有关人事档案的管理与其利用探索
【摘要】作为提供人才信息的重要渠道，人事档案管理工作具有非常重要的作用。通过人事档案，能够更加真实的了解个人经历、工作表现、奖惩情况、他人评价等，对个人升迁以及考察等都具有非常重要的影响。
【关键词】事业单位；人事档案；管理；利用；问题；对策
一、前言
所谓人事档案管理工作，实际上就是收集档案、整理档案、保管档案、鉴定档案，为其提供系列性的活动。从目前发展来看，我国在人事档案管理工作中，需要根据相关工作部门的政策要求，在认识档案中记录工作经历、思想品德情况、个人工作能力、个人今生情况等等，对人力资源的开发以及管理工作具有非常重要的作用。从近些年的发展来看，随着我国不断加大人事制度方面的改革，人才流动也愈加频繁，但是事业单位在人事档案管理工作中普遍存在着一些问题面临非常大的挑战。
二、人事档案管理工作存在的问题
（一）从事人事档案管理工作人员综合素质不理想。我国目前人事档案管理人员普遍存在着理论知识不足、文化知识不理想的问题。部分人事档案管理工作人员仍然坚持传统管理理念，与社会实际需求相脱节，缺乏创新性管理，实际的管理效果并不是非常理想。人事档案的管理工作非常琐碎并且连续性非常强，如果不能够投入非常大的人力和精力，那么实际的管理效果并不会非常理想。由于体制改革的影响促使事业单位编制不断减少，人事工作部门兼任了人事档案管理工作，但是由于管理工作人员缺乏专业性，缺乏认识档案收集的专业意识，使得一部分档案并没有及时归档，职业档案存在着一定的缺失。总之，社会经济的日渐发展促使人员流动性日渐加强，因此，档案管理工作人员也存在着较为频繁的调换，人事档案管理效率受到了阻碍，实际的管理效果并不是非常理想。
（二）人事档案管理工作信息化不理想。科学技术日渐发展促使事业单位普遍采用信息化人事档案管理系统，信息化水平不断提升。从目前人事档案管理工作来看，部分事业单位仍然没有使用较为先进的管理手段，大部分单位仍然沿用传统人事档案管理方式，手工操作式的人事档案管理花费巨大的时间和精力，实际的档案保管并不是非常理想，工作效率不高。在调取人事档案的过程中，管理工作人员需要花费大量的时间和精力来进行审核以及调取，缺乏时效性并且人事档案更新速度也并不是非常理想。
三、人事档案管理和利用对策
（一）提升人事档案管理工作人员综合素质。事业单位在实际工作过程中，需要重视人才管理工作，加大人事档案管理工作力度，认识到工作的业务性、政策性以及保密性等，提升实际的管理工作效率。国家人事管理制度日渐发展促使社会工作日渐深入，人事档案管理工作部门迫切需要高素质、复合型人才。在人才招聘过程中，需要挑选工作作风更加正派并且具有工作责任心的工作人员，这样才能够真正做到严守秘密，工作更加诚恳。此外，认识档案管理工作工作人员需要重视自我完善，不断学习，提升自我。相关主管工作部门需要认识到人事档案管理工作人员综合素质的重要作用，定期性开展业务知识方面的培训工作，鼓励工作人员更好、更加及时把握先进人事档案管理知识以及人事档案管理工作经验，使得人事档案管理工作与社会发展需求相配合，提升事业单位人事档案管理利用效率。
（二）重视人事档案管理工作的信息化。经济社会的日渐发展促使科学技术的不断进步，信息化则成为社会发展的重要发展趋势，这也就为事业单位人事档案管理工作提出了更高的要求。现代化的人事档案管理工作成为了社会发展的趋势要求，同时也是符合人事工作制度改革以及发展需求，对促进社会主义现代化发展具有非常重要的作用，因此，事业单位的人事档案管理工作需要符合档案信息发展需求。作为人才信息发展的重要资源库，需要更加合理利用人事档案信息库，尽可能发挥信息化重要作用，充分利用现代化技术手段，提升人事档案管理方面的实效性，促进人事档案管理工作的现代化以及信息化。总之，为了能够提升事业单位人事档案管理工作效率，需要重视应用信息化管理方式，坚持纸质档案管理工作与计算机无纸化人事档案管理相结合的方式，提升人事档案管理有效性。在人事档案管理工作过程中，需要充分利用计算机互联网技术，创新人事档案管理工作，借助网络可以有效共享不属于保险范围的相关认识档案信息，为社会提供更加高效、更加优质的人事服务，提升工作便捷性，同时提升人事档案管理利用有效性。
（三）完善人事档案管理工作效率。在人事档案管理工作过程中，完善人事档案管理工作制度非常的重要，符合管理工作部门。相关管理工作部门需要完善相关管理制度，明确人事档案管理工作人员工作职责，同时还需要详细规定档案核对、档案保管以及档案查阅等，人事档案管理工作人员需要明确自身肩负的重要责任，规范各项工作制度，定期性核对人事档案，保证档案号码与档案名册保持一致性，进而及时的发现问题并且有效的解决问题。此外，在人事档案管理工作过程中，需要严格的执行相关保密制度，为档案安全性以及准确性提供保障。此外，还需要针对档案目录、档案样式以及档案规格等方面进行严格规定，提升人事档案一致性，为人事档案的流转提供保障。需要不断规范查档工作，需要保障单位签授同意书，并且填写档案借阅的审批表，严禁出现私自销毁以及私自保存等问题，同时也严禁避免出现人事档案转递的问题，也就是说，人事档案必须通过机要渠道来进行传递，严禁出现邮寄或者是自带，提升人事档案管理规范性，构建更加完善的认识档案管理工作制度。
四、结语
人事档案管理工作属于科学性以及复杂性系统，面对愈加激烈的社会竞争，人事档案管理工作人员需要认识到自身肩负的重要责任，把握发展机遇，转变传统管理理念以及管理方式，尽可能满足社会发展实际需求。人事档案管理工作人员需要不断丰富自身，提升综合素质，实现档案信息化管理，摸索出更加有效的管理方式，拓宽实际的工作领域。
参考文献
[1]赵旭.关于当前我国认识档案管理发展方向的探索[J].商品与质量：消费研究，2015（07）：275-275.
作者简介
李华（1968.11-），女，籍贯：陕西乾县，现职称：助理工程师，学历：大专，研究方向：档案管理。
