谈新时期如何做好机关事业单位人事档案管理工作
寻瑞瑞
[摘 要] 人力资源管理工作对于机关事业单位尤为重要，其中人事档案管理在人力资源管理工作中占有重要地位。然而随着信息时代的不断发展，人事档案管理工作方面逐渐显露出一些问题。因此，在当今时代不断发展的前提下，机关事业单位如何将信息发展与人事档案管理进行有效结合是当前发展的重中之重。笔者就当前机关事业单位中较为明显的问题进行了分析与探讨，并提出有针对性的解决方案，希望为相关研究者提供借鉴与参考，促进机关事业单位的人事档案管理工作水平的提高。
[关键词] 机关事业单位 人事档案 管理工作
中图分类号：C962文献标志码：A
人事管理记录了较为完善的人才信息，包含个人履历与奖惩情况等。随着当前信息化的不断发展，较为老套的人事管理方案出现各种问题，不能及时记录全面的人才信息，无法满足机关事业单位的需求。因此，为保证人才档案管理更为合理与规范化，应不断加大对机关事业单位的人事档案管理力度，针对现阶段的主要问题，提出有针对性的解决方案。
一、人事档案管理对机关事业单位的重要意义
在机关事业单位中，人事档案管理工作可以实现人力资源的社会价值，对企业的人力资源改革具有促进作用。人事档案主要包括以下几点内容：该单位中员工的资历与身份信息、日常的表现、是否有较为明显的惩罚记录以及奖赏记录。这些与员工日后在企业内的待遇及其工作任务的分配有一定的关系。以往的人事档案管理较为传统与固定，管理工作存在诸多问题。例如，领导层未对人事档案管理工作引起足够重视，管理手段及方法较为老旧，存在缺乏创新性、工作效率较为低下等问题。为促使机关事业单位高效地掌握人事档案的信息，必须提高当前人事档案的管理水平。
二、人事档案管理工作存在的主要问题
随着新时代网络信息建设的不断发展，机关事业单位人事档案管理工作虽对以往单位的人力资源工作作出了较为突出的贡献，但随着信息化步伐的加快，人事档案管理存在一些较为突出的问题，已无法满足机关单位以及社会的需求，其主要的问题包括以下几点：
（一）档案管理思维过于老旧，缺乏创新性
当前，信息网络建设不断发展，大部分机关事业单位虽在内部不断地进行创新与改革，但部分机关单位的人事档案管理部门，仍沿用了传统的管理思维，在一定程度上浪费大量的人力及物力。当前网络信息化不断发展，已经取代了较为传统的工作方式，在传统管理思维的基础上大大地提高了工作效率。此外，传统的人事档案管理方式通常以纸质的方式保存，一旦出现类似水灾或火灾等意外，容易发生损坏。在大型的人事管理部门，员工数量较多，保存档案需要占据一定的空间。人事档案的管理与网络信息化的结合，可以节省大量的档案保存空间，且不易受到外界环境的影响。国内一些机关单位虽已意识到人事档案管理创新的重要性，但大部分还处于初级阶段，各方面还不够完善，依然受到很多因素的影响。另外，人事档案管理部门的管理人员责任感较差，工作效率低，对于创新工作应从实际出发，在实践的工作中不断发现问题、解决问题。
（二）对人事档案管理工作不重视
当前部分机关事业单位对于人事档案管理工作并未引起足够重视，主要体现在以下三个方面。第一，机关事业单位对人事档案管理部门的投入不够。现阶段，大部分机关事业单位人事档案管理部门的管理人员来自就业服务中心以及人才服务机构，专业性较差、工作流动较大、缺少相应的硬件等，在一定程度上会出现信息泄漏的问题。人事档案管理部门的相关管理设备并未更新，一直使用较为老旧的设备，大大地降低了工作效率[1]。第二，机关事业单位并未对管理部门的员工进行相关技术上的培养，未提供相应的学习环境，员工在设备应用上存在技术不娴熟的问题。第三，人事档案管理部门的员工对于人事档案管理工作缺乏主动性，工作大多只是为了走形式，应付上级领导视察。长此以往，会在一定程度上降低员工的工作积极性，同时造成思想倦怠的问题。为了适应当前时代的发展，应尽可能地避免以上情况的发生，必要时机关事业单位的领导层要进行相应的改动与调整。
