工程项目档案管理的质量控制体系研究

    曾予新

    ××机场扩建工程是一项庞大的系统工程，前期阶段勘察设计、开工审批、招标投标工作面广线长；施工过程涉及的单位工程多；工程标段多，总包和分包情况复杂且与直接分包工程交叉，参建单位多达30个。与施工管理一样，档案管理也面临许多新问题。我们引入质量控制体系，把该工程项目的档案管理看做是一件服务产品，使用这样的方法控制其总体质量。研究从四个方面的构成搭建档案管理质量控制体系：监督检查组织机构、标准规范编制执行、阶段过程质量控制以及检查评估反馈修正。1 监督检查组织机构1.1 匹配内设管理机构和职责1.1.1 建设单位。工程档案管理主管部门：扩建指挥部指挥长办公室；执行部门：指挥长办公室档案室（竣工档案验收委员会主办成员）。职责：主管档案管理工作；对各参建单位的档案管理工作进行检查；联合总工程师办公室、工程部、施工管理部及指挥部质量安全管理部门共同检查；负责档案验收；接收档案移交；汇总整理机场发包单位工程档案。协同部门：总工程师办公室、工程部、施工管理部、质量安全管理部。1.1.2 监理单位。工程档案工作执行部门：总监理工程师室。职责：负责工程监理资料管理工作，实行技术负责人负责制，逐级建立健全监理文件资料管理岗位责任制。由总监理师指定专人进行资料的收集、存档、整理和管理，实现监理资料“三同步”，即随工程进度同步收集、同步整理和同步竣工验收移交。1.1.3 施工单位。工程档案工作执行部门：总工程师室。职责：负责工程施工资料管理工作，实行技术负责人负责制，逐级建立健全施工文件资料管理岗位责任制。由总工程师指定档案专、兼职人员进行施工资料的收集、存档、整理和管理。实现工程施工资料“三同步”。工程实行总承包的，由总包单位负责收集、汇总各分包单位形成的档案资料。工程由几个单位承包的，各承包单位负责收集、汇总所形成的档案资料。1.2 联席职能监督检查部门。联席省、市级档案行政管理部门，相关行业档案管理部门，民航行业档案管理部门，市级城建档案管理机构。兼备档案工作的监督检查职能和业务指导，组织工程项目档案的审查和验收。1.3 建立组织网络执行机制1.3.1 质量管理组织网络。建设单位、监理单位、施工单位分级设立专职管理机构。机构职责明确，人员落实到位。成立相应的档案全面质量管理领导小组，组织开展工程档案全面质量管理活动，实现创优达标目标。建立以参建单位项目经理为节点的工程档案质量管理网络，网络结构清晰，实行项目经理领导下的技术负责人负责制，逐级建立健全施工文件资料管理岗位责任制。配备专兼职工程档案质量管理人员。成立档案质量创优攻关小组，制定创优规划和详细的创优措施，定期或不定期举行活动，分析质量问题，查找原因，制定对策，不断提高档案质量；定期组织有关人员进行专业技术学习、质量教育、督促检查和质量评比。1.3.2 质量管理岗位责任。建立经济岗位责任制，严格执行，定期检查，使工程档案质量与相关部门和责任人的经济利益挂钩。1.3.3 质量管理教育培训。对建设、参建单位相关职工经常进行工程档案质量管理教育、岗位技能培训，实施工程档案管理上岗培训制度，强化档案质量意识。1.3.4 质量管理执行机制。质量检查制度：例行检查、专项检查、抽查检查等。信息反馈渠道：健全质量反馈制度，信息反馈渠道畅通。处理纠错机制：对质量问题要分析原因，纠正到位，及时处理，严格控制。审查验收程序：工程档案的形成最终经过预验收、审查、行业验收、专项验收、移交五个程序完结。1.4 制定管理方针和预期目标。档案管理质量控制方针和目标是指导档案管理质量控制的方向。方针目标表述为：严格按照国家标准和城市建设档案管理规定所确定的归档范围和编制整理质量标准，进行全面质量管理，以扩建工程档案验收和移交为核心，建立严密的质量控制体系，落实机构和人员，明确职责和责任，编制实施细则和技术标准，统一指挥，严格把控，多管齐下，实施预先控制、过程控制和反馈控制的全面质量管理，确保项目档案验收合格率达100%，归档移交率达100%。2 标准规范编制执行2.1 国家行业标准引用。国家和行业标准是基础性的参照标准，包括：《建设工程文件归档规范》（GB/T 50328-2014）、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28—2002）、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822—2008）、《技术制图复制图的折叠方法》（GB/T10609.3—1989）、《企业档案工作规范》（DA/T 42）、《民用机场建设项目民航专业工程文件及档案管理规范》《民用机场建设项目民航专业工程施工技术用表》、××市《建设工程档案编制整理移交技术规范》等。