ERP系统在财务管理中的应用分析

    谈颖

    社会进步的前提下，市场的开放程度逐渐加大，企业的经营理念随之转变，整体的运营模式需进行相应的改进，以跟上时代进步潮流。企业的转型过程中，财务管理有着一定的促进效用，蕴含着其独有的助推力，成为目前企业探究的新内容，旨在发挥出其应有的效用。实践中，企业以长远的眼光看待财务管理，采用多种措施来提升其便捷性，将ERP系统应用其中，为使ERP系统的应用与企业自身状况结合更紧密，更接地气，需要采取一定的应用策略，有针对性地促进ERP系统更好应用，使企业在应用先进管理工具的过程中少走弯路，通过科学地应对保证管理的有效性。

    新时期下，我国经济稳步前行，众多外资及民营企业进入市场，使企业间的竞争愈发激烈，同时也使更有效的生产力和与之相符的管理制度及管理工具引入市场，给传统企业带来较为严峻的考验，也面临着诸多的挑战。面对这种形势，企业审视以往的运营模式并找到其中不足，以管理效能的改善为出发点，将ERP系统应用其中，以使企业能够高效地管理企业各项资源，从而提高企业的核心竞争力，使企业得到长远可持续的发展。ERP系统的应用，使企业的信息化建设得以加速完成，企业的财务管理水平随之提升，走入新的前行道路。

    一、ERP的涵义与核心思想

    ERP是企业资源计划（Enterprise Resource Planning）的简称，它将企业的财务、采购、项目、生产、销售、库存和其他业务功能整合到一个信息管理平台上，以实现系统运行集成化、信息数据标准化、业务流程合理化、绩效监控动态化。其核心思想，是运用信息技术，对企业所拥有的人、财、物、信息、时间和空间等综合资源进行综合平衡和优化管理，协调企业各管理部门，围绕市场导向开展业务活动，以业务推动财务，将企业内的物流、资金流和信息流进行有效集成，使其协调运作，从而提高企业的核心竞争力，实现整个企业绩效最优化。ERP首先是一个软件系统，同时也是一个管理工具。它是IT技术与管理思想的融合体，也就是先进的管理思想借助IT工具，来达成企业的管理目标。

    二、ERP系统的应用价值

    （一）系统运行集成化

    ERP系统是对企业内的物流、资金流和信息流进行一体化管理的软件系统，表现为其所涵盖的各个业务领域如采购、库存、销售、项目、财务等等之间的网状集成，远比跨系统的接口集成要复杂。数据的实时流转和共享不仅限于一个模块内部，也大量出现在模块和模块之间，从而保证系统整体中的物流、资金流和信息流是同步的，真正满足实现企业级资源统一管理的需要。

    （二）信息数据标准化

    ERP系统“三分技术、七分管理、十二分数据”，数据质量是系统上线的前提和正常运作的保证。在推行ERP系统的过程中，会督促企业对员工主数据、供应商主数据、客户主数据、组织机构主数据、财务静态数据、财务动态数据、业务数据进行全方位的清理，规范数据格式，从而促成各项信息数据标准化。

    （三）业务流程合理化

    这是ERP应用在改善管理效率方面的体现。ERP是IT技术与管理思想的融合体，也就是先进的管理思想借助IT工具，来达成企业的管理目标。其应用成功的前提就是企业以更先进的管理思想，来实施业务流程优化，然后通过ERP系统，将优化后的流程固化在系统中，规范于操作的日常。

    （四）绩效监控动态化

    ERP的应用，将为企业提供丰富的管理信息，企业根据管理需要，通过BIEE报表体系，在管理会计智能显示和分析模块，能快速、实时、动态监控管理绩效，及时反馈和纠正管理中存在的问题。

    三、ERP系统在财务管理中的应用策略

    （一）做好系统高度集成的顶层设计

    企业在ERP系统应用前，需加大系统升级的资金投入，匹配财务预算，从硬件方面入手，分配足够且合理的资源，让ERP系统有着充足且适度的运行条件，使财务管理愈发便捷，具备足够的保障性。与此同时，企业要对ERP系统做到较为全面的研究，根据自身的实际情况去应用，而不是简单地照搬。企业的财务人员结合ERP系统的特点与原有财务软件进行对比，寻找二者的相似性与相关性，找到融合的切入点，使ERP系统的集成具有较强的可行性。最关键之处，还需对以往的财务软件进行相应的梳理，考虑原有模式的缺点和不足，如何与新系统、新流程进行结合，保证业务能够高效顺畅地运行，使系统应用后有更强的改善性。

