南水北调工程档案验收备查材料的编写原则与参考样例发展计量分析研究
王丽慧
摘 要：本文以南水北调东中线一期工程档案专项验收为例，详述了项目法人档案管理工作报告、监理单位档案审核报告、工程档案编制总说明、案卷目录、工程项目划分表、重大设计变更等各项验收备查材料的编写内容与编写原则，并提出了具体的内容体例和参考样式，供工程法人和各参建单位参考。
关键词：南水北调；工程档案；备查材料；编写原则；参考样例
南水北调东中线一期设计单元工程档案专项验收工作已进展过半，验收工作逐步规范，趋于严格。在设计单元工程档案专项验收时，除查看工程现场和实体档案外，验收备查材料也可以直接反映出工程档案管理工作过程和面貌，可使验收专家直观快捷地了解工程档案管理的效果。为提高验收备查材料的编写质量，确保工程档案专项验收工作更加顺利、高效开展，本文依据《重大建设项目档案管理办法》《南水北调东中线第一期工程档案管理规定》和相关规范性文件，在吸纳《南水北调东线一期江苏境内工程档案管理工作若干问题的解释》及南水北调东中线一期已验收设计单元工程档案管理经验的基础上，结合南水北调工程档案验收项目研究情况，提出了工程档案专项验收备查材料的编写内容与参考样例。
1 南水北调工程档案验收备查材料的内容与编写原则
1.1 验收备查材料的内容。南水北调工程档案验收备查材料是由工程项目法人依据工程实际情况编写的，能够反映工程建设与档案管理情况的一系列报告、图表等说明性文件，能够为工程档案验收工作提供重要佐证和有效参考。通常情况下，国务院南水北调办会在开展档案专项验收工作之前，以会议通知的形式要求各项目法人准备验收备查材料。南水北调工程档案验收备查材料主要包括以下11项内容：①项目法人档案管理工作报告；②监理单位档案审核报告；③工程档案编制总说明与案卷目录；④工程平面布置示意图；⑤档案检查评定整改落实情况报告；⑥工程项目划分表及相应单位工程验收文件材料；⑦工程重大设计变更及批复文件材料统计表；⑧招投标清单、合同清单及设备清单；⑨质量缺陷处理及备案文件材料；⑩历次验收及有关遗留问题处理文件材料；?安全、质量事故文件材料等。
1.2 验收备查材料的编写原则。在编写工程档案验收备查材料时，应当遵循“项目法人负总责”“编写内容客观真实、准确清晰”的基本原则。
“项目法人负总责”——是指工程档案验收备查材料的编写应由项目法人负总责，具体内容的编写可由项目法人组织各参建单位共同完成。项目法人应逐级落实验收工作材料的编写责任，并加强监理审核。验收备查材料的编写人、审核人须熟悉工程建设及档案管理的基本情况，相关编写单位须为其所编制的内容负责，确保各项验收备查材料能够反映工程建设与档案管理的主要过程。
“编写内容客观真实、准确清晰”——是指在编写验收备查材料时，应确保各项报告中有关工程概况、工程档案管理情况、质量缺陷处理、历次验收及有关遗留问题处理等内容的客观真实、脉络清晰；有关工程档案数量统计、工程项目划分、重大设计变更及批复文件材料统计、招投标清单、合同清单及设备清单等相关数据应准确无误。
2 南水北调工程档案验收备查材料的参考样例
按照《南水北调工程验收工作导则》（NSBD 10—2007）要求，南水北调工程验收分为施工合同验收、设计单元工程完工验收、单项工程通水验收、国务院南水北调办和国家及行业规定的有关专项验收、南水北调工程竣工验收等。工程档案验收为专项验收的一种，在工程各验收阶段均应按照国家及行业相关规定开展工作，并在设计单元工程完工（竣工）验收前完成。按照验收阶段的不同，工程档案验收可以分为施工合同验收阶段的档案验收、设计单元工程完工验收阶段的档案专项验收（含档案检查评定）与南水北调东中线第一期主体工程总体竣工验收阶段的档案专项验收。在不同验收阶段，档案验收工作材料的编写侧重点有所区别，但编写体例大致相同。以下内容仅以设计单元工程完工验收阶段的档案验收备查材料为例，其他阶段的档案验收备查材料编写可根据验收阶段不同作适当取舍。
