开展高质量档案管理工作的策略探析
黄青松
中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2020）05-101-02
摘 要 在长期档案管理工作中，基层机关事业单位虽然形成了较为成熟的档案管理模式，拥有丰富的档案管理经验，但在档案管理数字化趋势的冲击下，机关事业单位档案管理工作遭遇了新的挑战。基于此，有必要从提高档案管理工作质量角度出发寻求新的档案管理思路和方法。文章在分析基层机关事业单位档案管理工作开展中面临的挑战的基础上，就开展高质量档案管理工作的策略进行实践性的探析，以提高档案管理工作开展的效果。
关键词 档案管理 数字化 高质量 基层机关事业单位
档案管理作为机关事业单位管理工作中的基础性内容，事关机关事业单位的人力资源管理活动开展效率和效果，且对单位职能效用的发挥有着较大的影响。在当前各行各业普遍推进档案管理信息化的背景下，机关事业单位只有主动、有序、规范地开展档案管理工作改革与创新，才能够对接行业和社会发展中的档案管理趋势和要求。然而，受传统档案管理思想和模式的影响，机关事业单位尤其是基层机关事业单位在档案管理信息化、规范化和标准化开展的学习与实践方面表现出了明显的不足。基于此，基层机关事业单位有必要结合档案管理工作开展的形势和现状，探索高质量的档案管理工作开展思路和方法，使档案管理的实效性逐步得到提升。
一、基层机关事业单位档案管理工作开展面临的挑战
虽然基层机关事业单位目前开展的档案管理工作能够基本满足人力资源管理的需要，但在档案管理整体趋于数字化、信息化的情况下，现有的档案管理工作开展面临的实际性困难和挑战越来越多[1]。综合来看，基层机关事业单位档案管理工作开展中面临的挑战主要有以下三方面。
（一）档案管理体系不健全
档案管理体系是从如何开展档案管理工作的角度出发构建的一整套档案管理的制度和形成的一种活动方式[2]。目前，基层机关事业单位虽然能够按照既定的管理流程开展常态化的档案管理工作，但在管理体系方面存在明顯的不健全之处。首先，档案管理工作职责不明确。虽然现有的档案管理制度对档案管理人员档案管理的内容、方法和承担的责任进行了较为明确的说明，但管理人员并没有充分理解自己的档案管理职责，将原本承担的多项管理职责简化为负责日常档案资料的管理。显然，这种职责不明确的问题限制了档案管理人员学习档案管理新知识、新方法的主动性，使其长期沉陷于工作的舒适区。其次，档案管理制度落实不到位。虽然档案管理部门会定期开展档案管理制度培训学习活动，宣讲内部档案管理的新思想、新方法，但这些制度内容大部分仅仅停留在潜层次的文字、口号上，并没有转化为档案管理人员自身的思想和行为习惯。制度落实不到位造成的后果是档案管理人员的档案管理活动开展过于主观随意，制度的界限经常被打破[3]。
（二）档案管理方式滞后
档案管理的数字化发展要求档案管理活动中的档案信息要以文字、图片、影像等数字化的形式录入、管理和传递。显然，这种档案管理方式要求档案管理人员不仅能够使用各种终端准确、全面、及时地输入档案的信息内容，还要通过信息化系统来对档案信息进行管理，而这对于长期从事纸质档案管理的人员来说挑战性比较大[4]。同时，基层事业单位在档案管理方式方面的要求不明确，使得档案管理人员在档案管理新方式的学习、使用方面存在明显的随意性，不能按照数字化档案管理的要求严格进行档案信息的录入、管理和传递。
（三）档案管理队伍素质偏低
人员素质偏低是限制基层机关事业单位档案管理工作效率和效果提高的突出性因素，也是亟待解决的管理类问题。首先，档案管理人员的知识水平偏低。为降低档案管理的人力资源成本投入，基层机关事业单位往往通过招聘或者熟人介绍的方式引进低学历人员来负责日常档案信息的管理工作，虽然这些人员通过培训以后能够基本胜任日常档案的调阅、归档等工作，但对数字化档案管理知识的掌握程度十分有限，在信息化系统操作等方面的学习能力和效果欠佳，这较大程度上限制了档案管理工作方式的改革。其次，档案管理队伍整体素质偏低。虽然档案管理部门内部会经常组织集体性的讨论、学习，分析日常档案管理工作中存在的问题和不足，提出解决办法，但对档案管理问题解决的进度和效果，以及一些涉及数字化档案管理的新技能的培训、推广等方面的工作缺乏足够的关注和严格的开展，导致部门整体档案管理素质偏低。
二、基层机关事业单位开展高质量档案管理工作的策略
开展高质量档案管理工作，既是档案管理数字化发现背景下基层机关事业单位档案管理工作开展面临的新要求，也是实现内部档案管理工作与外部档案管理工作有效对接的科学策略[5]。针对当前档案管理工作开展中面临的新挑战，基层事业单位要通过以下几方面的有关策略来提高档案管理的质量，使档案管理的效益得以明显提升。
（一）完善档案管理体系
