络访问，导致其服务范围狭窄，对其档案信息化管理的推进形成制约。
3.3 档案信息化建设不够完善。在档案信息化建设中，存在不完善之处，具体体现在两方面：一方面，相关标准并未统一建立，导致信息化建设中部分档案信息难以查询，同时各公共图书馆之间无法互联信息，造成图书馆信息的闭塞。再加上部分公共图书馆的设备较为老旧，计算机难以快速完成档案信息管理工作[3];另一方面，在对档案文件资料进行电子化转换的过程中，同样会存在一定的管理问题，比如在存档过程中容易出现人为的删除与修改情况，或是有不法分子利用网络漏洞或通过病毒传播去非法获取公共图书馆的档案信息，导致公共图书馆的档案信息面临着巨大的安全威胁。
3.4 档案信息化资源利用率偏低。从公共图书馆的现状来看，许多图书资源并未得到充分利用，尤其是诸多边缘化图书被忽视，并且还有许多资料难以查询与借阅，在借阅手续办理方面较为繁琐。尽管部分公共图书馆已经着手推进了信息化建设且取得一定成效，但实际上依旧是在传统图书馆档案管理模式上进行小修补，并未有所创新，如此一来也就导致大量档案资源被闲置，难以得到充分利用。4 数字化时代公共图书馆档案管理信息化的完善对策
4.1 重视图书馆档案管理工作人员的素质提高。为了有效推进公共图书馆档案管理信息化教学工作以及凸显出档案管理信息化的实效性，一定需要高素质人才投入其中。具体来讲，公共图书馆的档案信息化管理需要更多具备计算机技术、管理专业的人才，公共图书馆内部档案管理人员应当主动更新专业知识，提升档案管理工作中的服务意识。在助推公共图书馆的档案管理信息化建设中，可通过加强人员教育培训，诚聘拥有丰富经验的专家开展讲座展开培训，也可选派优质员工外出参加培训，进而提高在职档案管理人员的综合素养与专业技能[4]。此外，在今后的人才引进中适度提高门槛，优选更多具备数字化、信息化素养与专业技术的人才，共同推进公共图书馆档案管理的信息化建设。
4.2 提高公共图书馆档案管理工作的人性化水平。在推进公共图书馆档案管理信息化建设过程中，应当重视人性化管理水平的提升。具体来讲，就是在信息化建设中需要基于用户角度去做好服务工作，一切以为用户提供更为便捷的档案信息查询作为目标，通过现代化管理手段的应用，为用户带来更具个性化的服务，进而形成良好的社会口碑。在数字化时代中，公共图书馆的档案信息化管理要想实现全面信息化，一定要重视用户管理与服务工作，立足于服務用户着手，加强与用户之间的交流，在档案管理人员与用户的有效沟通之下，实现对公共图书馆档案资源的分类管理及资源优化，结合用户需求去提供个性化服务。
4.3 利用云计算技术构建数字化图书馆档案。为了进一步推进公共图书馆的档案管理信息化建设，一定要重视新技术的应用与发展完善，其中云计算技术作为数字化时代中的先进技术，在近年来有着迅猛发展，在诸多领域中有着良好运用，所以将其运用到公共图书馆的档案管理信息化建设中，有着很高的可行性。基于云计算技术实现数字图书档案馆的建设工作，能够为用户带来更加优质的服务。比如通过应用云计算技术实现某一区域的数字图书档案馆建设，构建数字档案云服务平台，为公共图书馆的数字化资源储备助力，进而促进区域档案信息资源的整合，实现资源共享，打造统一平台[5]。此外，在云计算技术的加持下，通过对档案信息的规划，应用国家级的图书档案馆，能够大大缩减地方公共图书馆的档案信息化建设时间。可见，云计算技术为公共图书馆的档案信息资源共享与管理提供了技术指导，大大促进了档案管理的信息化发展，提供了全方位的档案信息服务。
4.4 重视纸质化档案的补充工作。虽然在数字化时代中，公共图书馆的档案管理工作逐渐向信息化发展，但我们依旧要认识到纸质化档案资源依旧是图书馆档案的主要构成，并且具备更高的权威性及法律效力，所以在推进档案管理信息化建设的过程中，更要重视纸质化档案的补充工作。信息化的档案也即是通过专业设备对纸质化档案资料进行电子形式的转换，从而固定存储在特定载体当中，尽管这种形式的档案信息具备更高的便捷性，但需要通过计算机设备才能读取，在部分条件有限的公共图书馆中，这一因素会形成一定制约。
4.5 构建完善的档案信息化管理制度。在公共图书馆的档案管理信息化建设中，一定要构建完善的管理制度对相关工作的开展予以规范，进而保证工作人员能够严格按照制度行事，坚持档案管理工作有法可依，稳步推进公共图书馆的档案信息化管理的工作开展。一方面，公共图书馆的档案信息化管理制度需要结合形势变化而作出相应调整，确保各项档案管理工作能够有序开展，防止发生许多不必要的档案管理问题，不断提升档案信息化管理工作效率;另一方面，公共图书馆还应针对档案管理工作制定严格的监管制度与奖惩制度，对档案管理人员的工作职责予以明确，使其在奖罚分明的制度中自觉高效完成工作，对档案信息的存储、整理与修改等管理工作进行规范操作，保证公共图书馆档案信息化管理效果得到充分凸显。
参考文献：
[1]王蓓.浅谈数字化时代公共图书馆档案管理信息化[J].图书情报论坛，2016（2）：22-23.
[2]黄娟.浅谈数字化时代公共图书馆档案管理信息化[J].卷宗，2017（27）：39.
[3]陈瑶.浅谈公共图书馆档案管理工作[J].科学咨询：科技·管理，2015（11）：39-40.
[4]于悦.浅谈信息化时代如何改进档案管理工作[J].职业技术，2013（4）：88.
[5]韩如凤.试论公共图书馆信息化管理存在的问题与对策[J].科技风，2015（10）：269.
（作者单位：河南省少年儿童图书馆? ? 来稿日期：2019-04-15）