2.1 项目法人档案管理工作报告。项目法人档案管理工作报告一般应包括工程建设概况、工程档案管理情况、历次档案专项验收与档案检查评定情况，工程档案完整、准确、系统、安全性的自我评价以及其他需要说明的问题等内容。其中，工程建设概况主要对工程名称、建设内容、工程规模等情况、工程设计批复情况、工程建设管理模式及承建单位、工程项目划分情况、工程重大设计变更、通水验收及遗留问题处理情况等进行说明；工程档案管理情况主要对工程档案管理体制、档案管理制度建设情况、工程档案业务培训与档案信息化建设情况，以及工程文件材料的收集、整理与归档情况，竣工图的编制质量与整编情况、档案安全保管等实体档案管理内容进行说明；历次档案专项验收与档案检查评定情况主要对工程档案自验或预验收情况、工程档案项目法人验收情况与档案检查评定情况等进行说明，主要对验收或检查评定发现问题及整改情况作出说明；工程档案自我评价主要围绕档案完整性、准确性、系统性、安全性标准，对工程档案的收集、整理、安全保管等工作作出评价；其他需要说明的问题主要对历次验收未整改完成的原因、后续工作继续产生的文件材料收集归档等问题作出解释或说明。
2.2 监理单位档案审核报告。监理单位档案审核报告一般应包括工程概况、监理工作概况、监理部工程档案管理情况、监理单位履行审核责任的组织情况、施工单位档案审核情况以及其他需要说明的问题等内容。其中，工程概况主要对工程名称、位置与任务，工程建设内容、工程规模等进行说明；监理工作概况范围主要对监理合同内容、合同目标、主要工程量完成情况、工程概算情况等进行说明；监理部工程档案管理情况主要对监理部制度建设、组织保障，监理档案收集、整理、归档、移交情况以及监理档案管理自我评价等进行说明；监理单位履行审核责任的组织情況主要对监理审核依据、审核内容与过程控制等情况进行说明；施工单位档案审核情况主要对施工单位档案管理情况、工程档案的审核情况、审核档案范围与数量统计、竣工图编制质量的审核情况、审核过程中发现的问题以及工程档案完整、准确、系统与安全性评价；其他需要说明的问题主要对后续工作继续产生的文件材料收集归档等问题作出说明。
2.3 档案检查评定整改落实情况报告。在开展档案验收工作之前，项目法人或建管单位应针对工程档案检查评定工作中提出的问题及建议进行整改落实，并对整改落实情况逐一进行说明，必要时应附相关支撑文件材料。本报告须对档案检查评定阶段提出的问题一一响应，可按照“总体情况——存在问题——整改措施——支撑材料”等顺序编写。
2.4 工程档案编制总说明及案卷目录。
2.4.1 档案编制总说明。工程档案编制总说明应对工程概况、工程档案整编依据、工程文件材料收集、整理与归档情况、设计变更归档情况、竣工图编制与整理情况、其他需要说明的问题等进行说明。
2.4.2 案卷目录。一般采用《科学技术案卷构成的一般要求》（GB/T 11822—2008）格式，不再赘述。
2.5 工程平面布置示意图。项目法人负责或委托有资质的单位根据工程实际编制项目总平面图。要求图纸绘制准确、规范、清晰，签字手续完备。
2.6 工程项目划分表及相应单位工程验收文件材料。工程项目划分表应将工程标段名称、单位工程名称，以及分部工程、单元工程、关键部位单元、重要隐蔽单元数量填写清楚。相应单位工程验收文件材料在档案专项验收现场备查。
2.7 重大设计变更及批复文件材料统计表。重大设计变更及批复文件材料统计表应对设计单元工程变更项目、变更原因、变更内容以及变更依据的批复文件填写清楚，并备注变更批复文件所在案卷的档号。
2.8 招投标清单、合同清单及设备清单。工程招投标清单主要对工程招标及中标情况进行列举和统计，合同清单主要对工程合同签订情况进行列表说明，设备清单主要对工程设备型号、数量等内容进行列表说明。
2.9 历次验收及有关遗留问题处理文件材料。历次验收及有关遗留问题处理文件材料中应对工程完工验收技術性初步验收报告、工程通水验收或技术性通水验收鉴定书以及法人档案自验中的遗留问题以及整改落实情况进行说明，并附遗留问题处理的相关支撑材料。
2.10 安全、质量事故文件材料。如果设计单元工程建设过程中出现安全、质量事故，则应将相关文件材料进行列表统计并将文件材料提供在验收现场备查。未出现安全、质量事故则无需提供本项材料。
参考文献：
[1]国务院南水北调工程建设委员会办公室.南水北调工程验收工作导则（NSBD 10-2007） [S]，2007年11月27日.
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[4]王宁新，郭长起.从南水北调工程档案专项验收谈档案规范化管理[C].马淑桂.新形势下档案资源管理服务[A].北京：中国文史出版社，2014（7）.
[5]李永强.《水利工程建设项目档案验收管理办法》解读[N].中国水利报，2009年3月10日，第004版.
（作者单位：长江水利委员会网络与信息中心（长江档案馆） 来稿日期：2018-09-08）