首先，细化档案管理制度内容。在当前档案管理工作由纸质媒介向数字化媒介过渡的特殊阶段，基层机关事业单位要根据档案数字化发展趋势明确自身档案管理工作改革的方向，并结合档案管理工作开展的实际情况，制定详细、可行的档案管理改革制度，明确有关部门、有关人员档案管理工作开展的流程和需要承担的责任，确保档案管理职责分工合理、明确。同时，事业单位要经常性地对现有档案管理制度落实中存在的典型性问题进行调查分析，对制度中不合理、不明确的内容进行补充、细化，使制度内容符合档案管理工作开展的实际。
其次，强化档案管理制度落实。在档案管理制度制定环节，制度制定主体要对制度实施的过程和结果进行模拟推演，对制度落实中可能出现的突发状况和问题进行及时地掌握，并通过制度内容的优化调整和补充完善来加以提前防范、控制，使制度的执行更加现实、可行。在新的制度内容出台以后，成立专门的制度落实督导组，负责新制度内容的培训和落实情况的检查矫正，并对制度落实中暴露出的问题进行搜集、分析和解决，扫除制度落实中的一切障碍。当然，对于制度落实过程中存在的不确定性的内容，要通过集体协商、讨论的方式确定大家普遍认同的制度落实方法。
（二）优化档案管理方式
首先，深化数字化档案管理方式应用。数字化管理是档案管理发展的方向和趋势，基层机关事业单位要加大数字化档案管理方式的推广与应用，使数字化的档案管理方式应用到档案管理的各个环节中[6]。例如，单位在开发档案管理信息化系统的同时，要为档案管理人员配备相应的信息采集设备，使管理人员能够借助便捷的设备轻松地开展档案管理工作。
其次，改革档案分类、分级管理办法。档案分类、分级管理是精细化档案管理方式和效果的具体体现，也是数字化档案管理的硬性标准。机关事业单位的档案管理部门要结合档案管理实际情况，细化、调整档案分类、分级标准，使档案信息在条目、规则等方面保持统一、衔接，便于档案管理工作的有序、高效开展。
第三，丰富档案管理实践性。档案管理是一项实践性比较强的工作，其要求档案管理人员要能够将自己掌握的档案管理知识、能力通过动手操作转化为实践成果。在实际的档案管理工作开展中，机关事业单位内部要开展档案管理工作互评工作，借助管理人员与管理人员互评、管理人员与部门互评等方式了解档案管理人员、档案管理部门在档案管理实践中表现出的良好做法和不良表现，对良好做法进行成功的经验总结，对不良表现进行深入的原因剖析，并提出相应的问题解决策略，以促进档案管理实践性的逐步提高。例如，档案管理内部可以定期面向档案管理人员征求关于档案管理信息系统使用的体验度调查，借助调查来掌握档案管理信息化系统使用中存在的问题，为系统的功能优化调整提供指导。
（三）提高档案管理队伍素质
首先，强化档案人员数字化档案管理知识和技能培训。基层机关事业单位要明确年度、季度和月度的档案管理人员数字化档案管理培训计划，并通过调查、访谈等方式了解档案管理人员数字化档案管理知识和技能掌握的程度，及需要重点强化的档案管理培训内容，以此为导向来开展针对性强、内容实用的档案管理内容，为档案管理人员数字化档案管理综合素养的提高提供支持。同时，单位和部门要制定内部培训学习规范，明确有关人员接受培训和考核的责任与义务，督促档案管理人员保质保量地参与相应的培训活动。再者，基层机关事业单位可以组织档案管理人员到一些数字化档案管理工作开展比较好的单位进行观摩学习，借助新的管理理念和方式来督促档案管理人员积极学习新知识、新技能，提高档案管理的实际能力和效果。
其次，优化档案管理队伍结构。基层机关事业单位要根据档案管理工作开展的情况下，制定面向各岗位的绩效考核方案，将档案管理知识、技能和态度等关键指标转化为绩效考核要素，并对连续考核不达标的人员进行相应的降职、辞退等处理，促进档案管理队伍的优胜劣汰。同时，要细化档案管理工作级别，借助管理考评升级的方式来激发有关人员积极学习新知识、新技能的心理，使档案管理队伍保持常态化、持续化的素质提高。
三、结语
档案管理作为基层机关事业单位管理工作中的基础内容，是单位对接国家和社会发展的重要方式。鉴于当前数字化档案管理趋势的不断发展与深化，基层机关事业单位要在准确把握档案管理工作开展面临的挑战的基础上，通过完善档案管理体系、优化档案管理方式和提高档案管理队伍素质等策略来切实提高档案管理的质量，使档案管理的能力和效果真正满足基层机关事业单位发展的需要。
参考文献：
[1]孙宁.大数据视域下的档案安全管理体系构建及可引入技术分析[J].档案管理，2020（03）：12-13.
[2]丁晶晶.人工智能时代档案管理革新路径分析[J].档案管理，2020（03）：67-68.
[3]任辉.科技创新促进档案工作高质量发展[J].科技风，2020（13）：26.
[4]孙敏.履行“为党管档”职责 推进档案工作高质量发展[J].中国水运，2019（11）：47.
[5]郭佳.创新“四位一体”档案管理 助力企业高质量发展[J].中国煤炭工业，2019（09）：31-32.
[6]刘永乐.信息技术如何有效融合質量档案管理[J].机电兵船档案，2019（03）：105-107.