    （二）构建ERP系统的数据质量控制体系

    ERP系统的先进性能够把企业所产生的各种不同数据做到统一，可以通过信息技术完成共享，同时也支持实时在线的管理方式，满足企业转型的多种新需求。对于ERP的数据，有句话叫“垃圾进、垃圾出”。ERP系统自身不生产数据，数据全部来自前端。若没有严格的规定和相应的控制，那么一旦数据输入环节出现差错，将直接对整个系统的数据处理产生一系列的影响，使最后输出的信息出现不同程度的错误和失真。为了保证ERP系统的数据质量，企业需及时建立起相应的控制体系，使数据的输入做到全面规范，同时注重数据的输出环节，让数据能更准确地展现出企业的客观真实运营情况，从而提升财务管理的质量。ERP系统的数据质量控制体系应随着实践而调整，制定与实际情况相符的制度。比如实际操作中，首先在输入数据时，应由相关人员进行核实，继而给予相关人员权限后方可录入。凡是配有财务信息类软件的电脑应设为专用，禁止非专业人员使用。其次，对于输入数据，根据建立的科目来设立与之相关的一些参照文件，对于数据值范围做到科学合理的确定。最后，通过对明细与总数进行严格的校验，提升整体的准确性。

    （三）加强ERP系统的业财流程再造

    ERP系统的应用初期，企业应考虑业务流程的调整，以满足该系统的需求，相关人员对已处于低效的岗位进行削减，继而规划各工作环节，简化以往的业务流程，凸显其便捷性，使整体的组织朝着扁平方向发展，提升管理的效率，也使财务工作的难度下降。同时寻找当前运营过程中一些管理模式不适应生产作业的情况，并做出相应的调整，结合ERP系统的运行制定出相应的内控管理措施。企业以长远的眼光考虑通过ERP系统应进行哪些控制，又有什么不可控因素等，在实际应用中做好反思，根据ERP系统的运行原理得出与业务流程相匹配的相关步骤和多种方法，并加以总结而得出控制备案的文档，使ERP系统的应用方向愈发明确，做到合理的改进，满足企业当前及长远的管理需求和前行步伐。此外，企业要以长远的眼光来看待日后的财务监督管理，随之建立起企业采购、生产项目和财务等职能的集成，借助ERP系统使之得到统一，让监督职能系统化，对公司的运营有着全面的把控，从业务流程的各个环节来减少整体的生产成本，使经济效益扩大化，凭借管理效能的提升，使企业有能力面对竞争激烈的市场。

    （四）提升ERP系统的管理应用水平

    在传统的会计核算过程中，会计核算人员负责收集整理业务数据，形成会计凭证，编制会计分录，核算系统独立于业务系统，业财间没有联系。通过ERP业财集成，建立基于业务驱动的业财一体化信息处理流程，业务信息能够实时、准确生成财务信息，自动生成凭证、自动入账，业财数据融为一体，减少了人为干预。财务人员的职能主要向财务分析、预算监控等高层次应用层面转移。新时期对财务人员提出较高要求，要求其匹配相应能力，以使ERP系统“建、管、用”中的应用能彰显其优势。企业根据实际情况，定期组织多种培训活动，使财务人员看到未来的发展趋势，也认识到自身的短板，使其接触到最新的ERP系统功能，增强其应用新功能的意识，形成一定的紧迫感，利用更多的时间去挖掘探索。企业还应扩大培训的范围，让财务人员参与每项业务的培训，看到整个工作的流程，掌握ERP系统下一项业务是经过哪些操作而转换为财务数据并体现出企业的经营成效，形成一种整体的认识，继而明确自身在ERP系统中的定位，看到各功能与系统整体间的联系。这样，财务人员不仅了解自身的操作环节，也接触到负责范围之外的内容，一旦在使用中遇到问题，能及时根据上下环节的关系而准确找到处理的方法，提升工作的效率。

    四、结语

    ERP系统属于领先的技术，我国众多企业不断地对其进行较为全面的探究，但在应用中仍出现失败的情况，必须与自身的实际情况结合，而不是盲目的使用，通过做好系统高度集成的顶层设计、构建ERP系统的数据质量控制体系、加强ERP系统的业财流程再造和提升ERP系统的管理应用水平，完成ERP系统与传统业务的融合，才能使之凭借自身的优势，给财务管理带来便捷和统一性。ERP系统通过业财集成、数据共享，管理层垂直可视各项经营与财务数据，能够快速了解和监控集团内外的经营和财务状况，充分掌握全集团可用的資源，有助于做到科学决策和规避风险。ERP系统通过流程再造、提升应用，对实践中的不足之处进行完善，促使企业在新时期下增强自身的竞争实力，不断稳步前行。

    （作者单位：中国邮政集团有限公司四川省分公司）