（三）人事档案管理人员的专业水平与综合素质较低
人事档案管理工作需要部门员工熟练掌握本机关事业单位内员工的档案材料，并需要依照现有管理制度对复杂的档案内容进行整理归档。现阶段，我国大部分人事管理部门的工作人员对于档案管理工作通常是走形式，应付上级检查，造成该部门的员工思想倦怠、工作懒散[2]。这和单位内未进行相关培训也存在一定的关系。其次，人事档案管理部门的工作人员一般都是在机关就职时间较长的老员工，思想较为落后，对于新方法、新思维采取抵制的态度，导致人事档案管理部门员工的专业水平难以应对复杂的工作。
（四）人事档案管理的工作内容不够全面
传统的人事档案管理通常是收集机关单位内员工的信息，并对其进行保存与管理。但随着时代的不断发展，现阶段人事管理工作内容已经无法满足机关单位对员工信息的获取及了解的需求，这对人事档案管理工作提出了更高的要求。
三、机关单位档案管理问题的相关解决方案
（一）人事档案管理应更具创新性
传统的人事档案管理较为分散，未能引起单位领导与相关部门的重视。在新时代的背景影响下，人事档案管理朝着社会集中化管理方向发展。同时，单位领导在招募人事档案管理人员时，应优先考虑管理水平较高、具有较强管理思维的员工。定期请具有先进管理理念的讲师进行讲解，最大限度地实现档案部门、人事部门、劳动部门均衡发展，最大限度地降低档案管理出现的漏洞与风险。
（二）机关事业单位领导以及相关部门要重视档案管理人事档案在我国具有一定的社会属性，机关事业单位需要详细记录员工地位变化和人事制度变迁。当前面临新时代网络信息化的快速发展，人事档案管理工作受到了严重冲击，将网络信息化与人事档案管理工作相结合对新时代下机关事业单位而言是一种挑战。现阶段各企业与单位之间的竞争，其根本上是人才的竞争，人事档案管理对挖掘、培养和留住人才具有重要的作用[3]。因此，机關事业单位领导以及相关部门要正确认识人事档案管理的重要性，并结合现代科技完善管理工作。
（三）提高人事档案管理人员的管理水平和综合素质
可以通过以下几方面提升人事档案管理人员水平与综合素质：第一，定期在单位内开展相关培训活动，鼓励员工积极参与。第二，在单位内通过各种形式营造管理的学习氛围，对于表现优异的员工，给予物质上以及精神上的鼓励。第三，在单位内树立榜样人物，可以通过开展相关娱乐活动，促进单位与员工的相互交流，营造轻松的工作氛围。
（四）完善人事档案管理的相关内容
在机关事业单位的人事管理工作的内容上，应继续保留对员工档案的收集、保存与管理。在此基础上，对各阶层的工作人员进行归纳、分析和总结，形成更为完善的人事档案管理体系，有利于发掘优秀人才，防止人才流失。其次，在新时代的影响下，对于人事档案的管理应采取数字化方式，替代之前的纸质版。最后，对于机关单位人事档案管理，还应定期做好录入、核对、备份和分享，最大限度地实现信息安全。
四、结语
综上所述，人事档案管理应更具创新性，加强对人事档案管理工作的重视，提高人事档案管理人员的管理水平和综合素质，完善人事档案管理的相关内容等，使人事档案管理工作满足机关事业单位的需求，进而满足社会发展的需求。
参考文献：
[1]刘倩.事业单位干部人事档案依法管理问题研究[D].河北师范大学，2016.
[2]李薇，王琳，韩旭.浅析事业单位干部人事档案管理现状及对策[J].中国卫生人才，2017（05）：80-87.
[3]刘丽峰.浅析事业单位人事档案管理存在的问题及对策[J].档案天地，2014（S1）：131-133.