2.2 现行规章制度执行。现行的各级规章制度是开展工作的法规依据和制度保障，包括：《重大建设项目档案验收办法》、《民航建设工程行业验收暂行办法》《××市城建档案管理规定》；《××机场工程档案管理办法》《××机场工程档案信息化建设方案》、××市《建设工程档案验收服务指南》等。2.3 企业标准规范编制。组织编制针对性较强的企业技术标准和规范，包括：××机场扩建工程的《竣工档案验收、移交实施细则》、《工程文件归档范围、保存单位、保管期限表》、《档案编制整理规范》、《档案档号编制规则》、《档案案卷名称表》、《档案分类、组卷、统计单元划分方案》、《声像档案收集范围及制作规范》。3 阶段过程质量控制3.1 资料生成质量控制。主要是针对文件要件、资料用表、竣工图，从文件来源明晰、名称规范，内容真实准确、深度符合相关规定，文本格式标准统一、清晰整洁、手续完备，适用规范层级严谨、操控适度等四个方面控制资料生成质量。3.2 文件存档质量控制。按照归档范围的界定甄别文件存档，根据保存单位不同的需求和保管期限的区别确定存档文件的组合套数。3.3 文档整理质量控制。实体分类：按照全宗分设、项目区分、过程划分、性质分类、案卷细分，对文件划分层次和排列順序，结合文件资料的内在联系和逻辑关系进行初步的分类整理。适度组卷：适度地组成案卷，编排顺序，列明案卷目录。排列排序：按批次排序（材料、检验、分布、选样等），按次序排序（时间、工序、部位、主辅、主次等）。3.4 档案编制质量控制。编目：卷内目录、页码、备考表、案卷题名、档号。装订：卷内目录、案卷封面、脊背、封底。档案盒：盒封面、盒脊背。3.5 档案移交质量控制。编排：案卷统计单元划分，档案盒排序统计。汇总：按项目-单项-单位工程组合汇总。案卷目录：案卷编排形成案卷目录，案卷汇总形成汇总目录。3.6 质量通病治理。质量通病治理是一项经常性的基础工作，质量通病来源于质量管理执行机制，经典型确认后，及时在基层得到处理。4 检查评估反馈修正这一阶段过程包括：现场指导，过程检查，初步验收，综合评价，整改完善，审查验收。4.1 现场指导。邀请城建档案机构定期到现场指导、培训；指挥部档案管理部门定期或不定期进行现场指导。4.2 过程检查。定期审查归档目录清单；对文件资料的生成、存档、初步分类整理情况进行定期或不定期检查。4.3 初步验收。单位工程初步验收：由指挥部档案管理部门确定，提请城建档案管理机构对已经完工具备初验条件的单位工程或分包工程进行档案初步验收。验收内容主要是监理过程和施工过程文件资料（主要质控部分）。4.4 综合评价。平时检查和初步验收意见由指挥部档案管理部门集中、汇总，形成综合评价意见，及时反馈工程总包单位和资料、档案生成编制单位。4.5 整改完善。工程总包单位和资料、档案生成编制单位，针对指挥部档案管理部门提出的综合评价意见，整改资料、档案生成编制过程中存在的问题，完善内容和手续，为进一步编制整理档案奠定基础。4.6 审查验收。工程档案最终整理、装订、编排完结后，由指挥部档案管理部门委托档案审查机构进行审查，出具审查报告。指挥部档案管理部门适时组织工程档案行业验收、专项验收和移交工作。4.7 实时反馈修正。阶段过程包括：收集意见，对照查摆，评比奖惩，总结提升。4.7.1 收集意见。贯穿机场扩建过程，重点在检查评估验收阶段。外部意见包括地方档案行政管理部门、相关行业档案管理部门、民航行业档案管理部门、城建档案管理机构；内部意见包括指挥部各部门、勘察设计单位、监理单位、工程总承包单位、其他发包参建单位。4.7.2 对照查摆。包括指挥部各部门、勘察设计单位、监理单位、工程总承包单位、其他发包参建单位，凡涉及文件资料的生成、存档、归档、移交的要及时总结经验，对照查摆自身存在的问题。指挥部档案管理部门及时总结，加强指导，促进各部门、各单位之间交流沟通，相互学习，取长补短。4.7.3 评比奖惩。针对工程档案工作出现的创优和差劣进行评比，奖优罚劣。指挥部档案管理部门评比，机场扩建评比表彰。4.7.4 总结提升。机场扩建工程投资巨大，战线长、工期紧、任务重。档案管理工作呈现战线拉长但阶段性繁重特点。工期紧意味着各个单项工程、分包工程随时随地完工、交工，档案审查验收工作必须虚位以待，随时跟进。档案审查验收项目繁多，情况复杂，在工作中应注重不断摸索经验，创新方法，总结提高，提升水平。（作者单位：郑州市城建档案馆

    来稿日期： 2017-04-16）