以人为本背景下的档案管理工作

    李晓光

    【摘要】随着国家对于档案的重视，档案的重要性也逐渐凸显，作为各项活动、奖项的真实记录，档案对于社会的管理、人才的选拔具有重要意义。本文主要讨论了如何在以人文本的背景下，进行档案管理工作。

    【关键词】以人为本；档案管理；研究

    以人文本一直是科学发展的核心内容，将其应用于档案管理工作，就是为了要给管理人员树立以人文本的管理理念。在档案管理工作中，要以科学发展作为首要任务，突出人民在档案中的重要位置，要尊重每个人的立场，发掘每个人的价值，档案管理人员要做好档案管理工作，服务好每一个用户。

    一、档案管理工作中存在的问题

    （一）档案管理模式落后，缺乏档案管理重视。由于传统管理观念对于档案管理者的影响，许多管理者的档案管理观念落后，认为档案管理工作知识片面的、简单的看护工作，并没有将档案的真正价值挖掘出来。档案管理者对于档案的了解以及重视都不够，并没有在档案收集和记录上耗费太多时间，也就造成了档案信息并不完整，并且遗漏了很多重要信息，严重影响了人事部门的人事调动工作。很多管理工作都是一岗多职，很难集中于进行档案管理工作，许多管理者的管理理念也并不先进，许多管理措施并没有跟上社会进步的脚步，随着档案数量的增多，这些问题都在日益加重，严重影响着档案管理工作的质量。

    （二）档案操作不规范，员工素质落后。现阶段的档案管理工作最突出管理问题就是管理方式隐私化，档案资料并不是透明公开的，甚至当事人对于自己的档案都没有知情权，并不清楚档案记录内容，也没有查阅档案的权限，这就使得档案被附上了一层神秘的面纱，人们对于档案的信任度极低，很多人会认为人事的调动中，有人为因素进行干扰，如果没有也难以服众，如果有，当事人也难以调出证据，据理力争。在管理中，由于许多管理人员并没有经过专业培训，对于档案的收集、管理、记录、查阅、保管方式并不了解，很多时候会造成档案的破坏，在管理过程中，会造成交接手续的确实，更甚者会造成档案丢失等严重问题。

    （三）缺乏管理竞争奖励机制，员工工作热情不高。现代的许多企业都会实行竞争奖励机制来提高员工工作热情，创造更多价值，但是现阶段的档案管理工作，竞争奖励机制并不健全，而且并没有相关制度进行保障，简单存在的竞争机制，并没有提高员工工作热情，反而制造了员工之间的矛盾，激起了员工的不平衡心理。所以最后就导致档案管理人员并不热心于档案管理工作，以得过且过的态度敷衍进行档案管理工作，这也就会造成档案管理工作的工作效率低下，档案管理资料的不完善，并且不能让档案管理人员人事到档案管理工作的重要性，影响档案的利用率，降低了档案存在价值。

    （四）档案管理设备落后。在档案管理工作中，很多人依旧使用传统管理方式管理，以笔记方式进行记录，这样记录易丢失，多于员工来说也更加麻烦。所以完善档案管理工作中的设备，提高管理人员对设备的操作熟练度，可以提升档案管理效率，减少档案查找时间，对提高档案利用率有重要意义。

    二、以人为本背景下档案管理工作创新的措施

    （一）以人为本，开创档案事业新局面。在档案管理工作的创新过程中，坚持以人为本，既是保证档案事业合理化发展的关键。企事业单位要想做好以人为本的档案管理工作，需要从两个方面同步进行。第一方面是做好“人”的管理。人是档案管理中最具活跃性的因素，无论是档案管理工作人员，还是档案的所有者，都是档案管理创新的重要影响因素。第二方面是牢记档案管理的“本”，档案管理的根本是做好员工档案的保持、接收、转调等工作，归根到底，档案管理是为员工档案服务的机构，只有坚持这一根本，才能为档案管理的创新提供基础。

    （二）以人为本，创新档案管理理念。思想观念意识对人的实际行动具有指导作用。就档案管理工作来说，只有管理人员转变了传统的管理理念，真正认识到档案管理工作的重要程度，才能在实际工作过程中时时、事事做好档案工作。首先，要加强档案管理人员的思想意识教育，使他们意识到档案不仅仅关系到员工的个人工作，还与单位的正常工作发展息息相关。其次，在档案管理人员对档案管理创新理念有了较为深层次的认识之后，还需要对管理人员进行知识技能培训，增加他们的实际工作能力和档案管理业务水平。再次，财务部门要适当增加对档案管理部门的资金支持，以便于档案管理设备得到及时的更新换代，将传统的人为档案管理转变为数字档案管理，不仅提高档案查找、保存和转接工作的效率，而且减轻了档案管理人员的工作压力，精简管理人员结构，提升企业经济效益。

    （三）以人为本，实现档案管理模式的创新。首先，档案管理的意识要创新。通过创新意识的培养，不断丰富单位档案的管理理念，完善管理内容的知识结构。其次，档案管理的模式要创新。传统的档案管理模式主要依赖人工管理，管理方式较为单一。随着企业档案管理工作的不断增加，原本的管理模式已经不能满足单位发展需要，必须要进行相应的模式创新。档案管理部门必须要依靠科技，重视网络信息的组织和利用，加强档案信息化、数字化建设，建立起网络查询服务平台渠道，方便用户快速得到自己所需要的档案信息。

    （四）以人为本，不断完善档案服务工作。要以人为本，不断完善档案服务工作，就必须了解用户的类型，为其提供针对性的服务。个人用户需要的信息量有限，但目的性较强。我们要对介绍收纳的信息与他们需求之间的关联性。集体用户是一群带有共同利用信息目标的人。服务人员要了解其特点，考虑到他们的稳定性和持续性，以此来安排服务。中间性用户不是自己需要档案信息，而是帮助他人来获得信息。在提供档案时服务人员要给予其完整、准确的档案资料，帮助他们收获更大的价值。

    三、结论

    档案作为社会的一个见证者，是全社会人们共同拥有的财富，需要对每个档案记录负责，需要对每个人负责，所以档案管理者需要明白档案的重要性，不能认为档案是自己的私有物，档案的主人是每一个人民群众，所以在进行档案管理工作的时候，要做到以人为本，提高服务意识，树立正确的价值观，这样才能更好地进行档案管理工作。

    参考文献

    [1]孙永妍.关于加强学校档案工作的若干思考[J].黑龙江档案，2010，3.